укд в каких случаях применяется
Приложение N 2. Случаи оформления формы УКД
к письму ФНС России
от «__» _______ 2014 г. N _____
СЛУЧАИ ОФОРМЛЕНИЯ ФОРМЫ УКД
Форма УКД может применяться для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует его.
Форма УКД также может применяться в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке (без постановки на учет), в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождениях ).
При подписании сторонами двустороннего акта о расхождениях при приемке товаров, дополнительного первичного документа об изменении финансового состояния продавца и покупателя не требуется. Наличие подписей продавца и покупателя на таком документе свидетельствуют не только об изменении состояния расчетов между ними, но и о согласии покупателя на такое изменение стоимости отгруженных товаров в связи с уточнением их количества, что согласно п. 3 ст. 168 НК РФ достаточно для выставления продавцом корректировочного счета-фактуры без дополнительных документов (письмо ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4100).
Форма УКД не применяется во всех случаях возврата (перемещения от покупателя к продавцу) товаров, принятых покупателем на учет (письмо Минфина России от 16.05.2012 N 03-07-09/56), для которых специальный порядок вычетов установлен пунктом 5 статьи 171 НК РФ (решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.05.2011 N 3943/11).
Форма УКД не предназначена для использования в случаях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку (УПД, иного первичного учетного документа на отгрузку и счета-фактуры). Исправление таких ошибок в примененной ранее форме УПД может производиться в порядке, указанном в приложении N 7 к настоящему письму.
При надлежащем заполнении форма УКД позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете для первичных учетных документов, но и установленные для корректировочного счета-фактуры как документа, служащего основанием для применения порядка, установленного пунктом 10 статьи 154, подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 и пунктом 13 статьи 171 НК РФ.
Поэтому заполнение всех реквизитов УКД, установленных в качестве обязательных для первичных учетных документов статьей 9 Закона N 402-ФЗ и для корректировочных счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).
Выставление в таком случае отдельного корректировочного счета-фактуры при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав не требуется.
— «в том числе сумма акциза» (графа 6);
— «налоговая ставка» (графа 7).
В поле строки (1) проставляется дата и порядковый номер корректировки, а дата и номер УПД либо иного первичного учетного документа, показатели которого корректируются, указываются в строке [5].
Использование предлагаемой формы документа с наименованием «Корректировочный счет-фактура» в статусе только первичного учетного документа организациями и предпринимателями, не являющимися плательщиками НДС, не влечет за собой для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС (при этом, у таких организаций не будет значений в показателях граф 7 и 8).
Используемый экономическими субъектами статус документа рекомендуется проставлять в верхнем левом углу формы.
Во всех случаях применения формы УКД под продавцами и покупателями (строки (2) и (3)) понимаются участники гражданских правоотношений, перечисленные в Приложении N 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.
Универсальный корректировочный документ
Универсальный корректировочный документ включает в себя корректировочный счет-фактуру и извещение об изменении цены товара, услуги и т.д. Документ важен для компаний, которые платят НДС, поэтому надо серьезно отнестись к его заполнению, чтобы у налоговой не было претензий. Расскажем подробнее, что представляет собой эта бумага и как правильно внести в нее все сведения.
Общие сведения
Налоговая в своем письме от 17 октября 2014 года №ММВ-20-15/86@ рекомендовала фирмам новый документ — универсальный корректировочный. В Приложении №1 к письму опубликована сама форма, в остальных рассказывается, в каких ситуациях ее нужно заполнять, как правильно это делать и т.д.
Характер названного бланка рекомендательный, поэтому организации сами решают, будут они использовать эту бумагу или нет.
Документ формируют на основании ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года («Закон о бухучете»), поскольку изменение цены товара после его отправки — это факт хозжизни организации, его надо подтвердить первичным учетным документом.
Кроме того, п. 3 ст. 168 НК РФ гласит, что при изменении стоимости отправленных или переданных товаров и т.д. организация-продавец должна выставить корректировочный счет-фактуру (далее — КСФ) за 5 рабочих дней. Сам бланк КСФ уже включен в УКД — он помещен в черную рамку.
