Как навести порядок на работе
Как заставить персонал соблюдать порядок на рабочем месте?
“Черные метки” и разноцветные стикеры — таков неполный перечень инструментов, которыми пользуются современные компании, чтобы приучить сотрудников содержать в порядке рабочие места. Эффект таких затей — экономия на мебели. При этом чистота на столах не гарантирует, что повысится производительность труда. Современная мебель.
В августе этого года в офисах металлургической компании “Русал” провели акцию “Русал” — остров сокровищ“. Под “сокровищами” подразумевали оставленные без присмотра документы, которые сотрудникам надлежало защищать от “пиратов” — рабочей группы во главе с представителями дирекции по персоналу, ежедневно обходившей офис. Если им на глаза попадался безнадзорный документ, они изымали его и запечатывали в полиэтиленовый пакет. На столе сотрудника оставляли “черную метку”. Руководитель подразделения, в котором сотрудник набирал более 10 меток, приглашался для объяснений к руководству. А изъятые “сокровища” можно было забрать на следующий день в отделе документационного обеспечения.
“Цель акции — формирование у персонала культуры работы с конфиденциальными документами, а также развитие навыков эффективной работы по систематизации документов, — говорит Виктория Петрова, директор по персоналу «Русала». — И конечно, мы хотели получить чистый офис, где столы не захламлены макулатурой”. В ноябре на столах сотрудников в конце рабочего дня не оставалось ни одного документа, а все ненужные бумаги отправлялись в корзину. “Кроме того, мы получили хоть и небольшой, но экономический эффект: нам не пришлось заказывать дорогие офисные шкафы для хранения лишних бумаг”, — отмечает Петрова.
В компании считают, что организация подобных мероприятий помогает “реализации концепции корпоративной системы документационного обеспечения управления”. “Мы руководствовались пониманием того, что лучше, как говорится, предупредить, чем исправлять”, — поясняет Петрова.
Кто первым сел
“Русал” не единственная компания, предлагающая своим сотрудникам игры, цель которых — чистота рабочего места. “Вместе с переездом в новый офис в конце 2004 г. в IBM в Москве изменились и внутренние правила работы ее сотрудников, — рассказывает Кирилл Корнильев, генеральный директор IBM East Europe/Asia. — Теперь у подавляющего числа сотрудников нет своего постоянного рабочего места. Это означает, что личные вещи и необходимые для работы документы хранятся в индивидуальных шкафах, а после прихода в офис сотрудник может занять любое рабочее место. По завершении работы рабочее место должно остаться чистым и все вещи убраны обратно”. “Этот метод называется «мобильный офис», и он сегодня довольно моден в Москве, — утверждает Нина Серегина, руководитель IT-отдела компании 3R Recruitment Company. — Метод помогает держать рабочее место в порядке и чистоте: никаких личных вещей и оформления в своем собственном стиле”. “Он повышает организованность сотрудников, помогает им оптимально использовать бумажные документы, — говорит Корнильев. — Кроме того, сотрудники получают возможность более активно общаться и узнавать своих коллег, что особенно важно в динамично развивающейся компании”. Впрочем, не везде в борьбе за чистоту ограничиваются играми. “Во многих компаниях начальники подразделений время от времени лично проходят по офису и смахивают горы бумаг и игрушек-талисманов в мусорную корзину”, — уверяет Елена Егорова, директор департамента продаж и развития консалтингового агентства Penny Lane Personnel.
По ее словам, чаще всего за беспорядок на столе работники отделываются устным выговором, однако бывает, что их и штрафуют. “По Трудовому кодексу денежные штрафы запрещены, но в компаниях с серыми схемами выдачи зарплат доказать, что тебя оштрафовали, зачастую невозможно, — размышляет Егорова. — Я знаю случаи, когда в учреждениях с белыми схемами за неопрятный стол не продлевали бесплатный абонемент в фитнес-клуб, не платили обещанные надбавки «за бензин» или не оплачивали обслуживание мобильного корпоративного телефона”.
