Как контролировать работников на удаленке
Как контролировать удаленных сотрудников
Около половины сотрудников компаний как минимум один день в неделю работают на удаленке. Согласно социологическим исследованиям, через 4 года более 50% компаний будут полностью работать дистанционно.
Управлять сотрудниками на удаленке иногда сложнее, чем в офисе. Инструменты, которые подходят для штатных ситуаций, не всегда эффективны в виртуальной среде. Руководителю важно учитывать мотивационные, организационные и психологические факторы, которые влияют на сотрудников. Рассмотрим, как эффективно контролировать работу удаленщиков.
Зачем нужен мониторинг удаленных сотрудников
Что беспокоит работников на удаленке
Важно следить за отношениями внутри коллектива удаленщиков. Недавно более тысячи человек участвовали в социологическом исследовании, которое провел журнал Harvard Business Review. Опрос показал: удаленные сотрудники беспокоятся, что другие работники будут негативно о них отзываться и начнут действовать только в своих интересах.
Кроме того, много времени уходит на споры и разногласия. В 84% случаев люди тратят несколько дней, чтобы найти оптимальное решение. У 47% участников споры длятся неделями.
По мнению исследователей, удаленные работники страдают от тревожности чаще штатных сотрудников. Постоянное беспокойство повышает уровень стресса и снижает продуктивность, из-за чего приходится увеличивать затраты и продлевать сроки выполнения задач. Закономерный результат этого — текучка кадров.
Поддерживайте личные отношения
Важно, чтобы коллеги доверяли руководству и друг другу. Это касается и сотрудников на удаленке. Надо узнать, что мотивирует каждого участника команды, какие у него интересы, увлечения и т.д. Это требует времени, но в результате работники станут лояльнее, а руководитель получит от них больше отдачи.
Нужно учитывать особенности характера подчиненных. Например, одним людям нравится, когда их поощряют публично, другие предпочитают, чтобы их хвалили в личной беседе.
Также важно понимать, в какое время удаленный сотрудник наиболее эффективно работает, и по-разному мотивировать «сов» и «жаворонков».
Также руководителю стоит задуматься, почему его сотрудники предпочитают удаленку. Обычно ее ценят за гибкий график и возможность сбалансировать работу и личную жизнь.
У удаленных работников должно быть достаточно времени, чтобы выполнять рабочие задачи. Если сотрудник регулярно срывает сроки сдачи, руководителю стоит выяснить, осталась ли мотивация подчиненного прежней.
Многие фрилансеры подчеркивают, что им важна поддержка куратора при всей необходимости самомотивации, поскольку помощь куратора значительно повышает эффективность работы.
Знакомство с новичками
Дистанционная работа — это не причина пренебрегать внутренним распорядком компании. Когда в коллективе появляются новые сотрудники, их нужно ознакомить с существующими требованиями и представить команде. Новичок должен узнать о компании и специфике задач, которые он будет выполнять. Также ему нужно предоставить все рабочие инструменты: почту, номера телефонов, приложения для онлайн-конференций и т.д.
Как отслеживать рабочее время
Если руководитель и сотрудники находятся в разных местах, то контролировать работу достаточно сложно. Иногда люди пользуются тем, что за ними никто не наблюдает, и отвлекаются на посторонние дела. Результат — потеря времени, но ее можно предотвратить с помощью технологических решений.
Так, программа ИНСАЙДЕР позволяет быстро и точно подсчитывать количество рабочих часов, чтобы правильно начислять зарплату и соблюдать интересы работодателя и сотрудников.
У фрилансера должна быть высокая трудовая дисциплина и развитая самомотивация. Еще нужно искать способы взаимодействия с работодателем. Ключевой фактор здесь — коммуникация с куратором, которому необходимо получить от сотрудника максимум отдачи.
Можно поддерживать связь по электронной почте, общаться в мессенджерах, отправлять друг другу ссылки на различные ресурсы — все это способствует здоровым отношениям в команде. Также полезно проверять, нужна ли работнику помощь, и своевременно отвечать на вопросы.
