Акт подтверждающий состав коу что это
Акт подтверждающий состав коу что это
Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.
Ключевые характеристики актов
Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:
Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.
Разновидности актов
Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:
Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.
Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины
Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:
Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:
Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.
Особенности оформления актов
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.
Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.
Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:
Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.
Дополнительные требования к оформлению
Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:
К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.
Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
См. статью «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» в № 12′ 2019
См. статью «Оформляем служебные записки по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций к нему» в № 9′ 2019
Один из разработчиков ГОСТ Р 7.0.97-2016 после его выхода написал нам статью «Письмо: все тонкости оформления реквизитов», которую вы можете прочитать в № 3′ 2019. В ней 44 примера оформления
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного.
Статья 55.11 ГрК РФ. Постоянно действующий коллегиальный орган управления саморегулируемой организации (действующая редакция)
Это старая редакция документа
2. Постоянно действующий коллегиальный орган управления саморегулируемой организации осуществляет руководство текущей деятельностью саморегулируемой организации и подотчетен высшему органу управления саморегулируемой организации. К компетенции постоянно действующего коллегиального органа управления саморегулируемой организации относится решение вопросов, которые не относятся к компетенции высшего органа управления саморегулируемой организации и компетенции исполнительного органа саморегулируемой организации.
3. Постоянно действующий коллегиальный орган управления саморегулируемой организации вправе создавать подотчетные ему иные органы саморегулируемой организации и передавать им осуществление отдельных полномочий, если создание таких органов предусмотрено уставом саморегулируемой организации или решениями ее высшего органа управления.
4. Срок полномочий руководителя постоянно действующего коллегиального органа управления саморегулируемой организации не может превышать два года.
Комментарий к ст. 55.11 ГрК РФ
а) функционирует на постоянной основе (хотя и имеет ограниченный срок полномочий применительно к конкретному составу органа);
б) является коллегиальным (при этом определенных требований к числу членов органа законодательство не предусматривает);
в) осуществляет управление деятельностью ГрСРО (т.е. выступает «полноценным» управленческим звеном, а не специализированным или вспомогательным органом с узконаправленными задачами, к примеру, только по осуществлению контроля за деятельностью ГрСРО или ее членов).
Законодатель не устанавливает наименование КОУ, отдавая тем самым выбор конкретного названия (правление, совет, президиум, коллегия и пр.) на усмотрение ГрСРО.
См., например: Лескова Ю.Г. Указ. соч. С. 261, 266; Петров Д.А. Контрольная функция саморегулируемых организаций: содержание и проблемы осуществления // Конкурентное право. 2014. N 1.
См., например: Егоров В.Ю., Шишелова С.А. Постатейный комментарий к Градостроительному кодексу РФ от 29 декабря 2004 г. N 190-ФЗ / Под ред. А.В. Филатовой. М.: ЭлКниги, 2012.
3. Раскрывая место КОУ в системе органов управления ГрСРО (которое условно можно обозначить как «промежуточное»), законодатель в ч. 2 комментируемой статьи:
— во-вторых, определяет функциональное предназначение КОУ как руководство текущей деятельностью ГрСРО. Вместе с тем приемлемость и органичность такого нормирования довольно сомнительна, принимая в расчет, с одной стороны, отграничение КОУ от исполнительного органа ГрСРО и, с другой стороны, традиционное понимание в корпоративном праве именно исполнительных органов в качестве органов текущего руководства (противоречивость данных установок видится очевидной). Поэтому модель КОУ, заложенная в ГрК РФ, не вполне согласуется с представленной в п. 4 ст. 65.3 ГК РФ конструкцией коллегиального органа управления (наблюдательного или иного совета) как органа, призванного контролировать деятельность исполнительных органов и выполнять иные функции, возложенные на него законом или уставом корпорации.
Петров Д. Саморегулирование в градостроительстве // ЭЖ-Юрист. 2010. N 16.
Егоров В.Ю., Шишелова С.А. Указ. соч.
Следует заметить, что круг лиц, отвечающих данным требованиям, весьма узок.
6. Закон не вводит требований относительно числа членов КОУ, с учетом чего ГрСРО решает данный вопрос по собственному усмотрению. При этом в соответствии с ч. 6 ст. 17 ФЗ «О саморегулируемых организациях» количественный состав КОУ должен быть установлен в уставе ГрСРО; кроме того, данный локальный акт должен устанавливать порядок и условия формирования КОУ, его деятельности, принятия решений.
