утверждение графика отпусков на 2021 год до какого числа
Новые разъяснения Минтруда России про график отпусков
 |
| bakhtiarzein / Depositphotos.com |
В письме от 9 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17846 специалисты ведомства отмечают, что трудовое законодательство не содержит требований об ознакомлении работников с графиком отпусков. Работники лишь должны быть в силу ст. 123 Трудового кодекса уведомлены о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
В письмах от 8 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17785 и № 14-2/ООГ-17788 указывается, что при утверждении графика отпусков, работодатель обязан учитывать мнение представительного органа работников независимо от количества его членов.
По вопросам о том, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников, Минтруд посоветовал работодателем предусмотреть соответствующее регулирование в локальных нормативных актах. Так в ведомстве ответили на вопросы о необходимости включения в график работников:
Аналогичным образом чиновники ответили и на вопросы о том, нужно ли отражать в графике не использованные работником отпуска за предыдущие годы (письмо от 9 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17850), а также о том, нужно ли фиксировать в графике конкретную дату предоставления отпуска (письмо от 8 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-17783).
10 советов по составлению графика отпусков. Шпаргалка для работодателя
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск в удобное для них время
Зачем нужен график отпусков
В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).
Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Пример: график отпусков на 2021 год надо было утвердить не позднее 17 декабря 2020 года. Срок на 2022 год — не позднее 17 декабря 2021 года. Утверждают график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.
В чем польза графика
В конце статьи есть шпаргалка
Что учитывать при составлении графика отпусков
В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.
Изменение графика отпусков
На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.
Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.
Отсутствие графика отпусков: ответственность
За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:
При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
18 советов про график отпусков 606.4 КБ
5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ
Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ
График отпусков на 2022 год: особенности составления, форма
За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разберемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2022 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.
График отпусков регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Это нужно успеть сделать к 17 декабря.
Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 уточняется, что микропредприятие, отказавшееся полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков, может заменить его на письменное соглашение между работодателем и работником. Это нужно будет указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. ГИТ обосновывает свою позицию ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письмом Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.
Особенности составления графика отпусков
Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.
По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.
Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2022 года.
При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.
Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:
1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:
Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.
Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.
3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.
Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.
В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.
Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.
В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.
Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
При составлении графика отпусков на 2022 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.
Дата начала отдыха в графике отпусков
Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.
Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.
О праве переноса отпуска на следующий год
Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2022 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2023 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.
Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
Форма для графика отпусков
При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.
В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.
Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.
Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.
С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись. Документ следует:
Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.
Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:
Изменение графика отпусков
Поскольку график отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.
Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.
Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:
Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков
Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?
Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:
Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?
В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.
Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
График отпусков на 2021 год
График отпусков — это нормативный документ, в котором заполняется информация о запланированных отпусках работников предприятия (ст. 123 ТК РФ). Каждый год руководитель организации утверждает его.
Составить и утвердить график отпусков долг каждой организации. Исключение ИП, они могут не составлять его и предоставлять сотрудникам время отпуска по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако лучше, конечно, пользоваться графиком, чтобы не возникало путаницы с периодами отпусков сотрудников. С ним вы сможете отслеживать отсутствие сотрудников, чтобы не допустить остановку рабочего процесса.
График отпусков можно составить по унифицированной форме (утв. Пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.
В неё необходимо включить следующую информацию:
Необходимо учитывать мнение профсоюза при составлении графика отпусков, если на предприятии такой имеется (ч. 1 ст. 123 ТК). В унифицированной форме № Т-7 для отметки профсоюза выделена отдельная строка. В ней нужно указать дату и номер согласования профсоюзом. Если строка о согласовании графика отпусков с профсоюзом не заполнена, инспекторы из трудовой инспекции могут придраться к этому при проверке. Поэтому лучше её заполнить, чтобы не возникло лишних вопросов.
Срок составления графика отпусков на 2021 год
Работодатель должен утвердить график отпусков за 2 недели до наступления нового календарного года. Такие сроки установлены статьей 123 ТК РФ. В нынешнем году график отпусков нужно составить не позднее 16 декабря 2020 года. По мере необходимости можно вносить изменения в имеющийся график.
К примеру, у сотрудника возникли определённые обстоятельства, и он желает изменить дату начала отпуска. Сначала вы оформляете приказ о предоставлении отпуска и переносе его сроков, далее просто вносите эти изменения в график. Создавать новый приказ на утверждение графика ни к чему. Если вы не успели включить изменения в установленные сроки — ничего страшного, просто утвердите график задним числом. Самое главное — успеть всё сделать до проверки инспекторов, чтобы избежать штрафов.
