Аксесс что это такое
Access — это что такое? Создание базы данных в Microsoft Access
Сегодня любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от компании Microsoft входит уникальный редактор под названием Access. Что собой представляет данная программа и как работать с ней, мы сейчас и рассмотрим. В данной статье, конечно, будут приведены только основные вопросы работы программой. Полное описание всех возможностей данного приложения займет не одну страницу.
Access: что это такое?
Что же собой представляет программа Microsoft Access? Access – это полнофункциональная программа, которая предназначена для работы с базами данных любого типа. В основе данной программы используется модель динамического обмена данными с интернет-публикациями и другими приложениями. Данная программа предусматривает использование инструментов автоматизации обработки любого типа информации, представленной в структурированном виде. Помимо всего прочего, Access это еще и пакет программ, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX. Это существенно расширяет возможности программы в том плане, что она может использовать не только текстовые и табличные компоненты, но и объекты из интернета, и мультимедиа. Связи, устанавливаемые в приложении между базами данных (БД), дают возможность осуществлять точное отслеживание изменений в любой из них и автоматически корректировать параметры в других.
Access: основные направления использования приложения
Совершенно не удивительно, что в большинстве случаев Microsoft Access используется для полной автоматизации процессов анализа данных в бизнесе, бухгалтерии и так далее. Программа, благодаря своей универсальной структуре, может устранять появление так называемой избыточности данных, когда необходимо изменить какой-то параметр не путем ввода нового, а за счет корректирования старого, причем таким образом, чтобы данное изменение было отображено во всех связанных базах данных. На предприятии при помощи Access может вестись учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которые они вовлечены. Предположим, у поставщика меняются банковские реквизиты. Тогда достаточно будет изменить их в базе данных, и автоматическая корректировка коснется остальных баз данных. При этом будет осуществлена замена данных, а не ввод новой информации наряду с существующей. Это изменение будет касаться только связанных мероприятий. В некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию. Это же касается и складского учета. Предположим, какая-то группа товаров продается через соответствующее подразделение предприятия. Тогда товарные позиции будут автоматически списаны в базе данных товара, имеющегося в наличии на складе. Стоит отметить, что это только самые простые примеры. Приложение на самом деле имеет более широкие возможности.
Microsoft Access: структура
Если же говорить об удобстве работы, то оно может быть достигнуто благодаря наличию основных элементов, которые играют важную роль при анализе и обработке данных. К основным элементам можно отнести следующие:
Microsoft Access: связь с внешними базами данных и другими программами
Как уже должно быть понятно, Microsoft Access позволяет не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности программы таковы, что информация может быть импортирована из различных приложений, например, Paradox, FoxPro, Excel, Word итак далее. Данные для упрощения процедур можно не импортировать, а связывать, причем не только с данными программами, но и с источниками в интернете или сетевом окружении. Сам процесс связывания осуществляется на базе запросов по типу того, как работают базы данных SQL. Кстати программа Access их тоже поддерживает.
Как создать базы данных на основе шаблонов?
В программе Microsoft Access основным элементом является таблица. Данный компонент по внешнему виду очень похож на таблицы Excel, однако он имеет более широкие возможности. Да и принцип работы с данными элементами имеет свои отличительные особенности. Однако создать при запуске свою собственную базу данных довольно просто. Пользователю после появления приветственного окна предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура базы данных в форме таблицы. По-другому данное представление называется Backstage. Тут вы сможете найти и встроенные заготовки, которые понадобятся вам при выполнении конкретных задач. Если ни одна из представленных заготовок не соответствует требования пользователя, что маловероятно, можно обратиться к поиску на официальном ресурсе компании Microsoft. Когда нужный шаблон будет выбран, его нужно будет сохранить в виде файла, указав при этом имя и местоположение. Приложение после этого автоматически сформирует нужную табличную структуру.
Как создать базу данных с нуля?
