Как извиниться за пропущенный звонок
Предупредите об опоздании по телефону, извинитесь, как только вы окажетесь на месте: как быть, если вы опаздываете на важную встречу или собрание, и как не допустить этого
Опоздание на важную встречу или собрание расценивается как нарушение делового этикета. Но нередко обстоятельства складываются так, что у нас не получается вовремя придти на такое мероприятие. Как быть в такой непростой ситуации? Эксперты рекомендуют в подобных случаях либо минимизировать ущерб от опоздания, либо найти для себя веское и серьезное оправдание. Мы поделимся с вами их советами. Мы также расскажем о том, как предотвратить такие ситуации в будущем.
Минимизация ущерба
Если вы опаздываете крайне редко, и у вас хорошие отношения с начальником и коллегами, то попытайтесь загладить свою вину. Вам нужно сделать все для того, чтобы ущерб от вашего опоздания стал минимальным. Для этого вам нужно предпринять следующие действия:
Далее мы подробно рассмотрим каждый из этих шагов.
Позвоните и сообщите об опоздании
Как только вы понимаете, что опаздываете, то сразу же возьмите телефон и свяжитесь с человеком, который ведет собрание. Предупредите его о том, что вы не сможете приехать вовремя. Говорите быстро и кратко. Это убедит вашего собеседника в том, что вы торопитесь приехать.
Извинитесь перед всеми
Когда вы войдете в зал для собраний, действуйте согласно ситуации. Если люди не начинают встречу без вас, то обязательно извинитесь перед ними. Не оправдывайтесь и не говорите слишком долго. Просто и коротко попросите прощения, это смягчит вашу вину.
Если собрание уже началось, то не отвлекайте его участников своими извинениями. Но после окончания встречи обязательно подойдите к вашим начальникам и попросите у них прощения. Но не переусердствуйте с извинениями, иначе вы привлечете чрезмерное внимание к факту опоздания.
Будьте честны
Если вы решили минимизировать ущерб, то будьте честны и не лгите. Иначе начальник потребует у вас документального подтверждения причин вашего опоздания. Если обычно вы приходите на работу и на важные встречи вовремя, то руководство и коллеги отнесутся к данной ситуации с пониманием.
Если вы систематически опаздываете, то обсудите это наедине с начальником. Попросите у него совета о том, как в будущем избежать такой проблемы.
Перенесите встречу
Если вы сами проводите собрание и опаздываете, то лучше перенесите это мероприятие. Подчиненные оценят этот шаг. Они поймут, что вы цените их время и не заставляете их ждать. Если же вы делите ответственность за проведение собрания с одним-двумя коллегами, то обсудите с ними возможность переноса мероприятия.
Внесите полезный вклад
Если вы опоздали, то это не означает, что вам нужно уклоняться от активного участия в собрании. Старайтесь обсуждать все важные темы и принести максимальную пользу. Это компенсирует ущерб от вашего опоздания.
Но при этом не отвлекайте других людей. Не нужно выяснять у них ту информацию, которую вы пропустили из-за опоздания.
Найдите хорошее оправдание
Безусловно, лгать неэтично. Но если под угрозой находится ваша карьера или репутация, то попробуйте сослаться на объективные обстоятельства, из-за которых вы не смогли придти вовремя. Делать это нужно очень осторожно и обдуманно. Далее мы приведем вам несколько возможных предлогов для опоздания.
Сошлитесь на транспортные проблемы
Вы можете сослаться на сбои в работе общественного транспорта или автомобильные пробки. Скорее всего, такое оправдание будет принято. Но предварительно зайдите в интернет и изучите новости о транспортных проблемах или карту пробок. Сообщите, что вы добирались на встречу именно тем путем, где возник сбой. Помните, что руководство может проверить эту информацию
Если кто-то из коллег или руководства ездит тем же путем, что и вы, то не используйте такое оправдание. Иначе ваша ложь будет легко раскрыта.
Обвините свой будильник или телефон
Вы можете сказать, что ваши часы или телефон вышли из строя, и вы не услышали сигнала будильника или уведомления календаря о важной встрече. Такое объяснение будет принято, ведь подобная ситуация случалось хотя бы раз в жизни каждого человека.
Но это оправдание можно использовать крайне редко. Если вы будете постоянно ссылаться на такие обстоятельства, то коллеги и руководство сочтут вас недисциплинированным человеком.