Если необходимость мотивации очевидна, то о фидбеке иногда забывают, хотя он не менее важен. В некоторых компаниях менеджеры знакомят фрилансеров с отзывами клиентов и советуют, как повысить качество работы. В результате удаленные сотрудники достигают большей продуктивности.
При активном сотрудничестве с фрилансерами в команде появляется много людей, которые живут в разных часовых поясах. Из-за этого сложнее планировать видеоконференции, потому что не все могут выйти на связь в определенное время. Например, у москвичей рабочий день только начинается, а у жителей Хабаровска заканчивается. В таких случаях следует заранее четко оговаривать время для видеозвонка.
Хвалите внештатных сотрудников
Удаленные работники тоже хотят, чтобы их работу заметили и поощрили. Стоит подумать, как выделять отличившихся. Например, можно выдавать премию по итогам месяца. Важно, чтобы сотрудники понимали: они полезны для компании, их ценят.
Социализация на удаленке
Дистанционные работники лишены общения на рабочем месте. Чтобы люди не «выпадали» из социума, можно создать специальный корпоративный канал в мессенджере или ветку в электронной почте. Там сотрудники смогут неформально общаться, посылать друг другу мемы, делиться новыми треками и т.д.
Корпоративный канал — это аналог курилки в традиционном офисе. Главное, чтобы он не отвлекал от задач, и при этом позволял удаленным работникам чувствовать себя частью коллектива.
Happy hour для всех
Корпоративы объединяют, поэтому время от времени стоит устраивать happy hours для всех, включая сотрудников на удаленке. Вечеринка в баре в режиме видеоконференции — это интересно и необычно. Чтобы сплотить команду, можно согласовать время и собраться за «виртуальным столом» с любимыми напитками.
Общий сбор хотя бы раз в год
Обычно на встречах лицом к лицу можно услышать: «В жизни ты совсем другой!». Такие мероприятия полны неожиданностей, но важнее другое. За один-два дня тесного общения вживую можно узнать сотрудника лучше, чем за год дистанционной работы. Совместные поездки бывают затратными, но эти инвестиции оправданы. В путешествии можно обсуждать новые идеи, строить планы и знакомиться с культурными особенностями других людей.
Оценка эффективности с помощью метрик
Задача руководителя — создать систему коммуникации и отчетности, чтобы оценить производительность труда и поощрять сотрудников за конкретные достижения, а не просто оплачивать рабочее время. На удаленке важнее результат, поэтому менеджерам не стоит переживать о том, что подчиненные не работают по 40 часов в неделю.
При создании системы надо понимать, на что необходимо ориентироваться и какие метрики применять. Бизнес-процессы должны быть описаны и задокументированы, чтобы руководитель отслеживал эффективность и контролировал удаленных работников. Пример полезной метрики — отчеты по рабочему времени из программы ИНСАЙДЕР.
Как организовать мониторинг
При знакомстве с фрилансером руководитель изучает его резюме и портфолио, оценивает тестовое задание и получает общее представление о навыках работника, но не о его личных особенностях. ИНСАЙДЕР дисциплинирует сотрудников и помогает им своевременно выполнять задачи. Руководителю будет особенно полезна функция скриншотов экрана, которая показывает, на каком этапе находится работа.
Также сервис оценивает продуктивность по снимкам. Это ускоряет и упрощает анализ эффективности.
Учет рабочего времени на компьютере позволяет руководителю знать, успевает ли сотрудник выполнить задачу в срок.
Также с помощью ИНСАЙДЕР можно решить проблему отчетности. Иногда сотрудники в корыстных целях указывают неверные данные в отчетах, чтобы получить дополнительную оплату за приписанные себе часы. ИНСАЙДЕР точно определяет количество отработанного времени, формирует соответствующий отчет и оценивает продуктивность. Благодаря ему руководитель знает, за что конкретно компания платит сотруднику.
