Администратор что нужно знать

Что должен уметь администратор — 5 главных сфер

Что должен уметь администратор — 5 главных сфер

Если собрать самое важное, что должен уметь администратор, то получается пять главных направлений. И чтобы не расстраиваться, что много сил и времени, вложенных в сотрудника, потрачены зря, внимательно прочитайте эту статью! Давайте поговорим о том, что на самом деле должен уметь делать администратор, чтобы он был инициативным, результативным и высоко замотивированным.

№1 Общение по телефону

Большая часть первичных пациентов обращаются в клинику по телефону, и на этом этапе также теряется большая часть пациентов. Уверен, Вы не раз слышали, как какой-то из Ваших администраторов терял пациентов на этом этапе. И когда Вы пытались ему объяснить его ошибки, Вы замечали, что администратор на самом деле не очень Вас понимает…

Общаться по телефону

Есть много техник, которым можно обучить администраторов, и они буквально начинают меняться и расти на глазах.

Необходимо чтобы Ваши администраторы научились улыбаться во время телефонного разговора. Вам может это показаться странным, но в телефонных продажах очень важно, когда чувствуется улыбка в голосе. Она придает голосу приветливость и доброжелательность.

Улыбка в голосе располагает к себе собеседника, но не нужно злоупотреблять этим и переигрывать. Достаточно быть просто позитивно настроенным на общение. И тогда улыбка в голосе будет сама проявляться.

Во-вторых, это темп, громкость и четкость речи.

Самые распространенные минусы при разговоре по телефону:

Очень быстрый темп речи (администратор спешит выдать весь поток заученной информации, что выглядит неестественно и бессмысленно)

Очень громкий голос (звучит агрессивно)

Очень тихий голос (звучит неуверенно)

Нечеткая речь (собеседник часто переспрашивает, что сказал администратор)

№2 Сервис

Сервис — это такая штука, которая позволяет создавать теплые отношения с клиентами таким образом, чтобы клиент хотел приходить только к Вам и ни к кому другому. Администратор должен уметь быстро налаживать контакт с пациентом, чтобы располагать его к себе, и при этом пациент должен получать удовольствие от общения и посещения Вашей клиники.

№3 Конфликтные ситуации

Любую конфликтную ситуацию администратор должен уметь заглаживать, а еще лучше он должен уметь избегать таких ситуаций.

Пациент написал негативный отзыв.

Если отзыв написали в книге отзывов и жалоб, то администратор должен прозвонить этого пациента и выяснить причину жалобы. Плюс администратор должен поблагодарить пациента за негативный отзыв, ссылаясь на то, что благодаря таким отзывам клиника может становиться еще лучше.

Не секрет, что клиенты, которые получили положительный опыт в клинике, будут делиться максимум с 2-3-я своими знакомыми о Вашей клинике. Но те клиенты, которые получили негативный опыт в клинике, будут делиться от 5-10 со своими знакомыми этим негативным опытом. И если такого «бурчуна» все-таки удовлетворить, то он будет очень активно делиться позитивным опытом…

№4 Умение продавать

Администратор в первую очередь — это лицо Вашей клиники, потому что первые с кем сталкивается первичный пациент, это Ваши администраторы. Каждый потенциальный пациент, который обращается в Вашу клинику, имеет определенную потребность. И задача администратора = это правильно выявить потребность, грамотно работать с возражениями, типа «У Вас дорого», «Я подумаю» и т.д., и записать пациента на прием.

Без навыков продаж администраторам выполнять полноценно эти задачи практически не под силу.

№5 Отчетность и система контроля

Эти вопросы показывают, что если отсутствует система отчетности и контроля, Ваши администраторы работают «абы как», и это непосредственно влияет на выручку клиники.

Как часто Вы проверяете Ваших администраторов на качество обслуживания пациентов?

Вы знаете, насколько эффективен каждый из Ваших администраторов в цифрах?

Ваши администраторы всегда делают то, что Вы требуете от них или только тогда, когда Вы находитесь рядом?

Администратор каждый день должен сдавать старшему администратору или руководителю отчет за прошедший день.

«Учет и Контроль» — В.И. Ленин

В отчете должно быть:

Количество обращений первичных пациентов

Количество обращений повторных пациентов

Количество исходящих звонков

Причины обращения и причины отказов

Эффективность рекламных каналов

Имея на руках выше перечисленные показатели, Вы видите, насколько эффективен администратор, что позволяет Вам контролировать развитие Вашей клиники.

Т.е. если Ваш администратор за вчерашний день из 20 обращений первичных пациентов закрыл на запись 7 пациентов, что составляет чуть больше 30%, то Вы знаете, что Вы потеряли как минимум столько же пациентов. Значит администратор либо плохо отрабатывал скрипты, либо проблема в чем то другом.

