Административный отдел это что
Положение об административном отделе
Положение об административном отделе
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Административного отдела ООО «ХХХ», регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО «ХХХ», внешних Компаний.
1.1.2 Административный отдел является структурным подразделением в составе Управления корпоративного развития (УКР) ООО «ХХХ», выполняющим в Компании функции по документационному и административному обеспечению управления.
1.1.3 В своей деятельности Административный отдел руководствуется:
— законодательством Российской Федерации;
— Трудовым Кодексом РФ,
— Положением о стратегическом планировании ООО «ХХХ» (П-230 от 30.05.2000);
— Положением об отчетах в ООО «ХХХ» (П-250 от 08.09.2000);
— Положением о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.2001);
— Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО «ХХХ» (М-99 от 08.05. 2003 г.);
— Положением о кадровой номенклатуре ООО «ХХХ» (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
— Положением «О Начальнике Административного отдела ООО «ХХХ» (ПВД. HR-17.05 от 30.12.2004, версия 1);
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО «ХХХ».
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о работе с документированной информацией, содержащей коммерческую тайну ООО «ХХХ» (П-195 от 06.10.1999);
2. Политика в области документационного обеспечения ООО «ХХХ» (ПЛ. SL-2 от 13.11.2003);
3. Положение «Система внутреннего нормативного регулирования ООО «ХХХ» (П-435 от 14.04.2004);
4. Положение «Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО «ХХХ» (П-481 от 28.10.2005);
5. Положение «Делопроизводство управленческих документов ООО «ХХХ» (П-491 от 27.05.2006);
6. Порядок «Разработка и издание приказов и распоряжений по основной деятельности ООО «ХХХ» (ПР-659 от 19.05.2004);
7. Порядок Информационного обмена с филиалами ООО «ХХХ» (ПР-483 от 30.05.02),
8. Порядок «Издание решений по деятельности комитетов ООО «ХХХ» (ПР. DS-713.05 от 02.02.2005);
9. Порядок информационного обмена с контрагентами (ПР-502 от 24.07.2002);
10. Порядок организации подписки на периодические издания в ООО «ХХХ» (ПР-530 от 11.10.2002).
11. Инструкция по централизованному обеспечению командируемых сотрудников ООО «ХХХ» проездными документами и бронированием номеров в гостиницах (И-166 от 29.11.2001).
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ВНД – внутренние нормативные документы;
ВРГ – временные рабочие группы;
ГП – Головное предприятие;
ОРД – организационно-распорядительные документы;
ПО – программное обеспечение;
СДП – Система делегирования полномочий;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
IT – информационные технологии.
2.1 Административный отдел создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО «ХХХ».
2.2 Организационная структура Административного отдела согласовывается с Начальником Управления по корпоративному развитию, Начальником Департамента персонала и утверждается приказом Генерального директора ООО «ХХХ». Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником АдмО или Начальником Управления по корпоративному развитию.
2.3 Штатное расписание Административного отдела согласовывается с Начальником Управления по корпоративному развитию, Начальником Департамента персонала ООО «ХХХ» и утверждается приказом Генерального директора ООО «ХХХ». Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником АдмО или Начальником Управления по корпоративному развитию.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав АдмО, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры АдмО согласовываются с Начальником Управления по корпоративному развитию, Начальником Департамента персонала и утверждаются приказом Генерального директора ООО «ХХХ». Предложения вносятся Начальником АдмО.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Административного отдела построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Административного отдела приведена в Приложении А.
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе Административного отдела регламентируется настоящим Положением.
3.4 Руководит Административным отделом Начальник АдмО, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Административного отдела ООО «ХХХ».
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника АдмО:
— Руководитель Группы документооборота;
— Руководитель Группы регламентации.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Административного отдела определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Начальником Департамента персонала ООО «ХХХ».
4.1 Главная цель Административного отдела – документационное и административное обеспечение эффективного управления Компанией через развитие и поддержку функций систем делопроизводства и информационного обмена, регламентации, делегирования полномочий и общего администрирования.
