Как называется заголовок в письме

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

Источник

Что Такое Заголовок Письма (Email Header)? Полное Руководство

Письма, которые приходят нам на почту не всегда безопасны — они могут содержать спам, нести в себе угрозу фишинга и других злонамеренных атак. Чтобы узнать, откуда пришла такая почта, нужно посмотреть заголовок письма. Что это такое и каким образом может вам помочь? Продолжайте читать, чтобы узнать ответы.

Что Такое Заголовок Письма (Email Header)?

И они частично правы, “частично” — потому что это лишь поверхность заголовка. На самом деле заголовок письма содержит гораздо больше информации, связанной с процессом передачи email — метаданные.

Метаданные содержат много фрагментов информации, таких как “от” и “кому”, тип контента, браузер, использованный для написания письма, дата доставки и т. д. — более подробно о метаданных поговорим через минуту.

Чтобы иметь более чёткое представление о том, как выглядит заголовок письма, взгляните на пример ниже.

Как Посмотреть Заголовок Письма?

Как видно из примера, заголовок электронного письма может быть очень длинным и сложным для понимания. Ваш почтовый клиент, скорее всего, не покажет его просто так — нужно сделать несколько шагов, прежде чем вы сможете получить к нему доступ.

Хотя для того, чтобы полностью понять содержимое заголовка письма, могут потребоваться технические знания, получить к нему доступ не так сложно.

У каждого почтового клиента свой путь, мы покажем, как просмотреть заголовок письма в Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird и iCloud Mail.

Заголовок Письма в Gmail

Не зависимо от того, где вы находитесь — в Gmail или одном из приложений Google (например, GSuite), шаги для просмотра заголовка одинаковые. Следуйте простой инструкции, чтобы получить доступ к заголовку электронного письма в продуктах Google.

Email Header в Microsoft Outlook

Из-за множества ежегодных релизов Microsoft Outlook разные версии могут предлагать разные подходы к просмотру заголовка электронного письма.

Заголовок Письма в Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird тоже позволяет найти и посмотреть заголовок письма. Следуйте инструкциям ниже, чтобы сделать это.

Альтернативный вариант — после того, как вы откроете электронное письмо, просто нажмите Ctrl + U на клавиатуре, чтобы просмотреть источник сообщения. Там вы найдёте даже больше информации, чем в полном заголовке.

Email Header в iCloud Mail

Прочтение Метаданных

Чтобы получить более подробную информацию о входящих и исходящих письмах, нужно обратиться к метаданным. Стоит отметить, что метаданные тоже могут быть подделаны, поэтому рекомендуем критически воспринимать эту информацию.

Фальсификации подвергаются практически все строки, а особенно часто подделывают строку “от”, которая показывает, откуда пришло сообщение. Исключение является строка “ Received ” (“Получено”). Фактически, она является главным показателем подлинности письма.

“Received” — это строка, созданная вашим компьютером, поэтому ей можно полностью доверять. Заголовок письма может иметь несколько строк Received. Эти строки обозначают серверы, на которые отправляются ваши письма, пока не достигнут конечного пункта назначения.

Но это ещё не вся информация, которую содержит заголовок письма. Ниже приведён полный список.

В Чём Смысл и Зачем Вообще Заглядывать в Заголовок Письма?

У вас нет никаких проблем с коммуникацией по электронной почте, и вы даже не задумывались о том, чтобы смотреть заголовок письма. Так зачем вам все эти метаданные?

На самом деле, эта информация может оказаться очень полезной в случаи возникновения каких либо проблем с процессом пересылки электронной почты. Ниже мы описали, каким образом вам может пригодится заголовок письма.

Итоги

Большинству пользователей, скорее всего, не приходится заглядывать в заголовок письма, они даже не знают о его существовании, но согласитесь, что это далеко не лишняя информация.

По крайней мере, зная, как использовать заголовок письма и где его искать, вы сможете лучше защитить себя от атак. Ведь никто от них не застрахован, верно?

Ольга уже около пяти лет работает менеджером в сфере IT. Написание технических заданий и инструкций — одна из её главных обязанностей. Её хобби — узнавать что-то новое и создавать интересные и полезные статьи о современных технологиях, веб-разработке, языках программирования и многом другом.

Источник

Узнайте, как найти и проанализировать заголовок письма в разных почтовых сервисах

Заголовок письма (англ. email header) — это фрагмент HTML-кода, который содержит информацию об отправителе, получателе, маршруте сообщения и другие детали аутентификации. Заголовок письма всегда предшествует телу.

