топливо какой счет в бухгалтерии
Топливо какой счет в бухгалтерии
Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).
Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.
Организации, занятые производством сельскохозяйственной продукции, продукцию собственного производства отчетного года, отражаемую на счете 10 «Материалы», в течение этого года (до составления годовой отчетной калькуляции) учитывают по плановой себестоимости. После составления годовой отчетной калькуляции плановая себестоимость материалов корректируется до фактической себестоимости.
При учете материалов по учетным ценам (плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены и др.) разница между стоимостью ценностей по этим ценам и фактической себестоимостью приобретения (заготовления) ценностей отражается на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов».
К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:
10-1 «Сырье и материалы»;
10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
10-4 «Тара и тарные материалы»;
10-5 «Запасные части»;
10-6 «Прочие материалы»;
10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
10-8 «Строительные материалы»;
10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;
(в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
(см. текст в предыдущей редакции)
10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;
(абзац введен Приказом Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» и др.
(абзац введен Приказом Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
Организации, занятые выполнением научно-исследовательских, конструкторских и технологических работ, приобретающие на стороне необходимые им в качестве комплектующих изделий для проведения этих работ по определенной научно-исследовательской или конструкторской теме специальное оборудование, инструменты, приспособления и другие приборы, учитывают эти ценности на субсчете 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали».
На субсчете 10-3 «Топливо» учитывается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого (уголь, торф, дрова и др.) и газообразного топлива.
(в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
(см. текст в предыдущей редакции)
На субсчете 10-4 «Тара и тарные материалы» учитывается наличие и движение всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное и др.). Предметы, предназначенные для дополнительного оборудования вагонов, барж, судов и других транспортных средств в целях обеспечения сохранности отгружаемой продукции, учитываются на субсчете 10-1 «Сырье и материалы».
Организации, осуществляющие торговую деятельность, учитывают тару под товарами и тару порожнюю на счете 41 «Товары».
На субсчете 10-5 «Запасные части» учитывается наличие и движение приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для производства ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и т.п., а также автомобильных шин в запасе и обороте. Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях организаций, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.
Автомобильные шины (покрышка, камера и ободная лента), находящиеся на колесах и в запасе при транспортном средстве, включаемые в его первоначальную стоимость, учитываются в составе основных средств.
На субсчете 10-6 «Прочие материалы» учитывается наличие и движение отходов производства (обрубки, обрезки, стружка и т.п.); неисправимого брака; материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части в данной организации (металлолом, утильсырье); изношенных шин и утильной резины и т.п. Отходы производства и вторичные материальные ценности, используемые как твердое топливо, учитываются на субсчете 10-3 «Топливо».
На субсчете 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» учитывается движение материалов, переданных в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним организациям и лицам, относятся непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки.
Субсчет 10-8 «Строительные материалы» используется организациями-застройщиками. На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства (взрывчатые вещества и т.д.).
На субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.
Субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» предназначен для учета поступления, наличия и движения специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения.
(абзац введен Приказом Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
На субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» учитывается поступление и наличие специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в эксплуатацию (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации). По кредиту субсчета 10-11 отражается погашение (перенос) стоимости специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды на себестоимость продукции (работ, услуг) в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат, а списание остаточной стоимости объектов при их досрочном выбытии в корреспонденции с дебетом счета учета прочих доходов и расходов.
(абзац введен Приказом Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н)
Организации, занятые производством сельскохозяйственной продукции, могут открывать к счету 10 «Материалы» отдельные субсчета для учета: семян, посадочного материала и кормов (покупных и собственного производства); минеральных удобрений; ядохимикатов, используемых для борьбы с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов и химикатов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др.
В зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» или без использования их.
Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
Стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков, в конце месяца отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования этих ценностей на склад).
Фактический расход материалов в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) или другими соответствующими счетами.
При выбытии материалов (продаже, списании, передаче безвозмездно и др.) их стоимость списывается в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).
