Аппаратное совещание что это такое
Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний
Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний
1. В целях упорядочения работы администрации района, координации деятельности органов администрации устанавливается единый порядок проведения аппаратных совещаний.
На аппаратных совещаниях обязательно участие:
— заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района;
— руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района;
— глав городских и сельских поселений района;
— руководителей муниципальных организаций района по поручениям главы администрации района.
На аппаратные совещания могут приглашаться руководители (представители) государственных органов и организаций района.
4. В соответствии с утверждённым планом основных организационно-технических мероприятий администрации района проект повестки дня аппаратного совещания администрации района формируется управлением по организации деятельности администрации района не позднее, чем за три рабочих дня до совещания и подписывается управляющим делами. Повестка дня аппаратного совещания, подписанная управляющим делами администрации района доводится управлением по организации деятельности администрации района до сведения руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района, глав городских и сельских поселений, иных заинтересованных лиц.
Рассмотрение на аппаратном совещании вопросов, не вошедших в повестку дня, а также снятие и перенос вопросов, вошедших в повестку дня, возможно по согласованию с управляющим делами администрации района на основании служебной записки.
5. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации, специалисты, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на аппаратных совещаниях, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. Материалы по вопросам, включённым в план аппаратных совещаний, представляются для ознакомления главе администрации района не позднее, чем за 2 рабочих дня до определённой планом даты рассмотрения вопроса.
7. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на аппаратных совещаниях организует управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.
8. Организация подготовки и проведения аппаратных совещаний, оформление поручений главы администрации района, данных на аппаратных совещаниях, возлагается на управление по организации деятельности администрации района.
9. Протокол аппаратного совещания администрации района ведётся начальником управления по организации деятельности администрации района, а в период его отсутствия, лицом, исполняющим его обязанности.
10. Контроль за выполнением поручений главы администрации района, содержащихся в протоколе аппаратного совещания, осуществляется управлением по организации деятельности администрации района.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Умные совещания: решения, которые меняют деловое общение
Павел Шалагинов, руководитель отдела развития ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia, поделился списком платформ и устройств, которыми пользуются сотрудники компании для роста продуктивности совещаний.
Технологии для совещания должны решать две основные задачи. С одной стороны, упрощать его организацию: помогать определять повестку и ключевые вопросы. А с другой – быть инструментом для коммуникации. В нашей компании мы решаем обе задачи при помощи инструмента Microsoft Teams, который объединяет в себе программное обеспечение для совместной работы и клиент системы обмена сообщениями – то есть функции SharePoint и Skype.
Платформа позволяет заранее формировать темы и рабочие группы, создавать каналы, где сотрудники могут общаться ещё до начала собрания; выбирать и согласовывать время встречи. После этого можно здесь же организовать голосовую или видеосвязь. Ещё один плюс – возможность создавать электронную ссылку для подключения внешних контрагентов через веб-интерфейс. Благодаря этому в конференциях могут принимать участие не только сотрудники компании.
Сейчас все наши совещания проводятся в дистанционном формате, и мы пользуемся инструментами Microsoft Teams для совместной удалённой работы: сотрудники делятся друг с другом своим расписанием; записывают встречи на видео – их расшифровка производится автоматически. Помимо этого, мы пользуемся системой онлайн-голосований, особенно на совещаниях с большим количеством участников. Сотрудники просто переходят по ссылке и выбирают определённый вариант ответа. Результаты отображаются на странице голосования и обновляются в режиме онлайн. Таким образом, система позволяет подводить итоги, даже если участники встречи не могут быстро прийти к единому мнению.
Помимо этого, Microsoft Teams можно интегрировать с различными решениями – например, платформой TESSA. По сути, это система электронного документооборота, но мы активно используем её для работы с задачами: чтобы фиксировать, делегировать и назначать их; отслеживать статус и время выполнения.
По нашему опыту половина принятых на совещаниях решений не доводится до конца – и всё потому, что ими сложно управлять, особенно в условиях сложной разветвлённой иерархии. Если объединить Microsoft Teams с TESSA, то после совещаний на основе повестки автоматически создаётся набор поручений. К нему прикрепляются ответственные лица, сроки – и вот руководителю становится легче следить за процессом выполнения, который становится максимально прозрачным. Такая интеграция позволяет замкнуть задачи в единый цикл и доводить принятые решения до конца.
