Share desk что это

Hot-desking в офисе: как это работает?

Правила использования общих рабочих мест:

Поскольку сотрудники не проводят каждый день за одним и тем же столом, правильно настроенные инструменты коммуникации и исправность оборудования в офисе очень важны. Профилактическое обслуживание всего оборудования в офисе поможет обеспечить бесперебойную работу отдела.

В некоторых случаях оправдано подключение специальной программы для бронирования свободных рабочих мест. Это позволяет работникам заранее забронировать себе место по аналогии с онлайн-бронированием гостиничных номеров. Если офисы компании расположены в разных городах, такая система будут особенно актуальна.

Преимущества системы незакрепленных мест:

Еще одно преимущество системы “горячих столов” в том, что сотрудники попеременно пересекаются с коллегами из разных отделов, которых могли не увидеть при традиционной кабинетной системе. Это укрепляет отношения, способствует лучшему погружению в процессы и оперативному решению общих задач.

Серия Loft создана специально для организации офисов “нового поколения”

Для каких компаний подходят “горячие столы”?

Компаниям, которые арендуют большие площади или помещения в элитных районах, а также для небольшим стартапам, экономящих свой бюджет, важно эффективно расходовать каждый квадратный метр офиса. Незакрепленные рабочие места будут особенно актуальны, если:

Какую мебель использовать для организации рабочих мест?

Именно это задает дизайнеру интерьера главную загадку: как сделать рабочие места универсальными, удобными для сотрудников с разным характером деятельности, предпочтениями и вкусами, рабочим инструментарием.

Система “hot-desking” предполагает возможность выбора сотрудниками разных конфигураций рабочего пространства. Если в каждый момент можно занять место, которое удовлетворяет личные потребности сотрудников или потребности команды, то работа только выиграет!

В случае, когда нужно тихое рабочее место, может помочь бенч-система на едином каркасе с экранами, чтобы создать чувство уединенности и комфорта.

Рабочие станции на едином каркасе серии bCODE экономит свободное пространство

В качестве места для командной работы подойдут модульные конференц-столы.

А столы со складной столешницей, как в серии Connect, позволят по необходимости легко расширять рабочее пространство или сокращать количество рабочих мест.

Офисные кресла с продуманными механизмами регулировки тоже будут очень кстати. Они не только важны для здоровья позвоночника, но и универсальны и экономичны, поскольку их можно настраивать в соответствии с потребностями большинства сотрудников.

Из-за отсутствия личных тумб у каждого стола в офисе должны быть предусмотрены продуманные системы хранения с индивидуальными ящиками для вещей. Стеллажи для книг и корреспонденции, шкафы и гардеробы дополнят различные рабочие зоны.

Шкафы-локеры серии Ergoline позволяют эффективно использовать каждый дюйм офиса

Для организации зон отдыха, где сотрудники могли бы отдохнуть, пообщаться с коллегами или провести мозговой штурм, подойдут удобные диваны, кресла и журнальные столы.

Диван Prima с полозьями в стиле хай-тек подчеркнет прогрессивный стиль офисов hot-desking

Источник

Share desk что это

Как удаленная работа сказалась на эффективности бизнеса

Практически весь 2020 г. бизнес работал удаленно. Сегодня, подводя результаты, большинство компаний сходится во мнении, что такой режим оказался выгодным, и планирует сохранить комбинированную модель работы. Однако для этого надо усовершенствовать имеющиеся инструменты, уверены участники организованной CNews Conferences онлайн-конференции «Удаленная работа 2021: новые возможности».

Итоги прошедшего года

По данным исследования, организованного Citrix совместно с Gartner, опыт массового перевода сотрудников на удаленную работу, оказался позитивным. В результате ¾ компаний намерены сделать удаленную работу в том или ином виде постоянной, рассказал Сергей Халяпин, главный инженер представительства Сitrix в России и странах СНГ. При этом у ИТ-подразделений забот прибавилось. 2/3 компаний расширяют использование облаков, 62% сокращают локальные инфраструктуры, а 42% ускоряют преобразования цифровых рабочих мест.

