Автоматизации бизнес процессов что

Автоматизация бизнес-процессов: цели и этапы внедрения

С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.

Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.

Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.

Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.

Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:

Цели и преимущества автоматизации бизнеса

Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.

Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.

Маркетинг и поддержка клиентов. Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.

Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.

Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.

Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.

Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом. Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.

Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.

Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.

Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.

Контур.CRM — интуитивно понятная CRM. Попробуйте сейчас!

Работайте с любого браузера и устройства! Контролируйте и автоматизируйте продажи!

Более эффективные коммуникации. Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.

Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.

Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать

Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.

Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.

Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.

Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.

Анализ

Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса.

Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.

Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов:

После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса.

Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.

Внедрение

На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа.

Интеграция

На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.

Сопровождение и техподдержка

Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен ​​на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.

Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.

Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса

Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.

Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.

Интерфейс Контур.CRM

Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.

История общения с клиентами в Контур.CRM

С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени. Например, Контур.CRM отражает движение лида по воронке — таким образом легко отслеживаются этапы сделки.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

Введение

Шаг 1. Бизнес-процессы

Советы:

В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации.

Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе.

Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически.

Шаг 2. Таблицы

Советы:

Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны.

Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие.

Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.

Шаг 3. Доступ

Советы:

Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто.

Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.

Шаг 4. Шаблоны

Советы:

Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток.

Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля.

Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один.

Шаг 5. Рассылки

Советы:

Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением.

При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме.

Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.

Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».

Шаг 6. Напоминания

Советы:

Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».

Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.

Шаг 7. Вычисления

Советы:

В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах.

Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.

Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.

Шаг 8. Отчеты

Советы:

Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников.

Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.

Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.

Источник

Автоматизация бизнес-процессов

Не знаете, как освободить время сотрудников и повысить эффективность каждого этапа работы? Рекомендуем заняться автоматизацией бизнеса! В статье рассказываем об особенностях автоматизации бизнес-процессов, трендах и тенденциях в ее развитии, приводим примеры.

Автоматизация бизнес-процессов — помогает освобождать ресурсы, отслеживать рыночные изменения, быстро менять стратегию продвижения. Это нужно любой организации, которая планирует свое развитие в условиях конкуренции. Автоматизацию можно назвать ключом к успеху, без которого стать лидером рынка очень сложно.

Руководство компаний тратит много сил на повышение эффективности коллектива. Без слаженной работы результата добиться сложно, и это понимает каждый. Разобщенность отделов и отдельных сотрудников наносит большой ущерб компании. Сотрудники стремятся сделать свою работу, но не задумываются над решением общей проблемы.

Автоматизация бизнес-процессов помогает сотрудникам понять, какова их роль в производстве продукта. Они наглядно видят результат общей работы и понимают ее значимость.

Автоматизация бизнес-процессов можно внедрить в любую часть деятельности организации: будь то производство или маркетинг. Эффективное внедрение строится на крепком фундаменте:

Существует концепция развития компании, которая называется business management process. Она связана с внедрением автоматизации и повышение эффективности бизнеса. С ее помощью проводится:

Автоматизация бизнес-процессов повышает гибкость компании и помогает ей быстро реагировать на внешние изменения, выявлять слабые места и находить способ их усиления. Результат — улучшение качества работы организации.

Когда впервые стали применять автоматизацию

Этот термин появился благодаря инженерам-механикам в 20-х годах, которые использовали его по отношению к производственным этапам. В 80х был разработан другой подход к теории, который основывался на точных расчетах. Тогда на смену печатным машинам приходили портативные компьютеры, а позднее появился и интернет, который дал толчок развитию технологий и в корне изменил процесс автоматизации.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация призвана прийти на смену всем плохо функционирующих процессов. Например, это может быть ненужный сотрудник, без работы которого процесс передачи документов становится быстрее, или подрядчики, задерживающие доставку материалов. Таким «лишним элементом» может быть устаревшее оборудование, замедляющее производство продукции, или склад, расположенный на значительном удалении от производства.

Главные задачи автоматизации бизнес-процессов:

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Как говорилось выше, автоматизация необходима для повышения эффективности работы и увеличения прибыли. Цель не в замене сотрудников на роботов с последующим увольнением. Задача автоматизации — избавить специалистов от монотонных задач. С ее помощью получается научить сотрудников работать вместе, единой командой.

Главные преимущества автоматизации бизнес-процессов в следующем:

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Тренды и тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Каждое предприятие занимается автоматизацией внутренних процессов по-разному. Однако общие тенденции прослеживаются абсолютно у всех. Например:

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Программа для автоматизации планирования всех ресурсов компании, в том числе денежных. Это комплексная система для управления всеми бизнес-процессами.

Технология по улучшению качества коммуникации с клиентом. Функционал позволяет быстро получить доступ к информации о клиенте и этапах работы с ним.

Система, позволяющая следить за реализацией проекта, делать прогнозы на этот счет, определять дедлайны, ставить задачи исполнителям и т.д.

ПО, которое видит бизнес-процессы как последовательность этапов с рядом задач, которые должны быть выполнены определенными лицами. Работает как автономно, так и вместе с другими программами, перечисленными выше.

Функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Мы уже говорили, что бизнес-процесс состоит из этапов, которые выполняются разными членами группы. ПО должно иметь функцию представления этих этапов графическим способом, чтобы каждый сотрудник понимал, в чем его роль, и как можно оптимизировать свою работу.