Но программы и приложения – это только одна сторона вопроса: важную роль играют и аппаратные средства. Со многими из них также можно объединить платформу Microsoft Teams. Например, с электронными досками, рисунки и пометки на которых можно потом сохранять в OneNote. Или даже камерой с функцией автоматического поворота на говорящего – такая установлена в нашем офисе.
Часто именно от аппаратных средств зависит успех совещания. Представим ситуацию: в компании проходит видеоконференция. Все общаются и понимают друг друга; кажется, что встреча проходит продуктивно. Но возникает помеха – общение прерывается, линию диалога приходится выстраивать с самого начала. При принятии решений многое зависит от интонаций и невербальных коммуникаций, поэтому любые проблемы со звуком или картинкой сразу приводят к снижению вовлечённости, особенно в эпоху онлайн-встреч. А это одна из ключевых проблем плохо организованных совещаний – и как следствие, потери драгоценного рабочего времени.
Экономить время позволяют не только аппаратные средства, которые обеспечивают высокое качество связи во время совещания. На дверях переговорных комнат в офисе мы планируем установить специальные планшеты – на них будет выводиться информация о том, свободно ли помещение. Если необходимо оперативно провести митинг, переговорную можно забронировать в несколько кликов без необходимости идти за ноутбуком или обращаться с просьбой к секретарю.
Кроме того, мы планируем внедрить систему управления переговорными комнатами с использованием интеллектуальных камер видеонаблюдения. Если в помещении нет людей, устройство автоматически отправляет оповещение в систему бронирования переговорных – например, мы используем Microsoft Outlook. Бронь снимается, переговорную можно занимать. Это полезно, когда встреча закончилась раньше или сотрудник забыл отметить в календаре, что совещание отменилось.
Развитие технологий для делового общения делает совещания более интеллектуальными – а значит, приближает нас к реализации идей умного офиса. Ежедневно огромное количество времени и сил сотрудников уходит на рутину, так как им приходится работать с неструктурированной информацией. А собрания и встречи – её основной источник.
Чтобы работа сотрудников была более комфортной, и как следствие, более эффективной, мы используем решения для управления электронными документами и данными. Они позволяют распознавать документы и извлекать данные, а затем проверять их корректность и экспортировать в различные источники: внешние базы данных, файлы, бизнес-приложения или системы электронного документооборота. Также работать с неструктурированной информацией помогает решение для корпоративного поиска, которое позволяет искать информацию из разных источников, даже если сотрудник не знает точно, какой документ ему нужен и кто является его автором.
Сотрудники многих компаний говорят о росте эффективности совещаний: по итогам глобального исследования The future of meetings, 72% респондента отметили, что офисные собрания стали лучше, чем были всего пять лет назад. И в основе этих изменений лежат технологии. Сегодня уже 86% сотрудников предпочитают использовать технологичные решения на встречах, а 72% используют на совещаниях как минимум два устройства.
В целом офисные собрания имеют много плюсов: позволяют налаживать коммуникации между сотрудниками, систематизировать и распределять задачи, высказывать мнение и доносить важную информацию. И главное – это всего лишь использовать правильные и действительно полезные инструменты.
Порядок и особенности проведения аппаратных совещаний в местной администрации
Важным механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение[22].
Муниципальное управление осуществляется в условиях постоянного взаимодействия различных структурных подразделений местных администраций. В этом смысле важное значение приобретают правильная организация и проведение совещаний, которые призваны согласовывать деятельность муниципальных служащих, направленную на реализацию муниципальной политики. При этом грамотная организация и проведение аппаратных совещаний с высокой степенью вероятности может повысить эффективность работы, как отдельных структурных подразделений, так и местной администрации в целом.
Главными задачами аппаратных совещаний, проводимых у глав администраций, являются:
— рассмотрение вопросов чрезвычайной важности (например, какие либо аварии на технических объектах, стихийные бедствия и т.п.);
— обсуждение текущих вопросов, внесенных в повестку аппаратного совещания, и принятие по ним решений.
Аппаратные совещания должны проводиться исходя из двух основополагающих принципов: принцип эффективности и принцип экономии времени[23].