Когда компании заполняют УКД
Документ не нужно использовать:
Как заполнить УКД
В форме много реквизитов, разберем каждый из них.
Что такое статус УКД и что отметить
Данный реквизит носит информационный характер. Выбирают код «1», если документ выступает как КСФ + первичка, то есть соглашение или уведомление об изменении цены. В этом случае бумага будет основанием для вычета НДС.
Цифру «2» пишут, если документ применяют только в качестве первичного учетного, то есть это просто соглашение или уведомление об изменении цены. Хозсубъекты на упрощенке могут использовать документ со статусом «2», обязанности по перечислению НДС не будет.
Шапка УКД
Здесь необходимо указать такие сведения (они аналогичны тем, что прописаны в бланке КСФ):
Обратите внимание! Если документ выступает как КСФ, то номер присваивают согласно общей хронологии нумерации счетов-фактур. Следует брать во внимание особый порядок нумерации корректировочных документов обособленными подразделениями. Когда УКД имеет статус «2», номер обозначают согласно общему порядку номеров корректировочных документов. Такой реквизит, как номер, не указан в списке обязательных в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.
Что важно знать о датах! В бумаге указывают 2 даты: дату составления (строчка (1)) и дату, когда покупатель согласился на изменение стоимости товара (или дату получения оповещения о изменении стоимости), — это строчка [13]. Первую дату ставит продавец, а вторую — фирма-покупатель.
Если статус «1», то в строку (1) вписывают реальную дату оформления первичного документа и КСФ. День составления — обязательный его реквизит. Выставлять этот документ, согласно законодательству, нужно не позднее 5 календарных дней с момента формирования бумаг, на основании которых осуществляется изменение стоимости товаров.
Если в договоре с клиентом не обозначено, что при изменении стоимости требуется его согласие, то УКД оформляется только для оповещения покупателя, а дата выставления КСФ будет такой, которая указана в строке (1). Если же требуется согласие, то такой датой будет считаться та, что значится в строке [13].
Если статус «2», то должна стоять дата совершения хозоперации (ст. 9 ФЗ №402-ФЗ).
Даты в строках (1) и [13] могут совпадать либо отличаться: в строке [13] отмечена более поздняя, чем в (1).
Основная часть
Здесь нужно заполнить таблицу. Она аналогична той, которая представлена в корректировочном документе.
В конце таблицы нужно подвести итоги — указать получившуюся стоимость.
Далее нужно обозначить реквизиты передаточных/отгрузочных бумаг, документ-основание для корректировки стоимости и какие-либо другие данные.
Особенности подписания
В бланке УКД создано 6 строк для подписания документа. Подписи под таблицей проставляются всегда при статусе бумаги «1». Там расписываются глава фирмы или доверенное лицо и главный бухгалтер. При статусе УКД «2» такие подписи не являются обязательными.
В строчках для подписей [8] и [9] надо отметить сотрудника, который имеет право предлагать покупателю изменить стоимость товаров или оповещать о таком факте. Нужно написать должность сотрудника, его ФИО. Если у него есть право на подписание данной бумаги, то снова подписывать ее не надо. Можно обозначить только должность и ФИО.
В строке [10] надо отметить информацию о сотруднике, который отвечает за оформление факта хозжизни компании. Это лицо может совпадать с тем, что указано выше (строки [8] и [9]): аналогично обозначают только должность и ФИО без постановки подписи.
В строку [12] вписывают данные о работнике, который имеет право согласовывать изменение стоимости товара и т.п. от лица покупателя, если требуется данное действие. В строке [14] расписывается сотрудник, который отвечает за оформление факта хозяйственной жизни организации. Если это тот же сотрудник, что и в строке [12], то указывают ФИО и должность, а подпись второй раз ставить не нужно.
Важно! О заполнении счета-фактуры и КСФ можно прочитать в нашей статье.