корреспондирует со счетами:
по дебету по кредиту
10 Материалы 08 Вложения во внеоборотные
15 Заготовление и приобретение активы
материальных ценностей 10 Материалы
20 Основное производство 20 Основное производство
23 Вспомогательные 23 Вспомогательные
25 Общепроизводственные 25 Общепроизводственные
26 Общехозяйственные 26 Общехозяйственные
28 Брак в производстве 28 Брак в производстве
29 Обслуживающие 29 Обслуживающие
производства и хозяйства производства и хозяйства
40 Выпуск продукции (работ, 44 Расходы на продажу
услуг) 45 Товары отгруженные
41 Товары 76 Расчеты с разными
43 Готовая продукция дебиторами и кредиторами
44 Расходы на продажу 79 Внутрихозяйственные
60 Расчеты с поставщиками и расчеты
подрядчиками 80 Уставный капитал
66 Расчеты по краткосрочным 91 Прочие доходы и расходы
кредитам и займам 94 Недостачи и потери от
67 Расчеты по долгосрочным порчи ценностей
кредитам и займам 97 Расходы будущих периодов
68 Расчеты по налогам и сборам 99 Прибыли и убытки
Счет 10 в бухгалтерском учете (нюансы)
Понятие материалов и их виды
Правила применения счета 10 «Материалы» регламентированы планом счетов бухучета и инструкцией к нему, утвержденными приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. Материалы являются видом запасов, который предназначен для изготовления продукции или для хозяйственных нужд организации. Планом счетов предусмотрены 11 субсчетов, сформированных по видам материалов на основе экономического признака:
Информация об использовании каждого субсчета имеется в инструкции к плану счетов. Организация может открыть другие субсчета, необходимые при ее специфике. Поступление материалов показывается записью
Дт 10 Кт 60, 71, 76 и т. д.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года обязательным к применению стал новый ФСБУ 5/2019 «Запасы». ПБУ 5/01 утратил силу.
Проверить, правильно ли вы организовали учет материалов по нормативам нового стандарта, можно с помощью готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.
Учет материалов с использованием счета 15
Счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» используются, если в учетной политике закреплено отражение материалов по учетным ценам.Учитывать материалы можно в учетных ценах:
В первом варианте расхождение между учетной и фактической ценой составят расходы, сопутствующие покупке материалов: транспортно-заготовительные; на доведение до состояния, в котором они могут использоваться. В остальных случаях разница будет «настоящим» отклонением плана от факта. Однако при любом выбранном виде учетных цен методика учета на счетах 15 и 16 не изменится.
На Дт 15 счета попадает фактическая стоимость купленных материалов проводкой Дт 15 Кт 60, 71, 76 и т. д. Стоимость материалов по учетным ценам отразится записью Дт 10 Кт 15. Сальдо на 15-м счете является отклонением и должно попасть на счет 16 проводкой Дт 15 Кт 16 или Дт 16 Кт 15. Если в конце месяца на 15-м счете и будет остаток, то это запасы, которые находятся в пути.
ООО «Сталь» является компанией, занятой в производстве изделий из металла. Остаток материалов в организации на 1 июля — 470 000 руб., сальдо на 16-м счете — 27 000 руб. За июль было куплено материалов на 370 000 руб. (1 000 ед.), а списано на затраты производства 1 800 ед. Соответствующие транспортные расходы за июль составили 97 000 руб. Указанные суммы не включают НДС. Учетная стоимость единицы материала — 420 руб.
Отражение норм расхода топлива в бухгалтерском учете
Документальные основы учета топлива на предприятии
В большинстве организаций есть транспорт, который используется для самых разных целей — это может быть автомобиль, доставляющий товар до потребителя, легковая машина торговых представителей либо машина, используемая для самых разных целей — от поездок в налоговую инспекцию до командировок в другие города. Во всех этих случаях помимо амортизации автомобиля (если он на балансе), расходов на запчасти и ремонт организация несет расходы на топливо.
Нормирование подобных расходов — это решение каждой компании. То есть организация вправе самостоятельно разработать нормы траты топлива, лишь опираясь на существующие критерии, утвержденные Минтрансом РФ (если это не автотранспортная организация, для которой установленные распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р нормы обязательны).
В бухгалтерском учете все расходы должны приниматься в полном объеме. Но не всегда можно определить, сколько именно бензина потрачено. Для этого в организации может быть разработан или принят по рекомендации Минтранса некий норматив. Разработать таковой можно несколькими способами:
На данный момент НК РФ не содержит требования о нормировании расходов на бензин для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль. Затраты на топливо считаются материальными расходами или включаются в прочие, связанные со служебным транспортом (подп. 11 п. 1. ст. 264 НК РФ). При этом судебная практика подтверждает, что нормы для списания ГСМ не требуются, но налоговые инспекторы по-прежнему настаивают на наличии приказа на установление норм списания ГСМ, доначисляя налоги при его отсутствии. Решать вопросы с налоговой при отсутствии утвержденных внутрифирменных нормативов приходится в судебном порядке. Поэтому при формировании учетной политики стоит определить — каким образом в компании будет вестись учет ГСМ.