4.2 Подцелями Административного отдела являются:
4.2.1 Управление информационным обменом Компании с внешними организациями;
4.2.2 Управление делопроизводством внутренних организационно-распорядительных документов Компании;
4.2.3 Управление делопроизводством внутренних нормативных документов Компании;
4.2.4 Администрирование системы делегирования полномочий Компании;
4.2.5 Администрирование работы Временных рабочих групп Компании;
4.2.6 Административное обеспечение деятельности Компании.
Функции, выполняемые Административным отделом, приведены в Приложении А.
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО «ХХХ».
6.1.1 АдмО взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документациионного и административного обеспечения управления. Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1 Взаимодействие Административного отдела с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Административного отдела осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО «ХХХ» (П-230 от 30.05.2000), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО «ХХХ».
7.2 Стратегические цели Административного отдела на год устанавливаются Начальником АдмО, согласовываются с Начальником Управления корпоративной отчетности и утверждаются Генеральным директором ООО «ХХХ».
8.1 Отчетность Административного отдела ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО «ХХХ» (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Административного отдела представляет Генеральному директору ООО «ХХХ» Годовой отчет о деятельности АдмО.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Административного отдела Начальник АдмО предоставляет отчет Начальнику Управления корпоративной отчетности.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Административного отдела могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Управления корпоративной отчетности или с Генеральным директором ООО «ХХХ».
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Административного отдела, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Административного отдела».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для АдмО в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
Административный отдел наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Административного отдела осуществляет Начальник Административного отдела.
Функции, права и полномочия Начальника Административного отдела приведены в Положении о Начальнике Административного отдела.
11.1 Начальник Административного отдела несет ответственность перед Генеральным Директором ООО «ХХХ» за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части документационного и административного обеспечению управления Компанией в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник Административного отдела несет ответственность за административные риски, возникающие в сфере компетенции Административного отдела.
Департаменты компании и их функции
Содержание:
Это означает, что факторы труда, такие как рабочая сила, используются для создания продуктов или услуг. Компании можно разделить на три сектора в зависимости от экономической деятельности, которую они развивают.
Компании также могут быть классифицированы по размеру. В малых и средних предприятиях или крупных компаниях. МСП считаются средними и малыми компаниями с максимум 250 сотрудниками. Крупные компании, в которых работает более 250 человек, имеют характерную организацию для развития своей экономической функции.
Хотя компания разделена на более мелкие отделы, все они должны работать слаженно и иметь отличные межведомственные связи, чтобы компания была успешной в своем бизнесе. Если отделы не общаются друг с другом или не работают вместе, компания будет раздроблена и вряд ли выживет на рынке.
Департаменты компаний
отдел рекламы
В этом отделе проводятся маркетинговые исследования, которые необходимы для понимания и анализа жизнеспособности компании. Они изучают окружающую среду, здесь ценят потребителей, их покупательские привычки, вкусы и т. Д. А также ресурсы и конкуренты, с которыми они могут столкнуться на рынке, на котором вы работаете.
С помощью исследования рынка мы также пытаемся найти доступных поставщиков, чтобы выяснить, какой из них предлагает лучшую цену с лучшими условиями. Это называется управлением поставками.
Помимо всех этих функций, коммерческий отдел отвечает за управление складом. Это управление состоит из контроля сырья, готовой продукции, упаковки и т. Д.
отдел кадров
В зависимости от размера компании отдел кадров может управляться несколькими людьми или может быть разделен на несколько подгрупп. Он выполняет множество разнообразных функций, где необходимо управлять специальной командой.
Должностная функция
Эта функция состоит из организации рабочих шаблонов, подбора и обучения персонала. Отдел кадров отвечает за планирование персонала и необходимых должностей, предложение вакансий с четким описанием необходимого профиля и выполнение процесса отбора новых сотрудников.
Функция управления персоналом
В эту функцию также может быть включена функция трудовых отношений, сложившихся в компании, и выступать посредником в случаях проблем с работниками.
Функция развития человеческих ресурсов
Эта характерная деятельность человеческих ресурсов подразумевает, что они отвечают за разработку планов обучения и изучение потенциала персонала. Это очень важная задача для компании, так как хорошее развитие человеческих ресурсов создает большую мотивацию у сотрудников, что приводит к повышению продуктивности сотрудников.
