Адженда встречи что это
План встречи и отчет о встрече
Mar 17, 2020 · 2 min read
Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени. Полная версия статьи в основном блоге.
План встречи (агенда)
Агенда — желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников.
Шаблон примерно такой:
Время встречи — когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи.
Место встречи — физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины.
Тема встречи — общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи.
Зада ч и встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.
Агенду отправляют заранее.
Отчет о встрече (Meeting report)
Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. На выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить.
Отчет о встрече — не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента.
Пишу о управлении проектами и всем, что касается микроменеджмента и личной эффективности. Самая полная информация на сайте и в телеграм канале.
Одна агенда, чтобы править всеми
Я работаю дизайнером интерфейсов в Touch Instinct. Хочу рассказать, как создать такую агенду, чтобы получить максимум пользы от встречи.
Как часто после встречи вы задавали себе вопрос: «Ну и куда я потратил два часа?». Разговоров много, а пользы мало. А все потому, что у вас с клиентом может быть очень много идей, которыми хочется поделиться прямо сейчас. Такие обсуждения могут продолжаться бесконечно долго, но это только отдаляет вас от ответа на интересующий вопрос. Чтобы такого не происходило (ну, или происходило меньше), нужно планировать встречу. В этом поможет агенда.
Что такое агенда
Агенда — документ, в котором зафиксирован распорядок встречи. Предназначена, чтобы обеспечить ее эффективность. В нашем случае ее следует рассматривать как план действий.
Есть вы, ваш проект и вопрос, без ответа на который работать не представляется возможным. Чтобы получить ответ, вы собираетесь провести воркшоп или митинг. Лучше всего начать подготовку с планирования. Nielsen Norman Group говорят, что есть три блока, из которых должна состоять агенда.
Цель. Желаемый конечный результат встречи.
Вопросы. Информация, которая понадобится, чтобы достичь поставленной цели.
Активности. Активности, которые могут проводить участники, чтобы достичь поставленной цели.
Используя эти блоки в качестве основы для агенды, вы можете быть уверены, что все обсуждения будут относиться непосредственно к цели встречи. Вы сможете сразу распознать обсуждения, которые сбивают вас с пути.
Если вы хотите, чтобы ваша встреча прошла максимально продуктивно, вы можете заранее разбить ее на временные промежутки и определить время для каждого вопроса или активности.
Как составлять агенду
Остановимся подробнее на каждом блоке.
1. Цель
Первое, что нужно понять — какой результат вам нужен. Напишите короткое, понятное описание того, что хотите в итоге получить. Именно это описание будет залогом успеха вашей агенды, так как каждый последующий шаг будет так или иначе вести к цели. Целей может быть несколько.
Важно понимать, что цель должна быть ценной. Как бы странно ни звучало, это важный момент при написании агенды. Как понять, что ваша цель таковой является? Представьте, что она достигнута. Это то, что вам нужно? Имеет ли результат ценность и поможет ли сделать работу качественно? Если вы ответили «Да», переходите к следующему шагу.
2. Вопросы
Вы сформулировали конкретную цель. Теперь нужна информация, чтобы к ней прийти. Спросите себя, на какие вопросы вам нужно ответить, чтобы вы могли достигнуть конечной цели. Запишите их. Вопросы могут быть как конкретные, так и достаточно обширные. Старайтесь задавать такие вопросы, чтобы ответ был для вас максимально полезным. Лучше избегать вопросов, на которые можно ответить односложно или размыто, это вряд ли поможет делу.
После того, как составили список вопросов, перечитайте их. Скорее всего, их можно сгруппировать по темам. Вообще лучше всю информацию разбивать на группы, так она проще воспринимается.
3. Активности
Третий шаг, он же последний в составлении агенды. Различные активности смогут не только разрядить обстановку, но и помогут получить больше полезной информации.
Не стоит забывать о конечной цели, поэтому выберите активности, связанные с группами вопросов. Это может быть совместный мозговой штурм, карта сценариев или совместное рисование потоковых диаграмм. На мой взгляд, шаг необязательный. Но если вы придумаете что-то полезное, будет круто.
Как применить агенду
До встречи
Дальше нужно отправить агенду всем участникам встречи. Это важный момент в подготовке. Так, все участники встречи будут понимать, зачем они приглашены. Они смогут собрать какие-то дополнительные материалы, провести небольшое исследование и просто получше подготовиться.