Кроме того, ИНСАЙДЕР позволяет своевременно исправлять ошибки. Часто исполнители не совсем верно понимают суть задачи. Если работник и руководитель не обсудят все нюансы, то сотрудник выполнит задание по своему усмотрению.
Также программа ИНСАЙДЕР показывает, насколько эффективно работает сотрудник. Узнать актуальные данные можно как при просмотре в онлайн-режиме, так и за определенный период.
Постоянная связь — это главная составляющая эффективного взаимодействия руководителя с удаленными участниками команды. Большинство фрилансеров предпочитает работать в тихой домашней обстановке, поскольку это повышает продуктивность. Но есть и те, кто в рабочее время занимаются далеко не рабочими задачами. Поэтому руководителю лучше контролировать своих сотрудников.
Иногда удаленным работникам кажется, что о них забыли. В таких случаях люди быстро покидают компанию. Руководителю стоит узнавать, чего добились сотрудники, как развиваются их проекты. Если работники живут недалеко от офиса, можно периодически устраивать встречи.
Следите за нами в блоге и соцсетях, чтобы не пропустить последние новости.
Контроль за дистанционным работником: что можно и что нельзя
Дистанционная работа предполагает большую самостоятельность сотрудников. Работник выполняет свои обязанности не в офисе и сам организует свой рабочий день, план которого можно отрегулировать путем назначения «встреч» в мессенджерах и отчетности по электронной почте.
По законодательству дистанционная (удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Сотрудники могут сами себе организовать рабочее место в любом помещении, где есть интернет. Нужно хорошее интернет-соединение и необходимая аппаратура.
Контроль дистанционных работников
Работа сотрудников за пределами офиса не может проходить бесконтрольно. Эффективная система контроля помогает не только эффективно работать на благо компании, но и развивает у сотрудников чувство ответственности.
Контроль по объему работ
Одним из самых простых и эффективных способов контроля является установление каждому работнику определенных количественно-качественных показателей, например, KPI или установление конкретных объемов работ на день, месяц, неделю или другой промежуток времени. В этом случае работник может выполнять свои обязанности в любое время суток.
Контроль рабочего времени
Если невозможно установить конкретные показатели и трудовая функция работника подразумевает необходимость быть на связи и «включатся» в рабочий процесс в нужный момент в течение рабочего времени, устанавливают специальное ПО для контроля удаленных работников.
Специальное программное обеспечение фиксирует действия удалённого работника, позволяет выяснить, сколько времени работает сотрудник, какие сайты посещает, что делает в конкретный момент.
Примеры ПО для контроля рабочего времени дистанционных работников
Для учета рабочего времени дистанционщиков разработано большое количество программ. Например, Kickidler, ActivTrak, Hubstaff, Yaware.TimeTracker, Toggl, Time doctor, Bitcop, Monitask
Для контроля проектов и этапов их исполнения: доски Trello и Kanban, задачники Битрикс24, Jira, сервисы Google и т.д.
Для коммуникации используют программы быстрого обмена сообщениями: ICQ, Mail.ru Agent, Skype, WhatsApp.
Bitcop действует незаметно для пользователя и собирает данные о времени начала и времени окончания работы, подсчитывает длительность простоев (исключая участие в онлайн-конференциях или рабочие переговоры с использованием мессенджеров, IP-телефонии, что очень актуально в условиях удаленной работы).
Hubstaff мониторит рабочее время и имеет ряд дополнительных особенностей: сохранения снимков экрана компьютеров, отчетность по использованным приложениям и посещенным сайтам, анализ нажатий клавиш.
TMetric. Это счетчик времени, который запускает сам сотрудник, начиная новую задачу или этап.
Контроль рабочего места
Если трудовым договором дистанционному работнику определено выполнение должностных обязанностей вне места нахождения организации, у работника есть право самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы независимо от воли работодателя. Работник сам определяет, где он организует свое рабочее место.
