В чем заключается подход gtd
GTD. Мифы, ошибки, заблуждения
GTD — заморское слово, чуждое русскому языку и мировоззрению. Нам сложно понять, зачем русской душе, привыкшей к широте и свободе, понадобилась эта заморская метода «для дрессировки офисного планктона». Почему нельзя просто делать дела без всех этих новомодных методик? Ведь очевидно, что время, которое мы будем тратить на приведение дел в порядок, организуя их в некую систему — это время потраченное зря. За то время, пока мы разбирали и раскладывали бумажки с надписями «сделать то-то к такому числу», можно было взять и сделать много чего. Надо просто взять себя в руки и начать делать дела, вместо разговоров о них!
Вот так примерно выглядит типичный перечень мифов и заблуждений относительно GTD. Все они базируются на изначально неверной постановке задачи системы.
Ошибка номер ноль. Я все сделал, как мне советовали, а ничего не изменилось, только время зря потратил!
Вы думали, что GTD поможет выполнить все ваши дела в короткий срок или сделает их исполнение проще?
Увы, но если вы так считаете, значит вы неверно понимаете, какое основное предназначение системы GTD. Это система, которая позволяет вам всего лишь снизить фактор стресса в постоянно меняющемся «облаке» задач, которые перед вами ставятся и обрести уверенность, что у вас все под контролем.
— Какой такой стресс?! Нет у меня никакого стресса! Я просто хотел, чтобы дела делались быстрее, ну и вот тут у меня есть ряд зависших дел, которые я хотел бы сделать еще с прошлого года, но никак руки не доходят. Толку с того, что я их записал. Все равно на них никак не хватает времени.
Это и есть тот стресс, о котором постоянно говорится при объяснении назначения GTD. Основная цель — избавиться от этого слова вообще. Вас не должно в принципе что-то волновать. Парадокс заключается в том, что вы загнали себя в угол — чтобы ничего не волновало, надо чтобы это было сделано. А раз не сделано, то увы, это все же волнует. Мне нравится, как изящно разрывает этот замкнутый круг идея Дэвида Аллена — не можешь сделать сейчас — запиши и оставь на потом.
— И все?! Вся помощь GTD сводится к тому, чтобы записывать то, что я итак помню?
Ага! (тут я улыбаюсь во все остатки от моих бывших 32 зубов)
Только помнить это больше не обязательно. Поэтому можно спокойно продолжать жарить шашлык, ловить рыбу, продолжать читать любимый форум, смотреть кино, создавать презентацию к очередному докладу. Все ваши задачи теперь не в голове с пометкой «не забыть», а в списке вне этой головы.
Все что надо — в свободное время заглядывать на нужную страничку этого списка.
И снова — я недаром выделил ключевое слово — «свободное время». Это то время, в которое вы не заняты или хотите чем то заняться. Но не тогда, когда вы уже что-то делаете. Иначе все пойдет на смарку.
Почему? Да потому, что вы должны быть всегда уверены в себе и делать только то, что по вашему мнению, имеет наивысший приоритет. Если вы в процессе исполнения решили заглянуть в список, то это означает, что вы считаете текущий процесс менее приоритетным, чем те, которые уже есть в списке. А этого быть не должно. Потому что тем самым вы снижаете собственную самооценку в своих глазах — «занимаюсь всякой фигней, когда могут быть более важные дела!». Но постойте, вы же сами только что выбрали это дело из своего списка. Кто же вам виноват? Понимаешь, о чем я говорю?
Исключением может быть только один случай — когда новая задача пришла к вам извне в данный момент и ее надо выполнить здесь и сейчас.
Миф 1. Само ведение системы будет отнимать слишком много времени
Что вы подразумеваете под «ведением системы»? Разбор кучи дел, категоризацию этих дел, назначение им приоритетов, выделение контекстов, расстановка зависимостей? Все это вам придется проделать всего один раз! Если конечно вы все сделал правильно и логично, а не просто все свалили в одну кучу и прилепили ярлык «срочно».
Когда же система работает, то она у вас отнимает ровно столько времени, сколько требуется для того, чтобы сформулировать и записать то, что вы хотите сделать, но не собираетесь делать этого сиюминутно.
Ведь все что вы будете делать для ведения системы — это просто записывать и сверяться со списком.
