Административная работа что это значит

Что такое административная работа

Содержание статьи

Административные должности на предприятии

Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.

Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.

В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.

Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.

Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.

Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.

Источник

Какая административная работа лучше всего вам подходит

Профессиональные административные специалисты необходимы почти в каждой отрасли. Навыки, которые вы приобрели на одной работе, часто переносятся в другую сферу, если выбираете карьеру помощника-администратора.

Административные вакансии занимают обширный диапазон. Отчасти потому, что есть много типов должностей, много областей знаний и вереница ступеней карьеры, от начального уровня до высшего руководства.

Обязанности включают управление шумным офисом, общение с людьми и ведение документации. Эта универсальность и адаптивность делает карьеру в области управления выгодной. Однако имейте в виду, что, несмотря на спрос в некоторых секторах (например, в медицине и здравоохранении), общие перспективы трудоустройства административных помощников, как показывают федеральные статистические данные, в будущем снизятся.

Хотя наличие высшего образования полезно, многие работодатели не требуют диплом при приёме на административную работу. Однако для большинства вакансий требуются относительно высокие технологические навыки использования компьютеров, а также отличные организационные, многозадачные, коммуникативные навыки работы с людьми.

Сравните некоторые варианты рабочих мест для начала карьеры.

Помощник по кадрам

Помощники по персоналу отслеживают заработную плату, льготы, учитывают изменения и изменения в названиях должностей, а также любую другую информацию, содержащуюся в кадровой документации организации.

Хотя вы можете получить работу с дипломом об окончании средней школы, некоторые работодатели нанимают только тех кандидатов, которые имеют профильную степень бакалавра.

Помощник библиотекаря

Эти люди помогают, выполняя канцелярские обязанности в государственной, школьной, университетской или специальной библиотеке. Они регистрируют и проверяют книги, обрабатывают новые материалы, возвращают книги и другие предметы на полки и собирают штрафы. Работодатели наймут вас, если у вас есть аттестат о среднем образовании или эквивалентный диплом. Некоторые даже берут на работу тех, кто не закончил учёбу. Они предложат обучение новых сотрудников без отрыва от производства.

Фельдшер

Фельдшеры и медицинские сёстры выполняют административные и клинические задачи в кабинетах врачей. Многие отвечают за и то, и другое, но некоторые занимаются только одним типом задач.

Помощник юриста

Секретари помогают юристам с различными задачами, включая подготовку к судебным процессам, слушаниям и закрытию. Они также проводят исследования и разрабатывают юридические документы.
Вы можете выбрать один из нескольких путей, если хотите стать помощником юриста.

Помощник по административным вопросам

Тот, кто работает с руководителем или группой руководителей для выполнения повседневных задач в организации. Административный помощник может отвечать на телефонные звонки или приветствовать гостей, как секретарь. Он также выполняет более сложные задачи, такие как создание повесток дня, встреч и управление несколькими календарями.

Другие задачи административного помощника включают:

Офис-менеджер

Офис-менеджер, также известный как офисный администратор или просто администратор, выступает в качестве связующего звена между руководством и сотрудниками внутри организации. Офис-менеджеры несут ответственность за множество задач, включая контроль доставки, организацию рабочих мест и оказание помощи руководителям, где это необходимо. В зависимости от размера организации, офис-менеджер может также помочь в процессе найма, назначив собеседования, или с финансовыми задачами, такими как управление счетами.

Регистратор

Регистратор, также обычно называемый секретарем или дежурным стойки регистрации, является первой точкой контакта для клиентов и сотрудников при входе в офисную среду. Администратор обычно сидит у стойки регистрации или у входа в вестибюль и помогает приветствовать и направлять посетителей, когда они прибывают.

Регистратор также отвечает на основную телефонную линию компании и соответственно переводит звонки. Другие задачи администратора на стойке регистрации включают получение почты или посылок, планирование встреч для клиентов, уборку приёмных и помощь с другими административными задачами по мере необходимости.

Виртуальный помощник

Сравнительно новая должность для лица, которое предоставляет различные услуги предприятиям или руководителям организаций из удалённого места. Виртуальный помощник выполняет многие задачи, выполняемые исполнительным помощником, но также может выступать в качестве личного помощника и выполнять личные поручения.

Общие задачи виртуального помощника включают:

Начальник штаба

Титул, который часто можно услышать в политике также сравнительно новый термин для высшей административной ступени в бизнесе. Начальник штаба служит связующим звеном между клиентами, персоналом и руководителями.