Итак, для учета фактического расхода топлива компании требуется составить приказ, в котором прописать:
Не забудьте при разработке собственных норм учитывать транспортные условия (состояние дорог везде разное), загруженность машины (расход грузовой машины явно будет отличаться от легковой), климатические условия. Стоит указать лимит расхода бензина в летнее и в зимнее время, ведь зимой расход топлива будет выше.
Например, текст приказа может выглядеть так:
«На основании замеров расхода топлива и руководствуясь распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № НА-80-р, приказываю:
В летнее время (с 01.04 по 31.10) — 13 л на 100 км.
В зимнее время (с 01.11. по 31.03) применить повышенный коэффициент 7%. Расход составит 13,91 л на 100 км.
Учет расхода топлива на предприятии
Как уже было сказано выше, расходы на топливо входят в состав материальных либо прочих расходов.
Подробнее о классификации расходов можно узнать в нашем материале «Статьи расходов в бухгалтерском учете».
В бухгалтерском учете траты на ГСМ входят в состав себестоимости продукции на производстве, в расходы на продажу в торговых компаниях либо относятся на прочие расходы, если не связаны с основной деятельностью. Списание на расходы происходит, как правило, на основании нескольких документов:
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Напомним! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.
Оплачивать бензин можно как наличными средствами, и тогда в вашем распоряжении будет авансовый отчет с первичкой, так и через расчетный счет — и в бухгалтерии появится накладная по итогам месяца. Кстати, если в организации несколько машин, для улучшения контроля расхода ГСМ лучше использовать топливные карты — отчет по каждой из них покажет, сколько бензина было заправлено в каждую машину, тогда как накладная даст вам информацию лишь по общему объему закупленного топлива.
Подробнее про учет материальных запасов на производстве можно почитать в нашем материале «Документальное оформление МПЗ».
Для учета ГСМ на предприятии используется субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы».
Учет ГСМ с 2021
Мы приходуем ГСМ по автомобиль, на котором ездит директор, на счет 10.03 «Топливо». Является ли данное топливо запасом по ФСБУ 5/2019? Нужно ли с 2021 года приходовать бензин на счет 10.21 или оставить все как есть?
В соответствии с пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019 топливо относится к запасам, предназначенным для производства, работ, услуг. ГСМ для авто директора относится к запасам, предназначенным для управленческих нужд. Стоимость таких запасов можно сразу учитывать в расходах в момент приобретения, если это предусмотрено УП (п. 2 ФСБУ 5/2019). Для НУ расход ГСМ должен быть документально подтвержден через путевой лист (ст. 252 НК РФ). В 1С учет топлива и оформление путевых листов автоматизировано через документ «Путевой лист» и счет 10.03.2 «Топливо в баке».
По нашему мнению, если организация использует функционал Путевые листы в программе, то лучше не менять методику и продолжать учитывать топливо на счете 10.03 «Топливо», в т.ч. и для управленческих нужд. В этом случае счет 10.03 будет использоваться как транзитный, т.к. остатки топлива в баках на 31 декабря будут несущественны и не повлияют значительно на оценку стр.1210 «Запасы» в балансе. Если путевые листы не оформляются в 1С, то топливо для управленческих нужд можно учитывать на счете 10.21 «Малоценное оборудование и запасы», если это упростит учет. Но не забывайте про оформление путевых листов для подтверждения расходов в НУ.
Водитель погрузчика First Loader Zl926, рег. знак В685ОР 177 Ворон Андрей Павлович принес в бухгалтерию:
В Путевом листе указаны:
Расход бензина по норме – 3,8 л. на 100 км.
См. также:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Замечательный семинар. Очень полезная информация. Спасибо огромное.
Правила учета ГСМ обновлены
Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля? Ответы на эти и другие злободневные вопросы вы найдете в статье.
Начнем с новации. Методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для ряда марок автомобилей, выпущенных с 2008 года, в очередной раз обновлены (распоряжение Минтранса от 06.04.2018 № НА-51-р). Примечательно, что документ действует с 4 апреля, однако в правовых базах появился совсем недавно. С «рекомендательными» документами такое случается.
Итак, для целей расчета норм расхода топлива обновлены следующие разделы:
Кроме этого, установлены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива отдельно в Крыму и Севастополе. Напомним, что данные нормы расхода топлива и смазочных материалов предназначены для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, проведения расчетов с пользователями транспортных средств, водителями и т. д.