Используйте чрезвычайные ситуации
Вы можете объяснить свое опоздание чрезвычайными семейными или личными обстоятельствами. Но помните, что это крайне нечестно. К подобному способу можно прибегать лишь в экстремальных ситуациях, когда опоздание грозит вам очень серьезными неприятностями. Но даже при таких обстоятельствах никогда не лгите о тяжелых травмах или смерти родных.
Старайтесь использовать такие оправдания лишь в крайне редких случаях. Иначе начальник заподозрит, что вы лжете. Он потребует от вас официальных подтверждений чрезвычайных обстоятельств. Если вы не сможете предоставить соответствующих документов, то это может обернуться увольнением.
Сошлитесь на рабочую нагрузку
Ссылаться на свою загруженность работой вы можете лишь в том случае, если у вас есть масса дополнительных служебных обязанностей. Если же вы трудитесь наравне со всеми, то такое оправдание не будет принято. Ведь ваши коллеги работают не меньше вас, но тем не менее они смогли явиться на важную встречу вовремя. Руководство будет думать о вас, как о человеке, который плохо справляется со своими делами.
Как предотвратить опоздания
Гораздо проще предотвратить опоздания на важные встречи, чем извиняться и придумывать уважительные причины. Помните, что руководство будет вас прощать лишь до поры до времени. Чтобы избежать неприятных последствий вашей неорганизованности, старайтесь придерживаться следующих правил:
Заключение
Помните, что опоздания крайне редко происходят по объективным причинам. Ведь форс-мажорные ситуации случаются нечасто. В большинстве случаев люди опаздывают из-за своей неорганизованности. Старайтесь развивать в себе пунктуальность и собранность. Это поможет вам вовремя приходить на важные встречи и избежать неприятностей.
Этикет делового телефонного разговора
Как уже говорилось, телефон играет важную роль в профессиональной жизни менеджера. Этикетные формы общения занимают в телефонном деловом разговоре довольно большое место. Кроме обязательной этикетной рамки, представления абонентов, к этикетным ритуалам относятся:
• постоянные просьбы, вызванные самыми разными причинами:
Вы не могли бы позвонить попозже?
Вы не могли бы говорить погромче?
Повторите, пожалуйста, еще раз эту информацию.
Передайте, пожалуйста, Николаю Николаевичу, что звонили из «Трансавто » по вопросу текущих платежей.
Вам не трудно позвонить мне завтра после обеда?
• фразы благодарности: благодарят за звонок, за ценную информацию, за участие, за совет и т.п.:
Благодарю вас за предложение, мы обязательно рассмотрим его в ближайшее время и позвоним вам.
Спасибо вам за участие, мы с благодарностью принимаем вашу помощь;
• извинения: извиняются за несанкционированный звонок, за звонок в нерабочее время, за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за вынужденно длинный разговор, за неверное соединение и т.п.:
Это 321-64-15? Извините, я ошибся.
Извините за поздний звонок.
Извините за затянувшийся разговор:
• пожелания в конце беседы. Как правило, это стандартные фразы:
Всего доброго! Всего хорошего! Всех благ! Позвольте пожелать вам удачи! Удачи вам! Успешной поездки! Разрешите пожелать осуществления всех ваших планов!
Хорошо, передам; Да, пожалуйста; Пожалуйста; Нет, не трудно;
• ответы на слова благодарности:
Не стоит благодарности! Ну что вы! Это моя обязанность; Мне приятно это было сделать для вас;
• ответы на извинения:
Ничего страшного; Не беспокойтесь по этому поводу; Все в порядке;
И вам всего доброго! До встречи! До свидания; И вам всех благ.
Давайте посмотрим, какую часть от общего лексического состава телефонного диалога занимает этикетная лексика*.
* Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М„ 1993.
А. — Алло. Я хотел бы поговорить с господином Зайцевым.
А. — С вами говорит Роберт Девис, представитель фирмы «Максвел».
Б. — Очень приятно. Слушаю вас.
А. — Мне хотелось бы до начала переговоров кое-что уточнить.
Б. — Пожалуйста. Я вас слушаю.
А. — Изменилась ли цена квадратного метра экспозиции в связи с инфляцией?
Б. — Да, конечно. Сейчас один квадратный метр площади в павильоне стоит двенадцать долларов, а на открытой площадке — восемь.
А. — Спасибо. Это все, что я хотел узнать.
Б. — Если у вас возникнут еще какие-нибудь вопросы, звоните. Я к вашим услугам.