Универсальный корректировочный документ: разбираемся с применением и заполнением
Налоговики обнародовали давно ожидавшуюся многими бухгалтерами форму универсального корректировочного документа (УКД). Она приведена в приложении № 1 к письму ФНС России от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@. Сегодня мы публикуем первую статью, посвященную УКД. В ней мы расскажем, кем, в каких ситуациях и как именно может применяться новая форма УКД. Последующие материалы будут посвящены вопросам регистрации УКД в книгах продаж и покупок, отражению показателей в регистрах налогового учета, а также исправлению ошибок, допущенных в универсальных передаточных документах.
Что такое универсальный корректировочный документ
Для начала напомним, что при отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав (далее — «ценностей») не обязательно оформлять отдельно счет-фактуру и отдельно передаточный документ (например, товарную накладную). Все сведения из этих документов можно объединить в одном универсальном передаточном документе — УПД (см. «Универсальный передаточный документ: как его зарегистрировать и как отразить в налоговом учете»). Теперь же ФНС России выпустила форму универсального корректировочного документа (УКД). Область его применения поясним на простом примере.
Пример
Между продавцом и покупателем заключен договор на поставку товаров. Продавец составил передаточные документы и отгрузил продукцию. Однако по факту отгрузки объем товаров отказался меньше запланированного. Продавец и покупатель готовы изменить общую стоимость по договору в сторону уменьшения. В связи с этим стороны заключили соглашение об изменении цены.
По общему правилу, если стороны договорились об изменении стоимости отгруженных ценностей, то при наличии документа (договора, соглашения, иного первичного документа), подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя, продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).
При этом законодательство РФ не запрещает вводить в корректировочные счета-фактуры дополнительные реквизиты. В связи с этим налоговики объединили информацию корректировочных счетов-фактур с информацией, которая относится к документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. В результате такого объединения и получился «универсальный корректировочный документ».
Появление формы направлено на решение проблемы избыточного документооборота. При этом налоговики подтвердили, что УКД позволяет:
Кто может применять УКД
Форму УКД могут применять любые организации и индивидуальные предприниматели. В частности, УКД могут применять и те, кто не платит НДС (к примеру, организации, применяющие спецрежимы и использующие освобождение на основании статьи 145 НК РФ, могут применять УКД лишь как первичный документ). Выставление ими УКД не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.
Когда начинать применять УКД
Форма УКД является рекомендуемой. То есть, ее применение — это право, а не обязанность. Это дает хозяйствующим субъектам следующие возможности:
Если хочется применять именно рекомендованную форму, то начать это делать можно в любой момент.
Форма УКД
В форме УКД можно выделить два блока:
Таблица 1. Обязательные реквизиты первичных документов в УКД
Обязательный реквизит первичного документа
Значение в УКД
«Универсальный корректировочный документ»
Дата составления документа
Соответствует дате составления корректировочного счета фактуры (строка 1)
Наименование экономического субъекта, составившего документ
Отражается в строках 11 и 15 или в печатях сторон
Содержание факта хозяйственной жизни
Отражается как в составе показателей корректировочного счета-фактуры (в строках 2, 2а, 3, 3а, и в графе 1), так и в строках 5, 6, 7 (то есть, в блоке, который относится к первичному учетному документу);
Величина натурального и (или денежного) изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения
Отражается в графах 2–6, 9 счета фактуры и строке 4.
Наименование должности лиц, ответственных за оформление
Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя.
Подписи ответственных лиц
Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя.
Случаи оформления УКД
В комментируемом Письме налоговики обобщили случаи оформления УКД. Мы приведем их в Таблице 2.
Таблица 2. Когда применятся УКД
Применяется
Не применяется
Для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) ценностей, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и:
— либо требует согласия покупателя;
— либо не требует согласия покупателя, так как возможность изменения стоимости была согласована предварительно.
Во всех случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур, к примеру:
— возврат принятых к учету товаров покупателем (плательщиком НДС), сопровождающийся выставлением покупателем счета-фактуры, как при реализации товаров (письмо ФНС России от 05.07.12 № АС-4-3/11044@);
— возврат всей партии товаров, не принятых на учет покупателем (плательщиком НДС) при котором продавец регистрирует в книге покупок собственный счет-фактуру, выставленный при отгрузке товаров (письмо ФНС России от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103@).