Игра в ящик
В 2001 г. сотрудники кадрового агентства Exclusive Personnel, придя на работу после выходных, обнаружили, что у рабочих столов демонтировали ящики. “Это были радикальные меры, но мы вынуждены были на них пойти после того, как ряд важных документов были залиты кофе, резюме кандидатов терялись, а затем спустя месяц их находили в ящиках столов сотрудников, — поясняет Александр Казаков, замгендиректора компании. — После этого сотрудникам ничего больше не оставалось, как все документы в конце дня возвращать на место — в шкафы с документацией”.
“Для работодателя существуют лишь две причины, чтобы следить за порядком на рабочих столах подчиненных: сохранение секретности в случаях, когда речь идет о лежащих без присмотра важных документах, и сохранение положительной репутации компании в случае, если речь идет о клиентском бизнесе”, — уверена Егорова из Penny Lane Personnel.
Впрочем, стимулы к тому, чтобы содержать стол в порядке, есть и у работников. “Лет семь назад Дювейн Паддик, известный британский тренер по управлению временем, — вспоминает Ирина Лихова, директор по управлению персоналом компании «Мегафон», — очень помогла организовать пространство рабочего стола”. Паддик вытряхнула содержимое ящиков и предложила разобрать документы на три группы. Первая — те, по которым ведутся проекты в данный момент, вторая — справочная информация, к которой необходимо обращаться время от времени, и третья — архив. Систематизация происходила с помощью стикеров зеленого, красного и желтого цветов, а то, что не попало в эти категории, было отправлено в корзину.
“Дело заняло все выходные, однако в итоге возникло очень ясное ощущение того, что дела под контролем, и уровень стресса значительно снизился, — говорит Лихова. — Конечно, я не самый организованный человек в мире, но теперь я точно знаю, что когда работаешь за чистым столом — это действительно позитивно влияет на качество работы”. В “Мегафоне” нет жестких требований к соблюдению правила “чистых столов”, но своим опытом Лихова делится с сотрудниками компании.
Выход в пространство
“Но, на мой взгляд, к организации рабочего места нужно подходить индивидуально, так как для определенного типа сотрудников небольшой беспорядок на столе является неотъемлемым условием качественного выполнения работы. Для них некоторый внешний хаос не только не мешает работе, но, наоборот, создает предпосылки для ее качественного выполнения, — отмечает Серегина из 3R Recruitment Company. — Хотя есть и другой тип, для которого беспорядок на столе отражает беспорядок мыслей в его голове. Это должны учитывать HR-специалисты, обязанность которых — обеспечить комфортную психологическую атмосферу в коллективе”.
“Порядок и беспорядок — понятия субъективные, — размышляет Вера Александрова, руководитель направления «Тестирование, оценка и аудит персонала» компании «Анкор». — Неопрятная, с точки зрения начальника, гора документов на рабочем столе может оказаться необходима работнику для выполнения сложного задания, и нарушение положения бумаг порой способно провалить его проект. Легкомысленные на первый взгляд семейные фото или какие-нибудь мишки-зайчики на рабочем месте могут снимать стресс и тем самым помогать поддерживать работоспособность долгое время. По большому счету, рабочее место — это территория, которую человек инстинктивно обустраивает по-своему, говоря тем самым окружающим: это мое”. “Нарушать эту гармонию я бы советовала лишь в случае крайней необходимости: если речь идет о работе с важными документами ограниченного доступа либо в представительских офисах, где клиенты по рабочему столу судят о компании в целом. Впрочем, возможно, «рабочий беспорядок» на столе нужно еще заслужить. Требования кадровика к новому сотруднику держать свой рабочий стол в идеальном порядке я бы даже рекомендовала”, — говорит Александрова.
