Как мотивировать сотрудников на удаленке
Сотрудники на удалёнке: оцениваем и повышаем вовлечённость
Dec 17, 2020 3:37:54 AM / Автор Yva.ai
Но как влиять на вовлечённость и продуктивность специалистов, если они перешли на удалёнку и перестали быть «видимы» руководителю? Допандемийные методы управления и трекинга производительности в дистанционном формате частично или полностью утратили эффективность.
Неясно, как ситуация сказывается на сотрудниках: их эффективность падает или растёт? Они работают день или ночь или заняты своими делами?
Ещё год назад эти вопросы не стояли так остро. Казалось, переход на дистанционную работу случится плавно, а его пик случится через 10-15 лет, и к тому моменту люди сами смогут выбирать, оставаться им в офисе или работать из дома.
Однако пандемия 2020 года внесла грандиозные коррективы: по данным New York Times, ограничительные меры карантина коснулись 4 миллиардов жителей планеты. Так как же измерять и повышать вовлечённость специалистов, работающих удалённо? Ответы – в новом материале Yva.ai.
Настроение рынка работодателей на конец 2020
В апреле 2020 многие компании были вынуждены быстро перевести персонал на дистанционную работу. Изоляция спровоцировала потерю согласованности взаимодействий и торможению рабочих процессов именно тогда, когда для выживания бизнеса требовались быстрые решения.
Этот и многие другие факторы выгорания, раньше знакомые в основном фрилансерам и самозанятым, стали неприятной реальностью для большинства команд.
Но и после окончания первой волны локдауна многие организации продолжают работать дистанционно. По оценкам экспертов, прозвучавших на декабрьской онлайн-дискуссии «Бизнес на удалёнке», компании не планируют возвращение к прежнему, «допандемийному» формату.
Таким образом, вопросы поиска инструментов для оценки и воздействия на вовлечённость персонала в новых условиях остаются открытыми.
Опыт компаний, перешедших на удалёнку до пандемии
Некоторые компании оказались готовы к локдауну лучше других, потому что задолго до пандемии сформировали удалённые команды и имели достаточно времени, чтобы наладить их продуктивную работу. О чём говорит их опыт?
Институт общественного мнения Gallup Analytics 2 (США) приводит такие данные: дистанционная работа улучшает HR-брендинг и является политикой, желательной для талантливых специалистов.
Примерно 54 % офисных сотрудников готовы уволиться из компании, если в другой фирме им предложат работать из дома и с гибким графиком. А 53 % опрошенных подчеркивают, что для них важен оптимальный баланс между профессиональной деятельностью и личной жизнью.
«Миллениалы не хотят жертвовать свободой ради работы. Они ищут вакансии, которые позволяют им интегрировать оба фактора», – отмечают в Gallup.
Вместе с этим в институте отметили, что правительственные учреждения, которые после окончания самоизоляции отказались от удалённой работы, столкнулись с некоторыми затруднениями. В частности, сотрудники стали чаще брать отпуска и больничные, а производительность труда так и не вернулась на докризисные показатели.
В Китае 3 учёные, занимающиеся вопросами мотивации удаленных работников, предложили сотрудникам call-центра крупного туристического агентства добровольно перейти на работу из дома. Половина специалистов согласилась, а остальные остались в офисе.
Эксперимент длился 9 месяцев. За это время выяснилось, что эффективность сотрудников на дистанционке выросла на 13 %, а у их коллег из второй группы осталась на прежнем уровне. Учёные отметили, что удалёнщики реже брали перерывы и больничные, совершали больше звонков и в целом были удовлетворены своей работой.
Проблемы компаний, которые не были готовы к изоляции
Компании, ранее не имевшие широкого опыта удалённого взаимодействия, столкнулись со сложностями контроля эффективного использования рабочего времени и индивидуальной продуктивности.
По оценкам Gartner, к началу 2021 года большинству работодателей (до 80 %) потребуется освоить инструменты мониторинга, которые помогут им следить за сотрудниками, анализировать их переписку по электронной почте, профиль в социальных сетях и биометрические данные.
Распространенная ошибка руководителей на данном этапе – внедрение тотального контроля. Основным негативным эффектом является недоверие сотрудника, формирующееся вследствие утраты ощущения свободы, а в некоторых случаях – даже нарушения его прав.