А. — Спасибо. В случае необходимости я обязательно воспользуюсь вашим предложением. Всего доброго.
Как видно из этого коротенького телефонного разговора, этикетная лексика представляет значительную часть всего лексического состава устной спонтанной диалогической речи.
Этикетные формулы выполняют рольконтактоустанавливающих средств: С вами говорит Роберт Девис, представитель фирмы «Максвел». Я хотел бы поговорить с господином Зайцевым.
Они же выполняют функциюволеизъявления, выражающуюся в просьбах, приглашениях, разрешениях, предложениях и т.п.: Звоните; эмотивную функцию (связанную с выражением эмоций): Очень приятно; Очень рад.
Этикетные фразы регулируют подачу информации: Спасибо. Это все, что я хотел узнать. Таким образом, этикет не только регулирует отношения общающихся, но и является средством рациональной организации телефонного диалога. Это очень важно ввиду строгой регламентации времени телефонного делового общения.
В заключение приведем восемь важных «не», относящихся к культуре общения по телефону, из книги Эмили Пост «Этикет»:
1. Не спрашивайте, если набрали неправильный номер: «Куда я попал?», «А какой это номер?» Просто уточните: «Это 555-34-56?»
2. Нельзя, сняв трубку и ответив, сейчас же говорить: «Минутку» и заставлять звонящего ждать, пока справитесь со своими делами. Если вы решительно никак не можете разговаривать, например, потому, что должны открыть дверь, скажите: «Я перезвоню вам через несколько минут», — и не забудьте выполнить данное обещание.
3. Не рискуйте набирать номер по памяти, если не вполне уверены, что помните его.
4. Не играйте в не очень остроумную игру «Угадай, кто?», если ваши коллеги не узнают ваш голос.
5. Не спрашивайте; «Что вы делаете в субботу во второй половине дня?», если хотите предложить какое-то дело в это время. Этот вопрос заранее предполагает отказ, если собеседник занят, либо неопределенный ответ. Вы можете поставить его в неловкое положение, заставляя признаться, что в субботу вечером он ничем не занят. Лучше объясните, в чем дело, и предложите, если собеседник свободен в это время, встретиться с ним.
6. Не говорите «Алло», когда снимаете трубку, если вы работаете в крупной фирме. Лучше произнести ее название.
7. Не забывайте, что разговоры с занятыми людьми надо вести по возможности кратко.
8. Не позволяйте вошедшему во время телефонного разговора посетителю слушать вас, а попросите зайти через несколько минут или прекратите на время разговор.
Как попросить прощения в деловом стиле
В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.
Когда требуются деловые извинения
Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:
Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.
Каким способом извиниться
Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.
Как правильно извиниться
В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.
Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.
За беспокойство
Если извиняетесь за беспокойство, то начать письмо или устное обращение рекомендуется со слов «Прошу простить меня за…» После фразы необходимо указать, что именно заставило обратиться к коллеге или боссу.
Закончить нужно фразой: «Еще раз прошу у Вас прощения за беспокойство».
В деловом письме после этого клише можно выразить надежду на скорый ответ. При беседе можно поблагодарить за потраченное время.
За неудобства
При долгом ожидании нужно обязательно извиниться за неудобства. Если беседуете с клиентом, можно предоставить скидку на товар или небольшой презент.
Фразу «Просим прощения за доставленные неудобства» стоит повторить 2-3 раза. Тогда у индивида сложится хорошее впечатление об организации и сотрудниках.
При задержках
В устном или письменном обращении необходимо полностью изложить причину, из-за которой товар был доставлен не вовремя, а работа сдана позже. Извиниться нужно сразу же, если ожидание продлится несколько дней, или во время отчёта при сдаче работы.
Начать рекомендуется с устоявшейся фразы «Прошу у Вас прощения за задержку» или «Извините за долгий ответ».
В финале вновь извиняться не стоит. Лучше выразить надежду на то, что такого больше не повторится.
За звонок в нерабочее время
Если звоните вечером или в выходной день, то начните общение так: «Вам удобно говорить? Прошу прощения за незапланированный звонок в нерабочее время. Надеюсь, не отвлекаю Вас от чего-либо важного».
Затем нужно конструктивно изложить причину звонка. После беседы поблагодарите за уделённое время и вновь извинитесь за беспокойство.