КАК НАВЕСТИ ПОРЯДОК НА ПРЕДПРИЯТИИ, ЧТОБЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ВЫРОСЛА НА 22%
КАК НАВЕСТИ ПОРЯДОК НА ПРЕДПРИЯТИИ, ЧТОБЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ВЫРОСЛА НА 22%
КАК НАВЕСТИ ПОРЯДОК НА ПРЕДПРИЯТИИ, ЧТОБЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ВЫРОСЛА НА 22%
На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
КАК НАВЕСТИ ПОРЯДОК НА ПРЕДПРИЯТИИ, ЧТОБЫ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ВЫРОСЛА НА 22%
Андрей Шепеляев, Директор ООО «Компания Дизель», Ярославль
Несколько лет назад мы решили увеличить объемы производства, однако нам мешали проблемы: стандарты не работали, из-за ручной сборки продукции на выходе было много брака, плохие китайские комплектующие приводили к поломке оборудования. Требовалось навести порядок. Мы посетили европейские заводы наших партнеров (John Deere, Leroy-Somer, Linz Electric, Scania), изучили их работу и поняли, что пора начать оптимизировать бизнес-процессы, а также повышать энергоэффективность предприятия. В качестве инструмента выбрали подход бережливого производства.
1. Ликвидация потерь на ненужные действия
В бережливом производстве все, что не увеличивает ценность продукта, считается потерей – лишние запасы, перемещения, ожидания, брак и пр. Чтобы устранить их, мы составили карту потока создания ценности, нанесли на нее имеющиеся потери и начали работать с их причинами.
Описали алгоритмы операций. На производстве не был определен порядок операций. Работники не знали, что и в какой последовательности они должны делать, кому передавать детали, перед кем отчитываться. Сегодня весь процесс расписан, у каждой бригады и у каждого сотрудника есть должностная инструкция. Все рабочие знают, к кому можно обратиться с тем или иным вопросом.
Нормировали операции. У нас существовал общий план выпуска продукции на месяц. Время на каждую операцию не нормировалось. Доходило до того, что операции, на выполнение которых требовался всего час, делались по два-три часа. Теперь на каждый процесс отводится свой отрезок времени. Нормировано даже время на перекур – пять минут. В цехах установлены звонки, которые подают сигнал за пять минут до окончания каждого часа.
Говорит Генеральный Директор
Мясоперерабатывающая отрасль становится более конкурентной. Тому есть несколько причин: растет число производителей, усиливается их рекламная активность, развиваются новые технологии, повышается качество продукции, предпочтения потребителей частично смещаются в сторону товаров местного производства. Чтобы наша продукция оставалась конкурентоспособной, мы стали внедрять принципы бережливого производства. Прежде всего реализовали подход 5S, который включает пять шагов: сортировку, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизацию и совершенствование. Приведу примеры.
1. Сортировка. На складе мы стали использовать две схемы сортировки сырья: по видам производства (колбасные изделия, замороженные полуфабрикаты и замороженные готовые блюда); по видам специй и других вспомогательных материалов. Сортировка позволила сократить временные затраты на набор и передачу ингредиентов в производство на 20%.
Чтобы убрать все лишнее, мы собрали в специальной зоне оборудование, которое находилось в цехе, но редко использовалось. В течение двух недель наблюдали: если производство работало без сбоев, списывали оборудование в резерв.
Инвентарь сортировали таким образом. Выделили три категории инструментов: часто используемые (оставили на рабочих местах, создав под них специальные зоны размещения), используемые реже одного раза за смену (их разместили в шкафах за пределами рабочих мест), неиспользуемый инвентарь (его убрали из производственной зоны).
2. Соблюдение порядка на рабочих местах. Зоны размещения материалов и инвентаря обозначали с помощью визуальных знаков. Например, места, где находится упаковочный материал, отмечены ярлыками с изображением и наименованием единицы хранения. Это упростило поиск, сократило время инвентаризации при передаче смены.
