упд с какого периода применяют
Упд с какого периода применяют
Универсальный передаточный документ
Внимание! Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@)
Внимание! ФНС России сообщает, что налогоплательщики могут использовать форму документа, самостоятельно дополняя его показателями, в том числе необходимыми для выполнения требований, установленных статьей 169 НК РФ и Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Письмо ФНС России от 14.09.2017 N ЕД-4-15/18322)
Скачать форму универсального передаточного документа:
Образец заполнения универсального передаточного документа >>>
Материалы по заполнению универсального передаточного документа:
— Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@
— Письмо ФНС России от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368
— Путеводитель. Универсальный передаточный документ
— Путеводитель. Универсальный передаточный документ в учреждении
— Готовое решение: Как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка
— Статья: Нюансы заполнения покупателем товарной накладной по форме ТОРГ-12 и УПД (Линейкина С.М.) («Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, N 9)
— «Налог на добавленную стоимость: ответы на спорные вопросы» (5-е издание, переработанное и дополненное) (Филина Ф.Н., Толмачев И.А.) (под ред. Т.В. Гороховой) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2017)
— Статья: Не забудьте обновить форму УПД! (Чернов С.А.) («Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 11)
— Статья: Универсальный передаточный документ (Анищенко А.В.) («НДС: проблемы и решения», 2016, N 12)
— Статья: Универсальный передаточный документ. Налоговики разъясняют (Никифорова Н.В.) («Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2014, N 7)
— Статья: Как применять УПД в работе с иностранными контрагентами (Орлова Е.) («Налоговый вестник», 2014, N 4)
— Статья: Универсальный передаточный документ: счет-фактура и «первичка» «в одном флаконе» (Романчук О.) («Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии», 2013, N 12)
Универсальный передаточный документ: полезен ли он налогоплательщику?
Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры», далее – письмо о применении УПД).
Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.
Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.
Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.
Что представляет собой УПД, и для чего он нужен
БЛАНК
Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам (п. 8 ст. 169 НК РФ) в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее – закон о бухучете).
Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:
И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:
Однако если с подтверждением расходов все просто: ст. 252 НК РФ не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.
В п. 1 ст. 169 НК РФ прямо прописано, что именно счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия НДС к вычету. В то же время есть разъяснения контролирующих органов, согласно которым указание в этом документе дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете (например, письмо Минфина России от 9 февраля 2012 № 03-07-15/17, письмо о применении УПД). Кроме того, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект может объединить информацию ранее обязательных форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами счетов-фактур.
Также и сама форма предусматривает использование УПД в качестве счета-фактуры – для этого нужно поставить соответствующую отметку в поле «Статус».
Таким образом, УПД можно рассматривать как счет-фактуру с дополнительными реквизитами, и соответственно, налогоплательщикам не стоит бояться заявлять вычеты на его основании.
Заполняем форму УПД
Форма УПД, вместе с порядком и рекомендациями по ее заполнению была разработана ФНС России и предложена к использованию в письме о его применении.
Первая часть это документа практически идентична форме счета-фактуры, лишь с той разницей, что в УПД есть реквизит «Статус», две новые графы «№ п/п» и «Код товара/работ, услуг», а также поле, в котором нужно прописать на скольких листах он составлен.
Реквизит «Статус» выбирается налогоплательщиком из двух вариантов:
БЛАНКИ
Указанный реквизит является основополагающим, так как он определяет цель, для которой оформляется УПД. Иными словами, если налогоплательщик хочет не просто оформить факт хозяйственной жизни, но и принять к вычету НДС на основании УПД, то он в качестве статуса должен выбрать «1». Если УПД будет использован исключительно как первичный документ в целях бухгалтерского и налогового учета, например, такой вариант подходит для упрощенцев и ИП, то в качестве статуса проставляется «2». В последнем случае можно не заполнять (ставить прочерки) в показателях, установленных в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры.
Что касается двух новых граф, то законодательство не устанавливает эти реквизиты в качестве обязательных. По мнению ФНС России, выраженному в письме о применении УПД, порядковый номер может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций, а в графе «Код товара/ работ, услуг» может указываться:
Что касается обязательных реквизитов, то особых изменений в них не произошло. Теперь, учитывая, что документ можно использовать для разных фактов хозяйственной деятельности, в строке 2 «Продавец» и в строке 6 «Покупатель» указываются участники различных гражданских правоотношений. Например, в случае передачи имущественных прав – лицензиара и лицензиата, правообладателя и пользователя, а при передаче выполненных работ – подрядчика (субподрядчика) и заказчика (генподрядчика).
Остальные реквизиты, которые соответствуют информации, содержащейся в счете-фактуре, заполняются в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137.
Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).
В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.
В строке 9 «Данные о транспортировке и грузе» следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.
В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность. Оба реквизита являются обязательными.
В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11, а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 «Иные сведения о получении/приемке» указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.
Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
3 причины использовать УПД
С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.
Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.
Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.
И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.
Так, в письме ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@ прямо сказано, что УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, ЕСХН и УСН. Обратите внимание, что это письмо обязательно для применения налоговыми органами, так как размещено на сайте www.nalog.ru в соответствующем разделе (письмо ФНС РФ от 23 сентября 2011 г. № ЕД-4-3/15678@ «О разъяснениях ФНС России»).
А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите «Статус» проставлено значение «1» и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.
Анна Лозовая, ведущий советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России:
«В настоящее время Минфин России разработал законопроект, который вносит изменения в гл. 21 НК РФ. В нем устанавливается возможность дополнять счета-фактуры реквизитами, свойственными первичным учетным документам, но при условии, что первичная форма счета-фактуры будет присутствовать. Сейчас этот проект находится на согласовании, и планируется, что в сентябре этого года он уже будет внесен в Госдуму.
Сейчас же налогоплательщикам, подтверждая вычеты по НДС при использовании УПД, приходится руководствоваться только разъяснениями ФНС России, которые были доведены до всех территориальных налоговых органов».
Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.
Документы по теме:
Новости по теме:
Правовые консультации по теме:
Универсальные передаточные документы
Предпосылки для применения УПД
Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:
При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.
ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.
Какой документ предложила ФНС?
Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).
Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.
Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель.
Соответствие УПД и счета-фактуры
С 01.07.2021 форма счета-фактуры изменилась и действует в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:
Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».
Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.
Сроки оформления универсального передаточного документа
УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.
В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:
В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.
Порядок и образец заполнения УПД
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
Строка
Значение
Особенности заполнения
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:
· которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;
· которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права
Заполняется всегда, независимо от статуса документа
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Итоги
Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.