Стоят потраченые 30 секунд вашей уверенности, что вы ничего не забыли или нет? Вопрос риторический.
Есть, конечно, категория людей, которые все любят постоянно раскладывать по полочкам, рассортировывать, расставлять по алфавиту. Но это уже не к тайм менеджементу относится. У каждого есть свои скелеты и тараканы. Техника GTD гласит — делайте как вам удобнее, но не отступайте от выстроенной вами системы. Иначе она перестанет работать, поскольку вы не будете полностью ей доверять.
Миф 2. GTD придумали лентяи для того, чтобы оправдать свою лень. Надо просто делать дела
Я очень люблю этот миф (жаль нельзя поставить смайлик)! Базируется он частично на «Ошибке номер ноль».
Вообще то цель несколько иная — не забыть сделать позже то, что сейчас сделать нельзя, а не просто отложить в долгий ящик.
— Почему бы не сделать это сразу? Зачем это откладывать на потом?
Потому что я был занят в тот момент, когда пришла новая задача. И то, чем я был занят, казалось мне более важным, чем новая задача. Как освобожусь — определю, каким наиболее важным и нужным делом я займусь дальше. И не факт, что это будет именно та задача, которая мне только что свалилась. Но я буду 100% уверен, что и до нее дойдет своя очередь и она никуда не потеряется.
Так что я не ленюсь, я действительно делаю наиболее важные дела в это время и в этом месте. Просто у меня есть механизм, который позволяет принимать мне взвешенное решение, сравнивая все задачи, а не те, которые я помню на данный момент. Человеческая память, увы, не надежна и может сыграть злую шутку — вы можете забыть то, что действительно важно.
Миф 3. GTD для офисного планктона
Чушь. Сто процентная. Настоящий «офисный планктон» сам по себе система, где все задачи спускаются сверху вниз, раскладываются до примитивных действий и их исполнение контролируется централизованно на каждом этапе. Зачем винтику упорядочивать одну единственную задачу, которая перед ним стоит?
Но чем выше мы поднимаемся по иерархической лестнице, тем больше у нас становится задач, которые требуют контроля. И вот тут уже нужны системы, в которых требуется ничего не забывать. Хотите расти в карьере? Вам придется освоить системы контроля за делами, иначе вас обойдут. Чем выше должность, тем выше ответственность, тем в большем контроле вы нуждаетесь.
— А для чего секретари?
Как вы думаете, хороший секретарь все держит в голове или в системе? Вопрос опять же риторический.
Ошибка 4. Я столько раз пытался, но не идет — слишком сложно, а дел у меня итак навалом, аврал на аврале
А не надо пытаться съесть слона целиком. Несварение можно заработать.
Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает
Если вы менеджер проекта и «тонете» в потоке задач, попробуйте организовать работу по системе Getting Things Done.
GTD: что это такое
GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.
GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.
Что почитать о тайм-менеджменте:
Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает
Ничего не держать в голове
Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.
Проще значит лучше
Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.
Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.
Одна задача в один момент времени
По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.
Составить список действий
Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.
Как работает методология GTD
Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.
Собрать всю информацию по задачам
Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.
Обработать всю информацию
Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.
Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.
Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.
Организовать результат
Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.
Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.
Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.
Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.
В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.
В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.
В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.
Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:
Выберите действие для каждой задачи и выполняйте
Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.
Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.
Какие сервисы подходят для работы по GTD
Заключение
Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.
Методология GTD помогает:
В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.
Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.
Введение в GTD
И это другое есть. Система GTD, которую придумал один умный американец Дэвид Аллен. Вот одна из его цитат:
«Армейская мудрость: Отдавай честь тому, что движется. Перетаскивай неподвижное. Не можешь перетащить — покрась.»
И этот человек учит нас, как разобраться с делами? Да, именно это он и делает. Итак, GTD или Getting Things Done. Пытаться пересказать всю книгу в одной статье блога — занятие совершенно бесперспективное. Поэтому я коротко расскажу, чем для меня стала GTD сейчас, когда я уже не мыслю себя без нее. Итак…
Ты должен всегда иметь под рукой инструмент для записи своих мыслей, дел и идей.
Inbox не требует никакой обработки. Вы должны просто зафиксировать вашу идею. Разбираться с ней будете позже.