В данном вопросе стоит учитывать ряд ограничений. Так, например, базы данных для настольных персональных компьютеров не поддерживают интернет-публикации. Веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих. После того как начальная таблица будет создана, можно будет переходить к внесению информации. Стоит обратить особое внимание на тот момент, что данные можно вносить исключительно в смежные строки и столбцы. Не стоит также добавлять между ними пустые ячейки, как это делается в приложении Excel.Важнейшим условием является то, что в каждом столбце должны содержаться данные только одного типа. Таким образом, если формат изначально предусматривает использование даты и времени, то введенная в столбце информация с вычислениями на основе экспоненты распознаваться не будет. По возможности нужно планировать таблицу именно в этом ракурсе. Чтобы упростить работу, можно использовать специальный режим конструктора.
Особенности импорта и связывания данных с другими источниками
Если говорить об импорте данных, то здесь программа Microsoft Access имеет практически неограниченные возможности. Главное условие заключается в том, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных, как это делается в Wordили Excel. Если импорт осуществляется, например, в текстовом варианте программы «Блокнот», то для создания подобной структуры можно использовать клавишу «Tab»(табулятор). Также имеется возможность использования списков Share Point и связывания данных для упрощения работы. Для этой цели на вкладке внешних данных, которая расположена в группе связывания и импорта, применяется специальная команда. Тут также предлагаются и уже готовые решения (Word, Excel итак далее). В случае выбора останется указать только расположение необходимого файла, место хранения в текущей базе данных, а затем подтвердить сделанный выбор.
Послесловие
Таким образом, выглядит приложение Access. На данный момент эта программа пользуется большой популярностью среди широкого круга пользователей, так как ее разработчики, старались объединить в ней возможности других программ данного типа. Это и позволило сделать данное приложение очень гибким в автоматизации большинства необходимых функций и настройке. Можно только добавить, что программа Microsoft Access представляет собой мощный программный продукт для обработки данных. Access позволяет с легкостью создавать базы данных и управлять ими. Данный программный продукт подходит как для небольших проектов, так и для крупного бизнеса. Access является прекрасным помощником для хранения информации различного рода.
Microsoft Access для чайников – что это за программа и как ей пользоваться
Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.
Что такое Microsoft Access
Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.
В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX. Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.
Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.
Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.
Зачем используется
Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.
Структура приложения
Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.
Взаимосвязь с другими СУБД
Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.
Обзор интерфейса пользователя
Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.
Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны
Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.
Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.
Работа с базами данных в Access
Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и начинающих.
Создание базы
Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.
Чистая база
Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:
Создание из шаблона
Работа с шаблоном выглядит следующим образом:
Наполнение базы
Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.
Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.
Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.
Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:
Проект №1 «Продукция»:
Проект №2 «Поставка»:
Схемы данных
Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.
Устанавливаем взаимосвязь между проектами:
Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:
Создаем запросы
Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.
Классическая выборка
Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».
Процесс выглядит следующим образом:
Создание сущности
Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.
Процесс выглядит следующим образом:
На добавление, удаление, редактирование
Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.
Создаем запрос следующим образом:
Запрос на добавление:
На редактирование:
Создание и оформление форм
Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.
Для чего нужны формы:
Используем «Мастер форм» для создания объекта:
После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.
Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:
Создаем форму с нуля при помощи «Конструктор форм». С помощью этого варианта, можно настроить оформление, изменить заливку поля, добавлять файлы мультимедии, и т.д.
Для рисунка также можно настроить требуемые параметры: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и т.д.
Формируем отчеты
Для работы с отчетами будем использовать «Мастер отчетов»:
Отчет с помощью Конструктора:
База данных в Microsoft Access
Что такое база данных в Microsoft Access
Базой данных называют инструмент, с помощью которого собирают и организуют различную информацию, включая сведения о товарах, заказах и другие данные.
Microsoft Office Access или Microsoft Access представляет собой реляционную систему управления базами данных (СУБД), является продуктом корпорации Microsoft, входящим в пакет Microsoft Office, обладает широким спектром опций, в том числе связанными запросами, синхронизацией с внешними таблицами и базами данных.
