Административная поддержка это что
Аутсорсинг административных функций
Аутсорсинг сопровождения работы офиса – это разовые или постоянные услуги для поддержки работы наших заказчиков. В него входит полный спектр услуг в области поиска и подбора сотрудников, аутсорсинга административных процессов, поддержки бизнеса и управления подрядчиками.
Проводим комплексные аудиты бизнес-процессов, разрабатываем и внедряем уникальные решения.
Мы готовы взять на себя и столь маленький участок, как подмена секретаря на ресепшн на 1 час, так и такие работы, как, например, оцифровка архива бухгалтерии или даже ремонт переговорной комнаты.
Мы решаем задачи непрофильных административных функций для бухгалтерии, АХО, отделов маркетинга, продаж, закупок, кадров. Но не ограничиваемся этими работами:
рекрутмент секретарей и ассистентов, которые проходят обучение в Институте секретарей Office line
организация работы зоны ресепшн (call center): гостевой ресепшен, офисный ресепшен, служба приема звонков (switch board).
управление почтовым сервисом (mail room): прием, регистрация и доставка входящей/исходящей корреспонденции, организация работы с Почтой России, курьерскими службами и таможенными брокерами, получение и обработка факсов
управление службой работы с документами: печать и сканирование, архивация и хранение, организация и ведение документооборота.
аудит и консалтинг: аудит непрофильных вспомогательных служб поддержки бизнеса, рекомендации по эффективному построению внутренних бизнес процессов по единым стандартам
управление поставщиками: курьерские службы, клининг, обслуживание и эксплуатация офиса, кейтеринг, офисные закупки (вода, канцелярские товары и т.п.), службы такси, тревел (организация командировок), медицинские услуги и страхование, мобильная связь.
инвентаризация офиса, монтажные работы, не требующие высокой квалификации (оклейка а/м, установка слаботочного дополнительного оборудования)
Это перечень наших стандартных услуг, при этом мы можем помочь и с другими работами, где у вас нехватка ресурсов. Наличие базы исполнителей помогает нам оказывать сервис непрерывно, вне зависимости от времени дня или смены сотрудника.
Все наши услуги, включая подбор, замену и обучение специалистов для административной поддержки офиса, мы обеспечиваем силами штатных и временных работников нашей компании.
сотрудники для всех проектов обучаются по уникальной модульной программе (повышение уровня сервиса)
сильная управленческая команда
обеспечение непрерывности работы офиса
собственная уникальная автоматизированная система работы с поставщиками
прозрачность процессов для клиента
актуальная база исполнителей
передача непрофильных административных функций, работа по KPI
сокращение трудозатрат персонала клиента, определение и отсечение неэффективных и дублирующих функций
возможность получения услуги на временной основе
снижение текучести персонала и непрерывный процесс работы
отсутствие рисков в части трудового законодательства
7 функций главного административного помощника
функции административного помощника они являются задачами помощи и сопровождения нормальной деятельности, которую развивает компания. Поэтому они имеют основополагающее значение для эффективной работы одного и того же.
Эти виды деятельности обычно варьируются в зависимости от сферы деятельности компании, в которой они работают. Например, в специализированных офисах, таких как юридические фирмы, участники обычно проходят специальную подготовку для выполнения определенных видов деятельности..
Однако существуют функции, общие для всех областей, которые, как правило, вращаются вокруг распространения и администрирования информации в офисе. Это включает в себя управление документами, архивами и организацией мероприятий.
Но эта деятельность может стать гораздо более широкой. Иногда административным помощникам приходится иметь дело с обработкой бухгалтерской информации и даже гарантировать функционирование технологических ресурсов компании..
7 основных функций административного помощника
1- Управление документами
Обычно эта задача связана с хранением, организацией и администрированием файлов..
Однако в некоторых случаях вам также может понадобиться написать, отредактировать и просмотреть документы..
В некоторых компаниях их даже просят диктовать буквы или заметки и записывать протоколы встреч, которые имеют место.
В некоторых случаях, например при работе с юридической фирмой, для выполнения этих функций требуется специальная подготовка: помощник по административным вопросам должен понимать терминологию и юридические процедуры..