Современные технологии позволяют многое:
Однако такие подходы не только не повышают, но снижают мотивацию сотрудников, создают дополнительные риски выгорания и добровольного увольнения. Поэтому главная задача HR-специалистов и руководителей при переходе компании на удалённую работу – достижение баланса между автономией сотрудников и мониторингом их производительности.
Исследования ученых Принстонского университета (США, штат Нью-Джерси) показывают, что фирмы, которые доверяют специалистам и предоставляют им больше свободы действий, имеют высокие показатели эффективности. Кроме того, персонал в таких организациях чувствует себя комфортно и менее склонен к тому, чтобы менять работу.
Какие показатели вовлечённости полезно анализировать?
По методологии Yva.ai для оценки вовлечённости специалистов система на основе искусственного интеллекта прибегает к измерению более 40 параметров, совокупный удельный вес которых даёт высокоточное представление о вовлечённости сотрудника в динамике. Например, большое значение имеют активность сотрудника и количество выполняемых им задач.
Продолжительность активной деятельности и длительность простоев.
Инструменты учёта рабочего времени лучше использовать не как средство принуждения и наказания, а как персональные трекеры благополучия сотрудников. Это позволяет выявить, кто из исполнителей перегружен, и своевременно принять меры по перераспределению задач и предотвращению выгорания.
Результативность в соотношении с длиной цифрового рабочего дня
Информация о продолжительности рабочего времени сотрудников не даёт представления о том, насколько эффективно они решают задачи. На объективную оценку вовлечённости специалиста значительно влияет изменение его производительности – по KPI, соответствующим его позиции.
По изменениям вовлечённости в цифровом следе система может уловить ранние признаки выгорания и дать руководителю возможность повлиять на ситуацию до того, как сотрудник потерял эффективность.
Помимо количественных метрик вовлечённости, существуют косвенные показатели вовлечённости. Например, лаборатория MIT Human Dynamics 4 исследовала эффективность работников в различных сферах – от медицинских учреждений до call-центров. Самым ярким признаком эффективной команды оказался уровень социальной вовлечённости сотрудников.
Популярным инструментом для поддержания общения внутри компании, частично или полностью перешедшей на дистанционную работу, являются онлайн-встречи. При этом многие популярные сервисы для организации видеоконференций предоставляют возможность измерять базовые метрики вовлеченности, например, активность слушателей в чате, количество включений камеры и микрофона и т. д.
Но есть и опасность: слишком много социальной вовлечённости, которая ведёт к снижению эффективности команды.
«При резком росте частоты конференций может возникнуть обратный эффект, который в англоязычной среде называют Zoom-усталостью. По разным оценкам человек тратит порядка 50 минут на подготовку к видеоконтакту. После завершения разговора ему нужно ещё около 20 минут, чтобы снова почувствовать себя продуктивным», – отмечает вице-президент Yva.ai по HR-аналитике и организационному развитию Егор Ворогушин.
Ещё один косвенный показатель вовлечённости – уровень удовлетворённости сотрудников. Экономисты из Уорикского университета 5 подсчитали, что сотрудники, которые в целом довольны своей жизнью, работают на 12 % эффективнее. А их коллеги, которые по той или иной причине не удовлетворены текущей ситуацией, на 10 % хуже справляются с обязанностями, чем сотрудники со сравнительно нейтральной ситуацией.
Исследования McKinsey 6 выявили 6 ключевых факторов, влияющих на удовлетворённость работников:
Во многом это коррелирует с компонентами благополучия сотрудника.
Как измерить показатели удовлетворённости сотрудников при отсутствии непосредственного контакта?
Один из доступных способов – проведение пульс-опросов. Обратная связь позволяет HR-менеджерам и руководителям понять, какие факторы оказывают положительное или отрицательное влияние на продуктивность персонала.
Кроме того, в отличие от измерения эффективности, обратная связь отражает ситуацию не только постфактум, но и является прогностическим индикатором. С помощью пульс-опросов можно выяснить, как нивелировать влияние негативных обстоятельств до того, как это скажется на бизнесе.
