Актирование по договору что это значит
Инструкция по электронному актированию в ЕИС
Электронное актирование — это подготовка документов о сдаче и приемке товаров, работ и услуг через функциональные возможности Единой информационной системы.
Когда начнут использовать электронное актирование
Все электронные документы, подписанные ЭЦП, юридически приравниваются к бумажным (63-ФЗ от 06.04.2011, совместное письмо ФНС и ФК № 14-00-06/27476 и № АС-4-15/26126 от 18.12.2019). Эксперимент по онлайн сдаче-приемке товаров, работ и услуг ввели еще в январе 2020 года, а с 01.05.2021 установлено обязательное применение электронного актирования в ЕИС — для заказчиков, получающих средства из федерального бюджета.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать приемку в 2021 году без ошибок и нарушений.
Законодатели планировали переход на онлайн-документооборот еще в апреле 2021, но обязательные условия электронного актирования в контракте фактически ввели с 01.05.2021. В стадии проекта находится и разработка изменений к 44-ФЗ.
Каковы цели проекта
В регламенте Единой информационной системы дается пояснение, что такое электронное актирование в ЕИС, — это формирование, отправление и обработка документов приемки с помощью функционала портала закупок. Передача актов в ЕИС упрощает работу не только для всех участников торгов, но и для контролирующих органов. Закупки становятся более прозрачными. Основные задачи:
Новый способ актирования позволяет быстрее подписывать документы заказа и получать обратную связь от контрагента. Переход на онлайн-документооборот через ЕИС происходит автоматически: образец приказа о применении электронного актирования заказчику не требуется.
Как реализовывается актирование через ЕИС
По сути, схема работает следующим образом: заказчик открывает функционал ЕИС по формированию документов, затем поставщик формирует электронный акт и поставляет товары, работы и услуги заказчику. Организация принимает продукцию, подписывает акт о полной или частичной приемке или мотивированный отказ. Обязательное требование с 01.05.2021 — прописать условие о формировании электронной документации. В 44-ФЗ нет конкретных рекомендаций, как прописать в контракте возможность электронного актирования, но в соглашение с исполнителем необходимо внести пункт о возможности подписания документов о приемке товаров, работ, услуг в электронной форме через ЕИС.
Приемочная комиссия подписывает заключение и экспертизу на бумаге.
Общая схема онлайн-документооборота такова:
Стороны обязаны предусмотреть возможность электронного обмена документами в соглашении. Вот как действовать заказчику:
Что делать поставщику
Инструкция, как проводить электронное актирование при приемке исполнения по контракту поставщику:
Полная схема действий поставщика:
Что делать, если заказчик не принял товар
Если заказчик направил мотивированный отказ, необходимо исправить все нарушения. Законодательная ответственность за нарушения по электронному актированию в ЕИС пока не установлена: при нарушениях необходимо повторно сформировать документы с учетом исправления. Направьте заказчику корректный акт и организуйте поставку заново. Если отказ немотивированный, поставщик вправе обжаловать действия заказчика.
Другой вариант, когда продукция принята частично. Вот что требуется сделать поставщику:
Как работать заказчику
Задача заказчика — сверить акт с фактической поставкой. Если расхождений нет, то руководитель подписывает документы сдачи-приемки и завершает исполнение госконтракта.
Вот пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для заказчика в рамках 44-ФЗ:
Шаг 1. Принимаем товары, работы и услуги.
Шаг 2. Составляем бумажное заключение или результаты экспертизы.
Шаг 3. Заходим в личный кабинет.
Шаг 4. Выбираем контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». Формируем извещение для поставщика и подтверждаем поставку.
Шаг 5. Изучаем акт поставщика. Максимальной срок для подписания — 20 рабочих дней. Максимальный срок оплаты — 10 дней с даты подписания документов приемки.
Шаг 6. Если отклонений нет, заполняем часть заказчика. Прикладываем отсканированные бумажные документы приемки.
Шаг 7. Подписываем форму ЭЦП и направляем поставщику. А вот как в ЕИС распечатать подписанный электронный акт — нажать правой кнопкой мыши на сохраненную позицию, выбрать в контекстном меню «Просмотр печатной формы», затем распечатать. Кроме распечатки, доступны выгрузка и сохранение документации на рабочем компьютере.
Шаг 8. Производим оплату по контракту.
Шаг 9. Вносим сведения об исполнении в реестр госконтрактов.