Принцип эффективности означает, что совещание не должно ограничиваться только обсуждением, констатацией проблем и дискуссией, посвященной поиску путей их решения. Принцип эффективности проведения аппаратных совещаний состоит также в том, что принимаемое по конкретному вопросу решение должно иметь достоверно прогнозируемую результативность. Необходимо, чтобы должностные лица местного самоуправления в ходе озвучивания проблем в процессе совещания, не только предлагали возможные пути их решения, но и представляли данные проведенной работы по прогнозированию результатов реализации предлагаемых путей, способов, применения определенных сил и средств для разрешения проблем. Принцип эффективности аппаратных совещаний может быть в наибольшей степени реализован, если докладчик будет:
— предлагать несколько способов решения проблем;
— презентовать данные проведенного анализа эффективности (в т.ч. преимущества и недостатки) каждого из них;
— обосновывать необходимость финансовых затрат, направленных на выполнение такой работы.
Учитывая, что проведение аппаратных совещаний предполагает дискуссию между главой администрации, его заместителями и руководителями структурных подразделений, а также содокладчиками, экспертами и приглашенными по внесенным на повестку дня проблемам, обязательным условием реализации принципа эффективности выступает компетентность в вопросах, рассматриваемых на совещании, всех присутствующих на заседании лиц, допущенных к дискуссии.
Принцип экономии времени заключается в приложении усилий, направленных на обеспечение наибольшей эффективности проведения дискуссии при минимальных временных затратах. Важное условие реализации данного принципа – обеспечение предварительного ознакомления руководителей структурных подразделений, присутствующих на совещании, с материалами доклада, предложениями, содержащимися в нем, а также прогнозами итогов работы в результате внедрения таких предложений[24].
Организационно-правовое обеспечение аппаратных совещаний включает несколько стадий:
— подготовка правовых актов местной администрации, предусматривающих требования к докладам в части их структуры, содержания и особенностей изложения;
— обеспечение ознакомления с данными правовыми актами структурных подразделений местной администрации;
— возможна корректировка правовых актов, регулирующих указанные требования, в зависимости от предложений руководителей структурных подразделений в целях совершенствования их положений;
— разработка уполномоченными структурными подразделениями методических рекомендаций по подготовке материалов к докладу, использованию вспомогательных материалов в ходе оглашения докладов (видеоматериалов, презентаций и иного медиа сопровождения);
— принятие и введение в действие регламента подготовки плановых вопросов, выносимых для рассмотрения на аппаратном совещании главы местной администрации;
— организация предварительного ознакомления с материалами доклада главы местной администрации и руководителей её структурных подразделений либо должностных лиц, исполняющих их обязанности, присутствие которых предполагается на аппаратном совещании;
— подготовка подразделением-докладчиком проекта решения по одному либо нескольким вопросам, рассматриваемым на совещании.
Процесс эффективной организации подготовки информации на аппаратные совещания невозможно представить без принятия правовых актов местной администрации, в том числе рекомендательного характера, в которых регламентируется деятельность по подготовке докладов и изложению соответствующей информации.
Рассмотрим конкретные процедуры подготовки и проведения аппаратных совещаний на примере администрации городского округа город Воронеж. Так, в администрации городского округа город Воронеж проводится три вида совещаний:
— совещания открытого типа;
— совещания с привлечением ограниченного количества участников;
— совещания закрытого типа.
После утверждения главой городского округа протокол совещания незамедлительно доводится отделом протокола до ответственного исполнителя.
Об исполнении поручений главы городского округа исполнители сообщают в контрольно-аналитическое управление в письменном виде за подписью должностного лица, которому было дано поручение, не позднее 2 рабочих дней до срока окончания исполнения поручения.
На еженедельном оперативном совещании у главы городского округа обсуждаются задачи по оперативному решению структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями важных проблем социально-экономического развития городского округа город Воронеж.
Проект повестки дня еженедельных совещаний формирует управление главы городского округа на основе его поручений, планов работы администрации, предложений участников совещаний и согласовывает данный проект с главой городского округа.
Предложения участников совещаний направляются в отдел протокола не менее чем за 5 рабочих дней до наступления календарного месяца посредством СЭД «Аврора» с указанием вида каждого вопроса (доклад или сообщение).
Отдел протокола не позднее, чем за 3 рабочих дня до соответствующего еженедельного совещания направляет проект повестки дня всем докладчикам посредством Microsoft Outlook. Докладчики в течение 1 рабочего дня рассматривают проект повестки и направляют в отдел протокола свои замечания и возражения, мотивируя их. Исключение вопроса из повестки дня находится в компетенции управления главы городского округа город Воронеж.
В случае отсутствия замечаний и возражений в течение 1 рабочего дня, считая со дня рассылки проекта повестки дня, данный проект считается согласованным.
Руководители структурных подразделений лично присутствуют на еженедельных совещаниях. При невозможности непосредственного участия руководителя в еженедельном совещании (болезнь, отпуск, командировка и т.п.) должностное лицо, его замещающее, или по его поручению ответственный работник структурного подразделения посредством СЭД «Аврора» или IP-телефонии сообщает Ф.И.О. и должность участника совещания в отдел протокола.
Подготовка вопросов, вынесенных на еженедельные совещания у главы городского округа город Воронеж, осуществляется структурными подразделениями администрации. Доклады должностных лиц сопровождаются презентациями и регламентируются распорядительными документами администрации, устанавливающими порядок подготовки и проведения презентаций и требования к материалам презентаций.
Сообщения должностных лиц представляют собой устные выступления по темам повестки дня или иным затронутым главой городского округа вопросам. Сообщения по темам повестки дня в виде тезисов передаются в отдел протокола до 12 часов дня, предшествующего совещанию (не считая выходные и праздничные дни).
Сообщение должно содержать краткий анализ положения дел по рассматриваемым вопросам, конкретные предложения по разрешению возникших проблем, проекты протокольных поручений и продолжаться не более 5 минут. При необходимости время сообщения может быть увеличено. По истечении установленного времени глава городского округа предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.
Каждый выступающий должен придерживаться темы обсуждаемого вопроса. Если он отклоняется от нее, глава городского округа вправе напомнить ему об этом. Если замечание не учтено, глава может прервать выступление.
Ответственный исполнитель организует подготовку доклада (презентации) и предоставляет материалы в управление главы городского округа. Срок предоставления материалов по вопросам, выносимым на:
Доклады (презентации) и сообщения главы городского округа в федеральных органах власти, органах власти субъектов Российской Федерации готовят руководители структурных подразделений администрации в соответствии с курируемым направлением деятельности. Сроки подготовки определяются главой городского округа и доводятся до исполнителей управлением главы городского округа. Сроки доработки информации устанавливаются управлением главы городского округа по согласованию с главой.
Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов городского округа, руководители структурных подразделений администрации назначают и проводят совещания с подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями, учреждениями, иными заинтересованными лицами.
Совещания по однотипным вопросам проводятся, как правило, не чаще 1 раза в день с максимальной продолжительностью:
На совещаниях ведутся протоколы, которые хранятся в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству администрации. По всем протокольным поручениям готовятся письменные сообщения об исполнении. Исполнение протокольных мероприятий контролируется работниками, назначаемыми руководителями структурных подразделений администрации, в соответствии со сроками исполнения данных поручений. Результаты контроля подтверждаются фото- и видеофиксацией, обратной связью с заявителями, иными способами.
Проекты протоколов совещаний оформляются работниками отдела протокола в течение одного рабочего дня, после чего рассылаются исполнителям для согласования посредством СЭД «Аврора». В случае отсутствия письменных возражений и (или) дополнений в течение одного рабочего дня, считая со дня рассылки проекта протокола, данный проект протокола считается согласованным.
Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа город Воронеж, первые заместители и заместители главы администрации и руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.
Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.
Контроль за сроками исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, губернатора и в правительстве Воронежской области, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольно-аналитическое управление.
Контрольно-аналитическое управление проводит проверку своевременности и качества выполнения работ в рамках решения вопросов местного значения городского округа, сведения о которых публикуются в средствах массовой информации.
При выявлении нарушений сроков исполнения протокольных поручений, в случае недостоверного, несвоевременного представления информации об исполнении протокольного поручения главы городского округа руководитель контрольно-аналитического управления направляет первому заместителю, заместителю главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации письменное предложение, которое необходимо рассмотреть в течение 5 рабочих дней с даты поступления, о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, допустившему нарушение.
В случае непредставления по истечении указанного срока письменных предложений дисциплинарное взыскание применяется к ответственному исполнителю на основании служебной записки руководителя контрольно-аналитического управления с прилагающимися материалами, подтверждающими факт нарушения Регламента администрации городского округа город Воронеж.
Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляют управление информации, управление делами, учета и отчетности в соответствии со своей компетенцией.
Предварительная информация для СМИ представляется в управление информации не позднее, чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.
По поручению главы городского округа город Воронеж или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации возможно создание специальных координационных и совещательных органов и межведомственных рабочих групп.
Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.
Составы комиссий, советов, организационных комитетов, межведомственных рабочих групп, положения о них утверждаются постановлением администрации городского округа город Воронеж.
Помимо этого, в администрации возможно образование коллегии при главе городского округа город Воронеж.
Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном специальным положением о коллегии, утверждаемым постановлением администрации.
Аппаратное мэрии Ульяновска: главу города Вавилина раскритиковали за реформу районных администраций
Во вторник последний в этом году штаб по развитию Ульяновска прошел в усеченном для СМИ формате – трансляция прервалась через полчаса. В пресс-службе это объяснили техническим сбоем, позже скинули полную запись аппаратного совещания. В начале вице-мэр Инна Митрофанова привела неофициальную статистику: коллективный иммунитет в Ульяновске с учетом переболевших и людей с медотводом сформирован на 75%. В то же время снижаются темпы вакцинации, что связывают с праздниками. Глава города Дмитрий Вавилин рассказал, что слышит много критики в адрес реформы районных администраций: сейчас мэр не видит работы квартальных уполномоченных.
Традиционно аппаратное совещание началось с информации по коронавирусу. По данным вице-мэра Инны Митрофановой, коллективный иммунитет сейчас составляет 67,5%. С учетом переболевших и людей с медотводом эта цифра неофициально достигла 75%. По уровню заболеваемости регион перешел из “красной” зоны в “желтую”. Летальность держится на уровне 3,1%, за неделю – 53 случая. Количество заболевших на 100 тысяч населения составляет 10 433,2. Индекс распространения инфекции 0,95. Темпы вакцинации в Ульяновске снизились – за неделю привито 4 521, стали менее востребованы мобильные пункты. Объективной причиной называют праздничные дни. На карантин по ОРВИ закрыто 150 классов. Это не дает повода для перевода школ на дистанционный формат работы, отметила чиновник.
Глава города Дмитрий Вавилин попросил и.о. замглавы города Дмитрия Зверева не снижать на новогодние праздники количество дружинников, взять на особый контроль обработку транспорта и подъездов:
– Если сейчас расслабимся и воспользуемся этой неделей для формирования новых цепочек, можем прийти к резкому росту заболеваемости в январе. В наших с вами силах этого не допустить.
Также мэр попросил взять на особый контроль социально неблагополучные семьи. В минувшие входные спасли двоих детей, один из родителей погиб: “Понимаем, что праздники связаны с дополнительными излиянием алкоголя в таких семьях. Понимаю, что своими силами не справимся. Главы районов, подключайте старших по домам”.
Далее перешли к работе коммунальных служб. С 30 декабря и на все праздники прогнозируют снегопады. Председатель Гордумы Илья Ножечкин отметил, что даже если техника прошла, это не означает, что тротуары почистили хорошо. Много замечаний по общественным пространствам, например, скверу УЗТС и улице Федерации.
Следующим вопросом Дмитрий Вавилин отметил, что “от СМИ и при общении с экспертами” слышит много критики в отношении реформы районных администраций:
– Где наши квартальные уполномоченные? Депутаты по округу каждый отрабатывают, почему у них хватает времени и сил зафиксировать нарушения? Наша вся реформа и направлена на то, чтобы повысить ответственность квартальных мэров. Прошу еще раз встрепенуть их. Они все в штате есть. Вопрос: а кто тогда за городским хозяйством следить должен? Коммунальные службы не могут все одномоментно убрать. Опасные участки должны быть в приоритете.
После доклада главы Управления дорожного хозяйства об организации работы общественного транспорта в праздники глава города сообщил, что сегодня готов подписать документы для “новогоднего подарка” горожанам – организации бесплатного проезда на электротранспорте:
– Нам необходимо создать удобную систему для передвижения горожан. Предстоящие праздники – особый режим, настроение. Предлагаю с 23.00 31 декабря до 23.00 1 января организовать бесплатную перевозку на электротранспорте. То же самое сделаем 7 января, на Рождество: начиная с 22.00 6 января до полуночи 7 января всех пассажиров будем перевозить бесплатно.
В конце штаба глава города призвал горожан поправить свое здоровье – выходить на лыжные прогулки, кататься на санках и коньках.