Компьютерная база данных является хранилищем совокупности объектов. Одна база данных может быть масштабнее, чем одна таблица. К примеру, система контроля над складскими запасами, использующая три таблицы, представляет собой не три базы данных, а одну. Access без особых настроек для работы с данными или кодом из стороннего источника включает таблицы, которые хранятся в одном файле с определенным названием совместно с другими объектами, включая формы, отсчеты, макросы и модули.
Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.
Файлы баз данных, созданных в формате Access 2007, который также открывается с помощью в Access 2016, Access 2013 и Access 2010, создаются с расширением ACCDB. Базы данных более ранних версий имеют расширение MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно формировать файлы в форматах более ранних версий приложения, к примеру, Access 2000 и Access 2002–2003.
Возможности Аccess:
В чем различия между Access и Excel
Ключевое отличие Excel от Access заключается в том, что в первом случае используется формат электронной таблицы, в которой выполняют расчеты и визуально представляют информацию, а Access является системой, позволяющей управлять данными, применяется, чтобы хранить информацию и производить с ней определенные манипуляции.
Excel и Access — продукты корпорации Microsoft. Оба приложения являются компонентами Microsoft Office Suite. Excel включает листы с ячейками, где можно выполнять расчеты, создавать диаграммы и решать другие функциональные задачи. В Аccess есть таблицы, запросы, формы и модули отчетов. В целом, Excel является электронной таблицей, а Access — это СУБД.
Excel представляет собой электронную таблицу, разработку Microsoft для операционных систем Windows, MacOS, Andoird и IOS. Access в виде СУБД сочетает в себе реляционное ядро базы данных Microsoft Jet, графический пользовательский интерфейс и инструментами разработки программного обеспечения. Отличия данных понятий можно рассмотреть на примере нескольких критериев:
В целом, Excel и Access являются приложениями Microsoft. Основное отличие Excel от Access заключается в том, что Excel используют в качестве электронной таблицы для представления расчетов и визуализации данных, а Access необходима для управления базами данных, что существенно упрощает их хранение и управление над ними.
Достоинства и недостатки Microsoft Access
СУБД Access отличается простотой в изучении и применении. Данный системный продукт может с легкостью освоить любой пользователь, даже имеющий невысокий уровень квалификации. Программа включает широкий спектр средств, что позволяет создавать отчеты разной сложности и масштаба, которые формируются на основании табличных форматов. Обычно, Access используют для создания личных баз данных, которые не предназначены для коммерческого распространения.
Эксплуатационные характеристики системы:
Преимущества:
Недостатки:
Существуют некоторые ограничения при работе с Access:
Access целесообразно использовать при разработке несложных приложений и персональных баз данных, которые характеризуются ограниченным объемом сведений в несколько сотен тысяч записей. Подобные системы подходят для применения на небольших предприятиях.
Элементы БД Access
Стандартная версия Access включает определенный набор компонентов. Основными элементами являются:
Таблицы
Кнопка Таблицы имеет вид электронной таблицы. Информация распределяется по строкам и столбцам. По этой причине существенно упрощается процесс импорта электронной таблицы в таблицу базы данных. Отличие заключается в том, что информация структурирована.
Строки называют записями. Они включают в себя информационные блоки. Каждая запись состоит как минимум из одного поля. Поля расположены в соответствии со столбцами. В полях могут располагаться определенные виды данных, в том числе текстовая, цифровая и другая информация. Описать записи и поля можно с помощью визуализации классического стиля каталога карточек библиотеки. Каждая такая карточка соответствует записи в базе данных. Любой фрагмент информации на отдельной карточке соответствует полю в базе данных.
Формы
Используя Формы, создают интерфейс пользователя, в котором можно вводить и редактировать сведения. Как правило, формы включают кнопки с командами и другими опциями управления, предназначенными для реализации определенного функционала. Без форм можно сформировать базу данных путем редактирования имеющихся сведений в таблицах Access. Несмотря на это, многие пользователи применяют формы, чтобы просматривать, вводить и корректировать сведения в таблицах. Благодаря командным кнопкам, можно:
Формы обеспечивают контроль взаимодействия пользователей с данными. К примеру, имеется возможность создания формы, отображающей конкретные поля и выполняющей определенное количество операций, что гарантирует защиту и корректность при вводе данных.