Что делать, если товары не соответствуют условиям контракта
В случае поставки некачественной продукции или несоответствующих работ и услуг функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг позволяет отказаться от подписания приемочных документов. Отказ формируется следующим образом:
Как решить возникающие проблемы
Перечень часто возникающих проблем:
Такие нарушения выдает контроль при сохранении. Это не ошибки заказчика, а результат некорректной работы экспериментальной системы. Для исправления обращайтесь в техподдержку. Составьте заявку и подробно опишите возникшую проблему.
Ошибки возникают и из-за неправильных настроек АРМ в ЕИС. Попробуйте переустановить систему на ПК. Мастер установки есть на главной странице Единой информационной системы.
Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция и изменения 2021 года
Электронное актирование — это формирование и утверждение документов о приемке товаров, работ или услуг с использованием функционала Единой информационной системы. В 2021 году оно стало обязательным, но не для всех.
Когда применять электронное актирование
Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января 2020 года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.
Для некоторых заказчиков электронная приемка по 44-ФЗ с 2021 года стала обязательной. 22.06.2021 на портале правовой информации опубликовано Распоряжение правительства № 1659-р от 18.06.2021, которое утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федбюджета придется предусматривать в 2021 году в госконтрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме оцифрованного документа. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств.
Получается, что ожидали обязательное применение электронного актирования в ЕИС с 1 апреля 2021 года, но это произошло только в середине 2021-го, и не для всех заказчиков.
Распоряжение № 1659-р от 18.06.2021 разъясняет, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ: в список ГРБС, для которых такая приёмка обязательна, вошли 39 ведомств.
Остальным ГРБС, которые не попали в перечень, рекомендовали предусматривать в контрактах условия об электронном актировании. Это значит, что они не обязаны принимать товары, работы, услуги с использованием электронных актов.
Учитывайте, что электронная приемка товара по 44-ФЗ с 01.04.2021 необязательна. Электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков с 01.01.2022 в связи с принятием оптимизационного Федерального закона № 360-ФЗ от 02.07.2021, который меняет 44-ФЗ. Условие: тендер проведён онлайн.
Контрактное законодательство разъясняет, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС: если организация входит в перечень ГРБС из Распоряжения № 1659-р от 18.06.2021, то приёмку проводят через ЕИС. С 01.01.2022 процедура станет обязательной и для других госзаказчиков. Учитывайте, что актирование применяют для онлайн-процедур.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать приемку без ошибок и нарушений.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .
Задачи актирования
Основные положения
Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредством ЕИС и включения этого права в проект контракта.
Как выглядит схема электронного документооборота по 44-ФЗ в ЕИС в 2021 году при применении электронного актирования:
Вот как в контракте прописать электронную приемку по 44-ФЗ заказчику:
Краткая инструкция, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС для заказчика:
Инструкция для поставщика
Пошаговая инструкция, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС по 44-ФЗ:
Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.
Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости выбрать этап контракта.
Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать документ о приёмке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.
Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.
Шаг 6. Реализовать поставку.
Если заказчик отказывается принимать товар
При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:
В случае когда товары приняты частично:
Шаг 1. Откройте документ со статусом «Подписано с частичной приёмкой», который поступил от заказчика.
Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.
Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.
Шаг 4. Реализуйте поставку.
Инструкция для заказчика
Рассказываем, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС по 44-ФЗ:
Шаг 1. Провести приемку товара.
Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.
Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.
Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «На рассмотрении».
Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, то заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.
Шаг 6. Утвердить документ ЭЦП и направить его поставщику.
Шаг 7. Оплатить товар.
Шаг 8. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.
Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика согласно положениям 360-ФЗ от 02.07.2021 — не позднее двадцати рабочих дней.
Если товар не соответствует условиям контракта
Функционал Единой информационной системы позволяет оформить отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:
В случае когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.
Возможные проблемы актирования
Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:
В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:
Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:
Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, которые доступны для ознакомления.
Электронное актирование: взгляд поставщика
директор академии продаж OTC.RU, эксперт в сфере закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ
С 2022 года использование электронного актирования станет обязанностью каждого из заказчиков. Рассказываем, как поставщику сформировать документы о приемке
Электронное актирование — это обмен документами о приемке товаров, работ, услуг при исполнении государственных и муниципальных контрактов (в соответствии с Законом № 44-ФЗ) в электронном формате посредством функционала личного кабинета заказчика и поставщика единой информационной системы.
Подробнее о том, как происходит заключение контракта, о порядке оформления документов, приемке и корректирующих документах смотрите на вебинаре директора академии продаж OTC.RU, эксперта в сфере закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ Юлии Романовой « Электронное актирование по 44-ФЗ для поставщиков».