Казалось бы, рай для любителей прокрастинации. Переполненный сверх меры inbox — это то, что ждет очень многих решившихся попробовать GTD. Они понимают, что inbox стал очень похож на их многочисленные todo-списки, и бросают это гиблое дело. Они просто не дочитали до конца.
Списки конкретных действий
Очень важный момент. Каждое дело должно разбиваться на несколько маленьких шагов, которые приведут к конечному результату. Рассмотрим ситуацию. Ты едешь в автомобиле как вдруг в стекло твоей машины попадает камень, и стекло дает трещину. Неприятная ситуация. Оправившись от шока и как следует пройдясь по всей родне сотрудников дорожных служб, ты начинаешь искать решение проблемы. Казалось бы, всё просто. Нужно заменить стекло. И вот тут вот наступает ключевой момент. Ты мог бы взять свой todo-list и добавить туда дело «заменить стекло». В общем-то логично, но вот только скорее всего ты приступишь к замене стекла очень нескоро. Эта строчка в списке будет тебя угнетать, мешать тебе жить, ты будешь постоянно переносить это дело пока, наконец, твое терпение не лопнет, ты не начнешь что-то предпринимать для того, чтобы заменить это несчастное стекло.
Каждое дело из списка конкретных действий должно быть отсортировано в контекст и проект.
Вот здесь мы вплотную подбираемся к отличию GTD от всего остального. Контексты и проекты — это 50% GTD (лично для меня). Если понять, что это такое, то проблем с разбиранием инбокса уже не возникает. В рамках данной статьи я не буду подробно рассматривать эти понятия. Пока что можно считать, что контекст — это описание некоего состояния, в котором будет уместно приступить к выполнению дела, а проект — эта самая главная цель («поменять стекло» из предыдущего пункта). Помнишь у нас в Inbox лежат 8 шагов и собственно «заменить стекло»? Ты как бы делаешь операцию convert to project для элемента «заменить стекло» из inbox, и подчиняешь этому проекту 8 шагов. Получилась вполне рабочая схема.
Теперь, когда проект создан, для каждого дела нужно задать свой контекст. Тема контекстов чрезвычайно обширна и на 100% индивидуальна. Даже если я приведу здесь список своих контекстов, вряд ли ты получишь объективное представление о том, какой должен быть список ваших контекстов. Более того, я уже год непрерывно улучшаю этот список, пытаясь добиться того, чтобы он отражал реальное положение дел в моей жизни.
Попробую дать определение контекста максимально понятно:
Контекст в GTD — это некое состояние, в котором вы пребываете, и которое необходимо для выполнения того или иного действия.
Заумно и сложно. Постараюсь объяснить на пальцах. Допустим тебе нужно позвонить своему страховому агенту. Какой минимальный набор для этого нужен? Скорее всего, это просто мобильный телефон. Так образом, всегда, когда у тебя есть минутка, и у тебя в руках телефон, открой свой GTD-планировщик и посмотри контекст «телефон». Ты сразу увидишь список своих звонков. Второй пример. Тебе нужно купить грелку (просто я недавно покупал грелку и точно знаю, что купить ее можно только в аптеке). Ты заводишь контекст «аптека» и добавляешь его к делу «купить грелку». Совсем круто, если твой GTD-планировщик поддерживает GPS-координаты контекста. В этом случае ты можешь еще и указать какая именно аптека тебе нужна (я, например, указал на карте аптеку, мимо которой я всегда еду домой). Теперь, когда твое устройство обнаружит, что ты рядом с аптекой, и у тебя есть дела там, оно даст тебе знать и ты зайдешь и купишь грелку. Звучит неплохо, правда? А самое главное, это действительно работает! Более подробно о контекстах я обязательно напишу в отдельной статье.
Что такое метод GTD и как это работает? Алгоритм
Метод GTD был разработан экспертом и консультантом в вопросах управления временем и продуктивности Дэвидом Алленом.
Оглавление:
Что это такое?
Если мы что-то планируем сделать и, в итоге не осуществляем этого, со временем, наше сознание начинает «бить тревогу», так как незаконченные процессы — отнимают много сил и энергии. Соответственно, наша результативность при решении новых задач будет минимальной, так как голова забита нерешенными, старыми.