В этом случае Вам может помочь аудиозапись разговоров, чтобы понять, что было сделано не так.

Если Вы хотите раз и навсегда улучшить работу Ваших администраторов, необходимо их обучить и создать систему контроля. Конечно, самый сильный вид обучения, как в спорте, когда есть Персональный тренер. Который не только дает теорию, но и проводит ежедневные тренировки во всех пяти направлениях, что должен уметь администратор.

Как Вы понимаете, именно этот способ и даст наилучший результат!

Источник

Топ-10 вопросов на собеседовании на позицию администратора и как на них ответить

10 типичных вопросов, задаваемых на собеседовании с администратором:

1. Что вы делаете, чтобы не отставать от рабочего ритма?

Цель: ваш интервьюер хочет удостовериться, что вы справитесь. Как вы это делаете, скорее всего, не имеет значения, но у вас должен быть готов четкий и уверенный ответ.

2. Как вы организовываете свой день?

Цель: главное не то, как вы организуете свой день. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете компетентно и своевременно выполнять обязанности.

Пример: Каждое утро я составляю список дел на день. Я проверяю встречи в календаре, чтобы вовремя попросить коллегу подменить меня на стойке ресепшн. В моей работе ключевым моментом являются коммуникации, я постоянно отвечаю на звонки и проверяю электронную почту на предмет новых запросов и обновляю список дел соответственно.

3. Какую роль администратор играет в первом впечатлении клиента об организации?

Цель: ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете в чем состоит функционал должности, на которую вы собеседуетесь, но этот вопрос также может быть касаться вашей философии работы.

Пример: Администратор может произвести на клиентов как положительное, так и отрицательное. Поскольку я один из первых, кого видят клиенты, негативное впечатление может действительно испортить их мнение о компании. Для меня это похоже на то, когда хостесс встречает вас в ресторане. Если она ведет себя грубо, позже может показаться, что ваша еда была не такой уж и вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали себя комфортно.

4. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось иметь дело с рассерженным клиентом или гостем по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?

Цель: это один из нескольких вопросов, которые вам могут задать, о том, как вы справляетесь со стрессовыми и трудными ситуациями. Будь честным. Не преувеличивайте и не преуменьшайте своих достижений.

Пример: как администратор приемной врача, я часто общалась с разочарованными пациентами по телефону. Однажды женщина была так недовольна, тем, что что бухгалтерский отдел не перезвонил ей в тот же день, что начала на меня кричать Было неприятно. В таких ситуациях я стараюсь думать о том, какой стресс должен испытывать человек, чтобы вести себя подобным образом. После минуты ее крика я сказал: «Вы, должно быть, действительно расстроены. Не могли бы вы рассказать мне больше о том, что происходит?» Это помогло замедлить разговор и уменьшить ее громкость. Она объяснила всю ситуацию, и я заверил ее, что наш бухгалтер отсутствовал на сегодня и свяжется с вами. Я также сказал ей, что положу записку на стол коллеги попросив ее перезвонить женщине в первую очередь. К концу разговора она стала намного спокойнее и извинилась за свои ранее резкие слова.

5. Готовы ли вы работать сверхурочно?

Пример: Мне комфортно работать сверхурочно несколько раз в месяц, если меня уведомили за день, чтобы я могла подстроить свои планы. Я, вероятнее всего, смогу отработать день в день, но, все-таки, предпочитаю знать заранее.

6. Сколько сотрудников было на вашем последнем месте работы?

Цель: интервьюер хочет понять, в какой среде вы работали, как она соотносится с компанией, в которой вы проходите собеседование, и в какого размера командах вам комфортно работать.

7. Опишите свои предыдущие обязанности помощника по административным вопросам, секретаря или администратора.

Цель: интервьюер хочет пройтись по обязанностям, которые вы перечислили в резюме, и подтвердить, что они соответствуют предлагаемой должности. Это также хорошая возможность подробнее остановиться на моментах, выявленных в вашем опыте работы.

Пример: как администратор в компании Х я был первым человеком, с которым общались клиенты. Я отвечал на общую телефонную линию, а также отвечал на звонки пяти вице-президентов компании. Я отвечал за получение посылок и рассылку почты, приветствие и сопровождение клиентов в конференц-залы. У меня было много административных обязанностей: я управлял календарями вице-президентов, организовывал их деловые поездки и помогал создавать и совершенствовать презентации PowerPoint и другие материалы для распространения на мероприятиях.

8. Как вы расставляете приоритеты звонков, клиентов, доставки и других вопросов, которые необходимо решать немедленно?

Цель: интервьюер хочет знать, насколько вы многозадачны, хорошо ли распределяете время и расставляете приоритеты.