8. Для целей надлежащего осуществления своих функций члены КОУ ГрСРО (как и иных корпораций) наделяются определенными правомочиями. В частности, в соответствии с п. 4 ст. 65.3 ГК РФ они имеют право:
— получать информацию о деятельности организации и знакомиться с ее бухгалтерской и иной документацией;
— требовать возмещения причиненных организации убытков;
— оспаривать совершенные корпорацией сделки по основаниям, предусмотренным ст. 174 ГК РФ (нарушение представителем или органом юридического лица условий осуществления полномочий либо интересов юридического лица) или специальными законами, и требовать применения последствий недействительности ничтожных сделок корпорации.
9. Основной организационной формой работы КОУ выступает заседание. Применимыми (в условиях отсутствия специальных правил в ГрК по поводу подготовки, созыва и проведения заседания, а также документального оформления его итогов) являются, в частности, следующие положения общегражданского законодательства и общего законодательства о саморегулировании:
С последним моментом связана проблема законности получившего известное распространение среди правоприменителей закрепления в уставе СРО права решающего голоса руководителя КОУ в случае равенства голосов. В судебной практике имеются примеры позитивной оценки такого подхода (что, правда, небесспорно).
Пример: суд признал правомерным положение устава партнерства о том, что председатель совета наделен правом решающего голоса; при этом суд указал, что голосование членов совета является способом принятия решения этим органом, следовательно, порядок голосования, в том числе с применением права решающего голоса, является порядком принятия решений, который устанавливается уставом некоммерческой организации (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 ноября 2015 г. по делу N А56-6068/2015);
а) повторное избрание одного и того же лица (в том числе подряд), в результате чего фактический срок пребывания лица в должности руководителя может составить и более двух лет. На данное обстоятельство обращается внимание в юридической литературе ;
См., например: Мандрюков А.В. Перевыборы руководства саморегулируемых организаций // Руководитель строительной организации. 2011. N 8.
б) несовпадение срока, на который избирается КОУ, и срока полномочий руководителя данного органа (первый срок может быть и больше второго).
11. Допустимым является усложнение управленческой организационной структуры ГрСРО посредством создания КОУ иных органов (как коллегиальных, так и единоличных) с делегированием им отдельных полномочий (ч. 3 комментируемой статьи). Указанные иные органы, формирование которых не носит обязательный характер, «вторичны» по отношению к КОУ, что проявляется в следующих взаимосвязанных моментах:
а) иные органы создаются именно КОУ;
б) иные органы подотчетны КОУ;
в) иные органы осуществляют лишь отдельные полномочия КОУ, прямо переданные КОУ.
Непременным условием легитимности функционирования иных органов является непосредственное санкционирование возможности их создания либо в уставе ГрСРО, либо решением высшего органа управления. Таким образом, одного лишь акта КОУ об образовании иного органа недостаточно для делегирования полномочий КОУ иным органам.
Такого толкования придерживаются многие ученые. К примеру, по словам Д.А. Петрова, «. ГрК не предусматривает необходимости создания специализированных органов, осуществляющих контроль за соблюдением членами СРО требований стандартов и правил. и рассматривающих дела о применении в отношении членов. мер дисциплинарного воздействия. Тем не менее СРО. вправе создать соответствующие органы. Но использование в этом случае термина «специализированные». представляется недопустимым» (Петров Д. Саморегулирование в градостроительстве // ЭЖ-Юрист. 2010. N 16).
12. С 1 июля 2017 г. комментируемая статья в связи с принятием Федерального закона от 3 июля 2016 г. N 372-ФЗ утрачивает силу. Как следствие, вопросы формирования и функционирования КОУ будут решаться на основе общих положений (в частности, рассмотренных выше правил ФЗ «О саморегулируемых организациях»), если, конечно, иное не будет установлено новыми специальными положениями ГрК РФ.
Помимо прочего, в результате прекращения действия комментируемой статьи с повестки дня будет снята проблематика выявленных несостыковок между положениями ГрК РФ, с одной стороны, и ГК РФ, ФЗ «О некоммерческих организациях», ФЗ «О саморегулируемых организациях», с другой стороны, относительно статуса и компетенции органов управления, что, в свою очередь, станет значимым шагом на пути к рациональной универсализации норм об управлении в СРО (вне зависимости от сферы саморегулирования).