С другой стороны, административные помощники, которые работают в области медицины, нуждаются в разных знаниях. Они должны пройти необходимую подготовку по работе с пациентами и чтению медицинских отчетов..
2- Планирование мероприятий
Планирование офисных мероприятий также обычно является обязанностью административных помощников. Размер этой ответственности может варьироваться в зависимости от размера компании.
Событие может быть просто встречей или деловым обедом, но это может быть и конгресс, или более крупная деловая вечеринка..
В любом случае, помощник должен управлять всеми критериями, связанными с событием.
Это включает в себя контакт с поставщиками, бронирование, выбор меню и украшения. Но это также включает в себя контактирование, приглашение и подтверждение участников, докладчиков и докладчиков в случае необходимости.
3- Личное внимание к пользователям и посетителям
Внимание к пользователям обычно является одной из наиболее распространенных задач для помощников администратора. Аудитория, на которую направлено внимание, всегда зависит от размера компании и ее бизнес-ориентации..
В случае небольших компаний, которые непосредственно обслуживают общественность, возможно, что административный помощник должен принимать клиентов.
Когда это происходит, их работа направлена на то, чтобы направлять и помогать им во время их пребывания на объектах компании..
В более крупных компаниях помощник по административным вопросам должен посещать других посетителей в качестве партнеров или крупных поставщиков..
В этом случае их миссия будет заключаться в том, чтобы направлять их в выполнении их повестки дня и встречаться с руководством или другими сферами деятельности компании..
4- Телефонная и виртуальная помощь
Телефон и виртуальное внимание включены в категорию помощи пользователям. В случае телефонной помощи, ориентация клиентов и партнеров, а также организация и управление повестками дня.
Когда дело доходит до виртуального внимания, задачи зависят от каналов, предоставляемых компанией для обслуживания клиентов или управления информацией.
В некоторых случаях речь идет об управлении электронной почтой, ответах, пересылке или архивировании сообщений по мере необходимости..
В других случаях, когда виртуальные каналы связи более разнообразны, могут быть включены другие задачи, такие как внимание к публике через системы чата или даже ответы на вопросы через социальные сети компании..
В крупных компаниях обычно есть персонал, специально ориентированный на внимание этих каналов связи. Когда компании маленькие, эту задачу обычно оставляют административным помощникам.
5- Управление повестками дня
Управление повестками дня, как правило, является одной из наиболее важных задач административных помощников..
Эта обязанность включает в себя получение запросов на встречи и встречи по телефону, лично или через Интернет, а также их организацию в повестке дня в соответствии с определенными критериями..
Это также включает в себя планирование встреч внутри и за пределами компании, рабочие обеды и командировки.
В этих последних случаях помощник также обязан по мере необходимости бронировать авиабилеты, отели, рестораны или конференц-залы..
6- Бухгалтерский учет
Иногда административные помощники отвечают за мониторинг и учет расходов, которые происходят внутри компании. Эти обязанности могут быть простыми, например, записывать определенные расходы в электронную таблицу.
В некоторых случаях помощнику предлагается пройти обучение для разработки более сложных заданий. Например, ваши обязанности могут включать представление бухгалтерских отчетов руководству.
Обычно это зависит от размера компании. У большой компании обычно есть более специализированные роли; в них учетная информация администрируется лицом, нанятым для этой цели.
Однако одним из фундаментальных навыков любого помощника по административным вопросам является область программного обеспечения для бухгалтерского учета, например Microsoft Excel..
7- Технологический менеджмент
Управление технологическими ресурсами также является частью функций административных помощников. В этом смысле его ответственность заключается в том, чтобы гарантировать, что все необходимые инструменты для работы компании работают хорошо.
Это включает в себя создание резервных копий информации, содержащейся в компьютерном оборудовании, и обновление антивируса, среди других задач.
С другой стороны, оно включает в себя администрирование оборудования, такого как проекторы и ноутбуки.
Это также включает проверку и техническое обслуживание оборудования, необходимого для нормального развития видов деятельности, которые находятся под их ответственностью..
Это не означает, что административный помощник должен обладать техническими знаниями. Его работа заключается именно в найме технического персонала, который регулярно проводит техническое обслуживание оборудования, чтобы избежать неудач.
