Акт доп унифицированный формат утвержденный приказом фнс россии что это такое
Формат электронных документов
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.
В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой
Формат документов в ЭДО
Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.
Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.
Счет-фактура
В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.
Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счет-фактура
В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.
Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Акт приемки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Универсальный корректировочный документ (УКД)
В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.
Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами
Законодательная база
Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:
Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.
Вопрос-ответ
В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?
При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.
Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:
Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.
Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?
Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.
Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?
В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.
Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.
Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?
В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.
Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.
Поможем организовать работу с формализованными документами
Электронные документы в рамках ЭДО
Различают 2 вида электронных документов: формализованный и неформализованный.
Формализованный электронный документ — это документ с расширением xml, созданный по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанный участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов помогает налоговым органам автоматизировать и сократить время на их прием при проверках. ПО налоговых органов автоматически обрабатывает такие документы.
К основным формализованным электронным документам в ЭДО относятся:
Счет-фактура — это документ, необходимый для учета НДС. В нем отражается сумма налога, которую продавец включил в стоимость отгруженного товара (оказанной услуги).
В соответствии со ст. 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура ― это юридически значимый оригинал, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные. Счет-фактуру должен подписать руководитель или доверенное лицо. Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение четырех лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета по НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет экономическим субъектам объединить всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах, в одном документе.
Поскольку УПД включает в себя счет-фактуру, то к нему применяются те же требования законодательства, что и для электронных счетов-фактур. А именно — электронный УПД передается только в установленном ФНС формате через операторов электронного документооборота.
УКД составляется строго в соответствии с форматом, утвержденным Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ и Приказом ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ и передается только через операторов ЭДО.
Подписать электронный УКД может лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и первичных учетных документов. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько — по одной от каждого уполномоченного лица.
Электронный УКД может быть односторонним или двусторонним. В первом случае документ представляет собой один xml-файл с информацией и подписями продавца. Во втором случае ― два xml-файла: один содержит информацию и подписи продавца, второй ― информацию и подписи покупателя.
Акт приемки-сдачи работ (услуг) ― первичный учетный документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). На его основании денежные затраты можно учесть в расчете налога на прибыль.
Законодательство не предусматривает унифицированную форму акта, однако, как и для других первичных документов, утверждает его обязательные реквизиты ( п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ).
Электронный акт состоит из двух xml-файлов: один ― с информацией исполнителя, второй ― с информацией заказчика. Обе стороны должны подписать акт электронной подписью.
Такие акты подписываются квалифицированной электронной подписью. Это обеспечивает им юридическую силу и позволяет представлять в налоговые органы по ТКС.
Для электронного акта приемки-сдачи работ (услуг): ФНС рекомендует формат по Приказу ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Товарная накладная (ТОРГ-12) ― это первичный учетный документ, с помощью которого оформляется передача товарно-материальных ценностей между организациями и на основании которого ведется учет этих операций.
Электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй — на стороне покупателя при пересылке документа. Электронную товарную накладную подписывают продавец и покупатель.
Неформализованный документ с произвольным форматом — это любой документ, для которого нет утвержденного или рекомендуемого формата. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.
Переход на новые форматы документов
Необходимость в новых форматах
Налоговая служба регулярно проводит обновление форматов электронных документов для соответствия законодательству и облегчения обработки входящих данных на стороне ведомства.
Согласно Приказу ФНС № 820 от 19.12.2018 года утверждён формат электронных документов, благодаря которому можно составлять документы различного назначения: счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Электронные документы позволяют решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг.
Основными причинами изменения формата являются повышение ставки НДС с 18 до 20% и введение обязательной маркировки.
Для отражения кодов маркировки и обеспечения мониторинга промаркированных товаров в формате предусмотрены новые поля. Для каждой позиции товара или услуги в электронных документах можно указать сведения: регистрационный номер партии, количество товара, дату оказания услуг, выполнения работ или поставки.