В трудовой договор с дистанционным работником нельзя включать условие, которое дает право работодателю посещать работника на его рабочем месте в рабочее время. На это обращал внимание работодателей Роструд в письме от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1.
Что можно контролировать, а что нельзя в работе дистанционного сотрудника
Можно контролировать:
Большая часть перечисленных выше позиций контроля может также служить основанием для увольнения дистанционного работника.
Как пояснял Роструд на сайте онлайнинспекция.рф есть несколько типичных оснований увольнения дистанционника, которые наиболее часто включают в трудовые договоры:
Нельзя контролировать дистанционного работника
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Контроль за дистанционным работником: что можно и что нельзя
Дистанционная работа подразумевает достаточно большую самостоятельность всех сотрудников. Работник осуществляет свою деятельность не в условиях офиса, самостоятельно занимается организацией своего рабочего дня, создает план работы, назначает онлайн встречи и формирует отчетность в электронном формате.
В соответствии с существующим законодательством, дистанционная (удаленная) работа является выполнением трудовой функции, описанной в договоре, вне места нахождения офиса работодателя, отведенного стационарного места, контролируемого руководством.
Удаленные сотрудники создают для себя рабочие места в любом подходящем помещении, имеющем доступ в интернет. Для работы требуется хороший интернет-провайдер и современная аппаратура.
Контроль дистанционных сотрудников
Деятельность работников за пределами офиса обязательно подлежит контролю. Современные способы контроля дают возможность эффективной работы на пользу компании, и развивают у подчиненных чувство ответственности.
Контроль объема работ
Самый простой и достаточно эффективный способ контроля за удаленными работниками – определение для каждого сотрудника соответствующих показателей качества и количества, например, KPI или установление определенного объема работ, рассчитанный на различный период времени. При этом работник вправе выполнять свою работу в любое время суток.
Контроль рабочего времени
При невозможности назначения конкретных показателей и в случаях, когда трудовая функция удаленного сотрудника заключается в постоянном нахождении на связи и своевременным подключением к рабочему процессу в любой необходимый момент, применяется специальное ПО, разработанное для контроля удаленных сотрудников.
Данное программное обеспечение занимается фиксацией всех действий удаленного сотрудника с целью определения, сколько времени сотрудник работает, какие сайты посещает, чем занимается в конкретный период времени.
Система учета рабочего времени в «Битрикс24»
В сервисе 1С:Битрикс Корпоративный портал система учета рабочего времени интегрирована с органайзером, документооборотом, телефонией и системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Собранная статистика автоматически передается в виде отчетов руководителю и в бухгалтерию. На основании данных учета использования рабочего времени начисляется зарплата.
Мониторинг рабочего времени сотрудников выполняется с помощью задач, событий календаря, а еще инструмента личного хронометража «учет рабочего времени».
Звоните нашим специалистам чтобы узнать о всех преимуществах внедрения корп портала.
Модели ПО для контроля рабочего времени удаленных сотрудников
Чтобы учитывать рабочее время дистанционных работников, создано множество программ, например Kickidler, ActivTrak, Hubstaff, Yaware.TimeTracker, Toggl, Time doctor, Bitcop, Monitask.
Для контроля различных проектов и этапов их создания: доски Trello и Kanban, задачники Битрикс24, Jira, сервисы Google и т.д.
Для коммуникации применяются программы быстрого обмена сообщениями: ICQ, Mail.ru Agent, Skype, WhatsApp.
Bitcop работает незаметно для сотрудника, фиксирует данные времени начала и окончания работы, учитывает продолжительность простоя, в который не входит участие в различных онлайн-конференциях, длительность рабочего общения с использованием мессенджеров, IP-телефонии, без чего невозможна удаленная работа.
Hubstaff занимается мониторингом рабочего времени, к тому же обладает рядом особенностей: возможностью сохранения снимков с экрана компьютера, созданием отчета по всем использованным видам приложений и посещаемым сайтам, анализом всех нажатий клавиш.
