Как можно приветствовать в письме

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В мире деловых людей мало быть просто экспертом в своем деле, важно знать правила поведения и уметь выстраивать отношения в бизнес-среде. Сегодня из многообразия ритуалов делового этикета мы обратим наше внимание на деловую переписку. Связно, грамотно и структурированно выражать свои мысли в деловом письме — это искусство.

Правила, стереотипы, мнения и примеры, собранные в этом выпуске, помогут сэкономить ваши время и нервы и разобраться, где заканчивается хороший тон и начинается моветон. Обойдемся без граблей — воспользуемся чужим опытом.

«Запорожцы пишут письмо турецкому султану», Илья Репин, 1880-1891

Стереотипы

«Я все уже умею. Я 10 лет в индустрии», «Главное, в конце письма написать «С уважением»», «Деловая переписка — это скучно и однообразно. Чему здесь можно научиться», «Просто нужен шаблон». — мы мыслим стереотипами, которые мешают стать лучше.

Все в нашей жизни давно смешалось — с этим стереотипом тоже сложно спорить. Сегодня деловое общение часто выходит за рамки почтового, перетекает в мессенджеры, возвращается обратно для подкрепления договоренностей на официальном поле, а иногда и вовсе доходит до голосовых сообщений, что, по мнению большинства, в рамках делового общения — АБСОЛЮТНЫЙ МОВЕТОН. Однако в новых условиях пора разобраться: когда, где и с кем стоит переходить эти границы.

Правила делового общения безнадежно устарели. Действительно, уже никто не пишет такие фразы, как «Извещаем Вас. », «Пишет Вам. », не использует обращения «Госпожа» и «Гражданин». Вместе с этим появляется все больше англицизмов: залончили, дистёрбить, сдисапирить, наконец — пушить (да здравствует диджитол!), аббревиатур: ASAP, RSVP и так далее. Изменилась и скорость реакции на письма. Сегодня размыты границы рабочего дня или выходного — хорошие менеджеры на связи круглые сутки (правильно ли это — вопрос следующий).

Но есть правила, над которыми время не властно. О них мы сегодня и будем говорить и пристально рассматривать каждое на живых примерах с просторов рекламного рынка.

Правила

Е-mail — основной вид коммуникации с клиентами. То есть каждое письмо — это продажа, будь то продажа себя, услуги или товара.

Научиться искусству деловой переписки означает — найти баланс между сухим официальным языком из скучных учебников и простым человеческим общением. Научиться не раздражать собеседника, а заботиться о нем и, как следствие, получать от него всё необходимое.

Из чего же должно состоять письмо?

В идеале адрес должен быть воспринимаемым на слух, служить решению деловых задач. Проще говоря, не стоит ваш тинейджерский первый мейл использовать для бизнес-писем. Если в 16 вам казалось оригинальным иметь адрес kilokala66@inbox.ru или megapihar@rambler.ru — пересмотрите свои взгляды. Правильно, когда в вашем адресе есть имя, фамилия, название компании, которую вы представляете.

Привыкните к тому, что это поле обязательно для заполнения. Иначе ваше письмо попадет в черную дыру ящика адресата. Именно этой строчкой можно и нужно привлечь внимание к вашему письму. Кратко и содержательно.

Нужно понять, что фраза «Доброго времени суток» – не спасение для тех, кто пишет письмо в другой часовой пояс, а штампованный супер-раздражитель. Хуже только панибратские «Приветики», «Здравия желаю» или «Шалом».

Для первого обращения больше подойдет классическое «Здравствуйте, Иван!» или «Добрый день, Мария!». Оба варианта универсальны и подходят как для утра/дня, так и для вечера.

Прежде чем обратиться к человеку, проверьте имя еще раз. Только во время подготовки этого материала в переписке с экспертами/участниками имя редактора перепутали дважды, назвав в одном случае Анной, в другом – Алиной. По мнению редакции Sostav, это моветон.

Рекомендуем также уточнить, какое обращение принято в компании или как адресат предпочитает, чтобы его называли (в России имя часто сопровождается отчеством).

Стоит задуматься и о форме имени. Многие, переходя на более неформальный тон общения, ставят в подписи «Маша» вместо «Мария». В этом случае можно начать называть человека простой формой имени. При обращении к деловому партнеру/клиенту лучше не употреблять короткую форму имени. То есть «Маша», «Петя», но ни в коем случае не «Маш» и «Петь». Это нарушение границ.