Когда документы старых форматов перестанут принимать?
До конца года налогоплательщики могут создавать счета-фактуры по новому формату или продолжать пользоваться форматом по Приказу ФНС № 155. С 1 января 2020 года использовать старый формат будет нельзя.
Требования прописаны в Приказе ФНС № 820, который заменит Приказ ФНС № 155.
Изменение форматов электронных документов не сказывается на пользователях Диадока
Диадок умеет работать с электронными документами в новом формате по Приказу ФНС № 820.
Изменение форматов электронных документов никак не скажется на абонентах операторов ЭДО. Все работы по доработке сервисов обмена специалисты СКБ Контур берут на себя.
Функциональность сервиса позволяет проверить ваши xml-файлы на соответствие формату. Загрузите файл и дождитесь результата проверки. Если документ не соответствует формату, заявленному пользователем, Диадок его не отправит и попросит исправить ошибки. В этом случае вы увидите сообщение «Счёт-фактура отправлен в устаревшем формате».
Отправка документов через Диадок
Важно, чтобы электронный документ в формате xml и при визуализации содержал все обязательные реквизиты, которые перечислены в ст. 169 НК РФ для счёта-фактуры и в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ для первичных документов. Если они не заполнены, Диадок не отправит такой документ.
ФНС утверждает форматы документов, чтобы иметь возможность автоматически их обрабатывать. Поэтому ФНС истребует, а налогоплательщик представляет в налоговую именно xml-файлы документов. Распечатанная из Диадока и заверенная печатная форма документа является лишь заверенной копией документа, пригодной для представления в суд.
С 1 января 2020 года следует использовать актуальные форматы представления налоговой и бухгалтерской отчётности, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов. Вы можете обмениваться первичкой в любом удобном вам формате, но помните о том, что при истребовании ФНС в электронном виде примет только документы по утверждённым форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Все случаи модернизации интеграционных решений для обмена электронными документами надо рассматривать индивидуально. Для этого следует подать заявку на подключение нового документа, после чего специалист по внедрению выяснит объём необходимых доработок или необходимость установки дополнительных модулей.
В переходный период внедрения новых форматов у пользователей возникает много вопросов. Вот некоторые из них:
Вы можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или удалённую демонстрацию системы, заполнив форму:
Новые форматы электронных документов
Развитие электронного документооборота идет полным ходом и не только среди участников бизнеса, но и во взаимодействии с налоговыми органами. В письме от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315 представители ФНС России отметили, что развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности службы. В этой связи ограничение налогоплательщиков в возможности представлять документы в электронной форме недопустимо. А в письме ФНС России от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577 сказано, что представление документов в электронном виде является наиболее предпочтительным из всех способов.
Заметим, большая часть организаций уже давно представляет бухгалтерскую и налоговую отчётность исключительно в электронном виде и не может отрицать эффективности и экономичности данного способа. Следующим этапом оптимизации работы ФНС с налогоплательщиками является налаживание процесса представления в налоговые органы отчётности в электронном виде.
Представление документов в электронном виде в налоговый орган
Нормы истребования налоговым органом документов у налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) установлены в ст.93 НК РФ, по контрагенту или иному лицу, располагающим документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого, приведены в ст.93.1 НК РФ.
При этом, если истребуемые у налогоплательщика документы в рамках ст.93 и ст.93.1 НК РФ составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее ТКС), либо через личный кабинет налогоплательщика. Заметим, представление документов в электронной форме допускается только в том случае, когда они составлены по форматам, утвержденным ФНС России.
Одновременно допускается, что ваша компания может обмениваться со своими контрагентами электронными документами по иным форматам, отличным от тех, которые утверждены ФНС России. Однако, в этих форматах вы не сможете представить документы в налоговую инспекцию по её требованию, их попросту не примут. Соответственно, электронные документы, составленные по форматам, отличным от форматов ФНС России, будут представляться в случае их истребования налоговым органом в виде заверенных копий на бумаге с отметкой о подписании документов электронной подписью. Дабы избежать подобных неудобств и не делать двойной работы, лучше всегда применять в своей работе только те форматы электронных документов, которые утверждены соответствующими нормативно-правовыми актами.