Для документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении покупателем расхождения по количеству и качеству ценностей при их приемке, в случае, если документ о расхождениях (односторонний акт) представителем продавца не подписывался.
Если изменение стоимости отгрузки обусловлено исправлением ошибки, допущенной продавцом в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры).
Поле «Статус» в УКД
В левом верхнем углу УКД есть поле «Статус». В это поле можно вписать или «1» или «2». В зависимости от присвоенного статуса меняется и назначение УКД:
Статус «1»
Статус «2»
При статусе «1» в УКД отражаются все обязательные показатели первичных учетных документов и корректировочного счета-фактуры. В таком случае УКД может применяться одновременно:
— в качестве первичного учетного документа;
— в качестве корректировочного счета-фактуры.
При статусе «2» УКД может использоваться в качестве первичного учетного документа, подтверждающего изменение стоимости ранее отгруженных ценностей. В таком случае не заполняются (или ставятся прочерки) в показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры, например:
— «к счету-фактуре (счетам-фактурам) №. от. с учетом исправления №. от. » (строка 1б);
— «В том числе сумма акциза» (графа 6);
— «Налоговая ставка» (графа 7).
Заметим, что статус документа, по сути, носит лишь информационный характер. Если ошибиться и поставить статус «2», но заполнить все поля УКД, то такая ошибка не лишит продавца и покупателя права на налоговый вычет.
Подписание УКД и проставление печатей
В первом блоке УКД, дублирующем корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи:
Подписи в этих строках должны проставляться обязательно. Таково требование пункта 6 статьи 169 НК РФ, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур (разумеется, если УКД присвоен статус «1» и планируется получить налоговый вычет). Если же планируется использовать УКД только как первичный документ (со статусом «2»), то проставлять подписи в первом блоке не нужно. В этом случае подписи сторон нужно проставить в нижней части УКД.
Заметим, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, поэтому отсутствие печати не является препятствием как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. При этом если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15) можно не заполнять.
Дополнительные графы и строки
В УКД можно встретить графы и строки, которые не обязательны для заполнения, например:
С полным перечнем граф и строк и их описанием можно ознакомиться в приложении № 3 к письму № ММВ-20-15/86@. Скажем лишь, что принимать решение о внесении информации в «необязательные» графы налогоплательщик вправе самостоятельно.
Укд в каких случаях применяется
Дата публикации 19.02.2021
Использован релиз 3.0.89
26 января 2021 года организация ООО «ТФ-Мега» (продавец), являющаяся плательщиком НДС, заключила с ООО «Торговый дом» (покупатель) договор на поставку товаров (кожаных сумок). Представитель покупателя (менеджер по закупкам) получил товары на складе продавца по доверенности и вывез их собственными силами (самовывоз). Для оформления операции реализации и для выставления счета-фактуры продавец по согласованию с покупателем использовал универсальный передаточный документ (УПД).
12 февраля 2021 года продавец предоставил покупателю ретроспективную скидку на ранее отгруженные товары в размере 5% стоимости реализованных товаров. Изменение стоимости отгруженных товаров требует согласия покупателя и по взаимной договоренности сторон сделки оформляется универсальным корректировочным документом (УКД).
В соответствии с условиями примера приводится порядок отражения продавцом следующих операций:
Отгрузка товаров
Операция реализации товаров и выставление счета-фактуры по согласованию с покупателем были оформлены УПД в статусе «1» (рис. 2).
Подробнее о составлении УПД см. в статье Выставление УПД при самовывозе товаров.
Корректировка реализации
Отражение в программе корректировки в сторону уменьшения стоимости отгруженных товаров производится с помощью документа «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» (раздел Продажи – подраздел Продажи).
Создать документ «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» можно на основании документа «Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 1) по кнопке Создать на основании.