Проблемы, которые возникали в ходе перехода на удаленную работу, носили в основном психологический характер. Тем не менее, были и технические сложности, такие как конкуренция членов семьи и соседей за полосу пропускания и оборудование удаленного доступа, обеспечение безопасности. Да и облачные ресурсы оказались не безграничными. Для решения этих проблем использовались разные подходы: организация локального шлюза (VPN) и оптимизация каналов, расширение имеющихся сред терминальных серверов и VDI, интеграция имеющихся решений с публичными облаками, удаленный доступ к офисным ПК.

Облачный стек безопасности с Citrix Workspace

Источник: Citrix, 2021

Сергей Халяпин предложил использовать технологии Citrix для организации быстрой и простой доставки приложений как локально, так и из облаков. Кроме того, он напомнил о необходимости уделять внимание психологическому комфорту удаленных сотрудников. В частности, не забывать о важности общения, открытости и доверии между ними и руководством, здоровом образе жизни, в том числе и цифровом, и зримом эффекте от использования цифровых инструментов.

Ирина Волкова, региональный менеджер по маркетингу Poly, согласна, что принудительный переход на удаленную работу в период пандемии привел к тому, что люди привыкли работать, где угодно. Скорее всего, гибридная модель работы останется с нами навсегда. А значит, будут востребованы профессиональные домашние офисы. Для их организации недостаточно использовать самостоятельно оборудованные рабочие места или предоставить сотрудникам ноутбуки, а потом ожидать от них продуктивной работы. Необходимо обеспечить возможность использования в домашних офисах технологий корпоративного класса. В их числе профессиональные гарнитуры с поддержкой активного шумоподавления, камеры для видеоконференцсвязи HD-качества, спикерфоны.

В тоже время, полностью отказываться от офисной работы никто не собирается. Однако она будет трансформироваться в направлении объединения удаленных и офисных сотрудников в виртуальной среде. Следовательно, будут востребованы панели для видеоконференцсвязи с поддержкой оригинальных программных функций, например, Zoom и Microsoft Teams. При этом применение автоматизированных технологий голосового управления позволит ограничить прикосновения к экранам и поверхностям, а интеллектуальные функции отслеживания происходящего на совещании и в окружающем пространстве сделают видеоконференции максимально комфортными. Компания Poly предлагает полный спектр оборудования для решения всех этих задач.

Технологии для организации удаленной работы

Источник: Poly, 2021

«Сотрудники смогли наладить общение во время пандемии как внутри компании, так и за ее пределами, — отметил Григорий Иванов, основатель компании «Нейтроникс». — Они самостоятельно выбрали удобные и качественные, по их мнению, продукты. И почти все они оказались за ИТ-периметром компании». Сейчас не только компании-потребители ИТ-сервисов, но и их разработчики столкнулись с тем, что люди не готовы мириться с неудобными средствами коммуникации. А значит, в процессе трансформации бизнеса ИТ-директор должен предложить удобные, безопасные решения «на вырост». Речь идет о средствах коммуникации: мессенджерах, телефонии, видеоконференцсвязи, электронной почте.

По мнению Григория Иванова, крупные компании и госсектор должны использовать профильные решения технологических лидеров. При этом надо выбирать их так, чтобы не дублировать функционал. Для малого и среднего бизнеса уместнее брать один продукт с максимальным функционалом, но с небольшой «глубиной» каждой функции. Григорий Иванов считает, что среди российских решений лидерами являются мессенджер Express, телефония и почта CommuniGate Pro и видеоконференцсвязь Vinteo. Эти продукты интегрируются между собой. А искусственный интеллект позволяет не просто повысить безопасность и удобство, но и добавить новые функции и сценарии применения.

Переход на гибридный формат

Luxoft относится к числу компаний, которые собираются переходить на гибридный формат работы, рассказал Владимир Верещагин, управляющий директор Luxoft в России. В ней уже внедряется концепция Shared Desk. В 2020 г. был запущен дистанционный найм в крупных локациях, детально проработана организация работы в Shared Desk формате, пересмотрен подход к офисам — теперь это место для общения сотрудников, а не для постоянной работы, закончен переход на мобильное оборудование, ведется мониторинг настроения сотрудников, работающих из дома.