График отпусков: правила составления
Для составления графика отпусков необходима информация о пожеланиях сотрудников. Её собирают руководители структурных подразделений согласно приказу директора.
Законодательно порядок получения этой информации не регулируется, однако, во избежание трудовых споров рекомендую вам собирать данные о планируемых датах отпуска в письменном виде от сотрудников.
Есть ещё один способ. Вы можете разослать бланк графика по электронной почте всем сотрудникам, они обозначат планируемые дни отпуска и отправят обратно ответным письмом. Такой способ не совсем подойдёт для крупных компаний в целом, но вполне может быть использован в структурных подразделениях. Ведь руководители подразделений наверняка лучше знают, когда и какого сотрудника можно отпустить в отпуск, чтобы были соблюдены интересы работодателя.
Обращаю ваше внимание, что спешить соглашаться на все пожелания сотрудников не нужно. В первую очередь определите, есть ли те, кто имеет привилегию отдохнуть в любое время.
В Трудовой кодекс в 2018 году была добавлена новая статья 262.2 (от 11.10.2018 № 360-ФЗ). Она предусматривает, что сотрудники, имеющие трёх и более детей до 12 лет, могут попросить отпуск в любое удобное для них время. Другими словами, многодетные матери и отцы могут уходить в отпуск тогда, когда им захочется. Это означает, что график отпусков в первую очередь должен быть заполнен сотрудниками, которые являются многодетным родителями, а уже потом остальным работникам.
Я составила для вас наглядную таблицу со списком работников, которые должны/не должны соблюдать график отпусков.
Кто должен/не должен соблюдать график отпусков
Только определённые категории сотрудников имеют право взять отпуск вне графика. Для других сотрудников и для работодателя график обязателен. Объясните работнику, что он должен согласовать внеплановый отпуск с руководителем, для этого ему нужно написать соответствующее заявление. Обозначьте ему, что директор имеет право отказать в отпуске вне графика, если он не входит в льготную категорию.
Призываю вас не брать заявление у сотрудника, если он хочет пойти в отпуск завтра, через день или два. У вас должно быть три календарных дня для выплаты отпускных. Во избежание таких ситуаций, укажите в правилах внутреннего трудового распорядка период, в течение которого сотрудники обязаны предупредить в внеплановом отпуске.
К примеру, за пять календарных дней. В таком случае вы сможете выплатить своевременно отпускные работнику. Если сотрудник настаивает на отпуске с завтрашнего дня, предложите взять трёхдневный отпуск за свой счёт. Отпустить его в отпуск, но оформить официально только через три дня — не очень хорошая идея. Если с ним в эти дни произойдёт несчастный случай, то это будет считаться производственной травмой.
Работодатель обязан предоставлять законный перерыв в работе сотрудникам, но без прерывания производственного процесса. Следовательно, если желаемые даты отпусков совпадают у некоторых сотрудников, то руководитель может настоять на смене периода отпуска.
В график вносят сведения по основным и по дополнительным отпускам, неоплачиваемые отпуска не нужно отражать в нём.
В Минтруде пояснили, как разделить накопленный за несколько лет отпуск на части (письмо от 24 сентября 2019 г. № 14-2 / OOG-6958). В график отпусков вы включаете отпуск за следующий рабочий год, часть которого должна быть не менее 14 календарных дней. Законом не запрещено указывать в графике отпусков конкретный месяц предполагаемого отпуска, просто потом нужно будет дополнительно согласовать с сотрудником точную дату начала отпуска.
Неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды сотрудник может приплюсовать отпуску за этот год. Министерство труда советует чрезмерно не дробить отпуск, так как работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить трудоспособность. Объясните сотрудникам позицию Минтруда в части отпуска только на выходные дни. Он приравнивает это к нарушению трудового законодательства (письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).
Кого включать в график отпусков
В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми на момент утверждения графика действуют трудовые договоры. Даже те, кто написал заявление об увольнении, ведь они имеют право отозвать такое заявление (ч. 4 ст. 80 ТК). Не нужно добавлять в график лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.