Образец акта обследования объекта
Акт обследования объекта – документ, который может составляться по самым разным поводам, таким как предстоящая передача в аренду, капитальный ремонт здания, передача объекта под охрану, снятие с учета, ввод в эксплуатацию, купля-продажа и т.д. Независимо от того, что именно послужило причинно написания акта, в нем обязательно фиксируется состояние объекта на момент проведения обследования, а также описываются меры, которые могут быть приняты к устранению найденных дефектов, повреждения и поломок.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Акт может составляться в отношении объектов совершенно различного назначения, в том числе жилых и нежилых зданий и сооружений, движимого и недвижимого имущества и т.д.
Обычно обследование носит визуальный характер, но при необходимости, некоторые элементы и детали объекта могут быть подвергнуты более тщательному (а том числе лабораторному) исследованию.
Кто пишет акт обследования объекта
Составлением данного акта занимается специальная независимая комиссия, поэтому, первое, что следует сделать для обследования объекта – назначить членов комиссии, в составе не менее двух человек. Эти люди должны обладать достаточной квалификацией, чтобы произвести обследование и оценку на требуемом уровне, при этом, по возможности к работе следует привлечь специалиста из организации, профессионально занимающейся экспертизой состояния подобных объектов. Кроме того, в комиссии желательно включить представителя заинтересованной стороны.
Фамилии всех членов комиссии должны быть вписаны в документ, с указанием выбранного председателя.
Как правильно составить акт: основные моменты
Унифицированного образца акта нет, поэтому составлять его можно в свободном виде. Во многом форма акта диктуется целью создания документа и его содержанием. Однако для того, чтобы акт обследования объекта обрел законную силу, при его оформлении следует придерживаться некоторых стандартов.
Документ обязательно должен содержать
Если в процессе обследования выявляются какие-то повреждения, поломки, дефекты (неважно, внешние или внутренние), их тоже надо отразить в документе (по возможности, с указанием причин, приведших к их появлению). В тех случаях, когда речь при обследовании ведется об объектах капитального строительства, особое внимание следует уделить несущим конструкциям. В заключение акта нужно прописать рекомендации, данные комиссией для устранения обнаруженных недочетов.
Если кто-то из членов комиссии не согласен с внесенными в акт сведениями или выводами, он должен написать свое аргументированное, обоснованное мнение в этом же документе отдельным пунктом.
При необходимости к акту могут прикладываться различные подтверждающие его содержание документы (в т.ч. фотографии, ссылки на видео, свидетельства независимых источников), которые оформляются в виде приложений и обязательно регистрируются в самом акте.
Акт обследования объекта составляется на бумажном носителе не менее чем в двух, а, как правило, даже в нескольких экземплярах (в зависимости от количества заинтересованных сторон). Он может быть заполнен как от руки, так и напечатан на компьютере, но независимо от того, какой способ оформления будет выбран, каждая его копия должна быть заверена оригиналами подписей членов комиссии. Удостоверять печатями заполненный бланк не нужно.
Образец составления акта обследования объекта
В начале документа заполняем его наименование, затем в строке ниже указывается населенный пункт, в котором производилось обследование, а также дата составления акта.
Основная часть акта
Основная часть акта открывается описанием цели проведения обследования (капитальный ремонт, снятие с учета, передача в аренду и т.п.), со ссылкой на основание (заявление, приказ, распоряжение, судебное постановление и т.п.), потом сюда же вписывается состав комиссии. Каждый ее член должен быть внесен в акт с наименованием должности и указанием организации, которую он представляет.
Далее в документ включается адрес объекта и подробные действия, которые были произведены при его обследовании (желательно отдельными пунктами). После того, как описательная часть акта будет составлена, нужно резюмировать проведенную процедуру. Если в ходе обследования не было выявлено никаких повреждения, объект находится в удовлетворительном состоянии и соответствует всем необходимым нормативам, в акте достаточно ограничится фиксацией этого факта.
При обнаружении недостатков, их нужно тщательно описать и дать рекомендации к их устранению.
В заключении все члены комиссии должны поставить под документом свои подписи.
Акты проверок
В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.
Законодательное обоснование
Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:
ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.
Акт о внешних проверках
Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:
Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.
Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.
Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:
Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.
К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.
Акт о внутренних проверках
Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:
Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.
Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.
Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.
К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.