7 советов для повышения вовлечённости удалённых сотрудников
Суммируя опыт сотен российских, зарубежных и международных компаний, People Analytics Yva.ai сформулировали 7 советов, которые помогут бесплатно повысить качество удалённой работы без дополнительных расходов компании.
Совет 1. Выбирайте оптимальные способы связи для решения различных задач на удалёнке
По данным различных исследований о стрессе и вовлечённости, до 39 % респондентов считают основной причиной нервного напряжения на рабочем месте неэффективный обмен информацией. Как сделать эффективно?
Совет 2. Настройте внутреннее информирование о происходящем в компании
Отмечается, что сотрудники испытывают меньше напряжения, если они в курсе положения дел в компании. Для этих целей можно запустить внутренний сайт, как это сделали в интернациональном коммуникационном агентств Dentsu Aegis Network.
На корпоративном портале размещаются новости, рекомендации по сохранению продуктивности, ответы на популярные вопросы, а также правила профилактики коронавирусной инфекции. Один из разделов посвящен вопросам охраны труда, в том числе – в условиях home office.
Совет 3. Поддерживайте командный дух сотрудников компании
Количество способов это сделать ограничивается только креативностью ваших HR-специалистов и неформальных лидеров компании. Проводите любые неформальные онлайн-мероприятия для сплочения коллег:
Заведите в корпоративном мессенджере один-два неформальных чата для обмена нерабочими моментами, которыми ваши сотрудники хотят делиться. Это поможет поддерживать хорошее настроение в команде и снизить стресс из-за рабочей нагрузки.
Совет 4. Создайте новые рабочие инструкции вместе с командой
На удалёнке основы HR-менеджмента возводятся в квадрат с точки зрения таких аспектов, как концентрация и самодисциплина сотрудников.
Правила работы изменились? Создайте новые инструкции для коммуникации, гигиены труда, реакции на отвлекающие события. Поговорите с вашей командой и введите новые нормы.
Задайте вопросы. Проанализируйте ответы. Пусть воссоздание границы между работой и домом станет результатом командной работы.
Важно: новые корпоративные правила не стоит рассматривать как инструмент жёсткого контроля. Приемлемо лишь то, что полезно – тогда новый деловой этикет поможет предотвратить профессиональное выгорание и повысить вовлечённость на удалёнке.
Совет 5. Позаботьтесь о ментальном и физическом здоровье сотрудников
В России 75 % граждан ощущают подавленность 6 из-за негативного информационного фона в связи с распространением коронавируса, а перманентный стресс негативно влияет на работоспособность. Такой вывод сделали авторы опроса в рамках проекта «Здоровье Mail.ru».
Чтобы снизить уровень тревожности во время перехода на удалённую работу, компания Unilever провела открытую онлайн-конференцию с авторитетным врачом. Спикер ответил на вопросы сотрудников, касающиеся коронавирусной инфекции и помог справиться с неопределённостью.
Также в организации действует корпоративная программа поддержки Employee Assistance Program. Работники, которые переживают за здоровье и благополучие близких в сложившейся ситуации, могут обратиться за помощью психолога. Консультации проводятся конфиденциально.
В компании Теле2 работникам предоставили доступ к онлайн-тренировкам. Также для каждого сотрудника диетологи составили индивидуальные дневники здорового питания.
А в агентстве Dentsu Aegis Network для поддержания здоровья сотрудников проводятся онлайн-занятия по йоге и дистанционные тренировки корпоративного клуба бегунов. Каждый четверг работников приглашают на курсы общей физической подготовки.
Комплексная забота о благополучии сотрудников может потребовать вложений, но многие инструменты можно внедрить бесплатно. Начните с доступного.
Совет 6. Занимайтесь обучением сотрудников
Обучение – мощный вовлекающий инструмент, который позволяет напомнить сотруднику, что компания в нём заинтересована, и в то же время повысить его ответственность за результаты.
Компания O1 Properties все образовательные мероприятия перевела в онлайн-формат, а также запустила новые проекты, направленные на расширение кругозора и развитие кадрового потенциала работников.
Корпорация Ipsen в онлайн-формате провела традиционный «День карьеры», в рамках которого сотрудники получили возможность узнать о перспективах профессионального роста и смогли обменяться опытом с коллегами из других стран.