В планах на ближайшее время сегментация типов рабочих мест в IS с правильным workflow, выбор системы бронирования рабочих мест, организация индивидуальных локеров для сотрудников, продвижение концепции внутри компании и для кандидатов (Work from anywhere campaign) и масштабирование концепции во всех локациях.

По мнению Владимира Верещагина, формат Shared desk предоставляет больше возможностей для совместной работы и новых профессиональных связей: решения для совместного использования столов позволят бронировать несколько столов сразу для групп или команд. Офисное «игровое поле» выравнивается — благодаря единому пространству, общение между коллегами на разном уровне может стать более продуктивным. Рабочая культура и благополучие сотрудников улучшаются.

Shared Desk: сравнение типов рабочих мест

Источник: Luxoft, 2021

Владимир Верещагин уверен, что будущее — за совместно используемыми рабочими местами и Agile-офисами. Именно такой офис ожидают увидеть миллениалы, поколение Z и те, кто придут после них. Представление о том, что стол нужно бронировать каждое утро с помощью смартфона является естественным для сотрудников в возрасте около 20 лет.

Как организовать работу

Одна из основных сложностей при удаленной работе — правильно поставить задачу и сделать так, чтобы сотрудник выполнил ее в срок, отметила Анастасия Шкварина, продуктовый маркетолог «Мегаплан». Она предложила отказаться от устной постановки задач, а использовать для этого таск-менеджер, фиксируя дедлайны и назначая ответственных.

Очень важно также правильно сформулировать задачу и не приказывать, а постараться вовлечь сотрудника в процесс. Не стоит приглашать к решению задачи лишних людей — в этом случае этот процесс может превратиться в бесконечный диспут, лучше подключать сотрудников по мере необходимости. Очень важно устанавливать дедлайны. Часто гораздо эффективнее бывает созвониться, чем вести долгую переписку. И, конечно, все достигнутые договоренности надо фиксировать в системе «Мегаплан», которая в случае необходимости напомнит о них.

Елена Самойлова, директор по организационному менеджменту PepsiCo, рассказала, как компании удалось помочь сотрудникам в ситуации удаленности, стресса и неопределенности. В 2020 г. PepsiCo перевела на удаленную работу около 5 000 человек. Ей пришлось полностью пересмотреть стратегию вовлечения персонала.

Компания запустила социальную обучающую сеть, доступ к которой сотрудники могли получить с любого устройства. В этой сети размещались не только материалы для самостоятельного обучения, но и курсы от тренеров, на которые можно было подписаться. Фактически, все тренинговые программы были переведены в онлайн-формат. Кроме того, с помощью социальной сети сотрудники получили возможность не просто учиться, но и делиться своими знаниями.

В результате по итогам опроса 1500 сотрудников PepsiCo уровень вовлечения достиг самого высокого уровня за все время — 90%, а 97% респондентов отметили, что чувствуют важность и значимость своей работы.

Марина Михайлова, директор по персоналу Siemens Healthineers в регионе Россия и Центральная Азия, отметила, что несмотря на то, что у сотрудников компании уже был опыт дистанционной работы, ситуация прошлого года для многих из них стала стрессовой. Компания изучила опыт дистанционной работы для применения в будущем и выяснила, что сотрудники готовы работать дистанционно не менее 65% времени.

Оценка опыта дистанционной работы

Источник: Siemens Healthineers, 2021

Однако для того, чтобы избежать «выгорания», надо соблюдать несколько правил. Во-первых, выбирать место работы (удаленно или в офисе) в зависимости от задачи. Во-вторых, в ходе онлайн-встреч обязательно включать камеру. В-третьих, компания должна дать возможность сотрудникам удаленно работать из любого места, то есть обеспечить необходимый уровень доступа и безопасности.

Ярослав Кабаков, директор по стратегии ИК «ФИНАМ», отметил, что цифровые технологии существенно меняют финансовую отрасль. Брокерский бизнес изначально был сильно цифровизированным, однако в прошлом году, когда число заказчиков существенно выросло, пришлось уделять довольно много внимания созданию новых ИТ-продуктов. В ИК «ФИНАМ» этим занимается около 25 команд разработчиков. Режим работы каждой команды определяет ее руководитель. В компании используется микросервисный подход и Agile. Для выявления потребностей заказчиков используется искусственный интеллект.