В большинстве случаев ссылку зашивают в конкретное слово. Но если вы предпочитаете просто вставлять ее в тело письма — не забудьте нажать Enter, чтобы ссылка стала активной. В противном случае адресату придется вручную копировать ссылку и вставлять ее в строку адреса в браузере.

Этот момент, как ни странно, очевиден далеко не для всех.

Известное среди рекламщиков наблюдение: написанное в конце текста машинально удерживает внимание сильнее, чем то, что находится в середине сообщения.

Нередко дизайн «автографа» является частью фирменного стиля крупной компании и ее корпоративной культуры. Структура такая:

Если вы проигнорируете этот пункт – письмо, как минимум, выйдет оборванным.

Эти правила лежат на самой верхушке айсберга под названием «деловая переписка». Чтобы постичь все ее секреты, мы обратились к тем, кто владеет темой практически и теоретически. Слово — экспертам.

Лидеры мнений

О том, как вызвать гнев получателя с первых же строк письма, написано на первых страницах бестселлера 2018 года — «Новые правила деловой переписки». Если вы еще не читали эту книгу, то непременно исправьте это упущение. А теперь советы от одного из авторов книги Максима Ильяхова.

Говорить четко и не размывать ответственность. Продумывать заранее, кого, о чем и почему вы просите, не заставляя получателей считывать это между строк. Стараться не писать большие письма на много людей с заходом «Неплохо бы подумать».

Проделывать часть работы за читателя. Например, если от человека нужно, чтобы он проанализировал несколько документов — предварительно собрать их в одной папке. Если человеку нужно выбрать из нескольких вариантов — изложить эти варианты, а не заставлять человека самому их систематизировать.

Думать об удобстве читателя. В каком канале связи ему удобнее общаться? Легко ли ему прочитать ваш текст или придется выискивать информацию? Главная ошибка здесь — люди делают так, как удобно им, а не получателям. Например, менеджер получает длинное письмо от клиента с кучей лишних подробностей, и пересылает его специалисту, предварительно ничего не отфильтровав и не выделив главное.

И еще мнение о голосовых сообщениях: Если всем в переписке голосовые сообщения удобны — это отлично. Но обычно голосовые сообщения — это пример того, как человек десять минут пытается выжать из себя мысль, которую он бы написал тремя абзацами текста. Слушать этот поток сознания мучительно.

О чем речь? В теме нужно четко обозначить, с какой такой радости вы тревожите адресата. Здорово, если вы тут же сразу можете указать цель письма (например: «Статья на апрув: про семантику»).

Почтовые сервисы вытаскивают первую строку письма в качестве прехедера. То есть показывают начало текста еще в списке неоткрытых писем. Этим можно воспользоваться, чтобы добавить информации к теме. А поздороваться можно и во второй строке.

Что внутри? Тут каждый пишет как может. Надо только помнить, что вы добиваетесь от получателя чего-то — значит, надо дать ему всю информацию для ответного действия.

Что нужно сделать? Вот это обычно забывается. Человек прочел письмо и. Будет хорошо, если вы в конце текста напишете «Жду подписанные доки завтра к вечеру» или «Скачай презентацию и напиши мне, все ли окей». Люди такие интересные, их не толкнешь — они не полетят.

Что с эмоджи? Я иногда ставлю скобочки. Но это зависит от получателя. Если мы знакомы лично, и я знаю, что человек адекватен — почему нет. Но бывают суровые письма, которые получают 4-5 человек, — тут смайлик будет неуместен. В целом — проще не использовать, чем гадать, как вас поняли.

Главный совет: Отвечайте на письма. Отвечайте на письма внятно и вовремя. Затянули с ответом — все равно ответьте и извинитесь за задержку. Нет ничего хуже неотвеченных писем.

Обычный человек тоже так может, достаточно задуматься — чего вы хотите от адресата и какая ему для этого нужна информация.

Деловая переписка — суть письменное общение с целью заключения сделок, не так ли? Заключение сделки, в свою очередь — попытка убедить человека или организацию в том, что твой продукт или услуга решают некую проблему этих людей. В этой связи классический смысл термина «деловая переписка» несколько ветшает. Ну, знаете, вот эти все ненужные правила и наставления про то, когда надо писать письма, в каком объеме, можно ли там использовать эмоджи и прочее.

Чтобы человеку что-то продать, надо быть убедительным и говорить на его языке. Точка. На эту тему вы можете посмотреть вот такое видео — уверен, многим оно будет интересно. Там рассматриваются ключевые принципы построения КП — с чего начать, чем аргументировать, чем закончить.