Консорциум «Кодекс» организовал для руководителей разных уровней цикл обучающих мероприятий, где они смогли получить новые знания и навыки управления персоналом, планирования и контроля.
Совет 7. Поощряйте творческие инициативы сотрудников
В компаниях работают люди с разными увлечениями: кто-то фотографирует, кто-то занимается музыкой, а кто-то участвует в волонтёрских программах.
Предложите таким сотрудникам:
Если с помощью топ-менеджеров и HR-специалистов вам удастся дать сотрудникам возможность проявить творческие способности, вовлечённость возрастёт. Ваши люди почувствуют себя не просто ресурсом производительности, но действительно людьми, которые интересны и как специалисты, и сами по себе.
В сложившейся ситуации каждой компании важно выйти из 2020 года с новыми уроками и новым опытом, который поможет развиваться в новом, 2021 году.
Как говорил Уинстон Черчилль, пессимист видит проблемы в любой возможности, а оптимист находит возможности в любой трудности.
Узнайте, как использовать возможности искусственного интеллекта для повышения вовлечённости удалённых и распределённых команд – на мастер-классе Давида Яна «Как повысить эффективность и трансформировать компанию с помощью технологий ИИ и поведенческой аналитики?» Смотрите в записи прямо сейчас!
1-2. Is Working Remotely Effective? Gallup Research Says ‘Yes’ // Gallup. Adam Hickman, Jennifer Robison. 2020.
2. Is Working Remotely Effective? Gallup Research Says ‘Yes’ // Gallup. Adam Hickman, Jennifer Robison. 2020.
3. «Спросил, увидел, починил: как повысить эффективность сотрудников на удаленке с помощью HR-чекапа» // Rusbase. Эльза Егорова. 2020.
4-6. «Как оценить эффективность сотрудников на удаленной работе?» // «Управляем предприятием». Дмитрий
7. «Две трети россиян впали в депрессию из-за коронавируса» // «Известия». 2020.
Босс на удаленке: как и чем мотивировать сотрудников в эпоху коронавируса
Об эксперте: Марина Алексеева, директор по работе с персоналом «Лаборатории Касперского».
Уйти нельзя остаться
«Хороший оклад гарантируем», — только этой фразой опытного соискателя сегодня не зацепить. Да, при выборе работодателя финансовый стимул по-прежнему остается ключевым критерием: это, например, подтверждают выводы отчета Gartner «Future of Work Trends Post-COVID-19». Но важно понимать, что речь сейчас идет не только про оклад, а про компенсацию в целом: страховку, бонусы, оплату обучения, комфортные условия в офисе. Иными словами, соискатели ждут, что работодатель будет вкладываться в них и в их развитие. Так по результатам опроса аналитического центра НАФИ, 56% россиян ждут тринадцатый оклад, а 41% интересует наличие социального пакета.
Но заинтересовать кандидата — одно, а создать такие условия, при которых он не захочет уйти и не потеряет мотивацию — совсем другое. Даже несмотря на пандемию, ИТ-специалисты, например, могут позволить себе менять работу достаточно часто. Так, аналитики (в том числе Data Scientists) не засиживаются на одном месте дольше года-полутора из-за востребованности специальности. А в среднем люди в отрасли меняют работу раз в два-три года.
Если говорить про финансовую мотивацию, то настрой на продолжительное сотрудничество создают системы долгосрочного поощрения, предполагающие для участников дополнительное вознаграждение за достижение определенных финансовых показателей в перспективе нескольких лет. Одни корпорации предлагают своим сотрудникам акции, другие — опционы. Мы в «Лаборатории Касперского», в рамках программы LTI (Long Term Incentive), выплачиваем бонусы «живыми» деньгами. Наличие таких систем дает ключевым сотрудникам сильную мотивацию и уверенность в завтрашнем дне.
Но все-таки, деньги — не самый главный фактор удержания. Здесь в игру включаются уже другие аспекты.
Крутые технологии, перспективы развития, понятные цели, миссия компании, социальная ответственность и корпоративная культура, — вот вещи, способствующие позитивному опыту и побуждающие оставаться в команде.