Основные обязанности начальника штаба:

Какие навыки нужны соискателю?

Чтобы представлять ценность для своих организаций, секретарям, исполнительным помощникам и общему административному персоналу необходимы определённые качества.

Итак, если вы заинтересованы в поиске подобного рабочего места, открывайте раздел сайта карьерист.ру с вакансиями. Где-то вас очень ждут!

Источник

Административно-управленческий персонал (АУП)

Административно-управленческий персонал (АУП) – это работники предприятия, которые непосредственно выполняют функции управления организацией.

Состав административно-управленческого персонала

В большинстве случаев принадлежность к административно-управленческому персоналу (АУП) определяется как по наличию или отсутствию производственной функции, так и по необходимости осуществления деятельности работника предприятия для нормального функционирования организации.

К административно-управленческому персоналу в целом относятся:

Генеральный директор и руководителей всех уровней.

Заместители руководителей всех уровней. Сотрудники, замещающие руководителей, исполняют их прямые функции при необходимости и поэтому также входят в административно-управленческий персонал организации.

Работники, возглавляющие структурные подразделения на предприятиях.

Главный бухгалтер и другие сотрудники бухгалтерии. Главный бухгалтер является ответственным лицом и считается должностью первого звена руководства. Несмотря на то, что деятельность бухгалтерии напрямую не связана с управлением в целом, учитывая её абсолютную необходимость для хозяйственной деятельности и отсутствие производственной составляющей, главный бухгалтер и все сотрудники бухгалтерии относятся к административно-управленческому персоналу.

Сотрудники финансового отдела.

Сотрудники отдела кадров. Сотрудники кадрового отдела также не участвуют в производстве товарно-материальных ценностей или непосредственном оказании услуг клиентам, за которые субъект хозяйствования будет получать прибыль. Однако наличие кадровых работников также является необходимым для предприятия, что относит сотрудников кадровой службы к структуре административно-управленческого персонала.

Сотрудники планово-экономического отдела.

Юристы. Юристы относятся к производственному персоналу только в тех случаях, когда они оказывают услуги клиентам организации. Если же юристы работают только на само предприятие и в его интересах, то они являются частью административно-управленческого персонала.

Другие категории сотрудников. К таким сотрудникам организации относятся делопроизводители, работники канцелярии и другие сотрудники, которые выполняют административную деятельность, обеспечивающую нормальное функционирование предприятия.

Задачи, решаемые административно-управленческим персоналом

Административно-управленческий персонал необходим прежде всего для управления предприятием.

При этом административно-управленческий персонал осуществляет контроль над выполнением функций, возложенных на остальных сотрудников, а также регулирует их деятельность.

Задачи административно-управленческого персонала могут быть следующими:

Управление. Административно-управленческий персонал должен руководить всем происходящим на предприятии. Такие работники обязаны организовывать все жизненно необходимые процессы для обеспечения бесперебойного производства продукции либо функционирования предприятия.

Организация труда. Организация труда — это создание оптимальной структуры управления. Руководитель подбирает работников для конкретной работы, делегируя им задания или полномочия, либо право использовать ресурсы предприятия;

Решая эти задачи, административно-управленческий персонал обеспечивает эффективность деятельности организации.

Расходы на содержание административно-управленческого персонала

Расходы на содержание административно-управленческого персонала относятся к затратам по управлению предприятиями и организациями.

В административно-управленческие расходы включаются:

заработная плата административно-управленческого персонала предприятия;

отчисления с заработной платы административно-управленческого персонала предприятия, подлежащие уплате во внебюджетные фонды;

амортизация по объектам основных средств, используемых в работе административно-управленческого персонала предприятия (компьютеры, принтеры, сканеры и т.д.);

расходы на бухгалтерскую программу и справочно-правовые системы (например, СПС «КОНСУЛЬТАНТ», СПС «ГЛАВБУХ» или СПС «ГАРАНТ»);

расходы на служебные командировки;

канцелярские, почтовые и телефонные расходы;

расходы на легковой транспорт;

затраты на содержание и текущий ремонт инвентаря и зданий административно-управленческого назначения;

расходы на содержание охраны, и т.п.

Величина административно-управленческих расходов в основном определяется численностью административно-управленческого персонала предприятия.

Снижению административно-управленческих расходов способствуют мероприятия, направленные на упрощение структуры управления, сокращение численности административно-управленческого персонала предприятия, улучшение организации и технической оснащенности их труда.