На встрече
Рассмотрим применение агенды на примере воркшопа. Для начала задайте нужный тон встречи, расскажите о вашей цели. Если в агенде предполагается тайминг, зафиксируйте его где-нибудь. Например, на доске, чтобы видели все участники встречи. Проводите встречу, придерживаясь составленной агенды.
Люди иногда все равно отклоняются от темы и увлекаются обсуждением какого-то вопроса, это нормально. Чтобы минимизировать подобное, записывайте интересные идеи/вопросы/мысли отдельно. Если у вас останется время, сможете обсудить их в конце встречи. Если нет, лучше запланировать отдельный встречу с новой темой и новой агендой. Если кто-то из вашей команды более компетентен в каком-то вопросе, не стесняйтесь попросить этого человека подготовить нужную информацию.
Во время самой встречи не стесняйтесь напоминать о тайминге и о конечной цели. Это важно для того, чтобы встреча прошла продуктивно.
Follow-up
По окончании встречи запишите полученную информацию, пока память вас не подвела. Попросите коллег и заказчиков сделать то же самое. Перечень полученных артефактов можно назвать «Follow-up». В русском языке этот термин пока не имеет аналога, но в итоге получится что-то вроде резюме встречи.
В этом документе можете фиксировать важную информацию, которую услышали во время встречи. Follow up может быть в виде чеклиста. Это довольно удобно, прямо в нем вы сможете отмечать, что уже реализовано, а что еще предстоит сделать. Позже этим документом можно будет обменяться с участниками встречи, тогда вы получите еще больше информации. Follow-up поможет вам не упустить важные моменты.
Повторим
Такой метод построения агенды может применяться к любым воркшопам и митингам. Начните с общих целей, сформулируйте вопросы, и, наконец, согласуйте мероприятия и обсуждения. Следуя этим шагам, вы сможете проводить любые встречи более эффективно. Как для вас, так и для ваших заказчиков и коллег.
Адженда что это
Адженда, это слово все чаще можно услышать в употреблении соотечественников и граждан постсоветского пространства, для которых ранее оно было не свойственно.
Наиболее частыми сферами применения слова являются бизнес и политика. Это обусловлено его значением. Итак, давайте разберемся с вопросом: «адженда, что это?».
Традиционно, обратимся к переводчику Яндекса, потому что слово пришло в наш лексикон именно из англоязычных стран.
Вот, какой перевод слова «адженда» дает нам Яндекс:
Аналогичное значение «Agenda» имеет и на латинском языке – план действий.
Теперь становится понятно почему основное свое применение фраза нашла именно в политических и бизнес кругах.
Адженда в бизнесе
В бизнесе адженда – это повестка или программа (регламент) мероприятия, например, планерки (синка), совещания, форума или презентации.
Среди приводимых примеров употребления слова в бизнесе часто можно встретить такие:
Основное распространение адженда получила у менеджеров компаний, в частности, в сфере продаж.
Адженда в политике
В политике адженда имеет схожее значение, только чаще используется применительно к организации саммитов, встреч, переговоров.
Недавно, Президент Украины Владимр Зеленский употребил слово «адженда» во время обращения к Владимиру Путину на русском языке, комментируя организацию возможной встречи руководителей двух стран по вопросам Донбаса.
Вот, что сказал украинский лидер:
«…но, когда люди хотят закончить войну, нормализовать отношения, они говорят: да бог с ней, с той «аджендой», давай встретимся… Давай! Поехали!».
В его речи выражение «адженда» было употреблено именно в смысле «повестка дня, перечень обсуждаемых вопросов».
Дело в том, что наличие такой повестки является обязательным атрибутом встречи на высшем уровне. Причем повестка согласовывается заранее администрациями обеих сторон, в первую очередь для того, чтобы заранее проработать все вопросы и быть готовыми к их конструктивному обсуждению, а также для того, чтобы обсуждение не распылялось, а шло в заданном русле, что в итоге с большей вероятности приведет к результативности.
Выходит, если перевести слова украинского Президента на простой язык, то он сказал примерно следующее:
«… давайте не будем зацикливаться на согласовании повестки этого мероприятия, давайте просто встретимся и поболтаем, обо всем…».
