Как называются внутренние документы организации
Какие локальные документы должны быть в организации
Перечень локальных документов организации — это список нормативных актов, конкретизирующих трудовые нормы, применяемые в компании. К таким актам относятся:
Что такое локальные нормативные акты, кому и почему они нужны
Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:
Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.
Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП
Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:
Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:
Специализированные ЛНА
Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:
Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:
Как правильно разработать, утвердить, согласовать
Надо ли знакомить с документами сотрудников
Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.
В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.
Ответственность за отсутствие
Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.
Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.
Единая система внутренних документов компании
Внутренние документы компании – это документы, которые регулируют ее внутреннюю деятельность и деятельность ее отдельных подразделений.
Юридическая сила документа
Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Для того чтобы документ обладал юридической силой, нужно, чтобы он соответствовал закону, был принят компетентным органом и оформлен в установленном порядке.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Юридическая сила копий:
Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Она определяется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.
Унифицированные формы кадровых документов приводятся в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.
Виды внутренних документов
По степени гласности различают документы:
Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По кругу лиц (в том числе отделов, филиалов, управлений и т. д.), на которые распространяются внутренние документы, можно выделить документы:
Так, положение об отпусках, разработанное на предприятии и утвержденное в соответствии с уставом, будет обязательно для сотрудников всей компании в целом, причем не меняется с приходом новых сотрудников. Положение о совете директоров касается только этого органа, а, скажем, приказ о приеме на работу носит индивидуальный характер, составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
По волевому признаку внутренние документы можно разделить на:
Внутренние документы компании не должны противоречить друг другу. Кроме того, необходимо, чтобы в компании действовала единая система внутренних документов, порядка их создания и согласования.
Порядок создания внутренних документов
Внутренние документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов. Юридическая служба (юрист) компании разрабатывает внутренние документы, для создания или исполнения которых необходимы юридические знания, или визирует документы, подготовленные специалистами отделов компании.
Работа юриста с внутренними документами компании
Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя очередность действий.
Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа. Например, для того чтобы подготовить приложение к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обговорить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва. При этом следует информировать лицо, дающее задание, если эти требования идут вразрез с трудовым законодательством. В силу должностных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.
Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы согласовывались между собой.
Сбор реквизитов и персональных данных, если они потребуются для создания документа.
Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Чаще всего юрист согласовывает проект документа с отраслевым отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях со службой охраны, например, документы по охране коммерческой тайны.
Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа. Оформление документа подразумевает его выпуск на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, в некоторых случаях листы документа должны быть пронумерованы и прошиты. На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные указываются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.
Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен оформить регистрацию в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, придает документу номер и проставляет дату издания.
Передача документа для исполнения. Эту функцию осуществляет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.
Осуществление контроля в случае имеющегося соответствующего предписания. Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Внутренние документы организации: перечень
Содержание
Внутренние документы организации — официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности. Наряду с законодательными и правовыми актами они определяют свод правил, формирующий нормы внутренней жизни организации, порядок и условия соблюдения административных решений. Внутренние документы обеспечивают управленческую работу, содержащую процедуры, официальные полномочия, организационные ценности и другое. Некоторые внутренние документы разрабатываются в связи с требованием действующего законодательства.
Внутренние нормативные документы бывают разных видов, каждый из которых предназначен для решения задач конкретной фирмы. Чаще всего их разделяют по назначению, содержанию и регламенту согласования. Перечень внутренних документов организации зависит от следующих факторов:
Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.
Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.
Виды внутренних документов организации
Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.
Организационно-правовые нормативные акты
Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.
Распорядительные документы организации
Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.
Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:
Информационно-справочные документы
Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.
Договоры
Договор – один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников и т. д. Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках и т.д.
Это могут быть договоры:
Служебные бумаги по основной деятельности
Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:
Финансово-бухгалтерские документы
Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.
Документы по трудовым отношениям
Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.
Обязательные трудовые документы:
Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →
Личные документы
Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.
Требования к оформлению внутренних документов организации
Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.
Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.
Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:
Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам – взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда.
Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.
В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.
Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь:
Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений и т.п.
Как Doczilla Pro помогает бизнесу?
Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.
При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:
Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.
Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.
Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.
Локальные нормативные акты
Локальными нормативными актами (ЛНА) называются внутренние документы организации, устанавливающие права и обязанности работодателя и его сотрудников (в том числе отдельных категорий работников). К ним относятся различные инструкции, положения, правила. Локальная документация такого рода рассчитана на неоднократное применение (в отличие от индивидуальной документации — приказов, распоряжений и т. д.), а частоту и периодичность ее изменения определяет сам работодатель.
