В чем заключается главное преимущество электронного архива
Преимущества электронного архива
Для удобного доступа и поиска необходимой информации многие предприятия создают электронный архив, который позволяет решить проблему наличия огромного количества бумажной документации, нехватки хранилищ и низкой эффективности ручной работы. Система электронного архива будет способствовать увеличению продуктивности работы предприятия и повышению его прибыли. Такой тип хранения данных имеет массу преимуществ как для компании в целом, так и для ее отдельных подразделений и сотрудников.
Законодательная база
Министерство финансов РФ составило перечень учетных регистров, хранить которые нужно исключительно в бумажном виде, а все другие документы можно содержать в электронном виде и не распечатывать. Ст. 5 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает вести электронный учет документов.
Организовать такой документооборот можно путем сканирования бумаг или создания их электронной версии, однако он не будет иметь юридической силы ввиду несовершенства законодательства, в частности Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».
Достоинства электронного архива
Если говорить кратко, то все сведения о деятельности организации будут собраны в одном месте, на это не нужно тратить дополнительные средства, а поиск нужного документа займет считанные минуты. Однако стоит рассмотреть отдельные преимущества таких архивов:
Электронный архив сделает рутинную работу по поиску и отбору необходимых документов значительно быстрее, проще и эффективнее. Специально разработанные пользовательские приложения с интуитивно понятным и удобным интерфейсом помогут обеспечить оперативный доступ к информации архива.
Электронный архив: функции, преимущества, отличия
Электронный архив представляет собой информационную систему, которая предоставляет многопользовательский доступ к электронным документам. Электронный архив призван выполнять следующие функции:
Электронный архив и документооборот
Стоит отметить, что электронный архив и электронный документооборот – не взаимозаменяемые понятия, скорее, они служат в качестве дополнения друг друга. Функции, которые выполняют эти системы, можно сравнить с функциями бумажного архива и документооборота. Данные системы имеют одно основное отличие: архив используется для хранения и поиска информации, менять которую не нужно.
Поэтому можно выделить следующие отличия хранения информации в электронном архиве от документооборота:
Преимущества электронного архива документов
Создавать электронный архив документов следует по следующим причинам:
1. Удобство. С электронной копией документа намного проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию из нее в других документах.
2. Простота поиска. В электронном архиве документов намного проще и быстрее найти нужную информацию.
3. Сохранность. В электронном архиве пользователь работает с копией документа, а потому в отличие от бумажного архива не имеет возможности повредить или утерять оригинал. Кроме того, бумага со временем изнашивается, чего нельзя сказать об электронной копии.
4. Доступное резервирование. Электронный архив документов дает 100%-ную гарантию, что в чрезвычайных ситуациях вся ваша информация останется в целости и сохранности. Резервирование электронного архива занимает немного времени и обходится намного дешевле, чем резервирование бумажных документов.
5. Экономия времени. Пользователю не нужно тратить время, чтобы идти на склад и долго искать определенный каталог и информацию в нем. В электронном архиве нужный документ можно найти за считанные минуты.
Все эти преимущества делают создание электронного архива документов все более популярной услугой.
Преимущества электронного архива над бумажным
Электронный архив — это база данных, содержащая файлы подлежащих хранению документов и другую информацию. В электронном архиве могут храниться как сканы бумажных копий, так и цифровые файлы.
По сравнению с традиционным бумажным архивом, электронный архив обладает тремя крупными достоинствами: он компактнее и дешевле в хранении, удобнее и быстрее в пользовании, сохранность и конфиденциальность электронного архива несопоставимо выше, чем бумажного. Выгода от использования электронного архива для конкретной организации тем выше, чем объёмнее и сложнее её документооборот.
Преимуществ у электронного архива достаточно много
Вот лишь самые основные:
Программное обеспечение электронного архива включает в себя инструменты, максимально облегчающие перевод бумажного архива в электронную форму. Однотипные документы можно оцифровать с помощью поточного сканера, при этом программа в автоматическом режиме распознаёт тип документа, его содержание и атрибутирует электронную копию по заданным критериям. Оператор при необходимости может вмешиваться в этот процесс, вносить уточнения и корректировки.
Для оцифровки ветхих и нестандартных документов, например, чертежей используют бесконтактные сканеры, обеспечивающие полную сохранность оригинала.