Разделы

Зачем нужен заголовок письма

Как найти заголовок письма

Как посмотреть заголовок письма в Gmail

Все email провайдеры позволяют увидеть письмо изнутри — в виде HTML кода. Вы можете просмотреть заголовок письма в любом почтовом сервисе. Давайте подробнее разберем, как это сделать.

Откройте письмо. Найдите вкладку «Еще» (три вертикальных точки), выберите «Показать оригинал».

Как посмотреть заголовок письма в Outlook

Откройте email. Нажмите «Дополнительные действия» (три горизонтальные точки), выберите «Просмотреть источник сообщения».

Как посмотреть заголовок письма в Yandex

Откройте письмо. Найдите вкладку «Еще» (три горизонтальные точки), Выберите «Свойства письма».

Как анализировать заголовок письма

Внешний вид заголовка письма отличается у каждого email провайдера. Чтобы проанализировать его, вам нужно изучить интересующие вас строки. Весь код от начала до тега представляет заголовок. Вот список того, что вы можете найти в заголовке письма:

Источник

Хедер и прехедер: технические аспекты и практическая польза

Хедер — это не только красивая шапка письма с элегантным лого. На самом деле email header включает в себя технический заголовок, прехедер и, собственно, шапку. Об эстетических и функциональных особенностях последней мы уже писали в отдельной статье, а сейчас рассмотрим техническую сторону вопроса.

Технические аспекты заголовка рассылки

Что такое заголовок письма с технической точки зрения?

Этот блок формируется автоматически программным обеспечением почтовика, ESP или CRM в момент отправки сообщения. Некоторые дополнительные данные добавляются в него в процессе доставки в инбокс вашего подписчика.

Это данные о времени обработки письма, проверке цифровых подписей (SPF, DKIM и т. д.), а также об оценке и категоризации сообщения.

Выделяют обязательные и дополнительные поля заголовка. К первым относят адрес отправителя, адрес получателя и дату отправки. А ко вторым – копии и тему письма (здесь речь идет о том, что необходимо технически; с точки зрения почтовиков письмо может быть без темы, а вот с точки зрения эффективности емейл-рассылок, тема – один из ключевых факторов успеха, от ее формулировки во многом зависит открываемость).

Для многих получателей электронной почты заголовок письма – это строка с темой.

Как мы уже знаем, это правильно лишь отчасти. В техническом заголовке емейл сообщения содержатся метаданные – информация, описывающая процесс передачи письма.

В метаданных можно найти такие параметры письма:

Где и как найти заголовок письма

Технические данные в хедере могут быть длинными и сложными для понимания. Почтовые клиенты не показывают всю эту информацию получателю без необходимости. Но ее легко можно найти в несколько кликов.

Как это сделать в Gmail?

Во всех приложениях Google (включая GSuite и Gmail), необходимые действия для просмотра технических данных заголовка одинаковые.

Откройте письмо, заголовок которого нужно посмотреть, и найдите вертикальное многоточие справа. Затем выберите в выпадающем меню пункт “Показать оригинал”.

Здесь можно увидеть метаданные:

Нажав Download original, получите код письма в формате eml файла, который периодически просят прислать почтовики или разработчики. В таком виде его можно отправлять как вложение.

Ниже отображается код письма, включая технические заголовки:

Как посмотреть заголовки в outlook?

Как и в случае с Gmail, нажимаем многоточие, только в предложенном меню выбираем пункт “Посмотреть источник сообщения”:

Как это сделать в Apple Mail?

Нужно открыть сообщение и найти пункт меню «Вид». Технические заголовки можно посмотреть в разделах “Все заголовки” и «Исходные данные».

Технические заголовки в Mozilla Thunderbird

Откройте письмо в новой вкладке и выберите опцию “Вид/Заголовки/Все”

Также это можно сделать горячими клавишами Ctrl + U

В целом процесс просмотра заголовков практически идентичен в разных почтовиках.

Как понять технические заголовки

Ниже — значения наиболее информативных параметров:

Received – в этой строке отображается адрес устройства, куда пришло письмо, а также адреса других устройств, которые могли это письмо передавать. Особенность этой строки в том, что она всегда подлинная, так как ее невозможно подделать.

MIME-version – позволяет отправлять в почте вложения разных форматов, например, текстовые, аудио, визуальный контент и другое.

Message ID – это код-идентификатор сообщения. У него стандартный формат и он выступает частью электронного адреса. Не бывает разных писем с одинаковым ID.