Исходя из того, что работать с программой автоматизации будут неподготовленные люди, она должна быть простой, с интуитивно понятным интерфейсом. При этом доступ к системе легкий, а данные надежно защищены от утечки. Сотрудники должны иметь возможность работать с системой из любой точки мира, как с десктопа, так и с мобильника.

Еще одно важное требование к ПО — система оповещения о статусе решения конкретной задачи и работы бизнес-процессов в целом. Она должна отправлять сообщения о выполненных и ожидающих выполнения этапах. Идеально, если ПО отображает ход работы в формате графиков.

Программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь возможность интеграции с другими системами и одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. При этом важно, что была функция назначения ролей и доступа на основе этих ролей, т.к. не все данные предназначены для внимания команды сотрудников.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Есть два способа это сделать: своими силами или с помощью подрядчиков. У каждого из них есть преимущества и недостатки, которые мы изложили в формате таблиц.

Не нужно платить подрядчикам.

Низкий профессионализм в вопросе автоматизации.

Сотрудники знают о делах компании изнутри, им понятны ее особенности.

Отсутствие мотивации на быстрое решение задачи.

Конфиденциальность: утечки данных за пределы компании не происходит.

Помимо основной работы специалисты вынуждены решать задачу по автоматизации. Это сказывается на общей эффективности компании.

Не знают тонкостей работы инструментов автоматизации, могут использовать лишь самые известные инструменты.

Дополнительные расходы для компании, зачастую немаленькие.

Заинтересованность в быстром выполнении задачи.

Сторонние специалисты не в курсе внутренней кухни компании, а потому иногда их решения могут расходиться со спецификой бизнеса.

Работа специалистов заключается в настройке автоматизации, они не имеют других задач, и их работа не страдает.

Нет гарантий качественного выполнения работы.

Могут навязывать дополнительные продукты или свою систему автоматизации, которая не всегда подходит компании.

Выбор метода зависит от ситуации. Если необходима автоматизации внутренних процессов, лучше доверить ее членам своей команды. Если же речь идет о стандартных процессах, то можно обратиться к сторонним экспертам.

Пример автоматизации бизнес-процессов

Чтобы было понятнее, о чем мы говорили в этой статье, рассмотрим 2 задачи на примере СЭД «Корпоративный документооборот».

Решение: В системе СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность импорта данных из почты и каталогов. Можно организовать автоматический импорт: если система обнаружит в каталоге или на почте новый документ, она загрузит его в базу и заполнит по шаблону. Также система может оповестить о загрузке нового документа, выслав уведомления необходимому перечню лиц.

Решение: Доступ к бухгалтерским документам можно получить с помощью встроенных механизмов СЭД «Корпоративный документооборот». Его использование позволяет расшарить доступ к другой бухгалтерской базы в рамках одного сеанса работы. Все бухгалтерские документы могут быть использованы в бизнес-процессах, инициированных с помощью программы.

Надеемся, нам удалось подробно рассказать об автоматизации бизнес-процессов и убедить в их нужности и важности. Они серьезно упрощают жизнь сотрудников и позволяют не тратить время на выполнение монотонной работы. Компания от этого только выигрывает.

Хочешь получать еще больше полезных материалов, информацию о бесплатных вебинарах, скидках и новых курсах Like Центра?
Оставь свой email 😉

Like Centre — это не просто компания, занимающаяся созданием образовательных курсов, это настоящее сообщество предпринимателей, которые нацелены на развитие и готовы внедрять новые подходы ведения бизнеса.

Блог Лайк Центра помогает молодым стартаперам и опытным владельцам бизнеса черпать свежие идеи, первыми узнавать об эффективных инструментах и способах масштабирования своего дела. Это платформа для смелых, инициативных предпринимателей, которые не боятся рисковать, но риск этот должен быть оправданным и обоснованным.

В блоге в свободном доступе находится информация, которая помогает:

Мир меняется очень быстро, завладеть вниманием потребителя становится не так просто как раньше. Поэтому Лайк Центр делится актуальной информацией, которая помогает держать руку на пульсе и всегда оставаться в курсе изменений на рынке. При этом не забывает и об основных постулатах — нетленном своде правил, который помогает становлению и развитию бизнеса.

Новые технологии, маркетинговые приемы, дополненная реальность, соцсети с молниеносно изменяющимися алгоритмами — все это способно поставить в тупик. Поэтому Like Centre взял на себя обязательство пролить свет на все важные аспекты построения успешной компании, которая уверенно занимает высокие позиции на современных рынках, быстро подстраивается под нестабильную обстановку и неизменно выходит на новый уровень даже в кризисное время.

Безусловно, поддержка бизнеса не строится только на статьях из блога. «Лайк Центр» предлагает и обучающие курсы ведения бизнеса, которые содержат не только полезную информацию, но и реальные кейсы по выведению компании из кризиса, максимизации ее прибыли и решению других глобальных проблем.

Обучение ведения бизнеса подойдет тем, кто готов последовательно прилагать усилия, хочет всегда оставаться в курсе последних новостей и не бояться внедрять тенденции в работу.

Like Centre blog — это база знаний, позволяющая рассмотреть проблемы комплексно, оперативно их выявить и решить. А для тех, кто готов продвинуться дальше, Лайк Центр готов оказать помощь в ведении бизнеса в Москве и любом другом регионе России.

В блоге мы много рассказываем об этом, но лучше один раз попробовать самостоятельно. За 3 дня мы дадим все инструменты, чтобы начать. Четко, структурировано. Ничего лишнего.

Источник