В прошлом году на корпоративном портале компании несколько раз проводился опрос, как чувствуют себя сотрудники на удаленке. Большинство из них оценили этот опыт положительно. Тем не менее, по мнению Ярослава Кабакова, надо продолжать мониторинг состояния сотрудников, потому что последствия перехода на удаленку могут еще проявиться.

По словам Ольги Маховой, директора по инновациям и управлению данными Росбанка, банк планирует сохранить гибридный формат работы для сотрудников. Это позволит существенно — до 50% — сократить офисное пространство. И одновременно, потребует постоянного сбора обратной связи и адаптации к новым потребностям сотрудников. Перевод на удаленную работу стал полноценным инновационным проектом банка.

Проект перехода на удаленную работу

Источник: Росбанк, 2021

В текущем году банк планирует сосредоточиться на перестройке офисного пространства и изменении инфраструктуры, внедрении нового оборудования и средств удаленной работы, оптимальном распределении ресурсов. Ольга Махова подчеркнула, что при реализации проекта было выбрано два KPI — внедряемые технические решения должны принести ощутимый бизнес-эффект, а изменения должны быть понятны и положительно восприняты сотрудниками.

Артем Забава, ИТ-бизнес-партнер департамента развития технологий банковских процессов ИТ-дирекции Московского кредитного банка, подчеркнул, что удаленная работа не привела к падению эффективности сотрудников. По его словам, некоторые до сих пор считают, что качество работы напрямую зависит от того, может ли руководитель непосредственно контролировать исполнителя. Однако опыт показал, что это не так. Более того, эффективность работы сотрудников выросла, потому что они получили возможность распоряжаться своим рабочим временем так, чтобы совмещать личные и профессиональные цели. Более того, компании получили возможность привлекать на работу лучших специалистов из любых регионов страны.

Галина Богатова, директор Центра цифровых HR-технологий «Гринатом», рассказала о продуктах, которые в настоящее время разрабатывает компания. Это система развития кадрового потенциала «Рекорд», в состав которой входят модули управления эффективностью деятельности, обучения, управления карьерой и преемственностью, подбора персонала. Еще одно решение — личный кабинет сотрудника, удобный сервис для автоматизации процессов согласования заявок по персоналу (прием, перевод, изменение оплаты и др.), отпусков и командировок с возможностью оперативной выгрузки всей информации о работниках на одном ресурсе.

И третий продукт — Росатом HCM, комплексное решение для управления персоналом крупных компаний, которое разработано с использованием технологий: SaaS-решения, визуализация данных с использованием дашбордов, анализ больших данных и предиктивная аналитика, роботизация HR-процессов, искусственный интеллект, голосовые и чат-боты.

Ирина Ткачева, начальник управления сопровождения командировок СИБУР, и Мария Солодарь, менеджер по общекорпоративным сервисам и органам управления СИБУР, рассказали о том, как в компании организован процесс электронного оформления командировок. В холдинге существует собственный Travel-центр, который отвечает за организацию командировок 22 000 сотрудников, которые отправляются в рабочие поездки как по России, так и за ее пределы. В 2019 г. работники СИБУР были в командировках 50 000 раз. Поэтому оптимизация этого процесса очень важна.

Мария Солодарь подробно рассказала о ходе автоматизации этого процесса. По мере внедрения решения процесс оформления командировки все больше автоматизировался, что уже в 2018 г. позволило сэкономить 15 000 часов рабочего времени командированных сотрудников. Кроме того, благодаря роботизации оформления авансовых отчетов и автоматического начисления суточных в год экономится еще 25 000 рабочих часов. В 2019 г. благодаря интеграции в части передачи профилей сотрудников в систему бронирования удалось высвободить еще 5 500 часов в год. И, наконец, в 2020 г. 6 000 часов экономии в год дал реинжиниринг процесса, отказ от ручной авторизации услуг с отклонениями от политики.