По факту, в зависимости от важности мероприятия, адженда может иметь разную глубину проработки:
Также, зарубежные политики используют слово «Agenda» для обозначения итоговых программных документов, выработанных по итогам совместных обсуждений и договоренностей.
Political agenda
Кроме того, в политике существует более широкий термин «political agenda» или «политическая повестка дня». Он не относится к какому-то конкретному мероприятию, а определяет в целом круг наиболее важных вопросов, стоящих перед политическими лидерами и требующих постоянного внимания.
Сегодня к политической адженде большинства руководителей стран можно отнести, например, ситуацию с коронавирусом, борьбу с международным терроризмом, глобальное потепление климата, вопросы глобальной торговли и цен на энергоносители и др.
Адженда или агенда
В сети и в оффлайне встречаются оба варианта написания и произношения.
Но, более правильный вариант все же «адженда», об этом нам говорит английская транскрипция: agenda [əˈʤendə]. Хотя и он для удобства уже адаптирован под русскоязычное произношение.
Другие варианты употребления Agenda
Agenda – профессиональная косметика, произведенная в России на базе лаборатории «Арбат лаб».
Agenda.media – российская компания по рекламному продвижению брендов.
Если вы знаете о других значения этого современного слова, обязательно напишите об этом в комментариях.
Как проводить эффективные встречи: опыт Heads and Hands и Skyeng
Всем привет, меня зовут Андрей, я тимлид проджект менеджеров в компании Heads and Hands. В рамках своей работы я регулярно провожу клиентские встречи, от эффективности которых напрямую зависит качество будущего проекта.
В статье я поделюсь результатом совместного исследования с топ-менеджерами Skyeng и отвечу на вопрос: как провести эффективную встречу.
Исследование включило в себя интервьюирование топ-менеджеров Skyeng, опыт внутренней и внешней коммуникации Heads and Hands, а также изучение тематических статей и зарекомендовавших себя практик. Например, приемов проведения встреч от T.J. Walker. (Walker обучал ораторскому искусству президентов, премьер-министров, нобелевских лауреатов, сенаторов и написал книгу ставшую бестселлером №1 на территории Соединенных Штатов — «Secret to Foolproof Presentations»)
Можно выделить много разных типов встреч: 1 на 1, регулярный митап, креативная сессия — все они могут проходить вживую, в формате конф-колла или быть чем-то смешанным. Предлагаю разложить по полочкам самый сложный, на мой взгляд, тип встречи:
Часть участников подключены удаленно;
Представлено несколько сторон и несколько мнений;
Больше чем на 3 человека.
Первый и самый важный этап — подготовка. Я поделил его на 6 шагов-вопросов которые стоит задать самому себе (далее каждый из этапов будут поделены на шаги-вопросы, они составят «карманную шпаргалку» приложенную в конце статьи).
Обязательный вопрос, с которого стоит начать: Нужна ли эта встреча? Лучшая встреча та, которой не было. Можно ли решить все вопросы в переписке, можно ли обсудить их за несколько минут в коридоре? Прикиньте в уме среднюю часовую ставку специалистов, которых вы планируете позвать на встречу, умножьте на количество участников и на продолжительность встречи, получится итоговая стоимость встречи. Вопрос выносимый на встречу точно стоит денег, которые вы собираетесь потратить?
Определились, проблемы действительно требуют обсуждения, что дальше? Подготовьте список вопросов — адженду (специалисты советуют не выносить больше 5 основных идей на одно обсуждение/презентацию, даже если это годовое планирование для 17ти отделов сразу. Стоит разбить стратсессию на несколько осмысленных частей с перерывами). Составьте свой список вопросов или соберите список вопросов от участников. Отфильтруй их и выбери действительно важные. Итоговая адженда должна быть простой и понятной:
Оцени примерный тайминг на встречу. Это поможет участникам быстрее выбрать подходящий слот в расписании, а вам более структурировано подойти к встрече. Что стоит учитывать при выборе тайминга:
Спроси участников кто еще может быть релевантным источником информации по обсуждаемым вопросам. Не стоит забывать, что чем меньше участников, тем лучше.