DKIM – это подпись, подтверждающая подлинность отправителя. С помощью Domain Keys Identified Mail домен связывается с адресом отправителя. Таким образом отправитель отвечает за свои рассылки.

Зачем нужна эта информация? Подписчики в нее, может, и не заглянут, а вот почтовые клиенты тщательно анализируют данные, чтобы защитить своих пользователей от спама, фишинга и прочих опасностей. Поэтому, прежде чем отправлять емейл-рассылку, убедитесь, что у вас полный порядок с цифровыми подписями и в репутации отправителя комар носа не подточит.

Почтовики по-разному показывают технический заголовок письма, но нужные для проверки строки всегда можно найти.

Прехедер – незаслуженно забытая деталь

Если за техническим заголовком пристально наблюдают почтовики, а темы писем всегда под контролем маркетологов, то такой элемент как прехедер часто остается без внимания, поскольку не является обязательным для доставляемости и не влияет напрямую на показатели прочтения рассылки. Тем не менее он по-своему важен. С его помощью можно усилить тему и эффективнее донести информацию подписчику. И если тема не позволяет использовать слишком много слов и символов, то это можно исправить с помощью прехедера. Также можно менять тему письма с предзаголовком местами в тех случаях, когда необходимо отправить письмо с тем же контентом непрочитавшим.

Кстати, вот вам еще один стимул добавить прехедер. Люди все чаще используют голосовых помощников, из которых только Alexa может прочитать письмо целиком (HTML text, пропуская изображения и альты). Siri может распознать имя отправителя, прочитать тему и предзаголовок. Эти же данные может считывать Cortana (но только в Outlook). Что касается Google Assistant, то он, к сожалению, вообще не поддерживает такие функции.

В пользу наличия прехедера говорит и тот факт, что если этого элемента не будет, то получатели у себя в инбоксе за темой письма увидят достаточно странный набор слов — здесь будет отображаться текст “Веб-версия письма”, альт-текст логотипа и/или других изображений в шапке письма, пункты меню, иногда — названия соцсетей, если они представлены в хедере. Такой хаос из несвязанных между собой слов вызывает негативную реакцию и не способствует желанию прочитать письмо.

Ниже — пример письма без прехедера:

А вот это же письмо с прехедером:

Вывод очевиден — прехедер помогает получателю понять суть письма еще до его открытия, заинтересовать контентом, привлечь внимание. Поэтому не игноририруйте этот элемент.

В редакторе писем системы eSputnik предусмотрено специальное поле для скрытого предзаголовка, куда его нужно просто вписать при создании сообщения:

Простой конструктор для красивых писем

Вывод

Технические заголовки письма – это данные, позволяющие оценить подлинность и безопасность рассылки, удостовериться в репутации отправителя. Главная строка технического заголовка Received формируется на стороне получателя. Чтобы убедить почтовики в безопасности своих рассылок, отправитель обязан настроить цифровые подписи.

В большей части здесь содержится информация для почтовиков, на основании которой оценивается безопасность письма для получателя. Емейл-маркетологи в технических заголовках могут найти время фактической отправки письма и сравнить его с тем, когда это сообщение было доставлено. Такое простое действие позволяет проанализировать ход рассылки и при возникновении проблем своевременно принять меры.

В разделе “original” можно получить код письма, включая технические заголовки, в виде файла в формате eml. Это может пригодиться, когда нужно отправить письмо как вложение или передать код письма для отправки из другой системы или же на доработку дизайнеру или верстальщику.

Не стоит забывать о прехедере – этот элемент позволит расширить тему письма и таким образом сможет повлиять на открываемость писем. Кроме того, его распознают голосовые помощники, и значимость этого фактора будет только расти.

Источник

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Д еловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

Бланк письма

Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Расшифруем, что это за реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

03 – товарный знак (знак обслуживания);

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

17 – заголовок к тексту.

Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

Пример 5. Бланк письма должностного лица

При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

Остальные реквизиты служебного письма

При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа 2 ;

19 – отметка о приложении;

25 – отметка об исполнителе.

Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными

См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014

Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля 6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

О соотношении понятий «пустая строка» и «межстрочный интервал» читайте в ответе на вопрос журнала № 3′ 2019

Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018, в которой отмечаются нововведения п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также поясняется, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью, еще рекомендуются примеры оформления отметки о приложении для различных случаев, в т.ч. не оговоренных в новом стандарте

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

При упоминании документа-приложения в тексте письма:

2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

Источник

• ← Superdry что за бренд
• Как можно скопировать ссылку сайта →