TMetric – удобный контроль времени, который запускается сотрудником с началом нового этапа работы.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
Контроль рабочего места
Поскольку трудовой договор определяет удаленному сотруднику выполнение своих должностных обязанностей вне организации, работник самостоятельно определяется для себя соответствующее место работы, не советуясь с работодателем. Рабочее место тоже организуется самостоятельно.
В трудовой договор с дистанционным сотрудником нельзя включать пункт, дающий работодателю право посещения удаленного работника в любое время в период работы. На это было обращено внимание в письме Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1.
Условие о посещении удаленного сотрудника в период рабочего дня абсолютно неправомерно и полностью противоречит действующему трудовому законодательству.
Что можно и что нельзя контролировать в работе дистанционного сотрудника
Основная часть контролирующих позиций, в случае их несоблюдения, может быть причиной увольнения удаленного сотрудника.
В пояснениях Роструда, размещенных на сайте онлайнинспекция.рф определены несколько оснований увольнений удаленного работника, наиболее часто отмечаемых в трудовых договорах:
Нельзя контролировать удаленного сотрудника:
1С:Кабинет сотрудника
Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика
Как работодатели контролируют удаленных сотрудников?
Год назад, с началом пандемии коронавируса, компании по всему миру оказались вынуждены перевести миллионы своих специалистов на работу из дома. Это привело к тому, что и без того мощный тренд на удалённую занятость стал одним из доминирующих. Рассказываем о том, как новые реалии изменили работу руководителя – и о том, как работодатели следят за работающими из дома сотрудниками.
Что вообще можно сделать?
В абсолютном большинстве случаев удалённый сотрудник работает за компьютером, а значит, вы можете отслеживать практически любую его активность и узнать, чем занимается сотрудник на удалёнке. Широко используются следующие функции:
Важно: сразу отметим, что все перечисленные функции отслеживания должны активироваться только в рабочее время – и только на рабочей учётной записи. Избегайте самой возможности получения доступа к личным данным работника, чтобы застраховать себя от проблем с законом (по этой же причине мы не рассматриваем такие инструменты, как контроль над камерой и микрофоном).
Как организовать удалённый рабочий процесс?
Важно понимать: какие бы инструменты слежки за работающими из дома сотрудниками работодатель ни использовал, они всё равно остаются лишь инструментами. Об этом мы писали в статье о плюсах и минусах мониторинга сотрудников. Кроме контроля, вам нужно позаботиться о следующих моментах:
Ещё один важный момент – тактичность и деликатность со стороны руководителя. Постоянный микроконтроль (ситуация, когда за 5-минутным чтением новостей в рабочее время сразу следует звонок начальника) демотивирует любого сотрудника, истощает его силы постоянным стрессом и ощущением слежки. Поэтому начальник должен постоянно держать руку на пульсе, но напрямую показывать свою информированность подчинённым только в исключительных случаях.
В остальное время будет достаточно автоматических уведомлений о нарушениях, которые поддерживают все крупные системы учёта рабочего времени. Они деперсонализируют замечание, не создают ощущения «стеклянного колпака» и не вызывают у сотрудника лишнего негатива. Более того, на основе таких уведомлений можно построить новый KPI, простой и понятный.
Например, в системе учета рабочего времени Kickidler есть отчёты по количеству предупреждений, выданных сотруднику системой за определённый период. Объявите работникам, что вы лояльно к ним относитесь, верите в их ответственность и мотивированность, поэтому предлагаете специалистам пользоваться модулями самоконтроля. Но если кто-то получит больше 5 предупреждений за день, вы будете вынуждены уделить ему больше внимания.
Главный вывод, который можно сделать из практики: чем менее заметно наблюдение работодателя за работающими из дома сотрудниками, тем лучше. В идеале вы должны получать полную информацию о каждом чихе своих работников, а они должны об этом знать, но не замечать такого контроля на практике. Собирайте данные, автоматизируйте уведомления о нарушениях и не давите на своих подчинённых – это самый эффективный подход.