Пример: многозадачность важна, когда офис загружен. Если есть возможность, я стараюсь выполнять несколько задач одновременно. Например, я могу отвечать на звонки расписываясь за доставку. Когда многозадачность невозможна, я уделяю особое внимание клиентам и покупателям как приоритету номер один.

9. Насколько свободно вы владеете компьютерными навыками?

Цель: интервьюер хочет понять какие у вас навыки работы с компьютером, соответствует ли ваш уровень ожиданиям компании и какие программы вам знакомы. Если возможно, изучите перед собеседованием какие программы использует компания.

Пример: я хорошо знаком с компьютерными программами. Помимо Microsoft Office, на последнем месте работы я также обновлял веб-сайт компании, поэтому свободно владею WordPress. Когда я начинаю использовать новую программу или приложение, ответы на мои вопросы можно легко найти онлайн.

10. Расскажите о своем опыте обслуживания клиентов.

Пример: Я работаю в сфере обслуживания клиентов со школы. Моя первая работа была в книжном магазине, где я помогала покупателям находить книги и отвечала за кассу. Во время учебы в университете я подрабатывала в магазине одежды. Затем, в качестве администратора в компании Х я тоже имела дело с клиентами, хоть и не в качестве сейлза. Мне комфортно взаимодействовать с клиентами и решать их проблемы, будь то поиск книги или изменение времени встречи с руководителем.

7 вопросов, которые следует задать интервьюеру:

Источник

Должностные обязанности администратора: образец

Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.

Кто такой администратор?

Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.

То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.

Кто может стать администратором?

В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.

Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.

Как правильно составить должностную инструкцию?

Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.

Зачастую такой документ имеет четыре пункта:

Образец должностной инструкции

Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.

Данный специалист имеет право:

К администратору могут быть применены следующие взыскания:

Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.

Должностные обязанности администратора магазина

Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:

Должностные обязанности администратора ресторана

Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.

Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:

Отельный бизнес

Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.

Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:

Особая категория администраторов

Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.

Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.

Источник

Профессия: системный администратор

Нередко от старшего поколения мы слышим магические слова о «единственной записи в трудовой книжке». И правда, приходилось встречать совершенно потрясающие истории: слесарь — слесарь высшего разряда — мастер цеха — начальник смены — главный инженер — директор завода. Это не может не впечатлять наше поколение, которое меняет работу раз, два, да что там — порой и пять, и больше. У нас есть возможность не просто менять компанию, можно менять профессию и довольно быстро в ней осваиваться. Особенно заметно это в ИТ-сфере, где встречаются весьма причудливые карьерные трансферы и кардинальные сдвиги по карьерной лестнице, как вверх, так и вниз.

Наблюдая за этим процессом, мы поняли, что справочник профессий востребован не только школьниками, выбирающими вуз, но и взрослыми, выбирающими путь. Поэтому решили рассказать об основных специальностях, которые востребованы в ИТ-сфере. Начинаем с самой близкой нам — системный администратор.

Кто это?

Системный администратор — это специалист, который занимается настройкой, совершенствованием и поддержкой ИТ-инфраструктуры компании, включая оборудование, периферию, программное обеспечение и сетевые подключения. Правда, очень формальное определение?

То, чем занимается системный администратор, зависит от размера компании, сферы деятельности, опыта и навыков самого админа. Вместо того чтобы давать определение, лучше выделим конкретные типы сисадминов.

Где нужен?

Я бы сказал, что везде, но это будет ложь. Почему-то руководители малого и среднего нейатишного бизнеса полагают, что всё можно «запихнуть» в облако, а сисадмин может быть исключительно приходящим эникеем. Поэтому нередко компании сильно страдают от хромой на все ноги ИТ-инфраструктуры (точнее, ИТ-бардака), но сисадмина не нанимают. Если вам удастся попасть в такую компанию, то в 99% случаев нужно рассматривать работу в компании как опыт и двигаться дальше, и лишь в 1% случаев удаётся переубедить босса, стать незаменимым и выстроить идеальную ИТ-среду с выверенной архитектурой и грамотным управлением (вот прямо с реального примера описываю!).

А вот в компаниях, где ИТ является ключевой сферой деятельности (хостинги, разработчики и проч.) или же замыкает на себе операционную работу (доставки, интернет-магазины, банки, ритейл и проч.), сисадмин сразу становится востребованным специалистом, который может развиваться в одном или нескольких направлениях. Поскольку автоматизация продолжает захватывать компании, найти работу сисадмином начального и среднего уровня не составит особого труда. А когда вы станете прокачанным специалистом, компании будут за вас сражаться, потому что эникеев много, а профессионалов, как и везде, крайне мало.

На момент написания статьи на сервисе «Хабр Карьера» 67 вакансий, связанных с системным администрированием. И вы как раз можете увидеть, что разброс «специализации» велик: от сотрудника технической поддержки до специалиста по инфобезу и DevOps. Кстати, работа в технической поддержке на старте очень быстро, качественно и глубоко прокачивает ряд навыков, ценных для системного администратора.