3. Содержание в чистоте. Все производственные помещения разделили на зоны и за каждой закрепили сотрудника, ответственного за санитарное состояние зоны. Для повышения ответственности ввели листы, на которых работники отмечают время проведенной санитарной обработки.
2. Работа с сотрудниками, чтобы они соблюдали новый порядок
На начальных этапах мы столкнулись с нежеланием заводчан, у которых сдельная оплата труда, выполнять дополнительные обязанности (уборка места и пр.). Тогда мы предложили провести эксперимент: выбрали двоих рабочих – один из них следовал новым стандартам, второй – делал все, как привык. За месяц первый успел произвести в 1,5 раза больше деталей, и ему заплатили в 1,5 раза больше. После этого рабочие, которые были настроены против стандартов, пересмотрели к ним отношение.
Важно также, кого Вы принимаете на работу. Например, у нас трудятся в основном молодые люди (средний возраст – 27 лет). Все они стремятся не просто заработать, они хотят развиваться в профессии и обязательно чем-нибудь увлечены, кроме работы (это мы выясняем на этапе собеседования). С такими людьми проще совершенствовать производство. А чтобы молодым и амбициозным сотрудникам было интересно, мы организуем повышение квалификации, освещаем их заслуги в ежемесячной газете «Энергия успеха», вывешиваем фотографии лучших на доске почета. Находим применение даже хобби сотрудников: например, в коллективе есть фотолюбитель, который делает отличные кадры оборудования и пуско-наладки для корпоративного сайта и страниц в соцсетях.
3. Автоматизация ряда процессов производства
Во-первых, внедрили программу контроля за процессом выполнения заказа. Раньше за сборкой узлов, выпуском готовой продукции могли следить только начальники производства и отдела продаж – менеджеры по продажам узнавали о готовности заказов через них. Наш программист разработал программу, и теперь каждый менеджер может сам отслеживать готовность заказа и даже влиять на скорость его выполнения: поторопить отдел снабжения с закупкой двигателя, перераспределить комплектующие между заказами. К программе имеют доступ и руководители других отделов. В итоге мы добились слаженной работы всех подразделений: от снабжения до производства. Но на этом не остановились, сейчас проходит работа по адаптации программы, которая позволит и клиентам отслеживать сборку заказов.
Во-вторых, уменьшили долю ручного труда. При работе на старых станках рабочие половину делали вручную, из-за чего процент брака был довольно высоким. Мы изучили опыт европейских производителей электрогенераторов и пришли к выводу, что выгоднее закупать не готовый металл, а листовой и гнуть его на своем станке. Новое оборудование : станки для резки и гибки металла, робот для сварки – потребовало значительных инвестиций. Однако нам удалось окупить затраты менее чем за год, а не за два, как мы планировали изначально. Это связано с тем, что мы заключили договоры на выполнение сложных заказов и часть из них уже выполняем. Доля ручного труда сократилась до 30%. Количество брака сократилось в 1,85 раза.
В-третьих, организовали конвейер. Разделили производственные мощности на две площадки и создали сборочный конвейер по изготовлению электростанций и блок-контейнеров. Теперь это одно из основных преимуществ предприятия (конвейерное производство – редкость в нашей отрасли). Станки расставлены согласно стадиям производства: резка металла – один станок, гибка или сварка – другие станки, стапельные работы – третьи и т. д. Расстояния между ними рассчитаны так, чтобы рабочие не совершали лишних действий. У каждого есть тележка с инструментами, которую он возит с собой при сборке. Все это сокращает время производства.
В специальном листе для каждого процесса указаны контрольные точки (допустимые значения берем из стандартов безопасности пищевой продукции ISO 22000). Инженеры по качеству наблюдают за производством, отмечают в листах все несоответствия. Затем анализируют выявленные сложности и предлагают пути их устранения. Когда мы понимаем, что узкое место ликвидировано, точка перестает быть контрольной. Устанавливаются контрольные точки на днях качества (их проводим каждый месяц). Такой подход позволил снизить процент брака до минимума.