Система учета рабочего времени Kickidler
Как мы контролируем удаленных сотрудников
От перехода на удаленное взаимодействие с сотрудниками многие компании удерживает боязнь потерять контроль над ситуацией – непонятно, как убедиться в том, что специалист свои восемь часов действительно работает, а не просиживает в социальных сетях. Казалось бы, решение – в инструментах слежения за пользователем: в системах учета рабочего времени, в контроле присутствия, съемке веб-камерой и т.п. Но мы в «Максилекте» принципиально не используем такие инструменты, действуя на ином, управленческом уровне.
(на фото — известный стритарт от Banksy, фотограф — Niv Singer)
Как мы держим руку на пульсе, чтобы работа компании была эффективной, и почему это работает – под катом.
Мы доверяем своим сотрудникам. Довольно банальное заявление для рассказа о контроле, но это действительно так. Вместе с тем я согласен с известной пословицей: «Доверяй, но проверяй». И мы доверяем, но контролируем. Однако углубиться в детали этого контроля нельзя без некоторого введения в первоначальные договоренности и задачи, которыми мы занимаемся.
О чем мы договариваемся на старте
При приеме на работу с сотрудником оговариваются все условия – мы придерживаемся политики максимальной прозрачности. Никаких «я подразумевал» – все нужно обсудить.
По каждому из пунктов мы стараемся быть гибкими – учитывать особенности жизни ребят из разных регионов, их личные пожелания. К примеру, у нас есть некий стандартный график – с 8-9 до 17-18 часов по Москве с учетом часового обеда по рабочим дням, в соответствии с производственным календарем РФ. Но иногда у сотрудника есть личные обстоятельства, из-за которых он хочет закрепить за собой, например, двухчасовой обед или перерыв в нестандартное время. Свои особенности могут быть и у проектов, на которых будут работать специалисты (предположим, клиент, с которым надо держать связь, находится в другом часовом поясе). Все это мы обсуждаем на старте.
Подробно обсуждается не только график работы, но и другие аспекты взаимодействия, к примеру обязательства относительно релизов (тот факт, что вся команда должна быть доступна в оговоренное время), возможность командировок один-два раза в год и т.п. По сути, мы договариваемся о рамках, внутри которых будем сотрудничать.
У нас есть условия, которые необходимо соблюдать в случае нарушения этих рамок. Если возникают обстоятельства, из-за которых нужно начать позже, закончить раньше или вообще не выйти в определенный день, все должно происходить открыто: сотрудник должен предупредить свою команду. Теоретически пропущенные часы необходимо отработать, но в корпоративной политике у нас предусмотрен некий временной люфт, за который никто не накажет: двое суток в году каждый сотрудник имеет право потратить на свои дела, не объясняя причин. Если «разрешенные прогулы» закончились, всегда можно взять день от оплачиваемого отпуска или отгул за свой счет, ну или отработать по согласованию с командой. Главное – предупредить. Гибкими условиями мы стараемся свести к минимуму необходимость как-то выкручиваться и нарушать договоренности.
Нет слежке!
Изначально выстраивая процессы удаленной работы, мы не стали тратить усилия на введение практики контролирующих звонков сотрудникам или внедрение инструментов микроменеджмента – средств контроля присутствия онлайн или видеонаблюдения через веб-камеры. С моей точки зрения, для интеллектуального труда они бессмысленны. Сначала требуется вложиться в покупку инструментов, потом тратить время и силы на разбор отчетов. Но ответа на главный вопрос – решил ли сотрудник поставленную задачу – они все равно не дают.
Наша позиция объясняется еще и тем, что сотрудники, у которых с самоорганизацией все в порядке, негативно относятся к подобным инструментам. «Результатники» испытывают дискомфорт, когда за ними пристально наблюдают. Снижается мотивация, а мы не можем этого допустить.
Мы не «процессники»,
мы – «результатники»!