Ещё одно важное обстоятельство — возможность плавного и постепенного перехода на электронный архив. То есть его внедрение вовсе не обязательно форсировать, отвлекать на срочную оцифровку старого архива ресурсы и одномоментно переключать работу организации на электронный архив. Это можно сделать поэтапно, не прерывая привычный и уже налаженный документооборот.
Препятствием для перехода на новые процедуры может стать косность сотрудников, привыкших к работе с бумагами. Однако здесь может помочь разработчик программного обеспечения электронного архива: по запросу организации он разработает инструкцию по работе с архивом, учитывающую особенности деятельности конкретного учреждения, а также поможет наладить обучение персонала работе с новым софтом.
Преимущества создания электронного архива
Электронным архивом является особая система хранения документов организации. Благодаря современным технологиям можно хранить все бумаги в цифровом виде, чтобы обеспечить их сохранность и конфиденциальность, а также упростить поиск требуемых сведений.
С большим количеством документации сталкиваются многие организации. Справиться с такой напастью позволит электронный архив. Что существенно сэкономит время и сделает проще операции с любыми по объему архивами. Оцифровка документов выступает в качестве важной части современности.
Для кого актуален электронный архив?
Решением могут воспользоваться, как госорганы, так и коммерческие компании, предприятия, банковские структуры и так далее. Наибольшую популярность электронные архивы обрели среди крупных организаций, ежедневно работающих с большим потоком документации. Создание электронного архива позволит с минимальными временными потерями найти нужную документацию.
Начинающие предприятия с невысоким оборотом документов, при помощи цифровых архивов имеют возможность сначала выстроить эффективную рабочую систему. Независимо от числа документации, такие архивы позволяют сэкономить немало время на поиски требуемых бумаг, что выступает значительным плюсом перед конкурирующими структурами.
Какие возможности предоставляет цифровой архив?
Как правило, обработка документации для формирования цифрового архива осуществляется для следующего:
Хранения информации. Документация храниться в определенном порядке, подчиняясь сформированной структуре. В цифровом виде все состоит из папок, где каждый вариант обладает определенными параметрами, устанавливается доступ и ограничения.
Доступ. Воспользоваться определенными бумагами может, как определенный пользователь, так целая группа людей. Что касается ограничений, они могут проявляться не только в самом доступе, но и в связи между файлами. К примеру, финансовые документы будут недоступны сотруднику отдела кадров, но открыты для представителя финансового отдела.
Удобство поиска. Присутствует возможность работать с цифровым архивом, а также выполнять поиск по всем каталогам либо внутри документации.
Надежность и защита. Представленные архивы предоставляют защиту от потери информации, а также ее повреждения либо несанкционированного доступа.
Достоинства электронного архива перед бумажными носителями
Работа с большим оборотом документов – трудоемкий процесс. Зачастую необходимость поиска отдельных бумаг, требующихся для уточнения данных, предоставления информации во внешние инстанции или других текущих дел, затрудняет выполнение задач. Именно поэтому сегодня все больше компаний обзаводятся электронными архивами – более практичными и функциональными, чем бумажные.
Особенности электронного архива
Электронный архив – это база данных, включающая все документы организации, подлежащие хранению. Она содержит отсканированные копии первоисточников, систематизированных в соответствии с потребностями компании. Каждый документ отнесен к определенной категории, ему присвоены особые метки, благодаря чему информацию легко найти.
Существенно облегчает работу с документами возможность обеспечить разноуровневый доступ к архиву нескольким пользователям. Так, каждый сотрудник, которому необходимо получить данные из архива, может просматривать только определенные категории документов. Для максимальной защиты электронного архива ведется протокол действий пользователей. Кроме того, электронный архив обладает и другими преимуществами:
Что требуется для создания электронного архива?
Первое, что необходимо для появления электронного архива – это программа, функционал которой разрабатывается с учетом особенностей компании. Самый трудоемкий и длительный процесс – это сканирование первоисточников, их систематизация, присвоение категорий и критериев поиска. Следующий этап – настройка архива, распределение доступа.
Когда имеющаяся масса документов оцифрована и электронный архив запущен в работу, пользоваться им в дальнейшем очень просто. Вновь появляющиеся документы целесообразно добавлять по мере их возникновения, что не требует много времени и может быть выполнено сотрудниками компании. С появлением электронного архива многие рабочие задачи решать быстрее и проще, что в целом благоприятно влияет на эффективность работы организации.