Михаил Тутаев: В SberCloud.Advanced немало сервисов для обеспечения непрерывности рабочих процессов в условиях дистанционной работы

Большинство компаний говорят о том, что готовы полностью или частично сохранить удаленный режим работы даже после окончания пандемии. А значит, им понадобятся сервисы для создания виртуальных рабочих мест, уверен Михаил Тутаев, лидер продуктового направления SberCloud.

Источник

Пространство shared desk: как выглядит офис «Coca-Cola HBC Россия»

Головной офис российского подразделения «Coca-Cola HBC Россия» разместился в офисном парке класса А Comcity, расположенном в 350 м от станции метро «Румянцево». Штаб-квартиру за МКАД в Новой Москве компания выбрала не случайно — здесь не только проживает большинство сотрудников, но и находится крупнейшая производственная площадка Coca-Cola (завод в Новопеределкино).

Площадь офиса составляет более 5 тыс. кв. м, здесь работает 600 человек. Пространство представляет собой open space, но есть много мест, где можно уединиться или поработать в команде. Здесь 46 переговорных комнат вместимостью от 4 до 200 человек. Часть из них получила имена ключевых брендов: Сoca-Cola, Sprite, Fanta. А все остальные названия придумали сами сотрудники: например, логисты совещаются в «Гараже».

В офисе применена концепция shared desk — когда за человеком не закреплено конкретное рабочее место, и он может выбирать локацию для работы в зависимости от своих задач. Это призвано способствовать атмосфере коворкинга и более тесной кросс-функциональной работе. В конце рабочего дня каждый сотрудник складывает свои вещи в собственный шкафчик (локер), а с утра достает все, что нужно.

Когда планировка нового офиса была утверждена, в компании устроили экскурсию для всех желающих — каждый мог увидеть, как расположены рабочие места не только на плане, но и в жизни. Из 600 человек, которые должны работать в офисе, около 70% посетили его еще до переезда. В первую очередь сюда отправились активаторы вовлеченности — самые инициативные сотрудники, которые активнее всего участвовали в оформлении нового пространства и доносили пожелания своих отделов дизайнерам. Каждому из них после экскурсии вручили специальные макеты-раскраски: они со своими коллегами могли покреативить и предложить идеи по оформлению пространства.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник

Умное рабочее место

В сети смарт-офисов SOK появились столы, подключенные к системе онлайн-бронирования

В стол встроен датчик присутствия, NFC-считыватель для беспроводной передачи данных на малых расстояниях и RGB светодиод для отображения статуса в приложении, поясняет руководитель компании-разработчика Tabula Sense Андрей Рогозин. Он интегрирован в сервис DeskMe, который позволяет бронировать столы на 3D карте офиса в личном кабинете.

Открывая приложение, резидент видит, какие столы заняты, а какие свободны, выбирает, где он хочет работать, и бронирует место для себя. Когда он занимает стол, срабатывает датчик и загорается светодиодный индикатора: красный – занято, зеленый – свободно.

Система бронирования рабочих мест рассчитана в первую очередь на корпоративных клиентов. Пандемия заставила бизнес более гибко подходить к организации рабочего процесса. Сначала вынужденно: во многих компаниях по карантинным правилам треть персонала должна была работать на удаленке. Однако после снятия ограничений топ-менеджеры частично готовы сохранить гибридную модель – совмещение офисной и удаленной работы. В глазах многих сотрудников она выглядит более привлекательной, чем полностью офисный формат, а работодателям позволяет существенно экономить на аренде.

В гибридной модели закрепленные рабочие места эффективны лишь отчасти. Часть рабочих мест может быть закреплены за теми, кто ходит в офис ежедневно, часть – распределяться в режиме хотдескинга. Чтобы у сотрудников не было проблем с тем, где работать, у них есть возможность забронировать себе стол заранее – день в день или еще раньше.

По оценке JP Morgan, на 100 сотрудников банку может потребоваться только 60 рабочих мест. SOK делает аналогичные прогнозы. Внедрение системы умного бронирования позволит корпоративным клиентам сэкономить на аренде 42%, говорит управляющий директор SOK Михаил Бродников.

Помимо подключения к облаку бронирования в IoT-столы встроено все, что нужно для офисной жизни: розетки, USB-выходы, в них можно установить колонки и конференц-системы, а также оснастить индукционным подогревом кружки. Кроме того, «умные столы» могут быть оборудованы телескопическими ножками с приводом для регулировки высоты. Они могут выдерживать 120 кг.