Метод GTD — это системный алгоритм, позволяющий распределять и повышать производительность использования своего времени. И как следствие, увеличивать продуктивность при осуществлении своей работы и своих идей.
Зачем это нужно? Затем, что используя метод GTD — легче координировать свои дела. Вся информация сосредоточена в одном месте, что беспрепятственно позволяет переходить от одного к другому.
В чем преимущество GTD? Преимущество в том, что в методе GTD фиксируется абсолютно вся информация, все, что приходит на ум. Это позволяет освободить пространство вашего сознания и задействовать энергетические ресурсы мозга по максимуму.
GTD подходит людям любых профессий, любого возраста и социального положения.
Как работает метод? Алгоритм
Итак, как работает метод GTD? Важный вывод, который сделал и изложил Дэвид Аллен в результате своих долгих исследований, заключается в следующем:
Основываясь на этом, Дэвид Аллен разработал метод GTD, воспользовавшись которым, можно в разы повысить свою продуктивность.
Метод GTD работает по алгоритму, который содержит 5 главных пунктов.
1. Сбор информации
Вы должны сосредотачивать всю информацию о том, что хотите сделать, в одном месте. Это может быть блокнот и ручка, звукозаписывающее устройство, приложение на вашем телефоне и др. Важно, чтобы все это записывалось и хранилось в одном месте. Например, для меня удобнее записывать все в блокнот, кому-то, по душе мобильные приложения (Trello, Wunderlist, Evernote. ). Имеется ввиду не только ваша работа, записывайте абсолютно все, все что хотите сделать:
Почему так важно — все записывать? Память — это первая причина, вызывающая проблемы с нашей продуктивностью. Есть память долговременная и кратковременная. Задача, которую человек хочет выполнить в ближайшее время, фиксируется в кратковременной памяти.
Кратковременная память человека работает как оперативная память компьютера. Когда появляется новая информация, старая сжимается и постепенно вытесняется (забывается). И когда вы вспоминаете о том что, что-то не сделали, испытываете стресс, нервозность, беспокойство и теряете веру в себя.
Большая трата энергии, которая ведет к снижению работоспособности мозга, настроения и мотивации. Это вторая причина, тормозящая продуктивность человека. Человеческий мозг практически не отличает воображаемое от реального.
Таким образом, когда вы прокручиваете (воображаете) в голове то, как выполняете какую-то задачу, ваш мозг будет воспринимать, что вы реально это делаете. То есть энергия, которую вы тратите на прокручивание в голове = энергии, которую вы потратили, если бы сделали дело.
Теперь представьте, что вы запоминаете какие-то дела и прокручиваете их в своей голове по раз 5 — 10. В результате получается, что вы выполняете одну и ту же задачу несколько раз. Запасы ментальной энергии истощаются, активность мозга снижается. Визуализация, вещь хорошая, но она рассчитана на воображение конечной цели и практикуется в определенных условиях, смотрите подробнее в: Что такое визуализация желаний? Алгоритм для правильной визуализации.
Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.
2. Расклад заданных дел
По поставленной задаче задаем вопросы:
Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.
Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:
Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):
Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.
3. Систематизирование дел
Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:
Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.
— Первая категория — это неважные и несрочные дела. Это дела, которые незначительно будут влиять на ваши основные цели и качество жизни.
В первой категории создайте подкатегории. 1 подкатегория — может я это сделаю; 2 подкатегория — это желательно сделать;
Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.
Пример 2. У вас возникло желание — научиться медитировать. По сути, это для души. И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.
— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо. ), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.
После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес. Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.
4. Просмотр и обновление
В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.
Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.
5. Выполняйте
Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.
Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!
Система GTD – плюсы и минусы для вашей продуктивности
В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.
Основная идея
Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.
Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена
Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).
Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton, Remember the milk, Asana или Todoist.
Практика планирования
Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?
Немного о целях
Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?
Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.
Особые действия – это то, чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. Они всегда требуют усилий. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел. Если вам интересна эта тема познакомьтесь с нашей статьей о принципах успеха на Спарке.
Метки и контексты на практике
Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?
Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.
Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».
Пример реализации методики GTD в Goalton.com
Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.
В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».
Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.
Поговорим о минусах GTD
Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.
Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.
В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.
Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.
«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»
Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.
Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.
Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»
В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!
Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.
Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.
Наши выводы
Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.