Указанными нормами Минфин России рекомендует также руководствоваться при списании расходов на ГСМ. Впрочем, в финансовом ведомстве признают, что учитывать расходы на ГСМ в пределах лимитов, утвержденных распоряжением Минтранса, – это право, а не обязанность налогоплательщика. Налогооблагаемая база по налогу на прибыль может быть уменьшена на полную стоимость израсходованного бензина (письмо Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875).
ГСМ: тонкости учета
Задаваться философским вопросом типа «а для чего вообще нужны какие-то там нормы расхода и списания ГСМ?» мы не будем – нужны, и точка. Главное – не запутаться с применением этих норм. Следует обратить внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадает.
Бухучет приобретенных ГСМ зависит от способа их приобретения.
Покупка ГСМ за наличные
Если ГСМ приобретены за наличные, сделайте проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выданы деньги под отчет на приобретение ГСМ;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
— оприходованы ГСМ на основании авансового отчета, предоставленного водителем;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— отражен НДС по приобретенным ГСМ;
ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 19
— принят к вычету «входной» НДС по ГСМ.
Покупка ГСМ по топливным картам и талонам
Если ГСМ приобретены по топливным картам или топливным талонам, проводки будут такие:
ДЕБЕТ 60, Субсчет авансы выданные КРЕДИТ 51
— отражены в качестве выданного аванса деньги, перечисленные за талоны (на карты);
ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 76
— принят к вычету НДС с выданного аванса;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
— приняты к учету ГСМ, отпущенные по талонам или картам (на основании корешков талонов, представленных водителями, или отчета компании – эмитента талонов (карты));
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
—отражен НДС по ГСМ;
ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 19
принят к вычету НДС по ГСМ;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68, Субсчет расчеты по НДС
— восстановлен НДС, принятый к вычету с перечисленного аванса.
Стоимость ГСМ, израсходованных за месяц, определяется на основании путевых листов или отчетов систем контроля пробега (пробега и расхода топлива) и списывается на расходы на последнее число месяца проводкой (п. 16, 18 ПБУ 10/99):
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 10
включена в затраты стоимость ГСМ.
Обратите внимание: НДС, предъявленный поставщиком ГСМ, принимается к вычету при отражении стоимости приобретенных ГСМ по дебету счета 10 «Материалы» только при наличии счета-фактуры продавца (письмо Минфина России от 03.08.2010 № 03-07-11/335).
В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.
Компаниям, которые заняли «осторожную» позицию и решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Жизнь по нормативу
Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.
Первый способ – позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.
Второй способ – создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.
Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры, что называется, на все случаи жизни: отдельно – для груженого и порожнего авто, отдельно – для летних и зимних поездок, отдельно – для простоя со включенным двигателем и т. д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.
Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.
Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.
Налогоплательщик вправе учесть расходы на бензин для служебного транспорта в объеме фактических затрат. Конечно, при условии, если расходы экономически оправданы и документально подтверждены (то есть при наличии путевых листов, чеков, квитанций).
Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой – это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу. Более распространен другой метод, суть которого заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также узнать по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.
Существуют и другие способы – например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.
Кстати, сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название – системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.
Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива – на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.
Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам и на основании этих документов спишет ГСМ. Минфин России против такого метода не возражает (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
«Бонусное» топливо: как учесть
Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ. Если топливо в договоре не упоминается, то применяют различные подходы. Когда бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.
Если бак практически полон, то сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.
В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ – это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).
Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 данной статьи.
Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется. При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).
При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.
Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.
Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.
Самый распространенный вариант отражения такой передачи – это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.
Другой вариант – товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор – в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.
Подтверждаем расходы на ГСМ
Форма путевого листа как документа учета утверждена Постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997. Отдельные бланки предусмотрены для легкового транспорта, автобусов, грузовых машин и пр. Эти формы обязательны лишь для профессиональных перевозчиков. Непрофильные организации могут разработать свой бланк и отразить его в учетной политике компании как дополнительное приложение с образцом. Минфин России указал на это еще в письме от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214. Для каждой машины оформляется отдельный путевой лист. Максимальный срок его действия – один месяц. В документе следует прописать точный маршрут поездки, а также расход ГСМ для конкретного транспортного средства. Важно помнить, что это первичный документ, он обосновывает факт эксплуатации автотранспорта, поэтому должен быть максимально подробным.
Учет ГСМ, как и другие участки бухгалтерского учета, предполагает наличие отчетных форм, которые позволят контролировать объемы закупаемого топлива, сравнивать расходы с показателями счетчиков и пр. Непрофильные организации не обязаны составлять какие-то определенные своды, но когда машин на предприятии больше двух, будет проще учитывать затраты, если вести внутреннюю отчетность. Стоит отметить, что выбранные формы отчетности, сроки их оформления и ответственных лиц должен утвердить руководитель отдельным приказом.
С развитием технологий активно стало применяться GPS-отслеживание движения. Согласно письму Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, распечатку с данными о маршруте допускается использовать для подтверждения расходов на топливо.
Первая из полезных отчетных форм – отчет о движении ГСМ. Составляет его сотрудник, материально ответственный за выдачу топлива, на основании первичных документов: ведомости учета возврата талонов, карточки учета расхода ГСМ, товарно-транспортных накладных, актов, требований и пр. Этим отчетом завершается работа с первичными документами, в нем должны найти отражение Ф. И. О. сотрудника, получающего топливо, виды топлива с указанием единиц измерения, цель выдачи. Важно отметить остаток на начало и конец отчетного периода, поступление и выбытие ГСМ. Основной отчет может сопровождаться приложениями, например, это могут быть приходно-расходные документы. Все бумаги заверяются ответственным лицом. На основе этого отчета бухгалтерия производит расчеты, в том числе и для фискальных органов по налогу на прибыль, и составляет необходимую документацию.
В ведомости учета выдачи ГСМ должно быть отражено все выданное сотрудникам предприятия горючее. Бухгалтерия выписывает ГСМ только после того, как водитель предъявит путевой лист или иной документ – конкретный порядок должен быть установлен в учетной политике. Топливо указывается в литрах, а масла – в килограммах. Итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости. Кроме того, в документе указываются: наименование и марка топлива, сведения о ТС, такие как марка, модель и регистрационный номер, сведения о водителе, а именно: его Ф. И. О. и табельный номер, дата выдачи ГСМ. Водитель и сотрудник, ответственный за выдачу горючего, обязательно должны проверить все данные и заверить ведомость. Одновременно с заполнением ведомости материально ответственный работник должен расписаться в путевом листе. В ведомость вносятся также данные о горючем, которое необходимо во время ремонта и техобслуживания транспортного средства. Основанием для записей будут накладные и лимитно-заборные карты.
Учет компенсаций ГСМ
Личные автомобили работников для выполнения служебных задач в организациях используются довольно часто. Трудовое законодательство обязывает работодателя в связи с этим выплачивать работникам компенсации, не устанавливая ограничений по их величине.
В таких ситуациях важно правильно оформить документацию и помнить, что для налогового учета таких выплат установлены свои правила.
Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя. Установлено, что размер компенсации, так же как и сумма возмещаемых расходов, определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном соглашении.
Ограничений по размеру выплат трудовое законодательство не содержит. Поэтому теоретически организация может выплачивать работникам компенсации в размерах, установленных соглашением. Размер компенсации должен быть обоснован.
Рекомендуется составить двустороннее письменное соглашение в виде приложения к трудовому договору. В нем предусмотреть, например, такие пункты:
Компенсация выплачивается по окончании календарного месяца.
К соглашению следует приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и копию руководства по эксплуатации автомобиля.
Зимой вы вправе списать больше расходов на ГСМ. Расход топлива в холодное время года увеличивается из-за погодных условий, использования обогревателя и т. д. Вы вправе увеличить нормы, которые используете летом. Но алгоритм действий также зависит от того, какие нормы вы применяете – установленные Минтрансом или свои.
Однако в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются. Подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей.
Таким образом, в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.
Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).
При установлении размера компенсации имейте в виду, что при выплате такой компенсации отдельное возмещение стоимости ГСМ является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 23.08.2013 № 03-03-06/1/39239).
Правомерность этого подхода подтверждается судами (постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09).
Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату выплаты данной компенсации работнику, то есть пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.
Как обосновать расходы
Компания, выплачивающая компенсации работникам, должна оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой внутренний локальный нормативный акт), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат. От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и ПТС, которые будут подтверждать, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику.
Выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце.
За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается, то есть сумма к выплате рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).
Для обоснованного включения сумм выплаченной компенсации в расходы необходимо подтвердить не только необходимость использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей работника, но и то, что работник фактически использовал автомобиль для поездок в интересах организации. Факт использования автомобиля подтверждается путевыми листами (письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115).
Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления (подп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).
Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.