Держим в голове формулу: ставка участников*количество участников*время встречи = стоимость встречи
Кроме экономии денег и времени, это поможет сильно упростить фасилитацию (управление, написание заметок, подведение итогов и пр. Статья по теме) встречи, избежать множества споров. У Джефа Безоса (CEO Amazon) есть довольно известное правило двух пицц: Количество людей на встрече не должно превышать количество людей наедающихся двумя пиццами, т.е. 5-8 человек. Научные изыскания в области групповых коммуникаций доводят эту цифру до 10 человек.
Нужно понимать, что чем больше участников, тем выше вероятность развития:
Маленький вопрос, за которым часто скрывается куча потраченного времени. Чтобы выбрать удобное время для всех участников можно использовать следующие решения:
Определились со временем? Забронируйте переговорку, выберите удобное всем место, подготовьте комнату в Zoom, Hangouts, добавьте всех заранее в Skype.
Этот вопрос я лично считаю самым проблемным, потому что до сих пор не нашел универсального инструмента для его решения. Если у вас вдруг есть такой, пожалуйста, напишите мне в комментариях 🙂
Никогда не будет лишним перепроверить себя:
Начинаем с того же, чем закончили прошлый этап: Все ли готовы? И первый кого стоит проверить — это вы сами. Ваша встреча — ваша ответственность, по возможности придите в переговорку заранее, разложите раздаточные материалы, подключите оборудование, настройте соединение. В конце концов, убедитесь что всем хватает стульев.
В применении к приглашенным, этот пункт не обязательно про подходящую информацию в голове, скорее про эмоционально-физическое состояние. Возможно, встречу стоит перенести, если один из ключевых участников мучается сегодня от головной боли. Есть одна крутая практика для быстрой синхронизации участников встречи, ее мне посоветовали ребята из Skyeng : Check In/Check Out
Спросите участников, что они ожидают от встречи. Важно синхронизировать этот момент сразу и понять какой должен быть итоговый результат. Утрируя, при одном и том же вопросе адженды «Требования к новым баннерам на сайт» — приглашенные контентщик и разработчик могут ожидать абсолютно разного обсуждения.
А теперь задайте тот же вопрос себе: Чего жду я от этой встречи? Что Я хочу, чтобы эти люди сделали? Что может мотивировать их на это? Ведите встречу исходя из полученного ответа.
Предыдущий вопрос плавно перетекает в фактический список вопросов на встречу, повтори его для всех участников. В 21 веке раздаточные материалы все еще считаются хорошей практикой. Распечатайте лист с адежндой для каждого участника, и им будет легко оставаться в контексте обсуждения и следить за прогрессом.
Представим что у вас не получилось последовать совету Джефа Безоса и ваша встреча напоминает собрание межгалактического сената. Раздели роли:
Возможно кому-то стоит вообще запретить участвовать в обсуждении и оставить наблюдателем.
Двигаясь по вопросам адженды, следите за тем, чтобы обсуждение не отдалялось от их сути. «Заземляйте» слишком сложные вопросы, которые точно не уложатся в текущий тайминг и переноси их на отдельные встречи (время будущих встреч лучше сразу зафиксировать по итогам текущей). Поддерживать обсуждение в правильном русле поможет лайфхак, которым со мной также поделились ребята из Skyeng: правило одного вето. Каждый участник встречи, будучи приглашенным получает возможность один раз наложить запрет на релиз продукта, без принятия решения по конкретному вопросу. Пример: Участники встречи уже 10 минут бурно обсуждают какая должна быть иконка у будущего мобильного приложения, хотя у вас нет даже готового дизайна для начала разработки. Вы останавливаете их и просите поднять руку того, кто готов запретить старт разработки приложения без конкретного решения по его иконке. Как показывает практика, если применять это правило исключительно для сохранения вектора развития обсуждения, руку никто никогда не поднимет и вы сможете вернуться к действительно важным вопросам. Если же кто-то считает возникшую проблему слишком важной, возвращайтесь к пункту про заземление.
Включаясь в бурное обсуждение, следите за таймингом встречи. Если встреча больше часа — подумайте про короткие перерывы. Если у тебя нет ответственного за тайминг, используйте обычный таймер на телефоне или Tomato на ноутбуке. Подготавливая презентацию ко встрече, я всегда оставляю на ней роадмап — небольшой каунтер на слайдах, который позволяет всем понимать сколько тем мы уже отсмотрели/обсудили. Мне же помогает сравнивать текущий прогресс с оставшимся временем.