Пунктуация, орфография. Пару месяцев назад я собрал более 80 коммерческих предложений от ведущих агентств на рынке. Минимум 15-20% было написано на уровне «на тройку с плюсом» — видно было, что с русским письменным у людей заметные проблемы. И да, авторы сидели на должностях менеджеров по продажам в агентствах из топа Руварда. Так что прежде чем думать «нуууу, это не про нашу компанию», перепроверьте письма!

Общайтесь на том языке, на котором общаются с вами. Переходят на «ты» — действуйте аналогично. Используют эмоджи — используйте в ответ.

Цитируйте кусок текста, который комментируете.

Большая проблема современных менеджеров по продажам в деловой переписке — трюк под названием «я в домике». Представим, что я получил от организации КП и задал пять вопросов. Для трех у менеджера есть скрипт, или есть достаточно мозгов, чтобы сочинить ответ. Для двух вопросов нет скрипта\это проблемные моменты оффера\менеджер слишком тупой, чтобы отработать возражение творчески — в таких ситуациях, менеджер просто присылает ответы на 3 вопроса из 5. Бинго, гениальная схема.

С этим я сталкивался десятки раз. То есть, просто делается вид, что двух вопросов не было, как таковых. На что при этом рассчитывают – непонятно, так как необходимость повторно тыкать носом в неотвеченное вызывает только излишнее раздражение.

Помните, в 60-70% случаев ваши КП читают наискосок, равно как и всю деловую переписку в процессе всего цикла сделки. К сожалению, так устроены современные люди. Договоры, которые подписывают, очень часто тоже не читают.

Поэтому расписывать все в почте и договорах на самом деле нужно для того, чтобы 30% поняли, что хотели, а 70% просто впечатлились — «ой письмо какое большое, наверно эти парни знают свое дело, купим у них». Второй вариант будет всегда, но вам, по крайне мере, будет на что сослаться.

Правила узнали, советы выслушали, лайфхаки уже готовы применять. А теперь случаи, произошедшие на рекламном рынке.

Источник

Доброго времени суток, или 10 фраз-табу в деловой коммуникации

Кем бы вы не работали в современном мире, без переписки и общения с коллегами, клиентами или партнерами не обойтись. Какие расхожие фразы при этом лучше не использовать, чтобы не раздражать собеседников, и чем их лучше заменить? Рассказывает Маргарита Подлесная, PR & Marketing Manager в компании L&D решений Savvy.

1. «Доброго времени суток»

В деловой переписке часто используют эту фразу, полагая, что адресат удивится, увидев «Доброе утро!», если откроет письмо вечером. Такое обращение кажется логичным, особенно если вы работаете с коллегами или клиентами из других часовых поясов, но лучше его все-таки не использовать.

Это приветствие уже давно не воспринимается как уместное или остроумное. Оно стало таким банальным, что звучит фамильярно и раздражающе — сразу представляется бодрый и досаждающий менеджер из 2000-ых.

Кстати, в русском языке чисто с грамматической точки зрения писать «доброго времени суток» тоже неправильно, ведь родительный падеж употребляется чаще при прощании («счастливого пути!», «удачи!»).

Чем можно заменить. Если в переписке участвуют люди из разных часовых поясов, можно использовать не привязанные ко времени приветствия: «Привет», «Здравствуйте». Написать «Добрый день» тоже можно — вряд ли кто-то обидится, если вдруг прочитает это сообщение вечером.

2. «Привет» — и тишина

Просто поздороваться и ждать ответа — лучшее, что вы можете сделать, если хотите, чтобы вам не ответили или переписка затянулась надолго. Человеку чаще всего некогда и неудобно с вами переписываться, особенно, если он не понимает, в чем суть вопроса.

Таким чаще всего грешат в мессенджерах, которые стали полноценной площадкой для деловой коммуникации, а значит — требуют соблюдения практически тех же правил, что и при бизнес-переписке по e-mail.

Чем можно заменить. Идеальное первое сообщение —приветствие и короткое описание сути вопроса. Например: «Привет, это Кирилл, я от дизайнеров. Клиент «Ромашка» попросил внести правки в функционал на сайте. Я знаю, что ты занимался этим проектом, правки можно отправить тебе? Если нет — может, подскажешь кому?».

Получатель сразу понимает, кто и зачем ему пишет, он может максимально просто и быстро ответить — либо перекинуть работу другому разработчику, либо запросить детали.