Порядок отражения расходов на содержание административно-управленческого персонала в бухгалтерском учете

Учет расходов на содержание административно-управленческого персонала предприятия (за­ра­бот­ная плата, от­чис­ле­ния на со­ци­аль­ные нужды, ма­те­ри­аль­ные рас­хо­ды и иные за­тра­ты) от­ра­жа­ют­ся на сче­тах учета за­трат, не свя­зан­ных с про­из­вод­ством то­ва­ров, вы­пол­не­ни­ем работ или ока­за­ни­ем услуг.

Как пра­ви­ло, для этого ис­поль­зу­ет­ся счет 26 «Об­ще­хо­зяй­ствен­ные рас­хо­ды», по де­бе­ту ко­то­ро­го и со­би­ра­ют­ся за­тра­ты, свя­зан­ные с со­дер­жа­ни­ем административно-управленческого персонала предприятия.

В торговых ор­га­ни­за­ци­ях рас­хо­ды на содержание административно-управленческого персонала предприятия могут от­ра­жать­ся на счете 44 «Рас­хо­ды на про­да­жу».

Порядок отражения расходов на содержание административно-управленческого персонала в налоговом учете

Согласно подпункту 18 пункта 1 статьи 264 Налогового Кодекса Российской Федерации (НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями, а также расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источник

Оценка кандидатов: 5 административных навыков, которые нельзя сымитировать

Навык №1. Внимание к деталям

На что следует обратить внимание: Чтобы определить, действительно ли кандидат внимателен к деталям, прежде всего обратитесь к его заявке и любой переписке, которую вы с ним вели. Можете ли вы найти глупые ошибки в его резюме и письмах? Беседуя с кандидатом, записывайте даты, которые он упоминает, чтобы потом сверить их с данными из резюме или профиля на LinkedIn. Внимательный к деталям человек обязательно позаботится о том, чтобы в информации, которую он сообщает, не было никаких расхождений.

Навык №2. Организованность

Навык №3. Умение разговаривать по телефону

Почему это важно: Вне всяких сомнений, каждый руководитель должен уметь вести телефонную беседу. Многие кандидаты заверяют, что телефонные разговоры для них не проблема, при этом забывая о ситуациях, в которых все идет не по плану, когда приходится принимать звонки от разъяренных клиентов один за другим, ставить их в режим ожидания или перенаправлять в другие отделы, пытаясь параллельно определить суть проблемы и разработать способы решения. Это далеко не так просто, как кажется!

На что следует обратить внимание: Остерегайтесь кандидатов, которые часто не отвечают на телефонные звонки. Если вы уже назначили встречу, спросите себя, доводилось ли вам говорить с кандидатом. Быть может, вы звонили ему, чтобы сообщить о дате и месте встречи, но звонок не был принят, и сообщение ушло в голосовую или электронную почту? Перезвонил ли он потом или просто ответил на сообщение текстом? Если подобные ситуации случались несколько раз, стоит насторожиться. Возможно, кандидат вовсе не так хорош в телефонных переговорах. Если вам удалось назначить собеседование по телефону, обратите внимание на то, как ведет себя кандидат. Часто ли он перебивает? Дает ли закончить вопрос прежде, чем начинает на него отвечать? Насколько уверенно он говорит? Умение вести диалог по телефону напрямую влияет на качество обслуживания клиентов. Убедитесь в том, что потенциальный сотрудник способен справляться с давлением.

Навык №4. Инициативность

Почему это важно: Наверняка вы знаете, что в некоторых компаниях новых руководителей просто некому обучать. Мир неидеален, поэтому вместо процесса адаптации сотрудник, призванный выполнять роль руководителя, просто отправляется работать над одним из существующих проектов. Что происходит потом? Он может прийти и попросить себе новое задание, может найти его сам, а может просто тихо сидеть за столом и ждать, пока кто-нибудь не спросит, как у него дела. Вам нужен человек, готовый проявлять инициативу, способный работать без детальных указаний, но при этом не желающий перекраивать все на свой лад.

Навык №5. Сосредоточенность

Почему это важно: Давайте взглянем правде в глаза. Административные задачи далеко не всегда интересны и увлекательны. В некоторых случаях руководителям приходится просто обновлять базы данных, копируя нужные строки из Excel в другие программы. Вам нужен кандидат, готовый к рутине и монотонному труду, потому что при выполнении подобного рода задач потеря концентрации обычно ведет к ошибкам. Вы понимаете, к чему я клоню?