На сегодняшний день данный функционал уже есть в единой информационной системе, однако обязанность его применять предусмотрена только для отдельных заказчиков. Распоряжение Правительства № 1659-р от 18.06.2021 утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федерального бюджета необходимо использовать в 2021 году электронную приемку. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственные этим ГРБС организации — получатели бюджетных средств.
В конце статьи вы найдете алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика.
В конце статьи есть шпаргалка
С 2022 года с учетом изменений, которые вносит Закон № 360-ФЗ в закон о контрактной системе все заказчики будут обязаны использовать электронное актирование. Бумажные документы при осуществлении поставки не будут применяться. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Федеральной налоговой службы и Казначейства
№ 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.
Цели электронного актирования
Если заказчик в текущем году использует электронное актирование, то информация об этом будет указана в документации о закупке. Таким образом, поставщику будет заранее известно о необходимости подготовки закрывающих документов в электронном формате.
Первичное формирование документов о приемке — обязанность поставщика
Участникам закупок рекомендуется заранее проверить настройки прав доступа в личном кабинете в единой информационной системе. В личном кабинете ЕИС у пользователя должны быть активированы следующие права доступа:
После активации необходимых полномочий пользователя доступ будет открыт в отношении всех контрактов на стадии исполнения в части формирования закрывающих документов в электронном виде (в 2021 году такой доступ будет предоставлен в отношении контрактов с предусмотренным электронным актированием).
Предварительные настройки личного кабинета, прав пользователя необходимо выполнить в разделе «Администрирование».
Алгоритм подготовки поставщиком документа о приемке:
Документы о приемке (электронный акт) — необходимо использовать этот тип документа, если требуется оформить сведения по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
Счет-фактура и документ о приемке — документ, используемый при расчете налога на добавленную стоимость, и документ по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
Счет-фактура — документ, который используется при расчете налога на добавленную стоимость.
При необходимости можно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С).
При этом загружаемый файл должен быть в формате xml.
Документ о приемке содержит две основные части: титул заказчика и титул поставщика. Частично форма будет предзаполнена. Участнику необходимо внести только те сведения, которые относятся к информации о товаре, работах, услугах, а также указать недостающую информацию о своей организации (титул поставщика).
В единой информационной системе предусмотрена возможность работы поставщика и заказчика с документами в электронном виде, которые подтверждают:
Документ о приемке включает следующие разделы и обязательные сведения:
В процессе движения документа о приемке статус документа будет меняться. Дополнительно предусмотрена цветовая индикация статуса документа.
Возможны следующие статусы:
После подписания документа о приемке необходимо реализовать поставку ТРУ и ждать ответ заказчика.
Заказчик может принять ТРУ или отказать в приемке по объективным причинам. Актуальный статус документа о приемке будет указан. В случае если по документу получен ответ заказчика, в составе которого на вкладке «Прочие начисления» в блоках «Информация о начисленной неустойке (штрафе, пени) и уменьшении суммы оплаты» и/или «Информация о налогах и взносах, уплачиваемых заказчиком за физическое лицо» указана хотя бы одна запись, сумма оплаты будет уменьшена на указанную.
Поставщику также необходимо учитывать иные особенности обмена документами при исполнении контракта в электронном формате:
Пиктограмма подписи отображается в двух режимах:
Приемка товаров, работ, услуг: действия поставщика при отказе заказчика осуществить приемку
При отказе заказчика в приемке товаров, работ, услуг у поставщика есть два варианта решения вопроса:
В случае когда товары приняты частично, поставщику необходимо выбрать из списка документ о приемке, по которому заказчик принял только часть товаров (работ, услуг), сформировать корректировочный документ с помощью пункта контекстного меню личного кабинета «Сформировать корректировочный документ» на принятую заказчиком часть товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг).
Исполнителю необходимо подписать корректировочный документ в личном кабинете ЕИС (корректировочный документ подписывают уполномоченные лица, в том числе в установленных случаях лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета) и направить его заказчику в ЕИС.
Планируется, что в ближайшем будущем будет предусмотрен функционал по предварительному урегулированию вопросов поставки. Таким образом, поставщик и заказчик в ЕИС будут обмениваться финальными документами.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика 134 КБ
Размышления юриста. Что такое Акт, актирование и с чем его едят?
Ситуация
Не так давно позвонил один знакомый. Ситуация, в общем-то, стандартная в социальных отношениях: договорились об обмене услугами, партнер заверил, что все будет хорошо, но при проверке оказалось, что требуемые действия не совершены. Партнер же заверяет, что все сделал. Назревает инцидент.