Административно правовая поддержка предпринимательства в условиях пандемии
Эпидемия коронавируса COVID-19 оказала крайне негативное влияние на экономику России и международную экономику в целом, так как нанесла один из самых мощных ударов за последнее десятилетие.
В эпоху глобализации государства оказались неготовыми быстро реагировать на негативное влияние вируса на население и предпринимателей. Также оказалось, что существующие социальные системы государства не в состоянии защитить своих граждан и бизнес от последствий пандемии.
В 2020 году мы были свидетелями стремительного распространения пандемии COVID-19. Многие страны столкнулись с закрытием границ, усилением карантинных ограничений, неготовностью системы здравоохранения к приему такого количества больных коронавирусной инфекцией. Пандемия сопровождалась несвоевременностью принятых противоэпидемических мер, экономической нестабильностью, отсутствием полноценно укомплектованных целевых фондов по борьбе с COVID-19 и средств на них в достаточном размере, несовершенством системы налогообложения. Это негативно отразилась на многих компаниях, часть из которых столкнулась с падением платежеспособного спроса и другими негативными последствиям.
Как показывает опыт других стран, напряженная ситуация в связи с пандемией активизирует принятие быстрых, оперативных, действенных и эффективных решений в первую очередь в сфере здравоохранения. Прежде всего, это превентивные меры, которые состоят из налаживания производства индивидуальных средств защиты населения от вируса, комплексного переоснащения медицинских учреждений, закупки к ним необходимой техники, перепрофилирование врачей. К тому же все другие сферы и системы государства должны приспособиться и адаптироваться к жизни и функционированию в условиях чрезвычайной ситуации, вызванной пандемией коронавируса в мире. Закрытые границы «актуализирует необходимость увеличения национального производства» [1]. Поэтому государство в условиях эпидемии требует инновационных изменений в общегосударственном, региональном и отраслевом уровнях. В этом случае стоит отметить необходимость совершенствования государственного регулирования различных форм государственной поддержки субъектов хозяйственной деятельности.
Германия разработала и внедрила план на 130 млрд. Евро для стимулирования собственной экономики, включающий снижение налога на добавленную стоимость, единовременные выплаты населению, внедрение дополнительных налоговых льгот для населения и предприятий и запланировала направить около 500 млрд. Евро на льготные кредиты и гарантии по кредитам предприятий для финансирования их ликвидности и текущей деятельности [3].
Правительство России на поддержку предприятий малого и среднего бизнеса выделило 81,1 млрд. Рублей [6]. По сравнению с экономически развитыми странами, пакет финансовой помощи, утвержденный правительством в сотни раз меньше, в то время, когда убытки, понесенные отечественными компаниями не меньше, чем у зарубежных предпринимателей.
В нашей стране основным документом, регламентирующим деятельность в сфере государственной поддержки малого и среднего бизнеса в РФ, является Федеральный закон Российской Федерации «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ [7]. Данный закон дает определения субъектов малого и среднего предпринимательств, процесс развития поддерживающей инфраструктуры, освоения новых механизмов и форм финансирования поддержки малого и среднего предпринимательства.
С экономической точки зрения, все необходимые изменения государственной стратегии борьбы с пандемией – невозможны без нормального функционирования субъектов хозяйствования [10]. В России, с целью поддержки отечественных субъектов малого и среднего предпринимательства принят ряд неотложных мер, среди которых частичное ослабление фискального давления.
Так, согласно Федеральному закону № 172 от 08.06.2020 «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации» [9] освобождены от уплаты налогов следующие категории налогоплательщиков:
-индивидуальные предприниматели, занятые в наиболее пострадавших отраслях;
-юридические лица, которые включены на основании налоговой отчетности за 2018 год в реестр МСП, занятые в наиболее пострадавших отраслях экономики;
-юридические лица, включенные в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций, которые с 2017 года являются получателями грантов Президента РФ, субсидий и грантов в рамках специальных программ;
-централизованные религиозные организации, учрежденные ими социально ориентированные некоммерческие организации;
-некоммерческие юридические лица, включенные в реестр некоммерческих организаций, в наибольшей степени пострадавших из-за распространения новой коронавирусной инфекции.