3. «Ну что там?»

И любые другие вариации «пнуть» собеседника, если он сам не рассказывает, как движется дело. Во-первых, это грубо. Во-вторых, создается впечатление, что вы считаете собеседника ребенком, требующим контроля.

Чем можно заменить. Если на носу дедлайн, а коллега или исполнитель молчит — то просто прямо спросите, как идет работа: «Дима, привет. Завтра до 12 надо показать клиенту демо-версию, и я немного переживаю. Подскажи, все идет по плану? Может нужна какая-то помощь?». Так вы проявите заботу.

4. «Жду ответа»

Если вы пишете кому-то письмо, это само по себе предполагает, что вы ждете ответа. Поэтому фраза как минимум лишняя, а как максимум — странная. Кстати, это работает и в другую сторону — если вам что-то написали и это подразумевает ответ, не поленитесь его написать.

Чем можно заменить. Если вам нужны конкретные ответы — попросите их. Вариаций может быть несколько:

Если собеседник просто никак не отреагировал — не стоит слать вдогонку «ПИШУ ЕЩЕ РАЗ!». Лучше напишите еще одно письмо с тем же содержанием и дополните его чем-то, например, уточните, нет ли вопросов.

5. «Заранее спасибо»

Казалось бы, «thanks in advance» или «заранее спасибо», «заранее благодарен» — это просто вежливые фразы, но у многих от них начинает дергаться глаз. А все потому, что это выглядит как пассивная агрессия или попросту манипуляция: будто у человека изначально нет варианта отказаться.

Чем можно заменить. Самое логичное — первым делом уточнить, может ли человек выполнить вашу просьбу. Если он согласен, обычного «спасибо» будет достаточно. Если вы понимаете, что просите о том, что человек не обязан делать — сразу попытайтесь найти для него какие-то преимущества: «Саша, привет. Знаю, что это не твой проект, но у нас завтра релиз, а потестить некому. Ты не мог бы этим заняться? Работу оплатят по двойному тарифу».

6. «Извините за беспокойство»

Нет никакого смысла писать «sorry to bother you», извиняться за беспокойство или спрашивать, «есть ли минутка?». Вы уже побеспокоили человека и уже отвлекли, поэтому лучшим проявлением уважения будет просто быстро и кратко описать суть дела.

Чем можно заменить. Тут никакого волшебного рецепта нет — раз уж побеспокоили, пишите коротко, четко и по делу. Часто хочется извиниться, если вы написали в нерабочее время или ночью. Но тут лучше просто объяснить, почему вы дергаете человека именно сейчас: «Привет, знаю, что ты в отпуске, но больше ни у кого нет доступа. Пожалуйста, пришли мне ТЗ по последнему проекту».

7. «Я попытаюсь»

«I’ll try», «Ну мы попробуем», «Наверное, получится» и прочие синонимы — все это звучит так, будто человек изначально не хочет брать на себя ответственность за задачу. Мол, если не получится, то и взять с него нечего, он же пытался.

Чем можно заменить. Если у вас есть сомнения, опишите их и предложите пути решения: «Я вижу, что сдать сайт надо через неделю, и сомневаюсь, что это возможно. Я могу попросить разработчиков поовертаймить, но это ничего не гарантирует. Если сайт железно нужен в срок, в команду надо добавить еще пару специалистов».

8. «Я понимаю, что вы чувствуете»

«I completely understand how you feel», «я понимаю ваши чувства» — пишет менеджер разработчику, которому только что отказали в обещанном отпуске. Человек вынужден отменить планы, возможно, он потерял деньги на тур в хороший отель и уже понимает, что расстроит всю семью. А вы ему про то, что понимаете чувства — звучит как издевательство и никак не помогает успокоить человека.

Чем можно заменить. Конечно, избежать подобных ситуаций в рабочем процессе нельзя. В то же время можно уменьшить негативные эмоции сотрудника. Проявите заботу и попробуйте как можно быстрее решить вопрос, который возник, или компенсировать неудобства: «Костя, мне очень жаль, что так получилось, но больше правда некому отдать проект. А клиент важный и ждать не может. Я попробую договориться о премии за этот месяц и обещаю выбить для тебя отпуск в другое время, подберем удобное для тебя».

9. «Как я уже говорил/а»

Эта фраза звучит так, будто вы считаете коллег или клиентов туповатыми — все им надо повторять. Даже если вы говорите очень правильные мысли, такие вещи все равно воспринимаются как агрессия.