Источник

Service Desk: что это и как помогает бизнесу

Service Desk — ключевой сервисный инструмент, который используют организации в рамках ITSM-подхода. Это понятие развилось из термина Helpdesk, а его определение сформулировано в библиотеке ITIL (IT Infrastructure Library). В последней редакции ITIL Service Desk занимает центральное место в цепочке создания ценности и определяется как единая точка контакта между поставщиком услуг и пользователями. Рассмотрим это понятие подробнее.

Service Desk — это коммуникационный центр, единая точка контакта (SPOC, Single Point of Contact) для удовлетворения потребностей как пользователей, так и ИТ-персонала. Service Desk также служит для достижения целей клиентов и ИТ-провайдеров. В данном случае «пользователь» относится к фактическому пользователю услуги, а «клиент» относится к субъекту, который оплачивает услугу. Согласно определению ITIL, Service Desk помогает в решении инцидентов и принимает запросы на обслуживание. Но независимо от того, какой вид помощи оказывается, цель службы поддержки — своевременное предоставление высококачественных услуг.

Service Desk vs Helpdesk — в чем разница

Понятия Service Desk и Helpdesk часто путают, но это не одно и то же. Первая служба может выполнять функции второй, но никогда — наоборот.

Helpdesk обрабатывает входящие запросы от конечных пользователей. Они обращаются в службу поддержки, чтобы решить проблемы, которые возникают с продуктом, услугой или системой в целом. Сотрудники службы поддержки отвечают на вопросы и оказывают помощь. При необходимости они передают запросы более квалифицированным специалистам.

Service Desk может содержать компонент Helpdesk, но ее ключевая цель — совершенствование процессов во всей организации. Ее внедрение помогает организации перейти на сервисную модель оказания ИТ-услуг. Service Desk выполняет множество задач: участвует в управлении активами, обеспечивает соответствие соглашению об уровне обслуживания (Service Level Agreement, SLA), управляет ключевыми ITSM-практиками (управление изменениями, управление конфигурациями и др.).

Как внедрить Service Desk

Технологии развиваются, а количество решений на рынке продолжает расти. Современные компании используют множество инструментов для автоматизации различных бизнес-процессов. Путь к успешной интеграции Service Desk лежит не только через построение комплексной и ориентированной на сотрудников стратегии управления услугами, но и через слияние этой службы с уже существующими инструментами.

Перечислим составные части процесса внедрения службы Service Desk.

3 функции Service Desk

Service Desk выступает в роли SPOC между провайдером и бизнесом для регистрации всех отчетов об инцидентах, запросов на обслуживание, уведомлений об изменениях и других необходимых коммуникаций. Рассмотрим каждую функцию.

Service Desk отвечает за процесс управления инцидентами. Согласно ITIL, Service Desk несет ответственность за разрешение инцидентов в соответствии с SLA с целью скорейшего восстановления услуг.

Service Desk обрабатывает ИТ-запросы на обслуживание. Помимо управления инцидентами, она принимает рядовые обращения пользователей. Это именно та услуга, которая может быть автоматизирована при помощи каталога услуг (Service Catalog).

Service Desk работает как SPOC. Третья функция заключается в том, что Service Desk связывает бизнес и провайдеров для всех коммуникаций, связанных с ИТ.

Преимущества Service Desk

Помогает выстроить коммуникацию между ИТ и другими департаментами. Service Desk облегчает общение и сотрудничество между ИТ-отделом и другими службами, помогает не только устранять ошибки, но и предотвращать их.

Совершенствует процесс управления активами. Service Desk объединяет в себе все аппаратные и программные активы организации, что упрощает управление ими.

Повышает операционную эффективность. Service Desk помогает стандартизировать ИТ-процессы в соответствии с ITIL. Так ИТ-отделу проще планировать и отслеживать ИТ-стратегии.

Налаживает процесс принятия решений на основе данных. Service Desk собирает и хранит данные о проблемах, продуктах и результатах работы, обеспечивая более простой анализ. Это помогает ИТ-отделу принимать более разумные решения.

Источник