Другой пример: недавно я писал про штрафстоянки. И говорил, что машину со штрафстоянки вам могут передать в побитом-помятом состоянии. Вы можете говорить о том, что ее помяли при транспортировке, а вам будут говорить, что машина и так была помята.
Третий пример: вами или еще кем-либо совершено какое-то действие, результаты которого лягут потом в основу юридически значащего для вас решения. Решение может быть как положительное, так и отрицательное для вас.
Четвертый пример: часто слышишь истории о том, что людей «обхамили» в магазине, обманули на работе или в быту, не предоставили то, что нужно, вменили то, чего быть не должно и т.д.
Пятый пример: контрагент по договору или работник не выполняет свои обязанности, распоряжения, всячески юлит и саботирует их, уклоняется от честного исполнения договора.
Проблема
Необходимо как-то зафиксировать ситуацию, состояние, чужое действие или бездействие.
Решение.
Акт – это документ, описывающий факт.
Актирование – это документальная фиксация факта.
Правом актировать (фиксировать юридически значимые факты) наделены не только специальные комиссии, но любой человек, который полагает, что нарушены его права.
Если какое-либо действие какого-либо лица имеет для вас юридическое значение (повлияет на ваши права и обязанности) – обязательно зафиксируйте его «на бумаге». Тем самым вы «закрепите» то, что не имеет материального выражения и может «исчезнуть», либо быть неверно истолковано, опровергнуто и т.д. Вы не только получите подтверждение для своих выводов, но и заранее предупредите кривотолки и спекуляции на этом факте.
Акт составляется очень просто:
Акт (фиксация факта) является первым условием, если вы хотите направить кому-то претензию с требованием устранить нарушение ваших прав и компенсировать убытки. Сама по себе претензия, без фиксации факта нарушения ваших прав, может не повлечь для нарушителя никаких последствий.
Казначейство России разъяснило особенности санкционирования оплаты денежных обязательств в условиях электронного актирования
 |
| minervastock / Depositphotos.com |
Казначейством в ЕИС реализована функциональная возможность по формированию и подписанию электронной подписью электронных документов о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги при исполнении контракта. Речь идет об электронном актировании.
В этой связи встают резонные вопросы, связанные с порядком санкционирования оплаты денежных обязательств в условиях «новой реальности» электронного актирования. Федеральное казначейство в своем письме дает следующие разъяснения (Письмо Федерального казначейства от 19 ноября 2021 г. № 07-04-05/14-28375 ).
Прежде всего, поскольку документ о приемке в электронной форме содержит необходимую информацию, проверяемую Казначейством при санкционировании оплаты денежного обязательства получателя средств федерального бюджета, требование проверки реквизитов и показателей, установленное Порядком санкционирования оплаты №257н выполняется.
Узнайте последние изменения Закона № 44-ФЗ и Закона № 223-ФЗ, пройдя обучение по долгосрочной программе профессиональной переподготовки, и получите диплом установленного образца.
В соответствии с Порядком учета бюджетных и денежных обязательств №258н постановка на учет денежного обязательства осуществляется в соответствии со Сведениями о денежном обязательстве. Сведения в свою очередь формируются на основании документов, предусмотренных Перечнем документов, на основании которых возникают бюджетные обязательства, и документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств. В частности, предусмотрена также постановка на учет денежного обязательства на основании документа о приемке, а также иного документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства.
Следовательно, документ о приемке в электронной форме подтверждает возникновение денежного обязательства.
Таким образом, поскольку документ о приемке в электронной форме содержит всю требуемую информацию, представление в Казначейство дополнительных документов, подтверждающих исполнение денежного обязательства, с 1 января 2022 года не требуется.
Помимо этого, получатели средств федерального бюджета согласно новым нормам постановления Правительства РФ № 2050 вправе формировать и подписывать электронные документы о приемке товаров, работ, услуг, отдельных этапов исполнения контракта в ЕИС при исполнении государственных контрактов в 2021 году.
Поэтому документом о приемке в электронной форме разрешено пользоваться уже сейчас для подтверждения как возникновения денежного обязательства, так и для постановки на учет денежного обязательства и санкционирования его оплаты.
Поскольку электронное актирование – процедура новая и непривычная, рекомендуется пробовать работать по новым правилам уже сейчас, пока электронный формат не стал обязательным. В период такой «обкатки» учреждения смогут обнаружить «слабые звенья» и выстроить рациональное взаимодействие между структурными подразделениями. В работе можно также пользоваться методическими материалами, размещенными на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок.