Как контролировать главного бухгалтера руководителю
Как контролировать главного бухгалтера?
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Аудиторская проверка
Простой и действенный способ проверки качества работы главбуха — периодические аудиторские проверки. Общий аудит дает информацию о достоверности бухгалтерской отчетности. Налоговый аудит расскажет о правильности исчисления и уплаты налогов. Также аудитор может дать рекомендации по уплате и оптимизации налогов, ведению учета и исправить найденные ошибки.
Подписание отчетности директором
Если вы возьмете за правило подписывать отчетность самостоятельно, когда она уже подготовлена и подписана главбухом, у вас появится еще одна точка контроля. Вы сможете следить за своевременной сдачей отчетности, простимулируете сотрудника правильно формировать отчетность (чтобы потом не пришлось сдавать корректировки). Также вы всегда сможете задать бухгалтеру вопрос о разных показателях бухгалтерского баланса или о суммах налога. Хороший специалист всегда сможет ответить, какие данные и в какой строке баланса у него отражены.
Попросите бухгалтера подготовить календарь отчетности, чтобы быть в курсе предстоящих отчетов и деклараций. Так вы будете уверены, что ваш бухгалтер вовремя формирует и сдает важные документы.
Точно так же вы можете обязать бухгалтера отчитываться вам об уплаченных налогах. Интересуйтесь, можно ли уменьшить сумму налога к уплате. Раз в год просите сделать сверку с налоговой и предоставить документ вам.
Контроль над финансами компании
Регулярно проверяйте платежки, которые подписывает и отправляет главбух. Если у вас появляются сомнения по важным или спорным финансовым вопросам — например по оптимизации налогообложения, разработке финансовых схем, — консультируйтесь со сторонними специалистами. Если ваш рабочий график позволяет взять на себя подписание платежек, то вы будете в курсе движения средств вашего предприятия.
Контроль в сфере бухучета
Проследите за тем, как ваш главбух ведет учет, какими инструментами он пользуется. Грамотный специалист будет скорее стараться перейти к работе с автоматизированными системами, освоит современную бухгалтерскую программу или веб-сервис, который избавит его от рутинной работы.
Также главный бухгалтер должен регулярно приносить вам на подпись первичные документы: накладные, счета-фактуры, акты. Нередко бухгалтеры для экономии времени сами подписывают эти бумаги, что не является законным.
Актуальные знания
Грамотный главный бухгалтер должен быть в курсе нововведений в сфере налогов, финансов и бухгалтерии, должен следить за изменениями в законодательстве и появлением новых форм документов. Обратите внимание, подписан ли ваш главбух на профессиональные издания, посещает ли он вебинары и семинары. Если он не занимается постоянным самообразованием, то его профессиональный уровень вряд ли можно назвать высоким.
Продемонстрируйте главбуху свою вовлеченность в финансовые дела предприятия, задавайте вопросы по поводу важных документов и сумм в платежках. Обсудите с бухгалтером вопрос его ответственности за ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, которые повлекут убытки предприятия. Или же доверьте контроль за работой бухгалтера приглашенному специалисту или компании.
Как руководителю контролировать своего бухгалтера
Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов. Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать. Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.
Вопрос: Вправе ли организация учесть для целей налога на прибыль расходы по договору аутсорсинга на услуги по бухгалтерскому и налоговому учету при наличии главного бухгалтера, осуществляющего контроль за данными услугами?
Посмотреть ответ
Способы контроля деятельности бухгалтера
Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей. Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины. Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.
Проверка статуса расчетов с партнерами
Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.
Руководитель должен следить за долгами контрагентов.
Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.
Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.
Вопрос: Вправе ли налоговый орган в целях осуществления валютного контроля запросить у организации-резидента копии следующих документов: устава общества, паспортов руководителя и главного бухгалтера, а также их должностных инструкций, разрешений на работу, приказов о назначении на должность? Может ли налоговый орган привлечь организацию к ответственности в случае непредставления этих документов?
Посмотреть ответ
Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным. Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой. Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.
Контроль над движением средств по расчетному счету
Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру. Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям. Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.
На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили. Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения. Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.
ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.
Проверка кассового аппарата
Наиболее часто ошибки (намеренные или ненамеренные) встречаются при операциях при работе с наличными. Очень часто деньги тратятся в один день, а подтверждающие документы готовятся «задним числом». Если доступ к кассовому аппарату имеют сотрудники помимо уполномоченных лиц, средства могут браться в долг и не возвращаться. Контроль над кассой важен еще и потому, что она проверяется представителями налоговой. Если будут обнаружены недочеты, назначаются большие штрафы (от 40 000 рублей).
Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.
Проверка склада
Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.
Контроль соблюдения законодательства
Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки. Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.
Контроль денег
Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами. Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель. Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.
К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.
Контроль отчетности
Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой. Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно. Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.
Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.
Контроль налогообложения
Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.
Восемь простых точек контроля главного бухгалтера. Статья, которая вам не понравится
Владельцам бизнеса не всегда удается проконтролировать все действия главбуха: зачастую попросту не хватает компетенций или времени. Консультант по налоговой безопасности бизнеса и программам 1С Евгения Зальцзейлер раскрывает восемь методов контроля предпринимателем главного бухгалтера, которые помогу держать руку на пульсе.
Случаев, когда собственник бизнеса или директор подозревает своего главного бухгалтера в воровстве или некомпетентности — много. Исходя из моего 15-летнего опыта, 70% собственников уверены, что бухгалтеры — «агенты налоговой», бездельники, а иногда и воры. Часто это никак не связано с действительностью, а с отсутствием доверия к собственным сотрудникам и/или нежеланием платить налоги.
Но, надо признаться, бывают случаи, когда подозрения в некомпетентности или в финансовых махинациях подтверждаются. В 90% таких инцидентов собственники предприятий полностью и безоговорочно доверяли своим бухгалтерам и никак их не контролировали.
Доверяй, но проверяй
Эта история произошла в 2008 году, но до сих пор, к сожалению, не потеряла своей актуальности.
В городе N, расположенном в одном из курортных регионов страны, московский бизнесмен купил давно пустовавший участок земли и решил построить гостиницу санаторного типа. Это была отличная и прибыльная идея: в наличии лечебный нарзан, прекрасная природа, целебный воздух.
В качестве куратора стройки он прислал своего сотрудника из Москвы, а весь остальной персонал — от строителей и прораба до бухгалтера — набрали из местных жителей. Такой принцип найма оправдан с точки зрения экономии средств, но на практике все вышло иначе.
Бухгалтер местного подразделения быстро сориентировалась в ситуации. Она оценила финансовые возможности собственника и вступила в сговор с прорабом. Для осуществления своих замыслов они договорились с рядом компаний, торгующих необходимыми им товарами о поставках по завышенным ценам и, так называемом, откате.
Сначала они вели себя очень осторожно и осмотрительно. В плане документации все было сделано так, что «комар носа не подточит»: коммерческие предложения, договоры поставки, товарные и транспортные накладные. Собственник без каких-либо подозрений подписывал предоставляемые документы и оплачивал счета.
Затем в ход пошли липовые контракты. Бухгалтеру была на руку «серая» схема выплаты заработной платы и текучка кадров. Рабочие на стройке, а впоследствии персонал гостиницы и ресторана, менялись быстро. Схема была проста: в штат якобы принимали человека, а на самом деле брали его на испытательный срок, который он, естественно, не проходил. Но увольняли такого сотрудника официально не сразу. Поэтому в зарплатных ведомостях было полно «мертвых душ», которым исправно выплачивались денежные средства. Не меньший «доход» приносили махинации с путевыми листами транспорта и списанием топлива. Я уже не говорю о мелких доходах в виде канцелярских товаров, замены картриджей и прочих хозяйственных расходах.
И все бы им сошло с рук, если бы не чрезмерная жадность и самоуверенность бухгалтера. Попалась она на краже наличных средств из кассы гостиницы. С этого и началась тотальная проверка. Прибыли московские аудиторы, подняли все договоры, документы, отследили цены. Сумму ущерба оценили в полмиллиона рублей. Для провинции в те годы были очень приличные деньги.
Не торопитесь осуждать предпринимателя за доверие и беспечность. С уверенностью могу сказать, что более половины предпринимателей и владельцев малого бизнеса поступают точно так же. Им некогда тратить драгоценное время на контроль каждого сотрудника. Обычно они сильно вовлечены в свою деятельность, и нередко весь бизнес держится только на них. Они платят деньги и ожидают профессионального выполнения своих обязательств от работников, включая главного бухгалтера.
Подобных ситуаций, связанных с деятельностью бухгалтеров, можно избежать, если руководители и/или собственники бизнеса будут применять несложные точки контроля.
Точки контроля главного бухгалтера для руководителей и собственников бизнеса (ИП)
1. Знать систему налогообложения своего предприятия
Отлично, если вы, как руководитель, знаете, какая система налогообложения у вашего предприятия.
Вы удивитесь, если узнаете, сколько индивидуальных предпринимателей и директоров предприятий малого и среднего бизнеса понятия не имеют, какие налоги и в какие сроки они должны уплачиваться. Они считают, что это зона ответственности исключительно бухгалтерии. Но это не так. Бизнес ваш и отвечать за неправильно уплаченные налоги и вам в том числе.
2. Собрать все важные документы в одном месте
Обязательно заведите папку со всеми учредительными и прочими важными документами. Пусть она хранится в сейфе предприятия или лично у вас. Бухгалтерам достаточно копий и сканов этих документов для работы.
3. Контроль сдачи отчетности
Контролируйте сдачу отчетности и наличие на ней отметки налоговой о сдаче (или квитанции о сдаче). Если у вас есть сотрудники и/или ваше предприятие на ОСН, ЕСХН или ЕНВД, то ежеквартально. Если УСН без сотрудников, то раз в год. Желательно, чтобы у вас была табличка со сроками уплаты налогов и сроками сдачи отчетности. Расчет и уплату налогов (авансовых платежей) контролируйте также раз в квартал.
4. Контроль платежей
Если у вас микропредприятие (ИП), занимайтесь платежами лично. В ином случае, заведите привычку утверждать платежные поручения. Так вы будете в курсе, кому, куда и за что вы платите. Всегда просматривайте или требуйте распечатку выписки с расчетного(ых) счета(ов). Если вы ИП и оплачиваете налоги (фиксированные страховые взносы) по квитанциям, обязательно делайте с них себе копии, а также с чеков об оплате.
5. Контроль взаиморасчетов
Обязательно контролируйте взаиморасчеты с контрагентами. Особенно с которыми есть отсрочка платежей или отсутствует 100% предоплата. Возьмите за правило, хотя бы раз в неделю смотреть отчет по дебиторской (вам должны) и кредиторской (вы должны) задолженностях.
Нет времени на постоянные проверки? Делайте выборочные. Попросите предоставить бухгалтера информацию по расчетам с каким-либо контрагентом или списком контрагентов на ваш выбор. Или список просроченной задолженности с объяснением причин возникновения, предполагаемых сроках ее погашения и, конечно, суммы.
Для сверки с бюджетом распорядитесь периодически заказывать «Справку о состоянии расчетов с бюджетом» и/или «Выписку операций по расчетам с бюджетом». Например, раз в квартал.
6. Контроль налички
Контролируйте наличные денежные средства предприятия, особенно, если у вас розничная торговля. Старайтесь не держать больших сумм на предприятии, «не вводите людей в искушение». Лучше инкассируйте наличку в банк.
7. Взаимоотношения с коллективом
Как это ни странно, возможно, для вас звучит, не ссорьтесь с коллективом. Так вашим сотрудникам будет сложнее сговориться против вас. Необходимо найти золотую середину во взаимоотношениях с работниками между диктатурой и полным либерализмом.
8. Внимание к сотрудникам
Обращайте внимание на благосостояние и проблемы своего главного бухгалтера и других сотрудников, которые имеют доступ к финансам. Чрезмерные траты, которые им «не по карману», или наоборот, сильные финансовые затруднения могут стать толчком для кривой дорожки.
К счастью, честных и профессиональных главных и просто бухгалтеров, по моим наблюдениям, все же больше, чем нечистых на руку. Контроль со стороны руководителя позволит ему держать руку на пульсе своего предприятия и держать в тонусе своего главного бухгалтера. Ведь ничто так не организовывает, как грядущая проверка.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На онлайн-практикуме осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
6 шагов. Как руководителю без знаний учета проверить ошибки в работе бухгалтера.
Дата последнего комментария: 2020-10-05
Сегодня я простыми словами расскажу, как руководителю защититься от действия (бездействия) неквалифицированного главбуха не имея для этого специфических бухгалтерских знаний. Если вовремя принять меры и подстелить соломки, то есть возможность исправить ситуацию и избежать неприятностей.
Какие ошибки в работе бухгалтера помогут вам избавиться от денег.
Чтобы понять какие ошибки в работе бухгалтера несут риски для бизнеса, достаточно знать за какие нарушения есть штрафные санкции. Вот некоторые из них:
Как видите, наше законодательство довольно сурово, но ведь владельческий контроль никто не отменял! Всегда проверяйте вашего бухгалтера и вы избежите ненужных рисков.
Как руководителю самостоятельно проверить учет и найти ошибки в работе бухгалтера.
Если вы не разбираетесь в бухучете, но предчувствуете что не все так хорошо, как «поют», нужны аргументы для предметного разговора с бухгалтером. Безусловно, лучший способ – обратиться к профессионалам и провести профессиональный бухгалтерский экспресс–аудит: качественно, недорого и в сжатые сроки. Но, если такой возможности нет, не стоит отчаиваться! Вы сможете самостоятельно проверить бухгалтера, не имея знаний в области учета, используя следующий алгоритм действий:
1 Шаг. Организуйте себе доступ в бухгалтерскую базу, чтобы проверить работу бухгалтера.
2 Шаг. Проведите экспресс – проверку используя бесплатный отчет конфигурации 1С Бухгалтерия.
Вам поможет программа 1С Бухгалтерия. Конечно, при условии, что вы используете именно эту конфигурацию для бухгалтерского учета. Программа автоматически проверит ошибки в учете при запуске Отчета «Экспресс – проверка»
Откройте базу 1 С Бухгалтерия, раздел «Отчеты», в нем выбираете «Экспресс – проверка
Нажимаете «Показать настройки», проставляете все 5 галочек. Выбираете период проверки и жмите «Выполнить проверку».
По окончании обработки программа выдаст отчет, который раскрывается при нажатии на кнопочку «+» и подробно выдает текущие ошибки учета. Теперь у вас есть важные аргументы для дальнейшей проверки бухгалтера, и как минимум, причина вызвать его к себе и потребовать пояснения.
3 Шаг. Проведите проверку контроля отрицательных остатков на складе, используя бесплатный отчет в конфигурации 1С Бухгалтерия.
В разделе Слад откройте отчет «Контроль отрицательных остатков». Выберете период проверки и нажмите «Сформировать».
По окончании обработки программа выдаст отчет о товарах, материалах не поступивших в учете на нужный склад, но по которым все-же произошло выбытие (продажа, использование в производстве) с баланса компании. Продажа «воздуха» и выбытие отсутствующих МПЗ не очень хороший показатель. Должны быть веские основания для наличия таких ошибок. У хорошего бухгалтера, как правило, отрицательных остатков на складах нет. К слову, это если речь не идет о хищениях, порче, выявленной при инвентаризации.
Если отчет, покажет, что отрицательные остатки на складах существуют, обязательно поинтересуйтесь у бухгалтера, почему такое произошло. Доводы, типа: «Мне не предоставили первичку по закупке», тоже не в пользу бухгалтера. В современном мире, при желании, всегда можно организовать ЭДО с контрагентами и получать документы вовремя.
4 Шаг. Попросите бухгалтера предоставить вам всю сданную отчетность за проверяемый период.
В электронный архив, который для вас организует бухгалтер, должна войти как сама отчетность, так и квитанции об отправке и принятии налоговым органом. Поинтересуйтесь у главбуха в какие сроки и как часто сдается та или иная отчетность. Не принимайте его ответ за чистую монету, обязательно проверьте полученную информацию и соотнесите ее с фактически сданной отчетностью. Возможно, у вас появится еще один факт в копилку, что ваш бухгалтер профпригоден или не пригоден.
5 Шаг. Попросите бухгалтера запросить справку из налоговой о состоянии расчетов с бюджетом.
Как правило, такая справка готовится в течение 1-3 дней. Получив ее, проверьте, нет ли у компании начисленных пени, штрафов, недоимок и переплат по налогам и взносам. Попросите бухгалтера пояснить цифры. Кстати, при наличии переплат, радоваться стоит не всегда, так как это может свидетельствовать о том, что бухгалтер ошибся и перечислил излишнюю сумму налога.
6 Шаг. Главбух должен максимально соответствовать идеальному портрету бухгалтера.
Спросите себя и бухгалтера о том, какие из нижеперечисленных профессиональных качеств присутствуют в его работе. Если главбух далек от совершенства, то и в учете, скорее всего, далеко не все гладко! Вот некоторые признаки идеального портрета бухгалтера:
Вывод:
Пройдя все вышеописанные шаги от начала до конца, у вас будет отличная возможность предметно пообщаться с бухгалтером. Возможно, ваши опасения еще больше увеличились, а возможно, главбух оказался на высоте. В любом случае, вы не потратили время зря!
Вы узнали много нового о том, как ведется учет в вашей компании, как и когда сдается отчетность. Есть ли повод искать ошибки и проверять работу бухгалтера далее, решать вам. Но, если у вас возникли подозрения о том, что бухгалтер ведет учет не правильно, то следует обратиться к профессионалам для проведения бухгалтерского экспресс — аудита учета. Это будет более углубленный и качественный взгляд на ваш учет со стороны. По результатам Экспресс-аудита важно вовремя провести Восстановление учета и исправить допущенные ошибки в работе бухгалтера. Это поможет предотвратить многие налоговые риски, и, возможно убережет от выездной налоговой проверки!
Вы можете заказать бухгалтерский Экспресс-аудит у нас. В течение 2-х дней мы проверим бухгалтерскую базу, предоставим отчет с рекомендациями по устранению ошибок и налоговых рисков. Стоимость такого Экспресс – аудита – 10 т. р.
Обращайтесь за консультациями и разъяснениями! Если у вас возникли любые вопросы в сфере налогов и бухгалтерии, буду рада помочь!
Стоимость платной консультации по налогам 5 000 руб.
Также, я провожу бесплатные консультации в нашем телеграмм чате добавляйтесь к нам.