Приведу пример. В закупаемой муке содержатся следы металлопримесей (они попадают туда из-за износа металлических частей мельничных машин). Согласно нормам, на каждый килограмм муки допускается не более 3 мг подобных частиц размером до 0,3 мм, однако мы стараемся очищать даже такую муку. Для этого на производстве установили магнитоуловители, а на этапе, где выходят упакованные изделия, – металлодетекторы. Данный подход позволил значительно сократить потери готового продукта.
4. Сокращение ассортимента в 4,5 раза
Предприятие производило 40 пультов управления дизельными электростанциями. Но наша статистика заказов показала, что 31 вариант пультов был почти не востребован, в то время как девять универсальных моделей заказывали чаще всего. Мы стали производить только девять моделей. Это не только облегчило заказчику выбор пульта, но и уменьшило время сборки каждого устройства в 1,5 раза (мы оставили только стандартные модели). В итоге нам удалось в два раза снизить объем закупаемого разноразмерного металла и электрики, разгрузить склад, увеличить скорость производства.
5. Смена поставщиков: отказ от китайской дешевизны
Сегодня большинство производителей энергетического машиностроения закупают комплектующие китайского производства. Мы также использовали в установках китайские генераторы. Сами заказчики, стремясь сэкономить, просили об этом. Однако в процессе эксплуатации эти генераторы часто ломаются, получение запчастей тянется месяцами, и в результате экономия сходит на нет. Конечно, в Китае делают и комплектующие высокого качества, однако они стоят не дешевле европейских и российских аналогов. Поэтому мы отказались от китайских комплектующих. Некоторых заказчиков, которые гнались за дешевизной, потеряли, зато создали репутацию предприятия, выпускающего надежное оборудование. Возвратов и заявок на ремонт стало в разы меньше. Число рекламаций сократилось на 37%. Кроме того, из-за времени, высвободившегося от ремонта, сервисные сотрудники теперь могут чаще оказывать услуги по пуско-наладке и монтажу.
6. Создание новых производств с учетом энергоэффективных технологий
Когда мы начали строить новый цех, то сразу спроектировали его с учетом энергоэффективных технологий : стены сделали из сэндвич-панелей толщиной 120 мм с теплоизоляцией (по энерго эффективности сравнимы с кирпичной стеной толщиной в метр), потолок – из мягкой кровли с утеплением толщиной 200 мм. Большие, но теплые окна позволяют получать больше дневного света и тем самым сократить затраты на освещение. Продумана система рекуперации, которая обеспечивает производственные помещения чистым воздухом комфортной температуры. Стоимость строительства такого цеха дороже на 10–12% по сравнению с базовым. Пока занято 72% площади, мы продолжаем привозить и устанавливать оборудование. Однако уверены, что энергоэффективные технологии принесут экономию денежных средств уже в ближайшем будущем.
Результаты
Мониторинг деятельности предприятия с ноября 2012 года по 1 января 2014 года показал, что процесс производства ускорился. Количество произведенных дизельных электростанций в месяц выросло с 92 до 135 и более. В годовом исчислении – с 1100–1300 единиц оборудования до 1600–1800. Производительность увеличилась на 22%.
Как навести порядок на работе
Рабочее место влияет на нашу продуктивность. Когда нам комфортно, светло и уютно, то мы больше успеваем, меньше устаем и выдаем по гениальной идее в час. Ловите советы, как обустроить свой стол и всё вокруг него — в офисе и дома.
Стол — это «горячая точка», где любит скапливаться хлам. Поставьте туда коробку для вещей: когда она наполнится, разложите все по местам. А то, что здесь и должно быть, храните как удобно: карандаши и ручки — в кружках или контейнерах из дерева, бумаги — в папках.
Нарушители порядка
Периодически проводите ревизию: убирайте ненужные вещи. Присмотритесь к своему столу прямо сейчас и найдите «нарушителей» порядка.