Отчеты
Данная кнопка предназначена для форматирования, сведения и демонстрации информации. Как правило, в отчете заключается ответ на конкретный вопрос пользователя. Отчеты допускается форматировать для отображения сведений в максимально читабельном виде. Пользователю предоставляется возможность формировать отчет в любое время, в котором будет отражена актуальная информация базы данных. Как правило, отчеты форматируют для последующей печати, просмотра на экране, экспорта в другие программы или размещения в электронном сообщении.
Запросы
Запросы предназначены для реализации широкого спектра функций. Ключевой опцией является поиск информации в таблицах. В том случае, когда нужные сведения размещены в разных таблицах, с помощью запроса их можно просматривать в одной. Благодаря запросам, пользователь может фильтровать данные путем определения критериев поиска для отображения только необходимых сведений.
Предусмотрена функция «обновляемых» запросов. С ее помощью можно редактировать данные, которые найдены в основных таблицах. В этом случае правки отражаются не только в таблице запроса, но и в основных таблицах.
Запросы бывают двух видов:
Запрос на выборки предназначен для извлечения данных и преобразования их в подходящий для дальнейшего использования вид. При этом результаты запроса можно вывести на экран, печать или переместить в буфер обмена. Выходные данные запроса допустимо использовать, как источник записей для формы или отсчета.
Запрос на изменение предназначен для выполнения задачи с информацией. С их помощью удобно формировать новые таблицы, пополнять сведения существующих таблиц, обновлять или удалять данные.
Макросы
Данные элементы представляют собой подобие упрощенного языка программирования. С помощью макросов повышают уровень функциональности базы данных. К примеру, при добавлении макроса к командной кнопке, он будет запускаться каждый раз при ее нажатии. В состав макросов сходят команды, по средствам которых решают определенные задачи:
Применяя макросы, представляется возможным автоматизировать большинство операционных процессов, которые ранее выполнялись вручную. Данная опция позволяет значительно сэкономить время при работе с программой.
Модули
Объекты в виде модулей направлены на повышения уровня функциональности баз данных. Модули создают на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули являются набором описаний, инструкций и процедур. Различают модули класса и стандартные элементы. В первом случае они связаны с определенными формами или отсчетами, содержат процедуры по работе с ними. Стандартные модули содержат общие процедуры, которые не связаны с какими-либо объектами. Стандартные модули перечислены в перечне Модули в области навигации.
Какие типы данных используются
Таблицы баз данных предусматривают возможность для работы с разными типами данных. Microsoft Access предназначена для следующих типов данных:
Свойства таблиц и полей в Access
Кроме того, что поля базы данных определяют структуру этой базы, они предназначены для определения групповых свойств сведений, которые записаны в ячейках, принадлежащих каждому из полей. Основные свойства полей таблиц Microsoft Access:
Так как разные поля содержат информацию неодинакового типа, то их свойства могут отличаться, исходя из типа данных. К примеру, перечисленные свойства применяются к полям в основном с текстовым типом. Для полей другого типа характерно наличие или отсутствия этих свойств, либо их дополнение другими свойствами. Данные, представляющие действительные числа, включают важное свойство в виде количества знаков после десятичной запятой. Однако для полей, в которых хранятся изображения, звукозаписи, видео и другие объекты OLE, перечисленные свойства не актуальны.
Информация в базе данных имеет вид двухмерной таблицы. Строки в ней называют записями, а столбцы — полями. Определения «запись» и «поле» используют при описании таблиц, а термины «строка» и «столбец» целесообразно употреблять, когда речь идет о результатах выполнения запросов.
Общие характеристики таблицы определяются свойствами таблицы Access. Заполнять такие свойства не является необходимостью. Для открытия окна свойств таблице в режиме конструктора нужно нажать на кнопку «Свойства» (Ргорегties), расположенную на панели инструментов.
Любая таблица характеризуется следующими свойствами: