Как концентрировать внимание на работе
7 способов сконцентрироваться на работе или учебе
Наведите порядок на рабочем столе
Между качеством работы и состоянием рабочего места — прямая связь. Для сконцентрированной деятельности очень важен свободный доступ ко всем необходимым вещам. Чтобы лишний раз не отвлекаться, оставьте на столе только то, что вам действительно нужно. Постарайтесь найти подходящее место для каждого предмета, при этом самое необходимое расположите как можно ближе к центру рабочей зоны. Освободите ящики от лишних вещей, уберите завалы из старых бумаг и замаскируйте спутанные провода — все это загромождает пространство и создает ощущение беспорядка. В продаже есть множество устройств, которые скроют кабели. Например, застежки-липучки или фиксаторы, с помощью которых можно закрепить провода в любом удобном месте. Разгрузить рабочую поверхность помогают органайзеры и полочки.
Закройте вкладки, которые не используете
Рабочий стол компьютера тоже необходимо поддерживать в чистоте. Вместо этого у многих он погребен под десятком программ, диалогов и веб-страниц, которые отвлекают от выполнения важных задач и не способствуют рабочему настрою. По мнению психологов, цифровой беспорядок из-за большого количества открытых вкладок в разы снижает производительность даже самых дисциплинированных сотрудников. Поэтому, работая за компьютером, не ленитесь закрывать все то, что не используете в данный момент. Попробуйте скачать одну из программ, которая закрывает все вкладки, если они неактивны в течение определенного времени. Или установите расширение для браузера, ограничивающее число вкладок. А чтобы не тратить время на поиск часто используемых документов, создайте ярлыки и закладки.
Исключите отвлекающие факторы
Современная рабочая обстановка наполнена множеством отвлекающих факторов. Не только лишние вкладки и вещи на столе — постарайтесь устранить любые раздражители, которые мешают вам работать. Если вы заняты важным делом, дайте коллегам понять, что у вас нет времени на разговор. Привыкли работать в тишине? Пользуйтесь берушами или наушниками. Для тех, кому мешает музыка, отличным решением могут стать звуки природы. А с помощью специальных расширений легко заблокировать любые отвлекающие сайты. Например, социальные сети. Если же вы слишком привязаны к смартфону — прячьте его в сумку. Скоро вы заметите, что стали реже проверять мессенджеры и отвлекаться на push-уведомления. Не бойтесь пропустить важное: те, кому нужно с вами связаться, всегда могут позвонить.
Сосредоточьтесь на одной задаче
Старайтесь концентрироваться только на одном деле. Наш мозг способен выполнять несколько задач одновременно, но лучше этого избегать — многозадачность делает нас менее продуктивными. Кроме того, согласно многочисленным исследованиям, она снижает нашу способность эффективно отфильтровывать лишнюю информацию и способствует развитию синдрома рассеянного внимания. Нейрофизиологи убеждены: человеческий мозг не может работать сразу над несколькими делами с полной отдачей. Более того, если вы постоянно просматриваете почту во время общения по телефону или пишете на ходу, мозг быстрее изнашивается и истощается. Когда один из каналов восприятия задействован, информация по другим не поступает в сознание. В результате мы успеваем сделать намного меньше, чем могли бы.
Составьте списки задач
Приходя на работу, первым делом составьте список задач в порядке важности их выполнения. Это один из самых простых и работающих инструментов для эффективной организации рабочего процесса. Он позволяет быстро расставить приоритеты, сфокусироваться на предстоящих делах и ничего не упустить. Главное, чтобы такой список не был слишком длинным: это демотивирует. Его можно вести в одном из специальных мобильных приложений для планирования или в компактном блокноте, который удобно носить с собой. При этом очень важно вычеркивать те задачи, которые уже выполнены. По словам психологов, это вызывает выброс серотонина и дофамина, что дополнительно стимулирует нас выполнять все задуманное. Если регулярно составлять списки дел и следовать им, скоро вы заметите, что стали успевать намного больше.
Делайте то, что нравится
Если долго выполнять одни и те же монотонные действия, вам станет скучно. Вы начнете чаще отвлекаться, быстрее уставать, а качество работы снизится. Кроме того, это грозит эмоциональным выгоранием. Если вы так привыкли к работе, что выполняете ее почти «на автомате», мозг находится в пассивном режиме. Подумайте, как можно разнообразить вашу деятельность. Практика показывает: даже к самому привычному делу можно найти креативный подход. Возьмите на себя новые обязанности или распределите разные типы задач по дням недели. Если это невозможно, попробуйте взяться за новый сложный проект, измените порядок выполнения ежедневных задач, установите новую заставку на рабочем столе или купите на обед что-нибудь необычное. Так вы избежите утомления и поддержите в тонусе свои профессиональные навыки.
Не забывайте про отдых
Чтобы не терять концентрацию и интерес к работе на протяжении всего дня, нужно хорошо отдыхать. Старайтесь делать короткие перерывы через каждые 25–30 минут активной работы. Проверка соцсетей — это не тот отдых, который вам нужен. Вместо этого прогуляйтесь по офису, пообщайтесь с коллегами, выпейте стакан воды, выполните пару упражнений для глаз или позвольте мозгу переключиться на что-то приятное. Например, посмотрите видео с котятами. Кроме того, важно не игнорировать перерыв на обед и обязательно выходить из-за рабочего стола. Это помогает отдохнуть и зарядиться энергией на вторую половину дня. Люди, которые не ходят на обед или едят перед монитором, чаще других подвержены хроническому стрессу и эмоциональному выгоранию. К тому же сидеть на одном месте по несколько часов вредно для здоровья.
Как сосредоточиться на работе: 6 эффективных способов
«Всякий раз, когда вы хотите чего-то добиться, держите глаза отрытыми, сконцентрируйтесь и убедитесь, что вы точно знаете, чего хотите. Никто не может попасть в цель с закрытыми глазами», — Пауло Коэльо.
Когда работы невпроворот, а кроме нее еще целая куча других обязанностей, умение правильно сосредоточиться на самом важном в данный момент – достаточно ценное качество, владение которым поможет вам добиться колоссальных результатов в любой сфере многообразной жизни.
Порой бывает действительно сложно на чем-либо сосредоточиться, даже если прилагать к этому максимум усилий. Вот почему умение концентрировать внимание на конкретном задании не только полезно, но в некоторых случаях и просто необходимо (см. «Как бороться с нежеланием работать»).
Как научиться быстро и полностью сосредотачиваться на работе
1. Осознайте вашу цель
Это действительно крайне необходимо для того, чтобы не происходило рассеивания вашего внимания на массу всевозможной, но поистине бесполезной информации, которая непрерывно и ото всюду поступает в мозг. Цель должна быть абсолютно конкретной, ощутимой и видимой (см. «Как выглядит эффективно сформулированная цель»). Кроме того, она должна находиться в вашем мозге постоянно, резко обозначиваясь в случае, если вы вдруг о ней на время забываете. Это постоянное чувство цели является мощнейшим мотиватором, который способен побудить вас приложить максимум собственных усилий, чтобы достичь ее в реальности.
А чтобы все действия, направленные на ее достижение, были действительно эффективными, и никакие посторонние факторы не могли вас отвлечь от самого главного, нужно периодически представлять себе все, что произойдет после ее достижения.
2. Цель должна быть максимально реалистичной
Это очень существенно, потому что невозможность сосредоточиться обусловлена именно нереальностью и расплывчивостью задачи. Кроме того, на труднодостижимой и неконкретной цели практически невозможно сконцентрироваться, а это значит, что достичь ее будет практически невозможно. Реальная цель способна постоянно держать вас тонусе, потому что вы в любой момент при желании можете определить, на каком именно этапе по пути к ней вы теперь находитесь. А это ощущение является сильнейшим мотивом для направления всех усилий на то, чтобы максимально приблизить ее достижение.
3. Установите определенные обязательства
Для начала это могут быть конкретные временные рамки, но если вы вдруг реально осознаете, что по каким-то достаточно объективным причинам не можете уложиться в срок, то нужно обязательно «договориться с собой», что поставленная задача все равно должна быть решена. Достаточно сложно добиться положительного результата, если у вас появится нехорошая привычка бросать работу на половине пути.
4. Научитесь задавать нужный темп рабочему дню
Стремительное начало с самого утра разворачивает работу в нужное деловое русло. Для этого необходимо приступать к выполнению рабочих задач сразу же, как только вы приходите в офис. Не отвлекайтесь на ненужные мелочи. Запомните одно важное правило: быстрое эффективное начало повлечет за собой действительно продуктивный день.
5. Умейте делать перерывы
Давно доказано, что реальная продуктивность труда проявляется определенными циклами:
Вот почему целесообразно делать небольшие десятиминутные перерывы между циклами трудового процесса. Такая смена труда и отдыха позволяет в течение дня поддерживать собственную работоспособность на действительно высоком уровне (см. «Как поддерживать работоспособность на рабочем месте»).
Бездумное погружение в работу без отдыха истощает силы и также непродуктивно, как и постоянное расслабленное состояние. Перестройтесь на эффективный режим работы, в котором часовая интенсивная занятость сменяется десятиминутным перерывом, и вы увидите, насколько продуктивнее вы стали работать.
6. Тренируйте собственную остроту чувств
Этого можно добиться стабильными упражнениями на совершенствование определенных чувств, а в результате вы поймете, что это очень полезный навык, который помогает в нужный момент сосредоточиться. Займитесь тренировками слуха, зрения, осязания, обоняния и вкуса самыми разными средствами и способами, и вскоре вы заметите, что можете безошибочно определять различные ароматы или ощущения.
Упражнения, которые вы для этих целей можете выполнять абсолютно всюду, где бы вы в данный момент ни находились, помогут вам научиться концентрироваться на элементарных деталях, а затем перейдут в устойчивый навык.
Что способно помешать вовремя сосредоточиться
1. Различные посторонние звуки
Окружающий шум – действительно раздражающий внешний фактор, который способен свести на нет все усилия по сосредоточению. Это может быть звук работающего телевизора и громкая музыка, и звуки с улицы. Чтобы значительно снизить воздействие этого раздражителя, нужно закрыть окно или всего лишь перейти в другую, более тихую комнату.
Если причиной невозможности сконцентрироваться являются другие люди, которые находятся вместе с вами в одном помещении, то не стесняйтесь попросить их говорить тише или же вовсе соблюдать тишину. Просто объясните, что вы заняты серьезным делом, выполнение которого требует от вас особого внимания. А если вы научитесь сосредотачиваться в аналогичном месте с повышенным шумовым фоном, то вы станете обладателем чрезвычайно редкой, но очень важной способности, о которой мечтают многие.
2. Собственный поток сознания
Постоянный внутренний диалог во время работы, которая требует полной сосредоточенности, – достаточно раздражающая и отвлекающая вещь. Ненужные в данный момент тревожные мысли мешают концентрироваться на выполняемой работе, а чтобы избавиться от этого процесса, нужно просто «прокрутить» в голове, а затем какое-то время думать исключительно о поставленной цели. Это поможет вам настроиться на нужный результат и выполнить свою задачу быстро и правильно. Старайтесь постоянно держать перед глазами цель – это поможет сосредоточиться и не отвлекаться на другие посторонние проблемы.
3. Интернет-раздражитель
Как часто перед самым началом работы или непосредственно во время ее выполнения, так и хочется отвлечься на новости всемирной паутины и тем самым значительно оттянуть тот момент, когда вам все-таки придется вернуться в обычную рутину. Порой вроде бы минутная проверка личной почты или новостей в соцсетях затягивается до получаса, а то и более потерянного времени.
Отличным выходом в подобной ситуации для вас станет четкое планирование своего рабочего времени. Постарайтесь расставить приоритеты, которые полностью отражают ваши цели, а также последовательно распишите все этапы выполнения конкретной работы.
Договоритесь с собой об ограничении времени посещения интернет-сайтов, которые не относятся к вашей работе, лучше всего это делать до начала работы или непосредственно в перерыв. Поймите одно: периодически отвлекаясь на соцсети, вы отдаляете достижение необходимого результата, потому что каждое последующее вливание в нужный деловой темп потребует до пятнадцати минут рабочего времени. Не хватайтесь за массу дел одновременно, умейте правильно определять и выставлять приоритеты – это поможет вам лучше всего сосредоточиться на вашей работе.
4. Негативное настроение
Как часто для оправдания собственного бездействия, люди начинают рассказывать о неважном самочувствии или об отсутствии рабочего настроя. Чаще всего это обычные отговорки, которые оправдывают вашу лень в собственных глазах. Гоните прочь подобные мысли, постоянно думайте о результате и об установленных сроках вашей работы. Эти мысли помогут вам действительно активно трудиться и быть в позитивном настроении.
5. Освещение на рабочем месте
Оно должно быть достаточно ярким, чтобы стимулировать вашу рабочую деятельность. Если освещение чрезмерно тусклое, то ваши глаза в процессе работы будут быстро уставать, а это в итоге приведет к рассеиванию внимания на общее недомогание. Старайтесь выбирать лампу с достаточно мягким неагрессивным светом, такую, которая подойдет именно вам. Имейте в виду, что хорошее освещение – это залог качественного выполнения дел.
6. Разумная и продуманная организация рабочего места
Не стоит выбирать чрезмерно большое и мягкое кресло или же диван, поскольку подобная мебель способствует расслаблению на рабочем месте. Гораздо лучше подойдет офисный стул – он обеспечит комфортную посадку и позитивное рабочее настроение. Постарайтесь так организовать место своей работы, чтобы условия были достаточно удобными, а необходимые предметы располагались на доступном расстоянии.
На самом деле, в реальности сосредоточиться на самом важном – это не просто волевое усилие. В этом могут помочь многие внутренние и внешние факторы, а некоторые из них, напротив, способны надолго и прочно отвлечь от процесса. Но концентрироваться и сосредотачиваться можно научиться, эти важные навыки помогут вам добиваться поставленных целей действительно эффективно и в достаточно короткие сроки. А желание научиться чему-либо зависит исключительно от вас.
15 способов сконцентрироваться на работе, эффективность которых доказана научными исследованиями Статьи редакции
Издание Business Insider собрало 15 способов сфокусироваться на работе, эффективность которых подтвердили исследования учёных со всего мира.
1. Минимизация количества задач, выполняющихся одновременно
Учёные Мичиганского университета установили: мультизадачность снижает эффективность человека и заставляет его работать медленнее. Сотрудники исследовательского Университета Вандербильта подтверждают заявление коллег — по их словам, человеческий мозг может работать эффективно, выполняя не более двух задач одновременно.
Таким образом, чтобы сфокусироваться на делах, пишет Business Insider, следует снизить количество задач — и остановиться на какой-то одной или двух.
2. Медитация
Ещё один способ сосредоточиться на работе — помедитировать. По мнению учёных, ежедневная медитация улучшает работу мозга и повышает способности к концентрации.
3. Регулярные упражнения
Учёные Гарвардской медицинской школы пришли к выводу, что физические упражнения влияют на выработку белка под названием «нейротрофический фактор мозга» (BDNF), который улучшает память и внимательность. Однако для достижения полезного эффекта тренировки должны быть регулярными.
4. Составление списка дел
Список дел, пишет Business Insider, помогает его составителю держать в голове все важные задачи. По данным исследователей, человеку свойственно лучше запоминать неоконченные или прерванные дела — и ведение списка дел поможет сконцентрироваться на том, что действительно важно сделать в текущий момент, а не вспоминать о том, что ещё не доделано.
5. Кофеин
Учёные пришли к выводу, что небольшие дозы кофеина помогают улучшить концентрацию внимания — особенно в том случае, если человек чувствует себя усталым. Это показали исследования национального центра биотехнологической информации США.
6. Небольшие перерывы
Короткие перерывы в ходе работы улучшают концентрацию внимания, а работая без перерывов, человек может начать терять фокус, считают учёные Университета Иллинойса. К такому выводу учёные пришли, поставив серию экспериментов, в ходе которых одна группа людей работала за компьютером с перерывами, а другая — без.
7. Отдых от работы
Как отмечает Business Insider, уходя с работы, стоит «отключаться» от текущих задач и отдыхать. Такой метод поможет взглянуть на задачу по-новому после возвращения в офис и быстрее найти решение — это доказано различными исследованиями.
8. «Тренировка» мозга
Этот метод помогает не всем, но, по словам исследователей, некоторые люди действительно способны получать пользу от «упражнений для мозга», которые собраны, например, на сайтах Lumosity или Cogmed.
9. Тишина
Исследования Университета Сетон-Хилл показали: человеческий организм не умеет приспосабливаться к какому то ни было шуму — даже к «фоновому». Чем больше шума окружает человека, тем больше кортизола высвобождается в его организме — этот гормон вырабатывается при стрессе (его же иногда называют «гормоном смерти»).
Поэтому чтобы сконцентрироваться на работе, нужно найти максимально тихое место — и исключить такие звуки, как шум машин, чужих разговоров и так далее.
10. Правило «20/20/20»
Врачи рекомендуют людям, постоянно работающим за компьютером, раз в 20 минут смотреть на точку, удалённую на 20 футов (около 6 метров) в течение 20 секунд. По словам учёных, это поможет избежать проблем со зрением — и работнику будет легче сфокусироваться на том, чем он занимается.
11. Сон
Рассеянность — одно из последствий хронического недосыпа. Учёные рекомендуют каждую ночь спать от семи до восьми часов, чтобы избежать подобного эффекта.
12. Работа офлайн
Ещё одна рекомендация, которую приводит Business Insider, — иногда выполнять рабочие задачи, отключившись от интернета. Это поможет снизить количество отвлекающих факторов и сконцентрироваться на текущих задачах.
13. Выбор места, в котором проще всего сконцентрироваться
Ещё один вывод, к которому пришли исследователи — частая смена рабочих мест, необходимость выбора нового места, а также решения связанных с этим проблем снижают концентрацию работника.
Гораздо эффективнее будет заранее выбрать для себя место, в котором легко сконцентрироваться, решить все технические вопросы (такие, как положение лампы или расположение бумаг на столе) и работать, не меняя его. На решение любых дополнительных вопросов будет отнимать у сотрудника энергию и ухудшать его концентрацию.
14. Выбор определённых часов для работы
Как и выбор рабочего места, постоянная необходимость выбора времени для работы отнимает энергию. Иногда бывает полезнее заранее определить для себя конкретные часы для работы — и придерживаться выбранного графика.
15. Отдых без отвлекающих факторов
Проводить время, ничего не делая, пишет Business Insider, полезнее, чем отдыхать, проводя время со смартфоном или в социальных сетях — это доказали исследования психиатров.
Однако учёные из Гарварда опровергают этот тезис: по их мнению, он верен не для всех. Большинству людей любых возрастов некомфортно находиться наедине со своими мыслями даже 15 минут. Исследования, в которых приняли участие респонденты в возрасте от 18 до 77 лет, показали, что пробыв в тишине без гаджетов около 15 минут, человеку сложнее сконцентрироваться на дальнейших задачах.
Как концентрировать внимание на работе
Нас постоянно что-то отрывает от работы: электронная почта, звонки, разговоры коллег и даже наши собственные мысли. Как в этих условиях сконцентрироваться на важных задачах, защитить себя от информационной усталости и правильно распределить время? Предлагаем 10 советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами и стать продуктивнее.
Первое правило: концентрируйтесь только на одном деле. Мы все часто отвлекаемся, потому что современное общество предъявляет к нам нереальные ожидания. От нас хотят, чтобы мы без остановки потребляли океаны информации. Мы должны быть для нее постоянно доступными. Многие реагируют на этот тревожный рост требований, распределяя внимание на несколько задач сразу. И такой подход не приносит нам добра.
Мы страдаем от сложившегося в корне неверного стереотипа: мол, делать одновременно несколько дел необходимо, чтобы справляться с грузом современных проблем. Но тактика многозадачности обычно заводит в тупик.
Нам сложно сосредоточиться. Наше внимание разбросано. Мы становимся невежливыми. Снижается наша производительность. Мы утрачиваем контроль над окружающей действительностью. Мы притворяемся, что успеваем делать многое. Почему же мы притворяемся? Потому что наш мозг не способен с полной отдачей работать над более чем одной задачей единовременно. Это подтвердит любой нейрофизиолог.
Бессмысленные переживания по поводу уже произошедших событий или безосновательные тревоги о будущем — главные и неутомимые расхитители нашего времени. Мешают нам и мысли о том, что скажут окружающие.
Первый шаг на пути к преодолению всех этих помех — достижение полной осознанности. Заметьте про себя, вокруг чего крутятся ваши мысли. Это какая-то конкретная «заноза» из прошлого? Или у вас сформировалась привычка беспокоиться о тех поворотах, которые могут ждать вас в будущем?
Напомните себе, что такие мысли не только бесполезны, но и контрпродуктивны: они мешают нам присутствовать «здесь и сейчас». Мы не способны изменить прошлое, предсказать будущее или установить контроль над другими людьми. В данный конкретный момент мы можем только сосредоточиться на решении конкретной задачи, что внесет свой позитивный вклад в нашу жизнь, нашу работу и действительность, которая бурлит вокруг нас.
Когда мы пытаемся запомнить все дела, которыми нам предстоит заняться в обозримое время, это зачастую превращается в дополнительную стрессовую нагрузку. Но если мы переносим список задач на бумагу, то снимаем с себя бремя опасений, что можем что-то забыть.
Человек способен одновременно удержать в памяти Составление списка позволяет высвободить мыслительные ресурсы для того, чтобы сконцентрироваться на одной конкретной задаче и не отвлекаться на тревожные мысли о других обязанностях.
При использовании списков мы можем рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору задач, сосредоточиться на самой актуальной из них и добиться максимальной эффективности.
Марк Твен однажды сказал, что если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Ваша «лягушка» — это самая большая и самая важная работа, та, которую вы чаще всего откладываете в долгий ящик. Однако именно она в настоящий момент положительным образом повлияет на ваши достижения, а главное — на вашу жизнь.
Первое правило поедания лягушек: из двух предложенных нужно начинать с наиболее гадкой.
Иначе говоря, если вам нужно выполнить две важные работы, начинайте с более масштабной, сложной и самой главной. Приучайте себя браться за дело без промедления, доводить его до конца и лишь затем переходить к другому.
Чтобы уменьшить соблазн отложить выполнение задачи, каждая активная фаза работы по проекту должна занимать не более 25 минут.
Эта техника предполагает разбиение задачи на периоды, окончание которых отслеживается при помощи таймера. Каждый такой период сопровождается коротким перерывом. После четырех периодов работы следует более длительный перерыв.
Техника особенно эффективна при необходимости заниматься тем, что совсем не хочется делать. Когда мы знаем, что будем трудиться над задачей 25 минут, а как только прозвонит таймер, сможем отвлечься, выполнять работу становится психологически легче.
Вы должны создать для себя позитивную рабочую обстановку, которая способствует продуктивной деятельности. Исключите все возможные помехи. Если вам с трудом дается работа над каким-то проектом или задачей, отвлекающие факторы станут для вас лишь предлогами, чтобы прерваться.
Интернет, коллеги, всегда готовые поболтать с вами, телефонные звонки, всплывающие извещения об электронной почте — все это способствует тому, что вы начинаете откладывать работу. Исключите все отвлекающие факторы, по крайней мере на 25 минут, и займитесь делом.
В большинстве рабочих коллективов невозможно не отвлекаться. Сложно вернуться к нужному курсу, если разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Поэтому вы должны сразу же установить рамки времени. Лучший способ это сделать — огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, направляющемуся к вам человеку, а потом задавать целенаправленные вопросы. Вот несколько примеров:
«Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»
«Мне надо сделать несколько телефонных звонков. Ты хочешь обсудить что-то конкретное или мы можем поговорить позже?»
«Я собираюсь на совещание примерно через пять минут. Можешь кратко рассказать мне свою проблему за полминутки или лучше я позвоню тебе после совещания?»
Почему мы соглашаемся на обед с приятелем, хотя заняты важным проектом? Берем на себя дополнительные обязанности по просьбе шефа, несмотря на то, что собирались уделять больше времени семье? Приходим на помощь соседу, даже если это мешает нашим планам? Все просто: мы боимся подвести людей или испортить отношения.
Но мы забываем, что у нас есть право выбора. Не стоит превращать собственную жизнь в хаос, без конца решая чужие проблемы. Говорите «нет» — и люди начнут ценить ваше время. А вам не придется каждый раз сожалеть о своей сговорчивости.
С сегодняшнего дня постарайтесь на все незначительные и «проблемные» просьбы говорить нет, а освободившееся время используйте для выполнения более важного задания. Отказывайте однозначно, но вежливо. «Я польщен тем, что вы думали обо мне, но боюсь, что загрузка не позволяет» или «Я бы очень хотел, но я ужасно занят». Такие формы отказа позволят вам и сохранить теплые отношения с собеседником, и избавиться от ненужных мелких задач, которые «засоряют» ваш день.
Делать одно и то же день за днем может ужасно наскучить. Устав от монотонности, мы начинаем отвлекаться при каждом удобном случае. Чтобы этого избежать, разработайте разные режимы для разных дней недели.
Именно так поступает Джек Дорси, создатель компании Twitter. Каждый его день имеет определенную тему. Понедельник предназначен для проведения совещаний и управления компанией. Вторник отведен под разработку продуктов. Среда посвящена маркетингу, коммуникациям и развитию, а четверг — общению с разработчиками и партнерами. Пятница — день компании и ее культуры.
Такой распорядок помогает сохранять спокойствие посреди хаоса. Ежедневно Дорси сосредоточивает все свои усилия на одной теме, а не распыляет их на несколько задач. Его рабочая неделя всегда проходит по таким правилам, поэтому коллегам и партнерам легко приспособиться к нему.
Составьте расписание, в какое время вы будете ежедневно открывать свою электронную почту. Для большинства людей оптимальный вариант, меньше всего мешающий их рабочему процессу, — проверять входящую корреспонденцию четыре раза в день и выделять не более 15 минут на каждую «сессию».
1. Первым делом с утра. Большинство людей начинают свой рабочий день с проверки электронной почты, чтобы убедиться, что не пропустили что-то срочное.
2. Перед обеденным перерывом. Время обеда — вполне естественная пауза в вашей деловой активности; чтобы сделать это время более продуктивным, можно проверить электронную почту.
3. Середина второй половины дня. Это еще одна естественная пауза, когда вам нужно сделать перерыв или вы собираетесь уходить на деловую встречу.
4. Конец рабочего дня. Если вы максимально освободите папку входящей корреспонденции, прежде чем покинете рабочее место, то на следующее утро сразу перейдете к просмотру новых сообщений.