За ошибку
Если произошла ошибка, то просить прощения нужно незамедлительно. При серьезных недочетах стоит направить письмо на электронную почту или написать отчёт в письменном виде с указанием причины промаха.
Завершают обращение словами: «Еще раз прошу у Вас прощения за ошибку. Такого больше не повторится».
При опоздании
Опоздание на рабочее место требует письменного объяснения. В нём не стоит извиняться, лучше полностью описать причину несвоевременного прихода на работу.
Попросить прощения лучше при личной беседе с начальником.
За поведение
Работа в компании требует неукоснительного соблюдения делового этикета. Если какие-либо поступки не соответствуют этим правилам поведения, то необходимо извиняться перед коллегами.
Подготовьте достойное оправдание своим действиям. Например, если перед выступлением из-за неаккуратности совершили что-то, то укажите на волнение.
Как попросить прощения у начальника
Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.
Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.
Пропущенный звонок. Чего может стоить желание перезвонить
Это бывает у всех
И здесь мы не будем говорить о тех номерах, которые уже есть в вашей телефонной книге. Речь пойдет о всех остальных звонках. Но в любом случае расставлять приоритеты каждому придется самостоятельно. Кто-то действует по принципу «кому надо – перезвонит», кто-то перезванивает и остается доволен разговором, а кто-то попадает на неприятные диалоги или того хуже – на деньги.
Кто может звонить?
Да кто угодно, все зависит в основном от того, где вы засветили свой номер.
Как избавиться от коллекторов, я писал здесь, поэтому повторяться не будем. Я лишь хочу поделиться своим алгоритмом действий, если вдруг у вас возникло желание узнать о том, кто вас беспокоит в столь неудобное для вас время.
Как поступить?
Итак, самое простое решение – это набрать в поисковой строке браузера полный номер интересующего вас телефона и добавить фразу «кто звонит». В результате вы получите массу ссылок на разные интернет-ресурсы.
Далеко ходить не нужно, просто посмотрите первые 5–6 выданных результатов. Я уверен, что там вы найдете отзывы тех, кто имел неосторожность ответить на звонок с аналогичного номера. Так что вам остается только ознакомиться с ним и принять решение: перезвонить, игнорировать или блокировать.
Второй вариант, если ваш телефон на андроиде – установить соответствующее приложение, например приложение Яндекс с определителем номера. Оно вам поможет как проверить номер указанным выше способом, так и покажет информацию о звонящем номере непосредственно на экране во время вызова, основываясь на отзывах пользователей.
Ну и хорошим дополнением к этому будет установка на ваш телефон приложения «Черный список», которое способно блокировать:
Вот такие простые телодвижения – и вас никто не беспокоит.
доказать вину мошенника гораздо проще, когда он звонит вам, а при «исходящем» от вас вызове сделать это практически невозможно, ведь вы сами набираете номер и тем самым проявляете «заинтересованность» в разговоре.
И напоследок проверьте, насколько вы владеете правилами культурного общения по телефону.
1. Необходимо выключать телефон в местах, где телефоны могут помешать работе оборудования (в самолетах, больницах).
2. Нельзя разговаривать по телефону, будучи за рулем, если, конечно, у вас нет гарнитуры.
3. В театрах, кино, музеях, храмах, библиотеках телефон нужно как минимум перевести в беззвучный режим.
4. Резкие, скабрезные или нецензурные рингтоны, звучащие в приличном обществе, – это дурной тон. 5. Установка прикола в качестве сигнала вызова для звонящего вам должна быть избирательной. Звонящий вам с серьезным разговором может неверно истолковать услышанное.
6. В общественных местах посторонние люди могут стать невольными участниками вашего разговора, если уровень громкости динамика зашкаливает.
7. Недопустимо давать номер личного телефона вашего знакомого третьим лицам без его разрешения.
8. Все современные телефоны имеют достаточно чувствительные микрофоны, чтобы разговаривать спокойным голосом, и потом, окружающих вас людей мало интересует то, о чем вы говорите с собеседником.
9. Говорить на личные темы при посторонних. ну это вам решать.
10. Не допустимо фотографировать людей на свой мобильный без их согласия. И вообще об этом стоит знать подробнее.
11. Не стоит демонстрировать всем вокруг свой навороченный гаджет. Выглядит довольно глупо.
12. Если не желаете обидеть человека, не записывайте его в адресную книгу под прозвищем.