Уроки пандемии и три «кита» мотивации
Существует мнение, что пандемия и удаленка заставили компании кардинально пересмотреть методы мотивации и управления персоналом. Но это не совсем так.
О диверсификации рабочей силы в HR-сообществе заговорили еще лет десять назад: формат работы, когда кто-то выполняет задачи из дома или сидит на фрилансе, появился не вчера. Но в период пандемии таких распределенных команд одновременно стало больше, и вопрос об управлении штатом в условиях размытых корпоративных границ оказался не просто актуальным, а срочным и важным. Работодателям в сжатые сроки пришлось решать, как поддержать рабочие процессы, взаимодействие и мотивацию внутри команд в условиях полностью удаленной работы.
В целом же, как показывает практика самых разных компаний, история со всеобщим воодушевлением в первые недели удаленки оказалась весьма коварна.
В начале карантина работодатели действительно отмечали рост продуктивности: выяснилось, что без отвлекающих факторов — утренних походов за кофе и перекуров с коллегами — КПД идет вверх. Но со временем невозможность находиться с коллективом под одной крышей может тормозить полезную динамику.
В конце концов сегодня сформировался конкретный набор запросов и факторов, которые необходимы для мотивации сотрудников.
Во время кризиса, когда бизнесы закрывались или вынуждены были сокращать штат, люди стали больше ценить сам факт наличия работы, эта роль работодателя как гаранта социальной стабильности выходит сейчас на первый план.
В условиях кризиса, вызванного пандемией, сотрудникам стало ясно, как на самом деле заботятся о них работодатели: думают ли об их безопасности, готовы ли оказывать поддержку в ситуации неопределенности. Компании, продемонстрировавшие высокую социальную ответственность, стали вызывать больший интерес у соискателей. Ведь что и когда еще случится неизвестно, а столкнуться с ситуацией «каждый сам за себя» никому не хочется.
Каждый человек индивидуален, на каждом этапе карьерного пути у него разная мотивация. Опыт показывает, что дополнительные конкурентные преимущества компании могут получить за счет проявления гибкости, способности удовлетворить потребность сотрудника в зависимости от меняющихся приоритетов. В какой-то момент человеку может быть нужна не премия, а дополнительный отгул. Не страховка, а компенсация обучения и т.д. Т.е., важна возможность выбора, а не конкретный набор бонусов.
К гадалке не ходи: что нас ждет в будущем?
Меняющиеся потребности соискателей и сотрудников стоят в одном ряду с вызовами, на которые в ближайшем будущем бизнесу придется отвечать.
Это продиктовано наметившимися ранее трендами, и тем, что компании научились эффективнее работать с такими командами за время пандемии — настроили процессы, системы, выстроили новые практики, повысили компетенцию руководителей. Однако компаниям нужно продолжать обучение работе с диверсифицированной рабочей силой.
Этика становится еще более важным конкурентным преимуществом в борьбе за таланты.
Это и четкие бизнес-процессы, и непрерывная практика перераспределения ресурсов, и управление диверсифицированной рабочей силой и многое другое.
Это опять же обусловлено активным проникновением технологий в нашу жизнь, трендом на удаленку, а также изменением цифровых привычек. Сбор и обмен информацией между коллегами в хоум-офисах, обработка большого массива данных клиентов, различные угрозы и мошенничество, с которыми все чаще сталкивается персонал, — все это несомненно повлечет необходимость повышения киберграмотности сотрудников и приобретение новых цифровых навыков.
Но, пожалуй, самой важной компетенцией для руководителей сегодня становится умение видеть возможности (а не проблемы) в сложных, меняющихся обстоятельствах.
Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.
Как поддерживать и мотивировать сотрудников дистанционно
Удалёнка стала своего рода испытанием, особенно для менеджера. В офисе проще заметить, когда сотрудник устал, выгорел, нуждается в поддержке или отдыхе. Работа в удалённом формате усложняет понимание обстановки, поэтому стоит ввести в повседневную жизнь новые способы взаимодействия. Расскажем, как правильно повышать мотивацию работников и усилить командный дух в новых реалиях.