Однако, учитывая то, что пока масштабность потерь бизнеса и государства вследствие кризиса, вызванного пандемией в полном объеме оценить сложно, эксперты отмечают необходимость государственной поддержки для бизнеса как минимум на ближайшие несколько лет [2].
Кроме этого, изменения в НК РФ коснулись и налога на имущество. Так, освобождение от уплаты предусмотрено по налогу на имущество организаций и физических лиц, а также транспортному и земельному налогам (для недвижимости и транспорта используемых или предназначенных для использования в предпринимательской деятельности или уставной деятельности).
Что касается страховых взносов, то применялось снижение до нуля выплат работникам за апрель, май и июнь 2020 года, а также по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование и на страхование на случай временной нетрудоспособности в связи с материнством. Для индивидуальных предпринимателей, которые пострадали от карантинных мер, сумма страховых взносов за себя снижена на 30%.
В ходе поддержки субъектов хозяйствования государством был внедрен ряд изменений. В частности, Постановлением Правительства РФ № 696 от 16 мая 2020 г. кредитным организациям была предоставлена возможность получения субсидий из федерального бюджета для возмещения недополученных доходов по кредитам, выданным в течение 2020 года предпринимателям на возобновление их деятельности на льготных условиях (под ставку 2%) [5].
Также внесены изменения в Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 N 44-ФЗ [8], предусматривающие снижение нагрузки для участников госзакупок: упрощение закупочных процедур, уменьшение размера обеспечения контракта. Такая мера сохранит для малых и средних предприятий возможность претендовать на участие в госконтрактах.
Предприниматели также получили поддержку в виде приостановки проверок организаций малого и среднего бизнеса, продления подачи ими финансовой отчетности и предоставления документов по требованию налоговых органов вплоть до конца действия карантинных ограничений. Также, на период действия карантинных мероприятий к рассматриваемым субъектам не применяются меры взыскания задолженности и не возбуждаются дела о банкротстве.
Подводя итоги, возможно отметить, что эпидемия изменила деятельность большей части субъектов хозяйствования, и поставила под угрозу экономику России. Без поддержки государством субъектов малого и среднего предпринимательства, экономику страны могут ожидать еще более негативные экономические факторы, чем снижение процентов налоговых отчислений в Федеральный бюджет России. В таких условиях государственные меры стимулирования и поддержки, субъектов малого и среднего предпринимательства являются недостаточными.
Эффективное и системное противодействие эпидемии, возможно только в случае слаженного сотрудничества всех государственных институтов. Направленность государства со всеми субъектами малого и среднего предпринимательства на интенсификацию государственно-частного партнерства, усиление цифровизации услуг, развитие социально ориентированного бизнеса и ориентированность государства на поддержку пострадавшего бизнеса – большой шаг к преодолению последствий пандемии, имеющихся на сегодняшний день.
Анализ форм государственной поддержки принятых Россией для стимулирования экономики из-за последствий пандемии коронавируса, позволили также заключить, что: во-первых, правительство пытается восстановить экономику за счет внедрения масштабных программ по поддержке производителей и налоговых послаблений; во-вторых, наше государство из-за слабой финансовой системы не в состоянии в полной мере ввести программы экономической поддержки, которые приняли в странах Европы и США.
Дуплинская Е.Б. Антикризисные меры государственной поддержки малого и среднего бизнеса в условиях пандемии // Актуальные тренды в экономике и финансах. Материалы всероссийской научно-практической конференции. Под редакцией В.А. Ковалева, А.И. Ковалева. 2020. С. 49-52.
Золотарева Ю.П., Насырова Ю.Р. Поддержка малого и среднего предпринимательства властями в период пандемии коронавируса 2019-2020 гг. // Актуальные исследования. 2020. № 21 (24). С. 135-138.
Исаева И.А. Антикризисные меры государственной финансовой поддержки субъектов предпринимательства // Научно-практические исследования. 2020. № 5-4 (28). С. 37-42.