— Опустевшие конверты и папки от них
— Ненужное компьютерное оборудование, ни к чему не подходящие провода и другой электронный антиквариат
— Лишние карандаши, ручки и ножницы
Бумаги
С бумагами соблюдайте правило «одного касания». Как только документ попадает вам в руки, уберите его в отведенное место, выполните нужные действия (например, оплатите счет) или выбросьте. И раз: ненужная макулатура исчезла!
Хранить бумагу можно в таких коробках. Источник
Remodelista
Свет — источник бодрости. При естественном освещении усиливаются познавательные способности, потому что лучше работает цикл сна-бодрствования (циркадный ритм). Важность естественного освещения уже поняли многие компании. Например, дизайнеры офиса Facebook в Менло-Парке продумали расположение окон, чтобы каждое рабочее место освещалось естественным светом.
Так выглядит офис Facebook в Менло-Парке. Источник
Да, в идеале, чтобы ваш стол был у окна. Но если это невозможно, подойдут «правильные» лампы. Если хотите создать уютное освещение, выбирайте красновато-желтый свет (такой подойдет для зоны отдыха). Для рабочего кабинета подойдет холодный голубоватый свет.
Гамма
Чтобы уменьшить беспорядок, выбирайте монохромную палитру. Мелкие предметы также будут выглядеть более организованными, если ограничить их цветовую гамму. Белый цвет вне конкуренции: он дает эффект простоты и чистоты и делает пространство менее загруженными.
Белый цвет — это порядок. Источник
Акценты
Добавьте на рабочем столе цветовой акцент — так вы будете быстро находить то, к чему часто обращаетесь. Выбирайте заметные и успокаивающие цвета: например, синий или зеленый органайзер отлично подойдет.
Хранение вещей
Организуйте всё так, чтобы рабочее место было аккуратными функциональным.
— Храните вещи на полках, чтобы они не загромождали пространство. Можно взять перфорированную доску и установить полки на ней.
Перфорированная панель помогает организовать хранение в любом месте. Источник
— Складывайте документы в металлические коробки или используйте специальную подставку.
Подставка для документов
— Для карандашей и ручек используйте кружки, керамические вазы или контейнеры из природных материалов — дерева или камня.
Источник
— Разделители для столовых приборов из кухни или проволочный ящик-органайзер помогут навести порядок в ящиках стола.
Проволочный ящик-органайзер — отличное решение для захламленного ящика стола
— Для макулатуры подойдет бумажная корзина.
Экологичная корзина для бумаги
Декор
Когда вещи разложены по местам, можно добавить красоты. Рабочее место должно быть не только удобным, но и вдохновляющим.
Рабочее место должно вдохновлять и радовать. Источник
Поставьте на стол несколько фотографий: они помогут отвлечься и восстановить силы в моменты затишья. Можно добавить вазу с цветами, комнатное растение или несколько картин, чтобы мысли произвольно блуждали в поисках решения сложных проблем.
Растения
Кстати про растения — это отличный «помощник» в работе. Они тонизируют, улучшают внимание, создают настроение и вносят визуальное разнообразие. Если вы работаете из дома, поставьте в комнате пару кактусов — и увидите, как изменится ваше самочувствие. Если в офисе, намекните начальству, что с суккулентами вы всё делаете быстрее.
Не обязательно разводить зимний сад — достаточно одного-двух кактусов. Источник
Google и Facebook и тут преуспели. В дублинском офисе Google в большинстве комнат постарались создать иллюзию природы: искусственные деревья с листьями в осенней гамме, имитирующее кору покрытие стен и искусственные газоны повсюду.
Температура
Вот тут внимание: оказывается, на работоспособность влияет и температура воздуха в помещении. При низкой температуре (20 °С) работники офисов на 44% чаще ошибаются, чем при 25 °С. Возможно, потому что они тратят много энергии на поддержание тепла в ущерб работе.