В настоящей статье основной акцент делается на представлении именно электронных документов, а не их сканированных копий, подача которых предусмотрена Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Перечень документов, представление которых возможно в виде сканированных копий, является исчерпывающим и включает: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); спецификации (калькуляции, расчеты) цену (стоимость); акты приёмки-сдачи работ (услуг); счета-фактуры, в том числе корректировочные; товарно-транспортные накладные; товарные накладные (ТОРГ-12); грузовые таможенные декларации/транзитные декларации, в том числе добавочные листы к ним.
Чем формат отличается от формы первичного документа
В свете всех нововведений, связанных с расширением электронного документооборота, необходимо отметить, в чём заключается принципиальная разница между форматом представления электронного документа и его формой. Ведь формы первичных учетных документов, в том числе в электронном виде, в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» определяются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учёта. При этом первичные учётные документы в электронной форме могут подтверждать факты финансово-хозяйственной деятельности организации для целей бухгалтерского учёта и налогообложения только в тех случаях, когда информация в электронном виде, подписанная электронной подписью по правилам, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
В отличие от формы формат электронного документа утверждается приказом ФНС России и представляет собой закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в электронном документе и имеет тип расширения «XML». Можно сказать, что формат документа — это его «начинка», тогда как форма — его «лицевая сторона».
При формировании ответа на требование о представлении документов совместно с xml-файлами счёта-фактуры, документа о передаче товара и документа о передаче результатов выполненных работ (оказанных услуг), налогоплательщиком должны передаваться также подтверждающие их файлы электронной подписи (тип расширения — sgn). Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например, продукты компании «Такском»). Остальные документы, которые можно направлять в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист книги покупок, дополнительный лист книги продаж), передаются без файлов электронной подписи.
Электронные форматы счетов-фактур, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов к ним известны нам с того момента, как вышел Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который применялся с 23.05.2012 и утратил силу 13.04.2015 в связи с изданием Приказа ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.
На законодательном уровне уже давно велась работа по приведению форматов электронных документов в соответствие с современными требованиями. «Модернизированные» форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ представлены нам в конце 2015 года в соответствии с Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Как заявили в ФНС России старые форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ будут действительны на протяжении всего 2016 года. Таким образом, у участников электронного документооборота хватит времени на освоение новых форматов и перенастройку информационных систем компаний для работы с ними.
Новые форматы представления документов о передаче товаров, работ, услуг, действующие с 01.01.2016
Приказы ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, утвердившие новые форматы документов (далее — новые форматы), призваны расширить сферу применения электронного документооборота. Теперь перечень документов, которые налогоплательщики в соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ могут представлять в налоговые органы по ТКС в рамках процедур истребования или вместе с налоговой декларацией, значительно увеличен.
Формат, утверждённый Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, описывает требования к xml-файлам передачи по ТКС первичного учётного документа, оформляющего приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений, регулируемых главой 30 ГК РФ «Купля-продажа». Такой электронной «накладной» можно оформлять передачу любых видов ценностей одного хозяйствующего субъекта другому. Документ о передаче товара представляет собой два файла. Один содержит сведения продавца о сделке и электронную подпись уполномоченного лица. Второй — идентификационные сведения о первом файле, информацию о сделке со стороны покупателя, а также электронную подпись уполномоченного лица.