Средняя заработная плата

Заработную плату будем смотреть опять же на «Хабр Карьере».

Возьмём среднюю заработную плату без выделения навыков для «Системного администратора» и для «DevOps» по данным за 2 полугодие 2019 года. Это самые популярные специальности в разделе «Администрирование», и наиболее показательные. Сравним.

Цифры, конечно, даны с учётом Москвы, в регионах ситуация поскромнее, но, что характерно, пропорции примерно такие же. И мне кажется справедливым такая разница, потому что DevOps реально более продвинутые по скиллам (если мы говорим о канонических девопсах, а не о тех, у которых одно название).

Единственное, что не хотелось бы рекомендовать, это брать джунов-девопсов после вуза. Ребята-теоретики, не познавшие ни dev, ни ops, весьма посредственно смотрятся на старте, слабо развиваются из-за непонимания того, куда двигаться и точно не стоят обозначенных денег. Всё же на узких специализациях должны быть более опытные админы, которые прошли огонь, воду, медные трубы, bash и скрипты PowerShell.

Базовые требования к профессионалу

Требования к системному администратору отличаются от компании к компании (кому-то нужно владение 1С, 1С-Битрикс, Kubernetes, определённой СУБД и т.д.), но есть несколько базовых требований, которые, скорее всего, понадобятся в любой компании.

Вот выучитесь и будете понимать эту шутку.

Важные личные качества

Системный администратор — специалист, который не может быть изолированным в компании и профессионально среде. Ему постоянно приходится общаться с людьми по телефону и лично, поэтому интровертные черты придётся побороть. Сисадмин должен быть:

Необходимость знания иностранных языков

Если компания предъявляет требования к знанию языков и они распространяются на специалистов, то системный администратор должен соответствовать этим правилам (например, компания предоставляет аутсорсинговые услуги для зарубежных компаний). Но вообще системный администратор должен понимать базовые команды и системные сообщения на английском языке — для большинства этого достаточно.

Однако если вы хотите расти в карьере, получать международные сертификаты, в том числе Cisco, разбираться в передовых технологиях первым, вам понадобится английский язык не ниже Upper Intermediate. Очень рекомендую сделать эту инвестицию в профессиональное развитие, это не какой-то фантастический уровень, освоить вполне реально даже без способностей к языку.

Где учиться

Профессия системного администратора интересна тем, что для входа в специальность нет специфических требований к обучению, поскольку на сисадмина как такового на особом факультете не учат. Изначально всё зависит от вас — от того, насколько вы готовы самостоятельно осваивать теорию и заниматься практикой, работать с операционными системами (Windows и Unix), периферией, безопасностью. Фактически ваш компьютер должен стать вашей учебной лабораторией (а ещё лучше, если у вас будет отдельная машина под такие задачи, чтобы процесс не мешал основной работе и учёбе).

Сказать, что системный администратор — это профессия без обучения и удел самоучек — в наше время просто преступно, потому что мы видим уровень хорошо оплачиваемых системных администраторов. А значит есть базовый «классический» набор, который вам понадобится.

Вам не удастся обойти азы и стать крутым профессионалом — без знания архитектуры ПК, сервера, понимания принципов работы прикладного и служебного ПО, операционных систем ничего не получится. Поэтому для системных администраторов как никогда актуален тезис «начинайте с начала».

Лучшие книги и средства обучения

Ну и, конечно, Хабр и профильные форумы — отличное подспорье для системных администраторов любого уровня. Когда мне пришлось обучаться науке Windows Server 2012, Хабр оказался сильным подспорьем — тогда мы познакомились ещё ближе.

Будущее сисадмина

Мне приходилось слышать о деградации профессии системного администратора и аргументы в пользу этого тезиса более чем слабые: справятся роботы, облака гарантируют работу без сисадмина и т.д. Вопрос о том, кто администрирует облака, например, на стороне провайдера, остаётся открытым. На самом деле, профессия системного администратора не деградирует, а трансформируется в сторону усложнения и универсальности. Поэтому если вы выбрали именно её, перед вами открываются несколько путей.

Мифы профессии

Как и любая профессия, системное администрирование окружено мифами. С радостью развею самые распространённые.

Главный совет

Чудес не бывает и вы не станете супер сисадмином, если будете сидеть в небольшой конторе и выполнять базовую работу. Вы непременно выгорите, разочаруетесь в профессии и будете утверждать, что это худшая работа в мире. Поэтому — развивайтесь, меняйте работу, не избегайте интересных и сложных задач — и вы сами не заметите, как станете настоящим востребованным и высокооплачиваемым профессионалом.

Источник