Фасилитатор встречи должен обязательно следить за тихими и замкнутыми участниками, так как ценная информация может храниться в их мнении с такой же вероятностью как и во мнении всех остальных. Я уже упоминал про эффект социальной лени, в разделе подготовки ко встрече. Размытая ответственность может помешать высказаться даже не замкнутым, при других обстоятельствах, людям. Обращайся к ним напрямую и задавай открытые вопросы.
За 5 минут до конца встречи начни подводить итоги, какие вопросы обсудили, какие решения по ним приняли, какие вопросы вынесли на другие встречи, когда назначаем эти дополнительные встречи, какие задачи и кому были поставлены. Но ваша задача не просто подвести итоги, а дать всем участникам осознание ценности потраченного времени. Насколько вы продвинулись к общей глобальной цели проведя эту встречу?
Не забудь поблагодарить участников за уделенное время, внимание и проделанную работу
Все обсудили, решение приняли, ответственных назначили и даже уложились в тайминг, но расслабляться еще рано!
Собери фоллоуап: кратко опиши итоги встречи, поставь задачи ответственным людям по этим итогам, прикрепи материалы со встречи (запись аудио, фото доски).
Собери обратную связь по проведенной встрече. Для этого тебе вполне хватит простого формата: хорошо/плохо, полезно/не полезно, что понравилось/что не понравилось.
Это можно сделать в виде анонимного опроса в чате со всеми участниками прошедшей встречи. Если вы используете описанную в разделе «Начало встречи» методику Check Out, можете опросить участников до того как все разошлись.
За этим может следить сам исполнитель договоренности, специальный ответственный или, если формат встречи позволяет, выполнение договоренностей можно проверить в начале следующей встречи.
Не смотря на то, что в статье я старался разобрать максимально возможное количество проблем и их решений, осталось еще много факторов, которые могут сильно повлиять на эффективность вашей встречи. Опоздания участников, открытый конфликт (тема для отдельной статьи) и даже плохой интернет. Поэтому я был бы рад услышать с какими проблемами при проведении встреч сталкиваетесь вы и какими инструментами пользуетесь.
Спасибо за прочтение, ниже прикладываю ссылку на мою шпаргалку для проведения эффективной встречи и надеюсь что она окажется полезна многим: Шпаргалка в Notion
Организация встречи: агенда и отчет о встрече
Самые сложные действия у пилота самолета — взлет и посадка. Если проецировать это на проект, то получится, что самые сложные операции — запуск и завершение проекта (кто поспорит?). Но есть еще и мини-проекты внутри — организация встреч, как пример. Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени.
План встречи (агенда)
Агенда – желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели – твоя задача, и агенда тебе в этом поможет. Отправляется агенда участникам встречи заранее. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников. Агенда для команды (с пометками о текущей ситуации), агенда для себя (с расширенным сценарием встречи).
Шаблон примерно такой:
Формат притом особой разницы не играет. Придумай самостоятельно, главное чтобы информация считывалась и выполнялась задача определения расписания.
Время встречи – когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи. Например, 12:00 GMT+1. Когда я договариваюсь о встрече с иностранцами, пишу его время, наподобие “12:00 your time (GMT –5)”. У американцев еще есть понятие “восточное время” (EST) – восточное побережье.
Место встречи – физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины. Или адрес – не обязательно детализированный, если вы оба знаете что означает и где находится “офис нашей компании” или “офис компании клиента”.
Тема встречи – общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи. “Брифинг по проекту Х”, “передача проекта Х”, “перевод CRM на UCI” – все это темы встреч.
Задачи встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.
Агенду отправляют заранее – например, за сутки до встречи. Если встреча спонтанная, то можно накидать план встречи только для себя – какие задачи нужно обсудить с собеседником.
Отчет о встрече (Meeting report)
Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. Соответственно, на выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить. Мозг не способен запомнить все сегменты, которые нужно выцепить из разговора на будущее – поэтому их нужно записывать.
Вот несколько фишек, помогающих процессу
Отчет о встрече – не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента. Нет ничего хуже, чем забрать задачи на встрече и пропасть на две недели в процесс их выполнения. Делаешь ты их или не делаешь – у заказчика сложится впечатление, что о нем забыли. Последствия могут быть самые неприятные. И нет, “запись экрана” в скайпе отчет не заменит.