В первый год работы «Максилекта» у нас даже был проект на Upwork, где мы отказали клиенту во включении средств контроля, т.к. считаем, что наши сотрудники не должны работать под счетчиками (на уровне Upwork он требовал скрин экрана нашего сотрудника раз в 10 минут). Несмотря на наш отказ, клиент согласился с нами работать и остался доволен итоговым результатом. Тогда мы сошлись на том, что трудозатраты будем списывать вручную, высылая короткие еженедельные отчеты. Вопросов по ним в итоге не было.
Контролируем результат
До сих пор речь шла только о наших договоренностях с сотрудниками. То, как мы контролируем их соблюдение, зависит от особенностей проекта.
«Максилект» в большей степени ориентирован на выполнение сложных задач под ключ. При такой постановке вопроса мы сами решаем, как прорабатывать проект, и декомпозируем задачи на элементарные составляющие. А дальше идет обычная работа проектного менеджера или тимлида (в некоторых проектах – их совместное участие) в соответствии с agile-методологией. Как и у всех, у нас тоже есть недельные спринты и ежедневные созвоны, позволяющие координировать разработку.
Мы предполагаем, что все заявленное время сотрудник занимается полезной работой. Исходя из этого, распределяются задачи, назначаются видеоконференции и т.п. Ведь рабочий процесс – это не просто получение задач на неделю и их выполнение в гордом одиночестве. Команды постоянно взаимодействуют – при удаленном формате работы это даже важнее, чем в офисе. Незаметно «исчезнуть» из всего этого взаимодействия невозможно.
Поскольку все происходит внутри команды, контроль на удаленке фактически ничем не отличается от контроля в офисах распределенных компаний, когда, например, одна часть команды сидит в регионе, а другая – в столице. Возможные накладки по срокам, отставания отдельных сотрудников и прочие неприятности если и возникают, то становятся заметны примерно в течение недели, что позволяет оперативно реагировать на ситуацию. Иными словами, никаких принципиальных сложностей здесь нет.
На некоторых проектах у нас есть учет рабочего времени для внутренних нужд. Он, естественно, реализован не через автоматическую слежку, а через ручную отчетность («одну задачу делал столько-то часов, другую – столько-то»).
Мы не используем распространенные способы оценки коллектива и его вовлеченности, например метод 360 градусов, поскольку перед нами не стоит задачи измерить работу наших сотрудников по HR-метрикам – они не дают нам необходимой информации. Все проектное общение идет неформально, на человеческом языке. Но чтобы видеть ситуацию более-менее объективно, по каждому сотруднику у нас есть план на ближайшие несколько месяцев, где указываются задачи, которые он должен решить, и личные цели, например изучение новых инструментов, технологий, языков программирования. Этот план формируется сотрудником совместно с его непосредственным руководителем.
Защищаясь от «выгорания» технических специалистов, мы даем возможность сотрудникам перейти в другой проект, если, например, «приелся» стек технологий. Компания изначально заявляет, что это нормальная практика, которая не приводит к экономическим или иным санкциям, поэтому о подобных проблемах сотрудник свободно сообщает на ранней стадии и мы можем провести замены на проекте с минимальными потерями, проговорив все перестановки и предусмотрев время на обучение нового специалиста.
Есть у нас отдельные проекты, где часть команды «Максилект» работает бок о бок со специалистами заказчика. И головной боли с точки зрения контроля они доставляют больше. Разница здесь принципиальная. В первом случае мы имеем обычную внутреннюю команду, а во втором – к части команды у нас просто нет доступа, да и влияние на проект ограничено установленными на старте рамками. В этой ситуации спасают взаимоотношения с заказчиком, выстроенные совместными усилиями.
Наш основной инструмент контроля решения задач – сбор обратной связи от клиентов, на чьих проектах работают сотрудники. Аккаунт-менеджеры общаются с клиентом не реже двух раз в месяц, обсуждая, решает ли каждый отдельный сотрудник в команде и команда в целом поставленную задачу:
В итоге получаем контроль на уровне ключевой метрики – качества (в контексте разработки – code style, сроки и т.п.) – без промежуточных и бесполезных для нас данных, вроде открытых на компьютере сотрудника сайтов или сотен фотографий его рабочего стола. А кроме того, все довольны. Пожелания клиента учитываются, работа идет. Сотрудник имеет определенный уровень вовлеченности в проект (не просто пишет код, а становится частью проектной команды) и получает необходимую ему обратную связь.