Насырова Ю.Р. Мероприятия государственной поддержки развития субъектов малого и среднего бизнеса в условиях пандемии COVID-19 // Научный альманах. 2020. № 10-1 (72). С. 66-68.
Постановление Правительства РФ от 16 мая 2020 г. N 696 «Об утверждении Правил предоставления субсидий из федерального бюджета российским кредитным организациям на возмещение недополученных ими доходов по кредитам, выданным в 2020 году юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям на возобновление деятельности» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 мая 2020 г. N 21 ст. 3277
Распоряжение Правительства РФ от 19.06.2020 N 1639-р [Электронный ресурс] // Режим доступа www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_355472/
Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 N 79-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации от 2 августа 2004 г. N 31 ст. 3215
Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 N 44-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации от 8 апреля 2013 г. N 14 ст. 1652
Федеральный закон от 08.06.2020 N 172-ФЗ (ред. от 29.12.2020) «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 15 июня 2020 г. N 24 ст. 3746
Франовская Г.Н., Долматович А.Ю. Антикризисная поддержка малого и среднего бизнеса в период пандемии коронавируса и в перспективе // Современная экономика: проблемы и решения. 2020. № 7 (127). С. 178-186.
Пожалуйста, не забудьте правильно оформить цитату:
Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы
Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки
От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.
Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.
В обязанности всех секретарей входит обеспечение административной поддержки руководителя. К данным обязанностям относится организация деловых встреч, совещаний и поездок. О том, как правильно организовать данные мероприятия – читайте в нашей статье.
Из данной статьи вы узнаете:
Секретарь руководителя должен оказывать максимальную помощь в организации различных мероприятий, будь то совещание или поездка в другую страну. Зачастую новичкам бывает трудно разобраться во всех нюансах сразу. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим, как организовать административную поддержку руководителя.
Административная поддержка руководителя: организация встреч
В первую очередь административная поддержка руководителя включает в себя такие мероприятия, как деловые встречи. Они могут проводиться как на территории вашей организации, так и вне. Деловые встречи условно делятся на деловые беседы и переговоры. Первые проводятся в свободной форме и представляют собой обсуждение каких-либо вопросов. Деловые беседы не всегда заканчиваются принятием решений, чего нельзя сказать о переговорах. Переговоры подразумевают более строгий формат встречи, которые организуются для принятия важных решений о выработке ценовой политики, совместной деятельности организаций и т.д. Переговоры всегда заканчиваются подписанием итоговых документов или устным соглашением.
Если деловая встреча проводится на территории вашей организации, то необходимо заняться подготовкой помещения, сформулировать повестку дня, подготовить нужные документы и своевременно оповестить всех приглашенных. Если встреча будет занимать много времени, то необходимо предусмотреть организацию перерыва, наличие напитков (чай, кофе), а также количество посадочных мест для всех участников.
Административная поддержка руководителя при организации совещаний
При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:
Следует учитывать, что совещания бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:
Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.
Для данного совещания необходимо сформулировать одну задачу – самую важную и требующую безотлагательного решения. Чем меньше сотрудников будет принимать участие в совещании, тем быстрее удастся найти решение. Время, отведенное на данное мероприятие, также должно быть строго ограничено. Вы удивитесь, когда узнаете, как ограниченные сроки стимулируют принятие решений. Решения, выдвигаемые в рамках таких совещаний, должны быть именно коллективными. Т.е. каждое выдвинутое решение должно обсуждаться с учетом предложений именно всех участников. Как правило, именно поправки, вносимые большинством, позволяют найти самое правильное и нужное решение.
Административная поддержка руководителя по организации деловых поездок
Организация поездок руководителя является одним из самых сложных этапов работы секретаря, особенно когда это касается поездок в другие страны. В последнем случае самым сложным и муторным процессом может оказаться оформление визы. Давайте разберемся, как не допустить ошибок на этом этапе.
Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Чтобы сэкономить время, рекомендуем сперва посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.
Стоит запомнить! Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через банк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.
Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.
Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.
На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.
Визы бывают двух видов: деловые и туристические.
Для получения туристической визы достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован номер в отеле.
Для получения деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.
Следует помнить, что посольства не работают не только в российские праздники, но и в праздничные дни представляемой страны. Особенно этот факт следует учитывать в декабре-январе, когда длительность праздников достигает трех недель.