В новом документе «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» на закладке «Товары» в графе «Цена» в строке «после изменения» нужно указать новую цену с учетом предоставленной скидки в размере 5% первоначальной стоимости.
Значения остальных полей, в т.ч. новой стоимости без НДС в графе «Сумма», суммы налога в графе «НДС», стоимости с учетом НДС в графе «Всего», рассчитываются автоматически (рис. 4).
Перед вызовом печатной формы УКД следует проверить достоверность данных, отраженных на закладке «Дополнительно» документа «Корректировка реализации».
Поскольку операция реализации была оформлена с помощью УПД, для чего тумблер под табличной частью документа «Реализация (акт, накладная, УПД)» был установлен в положение УПД (рис. 1), то и в документе «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» тумблер под табличной частью будет также установлен в положение УКД.
Если операция реализации оформлялась первичным учетным документом (Товарной накладной) и счетом-фактурой, то для отражения корректировки реализации с помощью УКД необходимо перевести тумблер в положение УКД.
При записи (кнопка Записать) или проведении (кнопка Провести) документа «Корректировка реализации» в программе автоматически формируется корректировочный счет-фактура.
В новом документе «Корректировочный счет-фактура выданный» (рис. 5) все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа «Корректировка реализации»:
Корректировочному счету-фактуре будет автоматически присвоен порядковый номер в соответствии с общей хронологией.
Составление, просмотр и печать УКД
Оформление УКД производится с помощью кнопки Печать из документов учетной системы «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» (рис. 4) или «Корректировочный счет-фактура выданный» (рис. 5).
В сформированном универсальном корректировочном документе (УКД) (рис. 6) в соответствии с приложениями № 3 и № 4 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ будут автоматически заполнены:
Кроме того, автоматически будут заполнены значения:
Кроме того, если продавец считает необходимым внести в УКД дополнительные поля (строки), то он может выполнить соответствующую настройку, открыв макет для редактирования с помощью команды Изменить макет из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще.
Сформированный и заполненный УКД можно сохранить на компьютер пользователя с помощью кнопки Сохранить из режима просмотра и редактирования документа, указав соответствующую папку и формат.
Правая сторона УКД заполняется покупателем в случае согласия с предоставлением скидки. Продавец должен только удостовериться в правильности указания покупателем всех необходимых сведений:
Следует отметить, что датой отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете продавца является дата согласования сторонами изменения стоимости, т.е. дата подписания УКД покупателем.
При этом корректировочный счет-фактура должен быть выставлен продавцом не позднее 5-ти календарных дней с даты составления документа, служащего основанием для такого изменения (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).
Следовательно, в том случае, если УКД с предложением изменения стоимости составлен продавцом 12 февраля 2021 г., о чем свидетельствует дата строки (1), а согласие покупателя получено 15 февраля 2021 г., о чем свидетельствует дата строки [13], то:
В результате этих действий операция корректировки реализации будет отражена в БУ и НУ продавца 15.02.2021.
Согласно п. 13 ст. 171 НК РФ и п. 10 ст. 172 НК РФ при уменьшении стоимости ранее отгруженных товаров продавец заявляет налоговой вычет на основании выставленного корректировочного счета-фактуры и при наличии документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости. Поскольку УКД одновременно является и первичным документом, подтверждающим согласие покупателя на изменение стоимости, причем, с указанием точной даты получения такого согласия, и корректировочным счетом-фактурой, то такой УКД (корректировочный счет-фактура) будет зарегистрирован у продавца в книге покупок за 1 квартал 2021 года с указанием в графе 5 «Номер и дата корректировочного счета-фактуры» значения «5 от 12.02.2021» (рис. 10).
У покупателя на основании полученного УКД, составленного продавцом 12.02.2021 и согласованного покупателем 15.02.2021, документы учетной системы «Корректировка поступления» и «Корректировочный счет-фактура полученный» должны быть проведены 15.02.2021. А регистрация УКД (корректировочного счета-фактуры), выставленного продавцом при уменьшении стоимости, в книге продаж должна быть проведена в 1 квартале 2021 года.