Локальные нормативные акты не должны противоречить нормам действующего законодательства, а также содержанию трудовых и коллективных договоров, заключенных с сотрудниками организации. Принимая на работу нового сотрудника, необходимо ознакомить его с нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его трудовой деятельности, причем сделать это нужно до подписания трудового договора.
Перечень обязательных локальных нормативных актов
Трудовой кодекс РФ установлен перечень обязательных документов, которые должна разработать и утвердить каждая организация-работодатель.
Разработка минимального комплекта локальной нормативной документации — обязанность работодателя. Все документы из списка должны оставаться доступными на случай проверки, поскольку инспектор вправе запросить любой из них для ознакомления. Если при проведении проверки ГИТ выяснится, что организация не располагает всеми необходимыми актами, проверяющий выдаст предписание о необходимости утверждения недостающих документов, а при повторном нарушении может инициировать возбуждение административного производства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ («Нарушение законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). Невнимательное отношение к вопросам оформления локальной документации нередко влечет предупреждение или наложение административного штрафа на виновное должностное лицо или организацию в целом.
Работодатель вправе разрабатывать дополнительные акты, исходя из специфики деятельности организации. Положения о премировании, оплате труда, отпусках считаются не обязательными, но весьма полезными документами, позволяющими систематизировать важную для сотрудников компании информацию. Некоторые эксперты причисляют к категории обязательной нормативной документации график отпусков, который, как и вся нормативная локальная документация, разрабатывается в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. Такая позиция подкрепляется письмом Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6. График отпусков, утверждаемый каждым работодателем ежегодно, должен разрабатываться с учетом мнения выборного органа, представляющего интересы сотрудников (при его наличии). Если на предприятии нет профсоюзной организации, график составляется на усмотрение работодателя.
Оформление правил внутреннего трудового распорядка
Согласно статье 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка (ПВТР) представляют собой документ, регламентирующий:
Кроме того, при составлении правил внутреннего распорядка работодатель может добавлять дополнительные пункты на свое усмотрение, при условии что они не нарушают законные права работников. Законодателем не установлены ограничения относительно срока действия ПВТР, поэтому нет необходимости ежегодно утверждать новую редакцию документа. Внести необходимые изменения можно путем издания соответствующего приказа, с которым всех сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Каждый работодатель может разработать собственные правила внутреннего трудового распорядка, отразив в документе особенности организации производственного процесса на конкретном предприятии.
Разработка локальных нормативных актов
Все работодатели, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право разрабатывать любые ЛНА, исходя из своих потребностей (ст. 22 ТК РФ). Такие документы могут иметь разный объем, структуру и предназначение, но ключевым критерием остается соответствие нормам права. Если утвержденный организацией акт ухудшает положение работников по сравнению с ТК, отраслевыми соглашениями, трудовым или коллективным договором, применять его нельзя (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ).
Нельзя применять и локальную документацию, разработанную без учета мнения профсоюза, если таковой представлен на предприятии. В остальном же следует руководствоваться практическими соображениями: например, если организация планирует проводить обучение сотрудников на производстве, учебный процесс следует регламентировать с помощью соответствующих нормативных актов — положения о квалификационном экзамене, положения о производственном обучении, положения о квалификационной комиссии и других документов соответствующей тематики.
Каждый новый документ — положение, свод правил, инструкция — утверждается приказом руководителя организации. Не забывайте датировать локальную документацию и знакомить сотрудников с ее содержанием в кратчайшие сроки: пока работник не ознакомлен с новыми требованиями, правилами и стандартами, на его деятельность они не распространяются.
Заказать комплект шаблонов внутренних локальных нормативных актов (положений, регламентов и т.п.) Вы можете в Академии безопасности бизнеса.
Внутренние документы организации: основные характеристики
Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.
Организационные документы предприятия
Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.
На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.
Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.
Устав
Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.
При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.
Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:
Положения
К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.
Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?
Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.
Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.
Штатное расписание и штатная численность
Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.
Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.
Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.
Какие еще внутренние документы организации существуют?
Должностные инструкции
Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.
Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.
Договоры
Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.
Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.
Служебные документы
Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.
Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.
Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).
Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.
Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью. 
Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.
Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.
Протоколы
Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.
Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.
Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).
В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок. 
Докладные, служебные, объяснительные записки
Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.
Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.
Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.
Справки
Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.
Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.
Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.
Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.
Учет внутренних документов организации должен быть строгим.
Распорядительные документы организации
Различают следующие виды распорядительных документов:
Внутренние документы кредитной организации
Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).