В свою очередь, формат, утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, описывает требования к хml-файлам передачи по ТКС первичного документа в электронной форме, оформляющего приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг). Он тоже состоит из двух файлов. В одном содержится информация исполнителя: сведения передающей стороны о сделке и электронная подпись. В другом — идентификационные сведения о файле исполнителя, данные о сделке со стороны заказчика и его электронная подпись. При этом новым форматом предусмотрена ситуация, в которой возникает необходимость исходя из условий сделки, либо по причине разбирательств с контрагентом в формировании одностороннего акта. В этом случае в электронном документе будет только один файл с квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны.
Новые форматы содержат реквизиты, которые были и в ранее рекомендованных форматах, и отвечают требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ к первичным документам. При этом новые форматы отличаются гибкостью в своём использовании за счёт наличия в них свободных информационных полей, которые организация может заполнять по собственному усмотрению.
Так называемые свободные поля могут заполняться организациями любыми дополнительными реквизитами (50 символов), позволяющими учитывать специфику оформляемой операции, а также значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, позволяющего отразить в документе более полную информацию о факте хозяйственной жизни.
Кроме того, в новых форматах можно формировать различные версии документа с учетом сделанных исправлений. И ещё один плюс новых форм — это возможность изменять наименование типа электронного документа. Например, вместо «Акта выполненных работ» можно написать тип документа «Акт приёма-передачи результата работ», форма которого разработана в организации.
Как и прежние форматы, установленные для первичных документов (накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ), новые форматы лишь рекомендованы нам к применению в работе, а их утверждение не требует их обязательного использования. Иначе говоря, организации могут обмениваться документами в любых форматах, в том числе и разработанных самостоятельно. Но, ещё раз хочу отметить, что будет целесообразнее использовать рекомендованные ФНС России форматы, поскольку такие электронные документы можно будет передавать в налоговую инспекцию по требованию о представлении документов без лишних трудозатрат.
Новый формат первичного документа, включающего в себя счёт-фактуру
Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утверждён формат счёта-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме.
При этом, утверждённый формат имеет различные варианты документального оформления факта финансово-хозяйственной жизни организации.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, представляет собой файл обмена от продавца и содержит сведения, предусмотренные для счетов-фактур соответствующими нормативно-правовыми документами. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:
— файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя счёт-фактуру, применяемый при расчётах по налогу на добавленную стоимость, а также дополнительные сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны передающего субъекта;
— файл обмена для представления дополнительной к счёту-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны принимающего субъекта.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:
— файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки в структуре файла обмена счёта-фактуры (информации продавца). Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;
— файл обмена для представления дополнительной к информации продавца информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта. Данный файл может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством составление двустороннего документа не требуется.
Следовательно, в зависимости от своего назначения набор обязательных реквизитов xml-файла документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) будет разным.
Для составления счёта-фактуры это будет файл обмена со сведениями, предусмотренными Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 и ст. 169 НК РФ, подписанный уполномоченным лицом. При этом ощутимых отличий с действующим в соответствии с Приказом ФНС России от 04.03.2015г. № ММВ-7-6/93@ форматом счёта-фактуры в электронном виде нет.
Для составления первичного документа файл будет содержать реквизиты, заданные требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и состоять из двух файлов обмена с информацией об экономических субъектах, участвующих в ней, и о предмете сделки. Один титул будет подписываться ответственным лицом за оформление факта хозяйственной деятельности с отправляющей стороны, другой — ответственным с принимающей.
Для составления подобного универсального документа, который объединяет в себе функции счёта-фактуры и первичного документа, файл должен состоять из двух файлов обмена и содержать обязательные реквизиты обоих документов.
Таким образом, к настоящему моменту у организации имеется полный набор форматов документов для оформления в электронном виде любой ситуации её финансово-хозяйственной деятельности, связанной с передачей товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому. Форматы разработаны для всех документов, которые наиболее часто запрашиваются налоговыми органами у налогоплательщиков, что в конечном итоге приводит к оптимизации процесса работы между ними.
Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными. Их удобно хранить, искать и представлять по требованию ФНС. Узнайте о преимуществах использования электронного документооборота для вашей компании.