Финансовый отдел
После расчета затрат финансовый отдел отвечает за управление ими. Анализ затрат определяет, является ли компания прибыльной или, с другой стороны, необходимо ли изменить производство или даже закрыть компанию.
Для крупных компаний, котирующихся на фондовой бирже, их финансовый отдел является наиболее важной частью для акционеров, поскольку он отвечает за принятие решений о том, что делать с прибылью компании и распределять ли дивиденды.
Административный отдел
Через руководство даются инструкции выполнять то, что организовано и запланировано. Для успеха компании важно, чтобы у руководства были хорошие качества.
Руководство должно быть разумным, это означает, что заказы, отправленные в отделы, должны быть работоспособными, с учетом человека и наличия у них опыта и навыков, необходимых для выполнения задачи. Отдаваемые приказы должны быть полными и ясными, чтобы не вводить в заблуждение.
Все это входит в координационную функцию административного отдела. Действия и усилия всех подразделений компании должны быть согласованы. И, наконец, оцените развитие осуществляемой коммерческой деятельности и при необходимости найдите улучшения.
Административный отдел также отвечает за корреспонденцию, поступающую в компанию. И он поддерживает связь с поставщиками и клиентами, чтобы поддерживать коммерческие отношения с окружающей средой компании.
Точно так же он отвечает за регистрацию всех юридических документов, которые есть у компании. Он классифицирует и хранит их, а также отвечает за их компьютеризированную или микрофильмированную обработку, чтобы хранить их до тех пор, пока они действительны.
В крупных компаниях административный отдел также отвечает за секретариат и связь. Эти задачи могут быть включены в функции координации и организации.
А часть секретариата отвечает за облегчение отношений между руководством и персоналом посредством встреч, конференций и т.д., а также за отношения с внешним миром посредством интервью, пресс-конференций и сообщений.
отдел маркетинга
Отдел маркетинга отвечает за определение имиджа компании и продвижение предлагаемого продукта. Вы должны найти способ представить компанию в позитивном ключе перед клиентами, акционерами, инвесторами или другими группами.
То есть он имеет функцию создания представления о компании или продукте, о том, что они вносят, как действуют и т. Д.
Технологический отдел
Этот отдел отвечает за управление, развитие и поддержку различных компьютерных и вычислительных систем компании.
Вы работаете во всех направлениях, так как большинство отделов зависит от вашей поддержки для эффективного развития.
Отдел коммуникаций
В его функции входит управление и распространение положительных сообщений, стандартизация коммуникационных процессов, создание чувства принадлежности к компании и создание доверия у клиентов.
Ссылки
Право Пернада: происхождение, миф или реальность?
Lymantria dispar: характеристика, среда обитания, жизненный цикл, питание
Кто входит в административный персонал в компании?
Сегодня трудовая деятельность в административной службе структуры часто воспринимается в качестве начальной стадии карьеры или же как работа для студентов первых курсов, которая, как правило, не требует серьезной подготовки. Что подразумевается под понятием административный персонал? Кто относится к соответствующей категории? Почему? На эти и иные не менее важные вопросы можно найти ответы в процессе прочтения данной статьи.
Общие черты
Несмотря на то что административно-управленческий персонал зачастую подразумевает под собой лишь начало роста, многие люди строят успешную карьеру и получают профессиональное признание именно в данной сфере. Такие сотрудники не станут называть эту работу не требующей соответствующей квалификации и предельно легкой. Какие же обязанности, как правило, выполняет служба? Административный персонал выполняет целый ряд задач, связанных с организацией основополагающих бизнес-процессов. Среди них следующие пункты:
Важно отметить, что данный перечень может конкретизироваться и дополняться в зависимости от потребностей и задач компании.
Практический аспект вопроса
Как выяснилось, административный персонал – это сотрудники, в зону деятельности которых входит осуществление управленческих функций или же выполнение работы, связанной с организационными управленческими вопросами в техническом плане.
Так, в государственных организациях отдел кадров, который ведет кадровое делопроизводство и подбирает персонал, зачастую включается в административный департамент, отдел управления делами и так далее. Однако подобная практика в отношении масштабных организаций частной собственности не распространена – здесь управленческий отдел является структурой самостоятельной, конечно же, во главе с руководителем. Важно отметить, что в административный персонал зачастую не включаются персональные помощники руководителей и ассистенты отделов. Так, они относятся, как правило, к штату того или иного структурного подразделения и подчиняются соответствующему руководителю. Их задачи сводятся непосредственно к решению вопросов данного подразделения. Характеризующая же административно-технический персонал группа коллег решает задачи всей организации.
Необходимо отметить, что численность административных сотрудников компании главным образом пребывает в зависимости от ее внутренней структуры, размеров и области деятельности. К примеру, многие государственные объединения, управляющие компании масштабных предприятий или крупные холдинги отделяют персонал административной направленности в самостоятельный департамент. Как правило, именуется он административным департаментом или же общим отделом. Департамент представляет собой сложно устроенное подразделение, руководитель которого организует административное управление персоналом и подчиняется главе компании.
Государственные учреждения
В административный департамент государственного учреждения могут входить следующие отделы самостоятельного образа деятельности:
Важно отметить, что в крупных структурах коммерческой направленности имеет место иная работа. Административный персонал в данном случае представляет хозяйственный отдел. В него входят офис-менеджеры, секретари, обслуживающий персонал (водители, уборщики, курьеры). За работу отдела в полной мере отвечает руководитель соответствующей категории.
Небольшие компании
Административно-технический персонал в небольших компаниях с коммерческими целями деятельности, как правило, состоит из одного сотрудника. Должность его именуется как офис-менеджер или секретарь. Если же такой отсутствует, отдельные функции административного характера (к примеру, организация делопроизводства, документооборота или заказ канцелярии) возлагаются на определенного младшего работника как дополнительная нагрузка.
Офис-менеджер
Как выяснилось, характеризующие административный персонал должности подразделяются на управленческую и техническую сферы. Офис-менеджер относится к первой группе. По-другому его называют менеджером по административной работе или старшим администратором. Подчиняется офис-менеджер директору по подбору персонала или исполнительному директору. В кругу его подчиненных находятся лишь поддерживающие функционирование структуры сотрудники. Основной целью работы старшего администратора является обеспечение адекватного функционирования офиса и его бесперебойной деятельности. Офис-менеджер как административно-вспомогательный персонал выполняет следующие функции:
Для офис-менеджера актуальны следующие требования в отношении опыта и квалификации:
Начальник юридического отдела
Начальник данного отдела подчиняется исключительно генеральному директору. В число его подчиненных входят все работники юридического отдела. Цель деятельности начальника – формирование и дальнейшее управление в отношении юридической службы компании. Рассматриваемый сотрудник выполняет следующие функции:
Требования к специалисту в плане квалификации и опыта:
Административный персонал по электробезопасности
Электротехнический персонал, который осуществляет работы на электрических установках, классифицируется на следующие категории:
Юрист
Зачастую юриста по-другому называют юрисконсультом. Он подчиняется генеральному директору или же начальнику соответствующего отдела. Подчиненными юриста являются делопроизводители данного отдела. Основной целью его деятельности является обеспечение поддержки работы юридического отдела. Ключевыми задачами специалиста являются следующие пункты:
Юрисконсульт выполняет следующие функции:
Диспетчер
Диспетчер подчиняется непосредственно руководителю производственной деятельности, но не имеет подчиненных. Основной целью его работы является оперативное регулирование производственного процесса и иных видов деятельности структуры. Диспетчер выполняет следующие функции:
В случае диспетчера уместны следующие требования в отношении квалификации и опыта:
Секретарь генерального директора
По-другому должность может именоваться как персональный помощник или секретарь-референт. Сотрудник подчиняется директору по персоналу или же генеральному директору. Подчиненных у секретаря генерального директора нет. Основной целью работы секретаря-референта является качественное обеспечение административной поддержки директорской структуры. Персональный помощник занимается выполнением следующих задач:
Секретарь-референт главным образом выполняет следующие функции:
Актуальными требованиями к опыту и квалификации в данном случае являются:
Положение об административном отделе
ПОЛОЖЕНИЕ
об административном отделе
Общие положения
1.1. Административный отдел является самостоятельным структурным подразделением Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю (далее по тексту Управление) и действует в соответствии с настоящим Положением.
1.2. В своей работе административный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации и законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и инструкциями Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, приказами и распоряжениями руководителя Управления.
1.3. Административный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с иными структурными подразделениями Управления и отделениями по городам и районам Управления (далее Отделения).
1.4. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности руководителем Управления.
1.5. Начальник отдела составляет должностные регламенты и инструкции работников отдела.
1.6. Служебные обязанности работников отдела определяются трудовым законодательством Российской Федерации и должностными инструкциями в соответствии с настоящим Положением и доводятся под расписку до работников.
Задачи
Основными задачами отдела являются осуществление:
1.1. координации работы Управления и отделений УФК по Краснодарскому краю;
1.2. материально-технического обеспечения;
1.3. функционирования единой системы организации делопроизводства УФК;
1.5. совершенствования организационной структуры и штатов отделений Управления.
Структура
1.6. Административный отдел является структурным подразделением Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю.
1.7. Структуру и штаты отдела утверждает Руководитель Управления.
3.3. Руководство отдела осуществляет начальник отдела.
В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:
4.1. Организует работу приемной руководителя Управления.
4.2. Обеспечивает прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, в том числе учет и регистрацию полученной по электронным каналам связи.
4.3. Организует выполнение в установленные сроки поручений руководителя Управления.
4.4. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по сокращению документооборота.
4.5. Проводит в установленном законодательством Российской Федерации порядке размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления.
4.6. Организует работу по устным и письменным обращениям граждан и организаций.
4.7. Обеспечивает соблюдение установленного порядка работы со штампами и печатями Управления.
4.8. Координирует, в рамках своих полномочий, работу Управления и отделений УФК по Краснодарскому краю.
4.9. Обеспечивает штатную техническую эксплуатацию и обслуживание АТС на уровне Управления и организует данную работу на уровне отделений УФК по Краснодарскому краю.
4.10. Обеспечивает техническое обслуживание и ввод в эксплуатацию оргтехники (ксероксы, факсы, телефонные аппараты и т. п.) на уровне Управления и организует его в отделениях УФК по Краснодарскому краю.
4.11. Осуществляет организацию и контроль за комплексным обслуживанием и содержанием зданий Управления и отделений УФК по Краснодарскому краю в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной безопасности, а также методическое руководство по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности.
4.12. Осуществляет, в рамках своей компетенции, ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.13. Осуществляет организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.14. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.15. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела и Управления.
Административный отдел имеет право:
5.1. Запрашивать у начальников отделов Управления и руководителей Отделений информацию, справки и иные материалы, необходимые для работы отдела.
5.2. Представлять руководителю Управления предложения о наложении взыскания на сотрудников отдела, допустивших нарушения в работе.
5.3. Готовить проекты приказов руководителя Управления по вопросам, входящих в компетенцию отдела.
5.4. Давать указания, которые являются обязательными для исполнения, отделам Управления и Отделениям по вопросам, предусмотренным настоящим Положением.
5.5. Требовать от структурных подразделений Управления и Отделений представление заявок на получение товарно-материальных ценностей в установленные сроки.
5.6. Требовать от руководителей подразделений соблюдения порядка эксплуатации и хранения материальных ценностей.
5.7. Перераспределять в подразделениях сверхнормативные остатки материалов.
5.8. Представлять в юридический отдел Управления материалы для предъявления претензий к поставщикам при нарушении обязательств по договорам.
5.9. Представлять интересы Управления в других органах и организациях по вопросам снабжения, вести соответствующую переписку.
VI. Взаимоотношение и связи
с другими структурными подразделениями
6.1. В своей работе административный отдел осуществляет взаимодействие с другими отделами Управления и отделениями по городам и районам Управления по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
7.1. Отдел несет ответственность за исполнение всех возложенных на него функций и задач, предусмотренных настоящим Положением.
7.2. Начальник отдела отвечает:
— за организацию, состояние и совершенствование работы отдела;
— выполнение приказов руководителя Управления;
— соблюдение трудовой дисциплины работниками отдела.