13. Слушать музыку без гарнитуры в общественном месте неприлично. Впрочем, также неприлично слушать одним ухом музыку, другим – собеседника.
14. Не стоит класть телефон на стол в кафе или ресторане – это не вилка, не ложка. И уж конечно, не стоит разговаривать по телефону во время еды.
15. Если во время предстоящего разговора вы ожидаете важный телефонный звонок, стоит предупредить об этом своего собеседника заранее. Ну а при звонке нужно извиниться, по возможности отойти от людей на несколько метров и ответить – уважайте их личное пространство.
16. Если вам поступил звонок и в помещении много людей, звонок нужно принять, дабы не раздражать всех звонками, но говорить можно, покинув помещение.
17. Если звоните вы, поинтересуйтесь, удобно ли в принципе говорить собеседнику, или спросите сколько времени у него есть на разговор.
18. В среднем разговор по телефону на деловые темы длится 7–8 минут, т. е. вам нужно успеть пару тройку раз обратиться к собеседнику по имени.
19. Если звоните вы незнакомому человеку – представьтесь первым.
20. Не стоит долго держать паузу при разговоре, важно как-то демонстрировать то, что вы слушаете собеседника.
21. Если звонок прервался, перезванивает тот, кто первым звонил, а завершает разговор тот, кому звонили.
22. Во время деловых переговоров в конце разговора стоит поблагодарить собеседника за уделенное время и предоставленную информацию.
23. Звонить в будние дни до 8.00 и после 22.00 считается дурным тоном.
24. Количество гудков при звонке больше пяти становятся навязчивыми.
25. По деловым вопросам не рекомендуется звонить в первый и последний часы рабочего времени, в обеденный перерыв, а также в 1-й половине дня понедельника, во 2-й половине дня пятницы.
26. Если вы не дозвонились до человека с первого раза, по этикету положено подождать 2 часа. Возможно, за это время он перезвонит вам, увидев пропущенный вызов.
27. Не следует читать сообщения, просматривать списки звонков на телефоне другого человека.
28. Не следует пользоваться чужим телефоном (звонить и отвечать на звонки) без разрешения владельца.
29. Не оставляйте телефон на рабочем месте, если ненадолго уходите, даже если он на беззвучном режиме.
30. Не стоит менять номер телефона «как перчатки».
31. Если вы владеете 2–3 номерами, то одному абоненту стоит звонит с одного и того же.
32. При звонке стоит быстрее переходите к сути, если, конечно, ваш звонок целенаправленно не расположен к разговору «за жизнь».
33. По возможности не отвечайте на звонки, находясь в шумном месте, в местах, указанных в п. 3, или стоя в очереди в магазине.
34. Одновременно разговаривать и по телефону и с находящимся рядом, а также говорить и делать что-то еще – некультурно.
35. Если ваш телефон кнопочный, то громкое пиканье кнопок не соответствует этикету.
36. СМС типа «Привет! Как дела?» не имеют никакого смысла. Лучше и дешевле позвонить.
37. Не стоит беспокоить человека рабочими вопросами, если он в отпуске.
38. Недопустимо прерывать разговор со словами «Извини, у меня вторая линия!», если, конечно, вы не болтаете «за жизнь», а вам поступает важный звонок.
39. Не стоит демонстрировать неуважение к находящимся рядом собеседникам бесконечными смс-ками.
5 шаблонов, которые позволят проще извиниться и исправить ситуацию на рабочем месте
Независимо от того, где вы работаете и чем занимаетесь, рано или поздно придется приносить извинения перед коллегами, клиентами, знакомыми. Однажды это случается в жизни каждого. Постоянно находясь в окружении людей, любой рискует оказаться в ситуации, когда его действия или бездействие могут причинить неудобства или нанести ущерб другим. В этой ситуации может оказаться кто угодно: выпускник учебного заведения, молодой и неопытный специалист, работающая мама, опытный и матерый менеджер по продажам. Умение решать тактично подобные проблемы является особенно ценным.
Эксперты сходятся во мнении, что лучшим выходом будет признание своей ответственности за произошедшее. Попытки оправданий и использования слов «если» или «но» может только усугубить ситуацию. Поэтому варианты ответа «Извините, если я вас обидел во время встречи» или «Извините, мы допустили ошибку. Но вы были предупреждены о существовании кадровых проблем на предприятии» являются недопустимыми.