Составляя график отпусков учитывайте право работника на:
График отпусков составляют на всех работников предприятия, в том числе и внешних совместителей (ст. 123 ТК РФ). Таких сотрудников нужно включать в график отпусков в общем порядке (это касается как внешних, так и внутренних совместителей). Поскольку отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, работодателю внешнего совместителя нужна информация о планируемом отпуске в основной организации (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Для этого работодатель обращается к сотруднику с просьбой предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы. Также можно направить официальный запрос о получении таких документов к основному работодателю. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас способ получения этой информации.
К сведению: если вам не удалось получить сведения об отпуске с основного места работы, то укажите в графике примерные даты отпуска сотрудника. А в графу «Примечание» графика напишите комментарий, например, «Даты примерные, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе».
Обращаю ваше внимание, что если продолжительность отпуска совместителя по основной работе больше, чем в вашей компании, то по письменному заявлению совместителя вы должны предоставить ему отпуск за свой счёт соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).
Для этого сотруднику-совместителю нужно подтвердить длительность отпуска по основному месту работы:
В утверждённом графике отпусков сотрудникам необходимо расписаться (абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК). Можно дополнить форму № Т-7 графой «Ознакомлен (дата, подпись)».
Как внести изменения в график отпусков на 2021 год
В график отпусков, как и в любой другой документ, можно вносить исправления. Вносятся корректировки, если в течение 2021 года изменятся сроки предоставления отпуска, к примеру, из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска. Многие работодатели заполняют графу «фактическая дата отпуска» сразу, как только сотрудник написал заявление, и оформлен приказ. Однако лучше делать такую запись в графике после выхода сотрудника на работу. Вот к примеру, будучи в отпуске сотрудник заболел, ему необходимо перенести часть отпуска, соответственно дата отпуска изменится (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Если работник ушёл в отпуск не так, как было запланировано, а фактическая дата начала отдыха уже отмечена в документе, нужно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить», указать должность внёсшего исправление сотрудника и расписаться. Второго поля для указания фактической даты начала отпуска в форме нет. При большом количестве исправлений лучше оформить чистый экземпляр графика. В утверждённый график принятых в январе сотрудников добавлять не нужно и создавать отдельный график тоже нет необходимости. Им отпуск можно предоставить на основании заявления.
За график отпусков, утверждённый после 16 декабря, при проверке трудовая инспекция назначит штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАПР РФ):
Подведём итоги
Законодательством не утверждена и не описана процедура составления графика. В статье я вам привела примерный последовательный порядок действий для его составления, а именно:
При составлении графике обратите внимание на производственный календарь на 2021 год. В 2021 году будут перенесены следующие выходные дни:
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Правила составления графика отпусков на 2021 год
График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами. За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.
Коротко о графике отпусков-2021
К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.
Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.
За что штрафуют трудовые инспекторы по всем кадровым вопросам, рассказываем в онлайн-курсе «Клерка» — «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок». Курс полностью дистанционный, по окончании получите сертификат на 40 часов ИПБ России. Записывайтесь, пока скидка 30 %.
Оставляйте контакты ниже, менеджеры предоставят скидку:
Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года
Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:
Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).
Форма графика отпусков
Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:
При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.
Особые категории работников в графике отпусков
В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.
Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:
Период отпуска таких сотрудников и конкретная дата определяются по их желанию (Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).
Если работодатель отказывается предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время или нарушает график отпусков, работники имеют полное право пожаловаться в комиссию по трудовым спорам или направить заявление в суд (ст. 382, 391 ТК РФ).
Ознакомление сотрудников с графиком отпусков
По нормам ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.
Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.
Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).
Сколько лет работодателю хранить график отпусков
График отпусков надлежит хранить 3 года (п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Как помогает работодателю график отпусков
У графика отпусков несколько важных полезных функций:
Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.
7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют
Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.
Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков
Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).
Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного ст. 123 ТК РФ срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).
Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники
Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).
Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 09.04.2020 № 14-2/В-395).
Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска
Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.
Несмотря на отсутствие в ст. 123 ТК РФ требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).
А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.
Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска
Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).
В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.
Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска
Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).
Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать (ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).
Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков
Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).
Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).
Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).
Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков
Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.
Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).
Размеры штрафов за просчеты с графиком отпусков
График отпусков находится под пристальным вниманием трудовых инспекторов. Если у работодателя его не окажется или контролеры обнаружат в нем нарушения, может последовать наказание — штраф или приостановление деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ, Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399):
Чтобы оштрафовать работодателя за график отпусков, у контролеров есть всего лишь год, так как данное правонарушение не считается длящимся (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14).
Подводим итоги
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.