Добавьте больше общения
Познакомьте сотрудников поближе
В офисе работники постоянно находятся в контакте, чувствуют себя частью большого целого. На удаленке нужно специально создавать возможности, чтобы вдохновлять сотрудников и создавать вовлечённость. Для этого можно ввести в традицию онлайн-чаепития или запустить крутой челлендж. Любая полезная идея для совместного времяпрепровождения и неформального общения позволит снизить уровень тревожности, познакомиться получше и замотивировать персонал ввести в свою жизнь полезные привычки.
Занимайтесь развитием корпоративной культуры
Офис приобщает персонал к корпоративной культуре и создаёт особую атмосферу, где есть место для юмора и веселья. Перенесите в удалённый формат вашу офисную жизнь: мемы и шутки, пиццу и роллы и пятницам, совместные корпоративные активности и празднования.
Также корпоративная культура подразумевает совместное обучение и расширение кругозора. Проводите в Zoom для сотрудников общение с интересными экспертами. Организуйте лекции по здоровому питанию, литературе, трендам, йоге, фитнесу, мастер-классы, повышение квалификации дистанционно, онлайн-обучение английскому, клубы по интересам.
Помогите персоналу обустроить рабочее место
Нередко дом – не самое лучшее место для работы. И не всегда человек имеет возможность купить дополнительный стол, стеллаж, кресло, ноутбук для комфортного рабочего пространства. Многим приходится работать на обычном диване или за кухонным столом. Можно выделить какую-то сумму для покупки недостающей мебели и техники или предоставить её, а также оплатить мобильную связь, интернет и электроэнергию, затрачиваемую в рабочее время.
Работайте спринтами
Эффективный метод работы на удаленке – спринты. Каждый кадр имеет свой список задач на определённый срок (7 или 14 дней) и чётко понимает свои обязанности, планирует время. Здесь важно правильно давать оценку трудозатратам. Понимание должно быть как у управленца, так и у исполнителя, причём именно за вторым последнее слово. Такой инструмент позволяет контролировать работу без чрезмерного надзора и получать результат в обозначенные сроки при сохранении комфорта для сотрудника.
Обеспечьте персонал личным временем
Чтобы было проще переключиться из режима «дом» в рабочий режим, предоставьте сотрудникам ясное понимание рабочих часов и составьте распорядок дня. Например, обсуждение рабочих вопросов в чате – с 9 до 20 часов, созвоны в Zoom – с 10 до 12. Тогда рабочее и личное время не будут смазываться, а мотивированный работник будет чувствовать себя более свободным, в то же время в часы рабочей активности будут максимально дисциплинирован и собран.
Позвольте сотрудникам выбирать, где работать
Гибридный формат работы позволяет самостоятельно выбирать, в какие дни работать в офисе, а в какие – остаться дома. Например, отцу семейства с маленькими детьми и постоянным шумом комфортнее большую часть рабочего времени находиться в офисе, и этот вариант будет наилучшим. А для кого-то важнее не тратить время на дорогу, а провести эти пару часов в работе и освободиться пораньше, выполнив актуальные задачи.
Следуйте регламенту
Несмотря на то, что удаленный формат работы лишает сотрудников большой доли неформального общения, во время рабочих встреч лучше от него воздержаться и сфокусироваться на повестке. Перед встречей заранее отправляйте всем участникам план с основными моментами для обсуждения и в процессе строго им следуйте. Следите за соблюдением этикета онлайн-встреч: выключенные микрофоны у тех, кто в моменте не участвует в обсуждении, отсутствие в кадре детей и домашних питомцев. Будьте готовы проинструктировать любого сотрудника по использованию онлайн-сервисов и дать совет, если какая-либо рабочая программа вызывает затруднение.
Будьте на связи и держите всех в курсе дел
Создайте единое информационное пространство, чтобы персонал владел актуальной информацией. Общие документы, чаты и виртуальные встречи должны быть исчерпывающими, содержать только свежие данные и своевременно информировать об изменениях. Не забывайте давать обратную связь. Если есть замечания, сообщайте их сразу в корректной форме. Если есть за что похвалить сотрудника – обязательно сделайте это, ведь это прекрасное мотивирование.
Оптимизируйте удалённую работу ещё лучше с помощью электронного документооборота и сервиса «Подписант».