Далее необходимо забронировать гостиницу. Для этого необходимо знать, в какой части города большую часть времени будет проводить ваш руководитель в командировке. Поиск и бронирование гостиницы лучше осуществлять на специальных сайтах, которые содержат карты городов. Также поинтересуйтесь, какие условия бронирования в данной гостинице. При необходимости запросить визовую поддержку от гостиницы, рекомендуем оповестить сотрудников по телефону или электронной почте, указав обратный электронный адрес. Полученный документ необходимо распечатать в двух экземплярах: один потребуется для посольства, второй могут запросить при пересечении границы. Не забудьте заказать трансфер для вашего руководителя, который встретит его в аэропорту. Как правило, большинство гостиниц предлагают данную услугу. Если ваш руководитель совершает регулярные поездки в один и тот же город, то советуем договориться с гостиницей о специальном обслуживании. Это позволит заблаговременно бронировать номер без внесения предоплаты.
Вложенные файлы
Доступно только подписчикам
Шамаева М.А.
выпускница группы ITM-24
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ.
В настоящее время сфера административного менеджмента претерпела серьезные изменения в большинстве секторов и индустрий бизнеса. На протяжении, пожалуй, последнего десятилетия в России появилось понятие офиса первых лиц, бизнес-ассистирования, professionalservicestuff, под которыми понимаются специалисты административного, экономического, управленческого профиля, обладающие широким набором профессиональных компетенций, позволяющих выстраивать административную поддержку руководства компаний на самом высоком и качественном уровне. Это внутренний сервисный процесс, исходя из классификации, предложенной Майклом Портером, процесс административной поддержки и работы, который, в свою очередь, призван поддержать основные бизнес-процессы организации. То есть это вся административная работа по поддержке высшего руководства и управленцев при достижении ключевой задачи бизнеса – увеличения скорости генерации доходов компании, а также снижения связанного капитала и операционных расходов.
В первой главе дипломной работы представлены теоретические основы административной поддержки и администрирования организаций. Раскрывается происхождение административного менеджмента как свода профессиональных знаний, раскрываются понятия администрации, руководства и менеджмента. Административный блок в организации позиционируется как форма администрирования. Приведены функции административного блока, факторы внутреннего и внешнего администрирования.
Во второй главе дипломной работы мною раскрыты особенности административной поддержки бизнеса – от момента его становления до устойчивого функционирования. Профессионалы от административного блока, работающие с первыми лицами, обязаны учитывать все особенности этапов жизненного цикла организации, владеть широким спектром профессиональных и личностных качеств, предъявляемых к профессии. В главе рассмотрена модель механизма администрирования организации, поддержка принятия управленческих решений, и место и роль административного блока в организационных структурах.
В третьей главе раскрывается технология администрирования организации на базе структурного подхода Генри Минцберга. Рассмотрены основные части организации, координационные механизмы, системы контроля и планирования, инструменты взаимодействий.
Четвертая глава посвящена практическим вопросам административной поддержки и администрирования организаций. Считаю необходимым и полезным привести описание портрета (профиля) административного работника, модель лидерства, перечень профессиональных сообществ и ассоциаций административных работников. Результативность работы административного блока в организации это и есть основной эффект от администрирования. Практические рекомендации по расширению зоны влияния административного блока / работника приведены в форме таблицы, и разработаны мною на основе гипотез организационных взаимосвязей Генри Минцберга.
При этом совокупные потери в зависимости от численности персонала на предприятиях выливаются в серьезные суммы.
Совершенствование производственных, информационных и управленческих технологий в условиях современной экономики, а также переоценка индивидуальных и корпоративных ценностей позволили фирмам, использующим организационные подходы и административный менеджмент, подойти к решению одной из важнейших задач в любой организации – получения от работников максимальной отдачи, а, следовательно, достижения высоких конечных результатов деятельности.
Особую практическую ценность дипломного проекта представляют разработанные на основе организационно-структурного подхода Генри Минцберга практические рекомендации, вытекающие из моего личного и профессионального опыта административной работы.
Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.
В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.
Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.
Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.
Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.
В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.