Все работает, но есть ограничения
Понятно, что не каждого сотрудника можно встроить в наш рабочий процесс так, чтобы его вклад был оценен участниками. Сотрудники должны быть организованными и обладать рядом софт-скиллов. Встретившись с проблемой, они не могут сидеть и ждать, пока она сама разрешится, а должны попробовать решить ее самостоятельно. Если же без стороннего участия решение невозможно, проблему необходимо озвучить. Это могут не все, поэтому мы учитываем необходимые нам софт-скиллы при найме (об этом мы недавно писали). И это еще один компонент нашей системы контроля: те, кто, по нашему мнению, не впишется в процесс, просто не пройдут собеседования.
Хочу оговориться, что какими бы софт-скиллами ни обладал сотрудник, у всех бывают моменты, когда голова не работает: во время болезни, семейных неурядиц и т.п. Для нас это не повод увольнять. Но мы ожидаем, что сотрудник сам нам сообщит о проблеме, и мы вместе найдем решение (например, предоставим незапланированный отпуск). Даже если явного разговора об этом нет, в ходе личного общения мы все равно видим изменения и пытаемся помочь. Контакт с сотрудниками важен еще и с этой точки зрения.
Бюджеты и сроки
Ошибки случаются у всех. Были промахи и у нашей системы контроля. Но мы строим все процессы так, чтобы цена ошибки была минимальной.
Любую задачу мы декомпозируем на фрагменты длительностью не более 32 часов. С одной стороны, это требует больших трудозатрат на этапе оценки. Учитывая это, мы не участвуем в конкурсах, тендерах и других оценках, где пресейл с малой вероятностью приведет к проекту. Но зато в тех переговорах, где дело дошло до расчета стоимости, стараемся получить на этом этапе максимальную детализацию. Дополнительные 8 часов, потраченные на детали, позволяют сэкономить бюджет проекта и уложиться в первоначально озвученные сроки. Это касается проектов обоих упомянутых типов.
Если по каким-то причинам сотрудник не справляется, мы узнаем об этом не через полгода, а через несколько дней, в самом худшем случае – через пару недель. Может быть, у сотрудника есть объективные проблемы или же он использует не самый оптимальный подход для решения – тогда мы подключимся и поможем.
У нас уже были такие ситуации, когда «съезжали» сроки, – это было видно и по количеству решенных сотрудником условно-одинаковых по трудоемкости задач, и по отзывам клиента (проблемы были как раз на проектах, реализуемых совместно с сотрудниками заказчика). И как раз тогда отработали все механизмы контроля на ранней стадии. Еще до того, как клиент открыто заявил о проблемах, были заметны первые звоночки внутри команды. В одном из кейсов у нас даже оказался небольшой запас времени на то, чтобы дать человеку исправиться. Ну а когда он не воспользовался шансом, мы все равно справились с ситуацией так, что это почти не отразилось на проекте. С сотрудником пришлось расстаться. Хотя, честно скажу, для тех, кто какое-то время проработал в компании и показывал результат ранее, увольнение рассматривается как крайняя мера. До него мы стараемся найти какие-то точки соприкосновения и разрешить ситуацию иным способом.
Вместо итогов хочу отметить, что наша схема вряд ли может быть внедрена в любой компании. Здесь необходимо прорабатывать всю, как это называется, корпоративную культуру, меняя фокус с процессов на результат. «Максилекту» было сравнительно легко, поскольку компания строилась так изначально. Хотя многие вещи пришлось изучать на собственном опыте. И мы продолжаем этот путь, улучшая процессы по мере приобретения нового опыта.