На что следует обратить внимание: Если кандидату предстоит тяжелая монотонная работа, дайте ему это понять. Недопониманий быть не должно. Не стоит приукрашивать действительность в попытке продать непривлекательную должность. Если кандидату придется копировать файлы по 8 часов в день, скажите об этом прямо. По его реакции вы немедленно поймете, хочет ли он этим заниматься или просто готов с этим мириться. В случае необходимости прямо спросите, что он думает о такой работе. Возможно, кое-кто немедленно приведет примеры из своего опыта, рассказав о занятиях, требовавших аналогичного уровня концентрации, а кое-кто задаст вопрос о других вакансиях, и вы сможете тут же сделать свой выбор.

Источник

Административный персонал

В большинстве организаций, административный персонал – это достаточно широкая категория сотрудников, обеспечивающая эффективное функционирование самого предприятия. Однако о том, какие профессии включает в себя это понятие, и как именно регулируется деятельность административного персонала, знает не каждый сотрудник или работодатель. Это связано в том числе и с тем, что правовая база подобного разделения на административный и иные виды персонала является достаточно скудной.

Административный персонал – что это такое

Рассматривая вопрос того, что же представляет собой административный персонал, необходимо понимать, что четкого ответа в нормативно-правовых документах на государственном уровне не предусмотрено. Соответственно, разделение работников и структуры кадров на различные виды персонала является в первую очередь теоретическим вопросом, поэтому каждый работодатель в большинстве случаев сам принимает решение об используемой кадровой модели и порядке отнесения трудящихся к тем или иным категориям.

Однако все же имеются определенные общие принципы, в соответствии с которыми может регламентироваться структура кадров. Наиболее распространенной точкой зрения считается та, согласно которой административный персонал – это работники, обеспечивающие деятельность предприятия и не относящиеся непосредственно к выполнению производственных процессов и фактическому обеспечению прибыли организации.

В вопросах же прямого правового регулирования деятельности административного персонала, работодатель может руководствоваться своими собственными принципами организации структуры кадров. Однако все данные действия следует в обязательном порядке зафиксировать в положениях локальных нормативных актов организации и иной внутренней документации. В небольших организациях необходимость строгого разграничения и разделения категорий персонала в структуре кадров может отсутствовать в принципе. Например – все административные функции в малом бизнесе часто исполняет сам предприниматель.

Противоположностью административного персонала чаще всего называют производственный персонал – сотрудников, которые фактически обеспечивают получение предприятием доходов за счет производимых своими действиями товаров или оказываемых непосредственным потребителям и клиентам услуг.

Виды административного персонала в структуре кадров организации

Чаще всего под административным персоналом подразумевают общую совокупность сотрудников, имеющих различные возможные административные функции, либо даже просто – всех работников, которые не приносят своими действиями прямого дохода организации. Соответственно, к административному персоналу в структуре кадров часто относят:

Вышеозначенные категории сотрудников являются основными и практически не вызывают разногласий при отнесении их к административному персоналу. Далее же будут приведены категории работников, которые могут в зависимости от желаний работодателя и действующей кадровой структуры относиться как к производственному, так и к административному персоналу предприятия:

Административный персонал – какие это профессии

Учитывая, что административный персонал – это крайне широкое понятие, оно включает в себя различные профессии работников,в зависимости от действующих правил внутреннего трудового распорядка или иных документов, регулирующих кадровый состав предприятия по категориям. Однако, чаще всего однозначно к административному персоналу относят эти профессии:

Однако на разных предприятиях в административный персонал могут включаться все сотрудники, за исключением фактически участвующих в производстве или оказании услуг работников, а именно:

Общий перечень профессий, относимых к административному персоналу, работодатели обычно составляют самостоятельно. Однако некоторые предприятия используют более простую схему разделения – по положениям единых квалификационных справочников рабочих профессий и служащих. Так, профессии, указанные в первом справочнике – относят к производственным, а во втором – соответственно, к административным.

Особенности регулирования труда административного персонала

Так как административный персонал является особым сегментом организации не оказывает работодателю прямой экономической выгоды, исходя из этого необходимо учитывать некоторые особенности регулирования труда подобных сотрудников. А именно, работодателям следует внимательно рассматривать следующие аспекты деятельности:

Источник