Хорошей новостью будет тот факт, что существуют «золотые фразы», эффективность которых подтверждена практическим опытом тысячей людей. Используйте их в качестве шаблонов, это позволит с честью выйти из ситуации и сохранить отношения с окружающими.
Случай 1: вы допустили ошибку, которую не можете исправить сами
В первую очередь задумайтесь, обладаете ли вы навыками, которые позволят решить ситуацию самостоятельно. Во вторую очередь проанализируйте, сколько времени потребуется для получения их.
Лучшим выходом будет использование следующего шаблона:
«Я допустил ошибку в процессе выполнения [задачи]. Я был уверен в своих силах, но теперь я понимаю, что сначала должен был согласовать с Вами свои действия. Мне очень жаль, и это больше не повторится. Однако чтобы исправить ситуацию, мне понадобится Ваша помощь. Когда мы можем обсудить это?».
Случай 2: вы пообещали клиенту что-то невозможное
В работе люди всегда стремятся превзойти ожидания клиентов. Для получения нужного результата сотрудники готовы обещать «золотые горы». Этот метод эффективен, во всяком случае, до тех пор, пока вы не поймете невозможность выполнения условий. Если вы работаете в команде, сообщите о ситуации коллегам или начальнику. Даже если они не смогут вам помочь, по крайней мере, будут в курсе происходящего.
Проанализируйте свои возможности и согласуйте с руководством альтернативу, которую вы можете предложить взамен обещанного. Возможно, это будет изменение условий поставки на более выгодные, сокращение сроков отгрузки, предоставление отсрочки, бонусы, включение в рассылку для VIP-клиентов. Убедитесь, что не подведете партнеров второй раз.
Для этого случая используйте в качестве шаблона следующий вариант:
Случай 3: вы кого-то обидели
Если в ходе разговора, например, с коллегой вы оскорбили его, не стоит фокусироваться на мотивах и наличии оснований для произнесенных слов. Намного важнее сосредоточиться на том факте, что вы действительно сожалеете о случившемся. Решение этой проблемы позволит сохранить спокойную обстановку в офисе, рабочем коллективе и не потерять добрые отношения с сослуживцем.
Попробуйте начать разговор со следующей фразы:
«Я понимаю, что то, что я сказал, было оскорбительным. Я был не прав, это недопустимо. В будущем я буду сохранять спокойствие в подобных ситуациях».
Конечно, стоит учитывать, что подобные извинения будут актуальны и эффективны в случае незначительных разногласий. В более серьезных ситуациях, когда оскорбления касались национальности, качеств собеседника или его личной жизни, придется приложить больше усилий для разрешения конфликта.
Случай 4: у вас плохие новости
Этой участи стараются избежать все. Ситуация может усугубляться пониманием своего бессилия и невозможности повлиять на результат. Не избежать неприятных ощущений и лидерам, которым чаще всего приходится сообщать плохие новости.
Лучшей рекомендацией будет совет сообщить суть, по возможности объяснить причины и подбодрить человека.
Например, фраза может быть построена следующим образом:
«Несмотря на все мои усилия, мне жаль сообщить, что в вашем повышении / отпуске / проекте отказано. Решение было принято из-за сокращения штатного расписания / бюджета / изменений графика отпусков / текущих приоритетов. Пожалуйста, не позволяйте этому огорчить вас. Мы искренне ценим ваш вклад в работу и постараемся найти способ продемонстрировать это».
Случай 5: вы забыли о задании
По каким-то причинам вы забыли о сроках сдачи проекта и необходимости завершить свою часть работы. Что еще хуже, ваш начальник уже в курсе этого.
Смиритесь: вы выпустили ситуацию из-под контроля и не успели приложить усилия для исправления промаха.
Начать беседу можно следующей фразой:
«Я сожалею о том, что не смог уложиться в срок выполнения проекта [X]. Я понимаю, что моя ошибка плохо отражается на результатах всей команды. Я могу завершить свою часть работы к вечеру завтрашнего дня. Это будет выходом из ситуации? Или вы хотели бы увидеть, что у меня есть в черновом виде?».
Вместо заключения
Вряд ли найдутся люди, кто получает удовольствие от принесения извинений. Но это необходимо для того, чтобы наладить, восстановить или укрепить отношения с коллегами. Придерживайтесь ключевых правил, которые позволят предупредить подобные ситуации:
Будьте искренними, честными, ответственными и обсудите с коллегами, руководством или клиентами по завершению ситуации, чтобы вы могли сделать иначе.