Чем можно заменить. Если вы хотите что-то повторить — просто повторите, но дополните: «Так вот, мы решили взять кандидата из Одессы. Он хуже сделал тестовое, но больше понравился команде».

10. «Честно говоря»

А обычно вы говорите нечестно? Конструкции типа «to be honest with you» или «честно говоря» — это словесный мусор, который не несет смысла и только нагружает текст дополнительными знаками.

Чем можно заменить. Ничем. Лучше всегда общайтесь прямо и честно — тогда такие фразы просто не понадобятся.

Вместо итогов

Конечно, вряд ли ваши коллеги или клиенты откажутся от работы с вами, если вы будете здороваться фразой «доброго времени суток».

Источник

5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке + Примеры [2021 год]

Приветствие «Hey» звучит слишком неформально, а «Dear» — слишком официально? Начать электронное письмо правильно – непростая задача, особенно, когда письмо предназначено незнакомому человеку.

Если вы считаете, что правильно подобранное приветствие не столь значительно и этому вопросу нет необходимости уделять особое внимание, то отложите эти мысли на время. Фактически начало письма устанавливает последующий тон переписки. Кроме того, правильно подобранное приветствие также может оказать положительное первое впечатление на адресата и побудить продолжить прочтение письма.

Барбара Пачтер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают внимание на то, как к ним обращаются. Если приветствие оскорбляет чьи-то чувства — это, несомненно, повлияет на мнение о вас.

Лучший способ написания письма – придерживаться наиболее простых вариантов приветствия и прощания. Они зависят от получателя письма и, как правило, это человек малознакомый. Чтобы помочь вам определиться с наиболее подходящим вариантом приветствия мы подобрали лучшие приветствия деловой переписки 2018 года. Кроме того, мы добавили несколько вариантов, которых следует избегать.

Лучшие приветствия в деловых письмах на английском

Хотя приветствие «Hi» и звучит довольно неформально — оно является одним из лучших приветствий для деловых писем. Добавив к этому приветствию фамилию человека, вы сможете сохранить формальный тон.

Также такое приветствие – отличный выбор при отправке «холодных» сообщений, когда фамилия получателя не известна. Не стесняйтесь уточнить как именно получатель предпочитает, чтобы к нему обращались.

Для желающих добавить более формальный тон существует отличная альтернатива: «Hello [Name]». Среди всех приветствий, это — золотая середина между приветствиями «Hi» и «Dear», обеспечивающая оптимальный баланс между профессионализмом и дружественным отношением.

Приветствие «Dear» в деловых письмах используется уже на протяжении многих лет. Однако сегодня такое приветствие звучит достаточно старомодно. Использовать приветствие «Dear» при электронной переписке – не ошибка, но в определенных случаях такое приветствие может показаться слишком формальным.

Используйте такое приветствие в таких деловых документах как сопроводительное письмо, чтобы выразить свое уважение, профессионализм и вежливость. В таком случае после «Dear» можно использовать обращение (Mr., Ms.) и фамилию:

Если вы не знаете пол получателя письма, то используйте полное имя без обращения:

Избегайте обращений, определяющих семейное положение – вместо «Mrs.» используйте «Ms.»

Это отличная альтернатива приветствию «Hi [Name], …», если вы отправляете деловое письмо на общий почтовый ящик или не знаете, кто именно получатель. С другой стороны, мы рекомендуем приложить максимум усилий и узнать эту информацию.

Если вы отправляете письмо группе людей — используйте это приветствие. Оно является одним из самых популярных деловых приветствий, используемых при отправке письма более чем одному получателю.

Избегайте таких приветствий как «All», поскольку такие приветствия звучат грубовато, или слишком подчеркивающих пол получателей («Ladies», «Gentlemen»).

Улучшите навыки деловой переписки – ознакомьтесь с одной из новейших статей «Как начать письмо и привлечь внимание».

Худшие примеры приветствий в деловых письмах

Начинать письмо со слов «Hey!» или «Hey [Name], …» — отличный способ начала разговора с друзьями, но, когда дело касается деловой переписки, использование подобных приветствий является грубым и неуважительным. Такие приветствия выглядят особенно непрофессионально, если письмо отправляется незнакомому человеку.

«To whom it may concern, …»

Такое приветствие – худший пример, который только можно вообразить. Получив письмо с подобным приветствием, получатель может подумать: «Это письмо не мне». Также большинство людей могут принять подобные письма за рекламу и не открывать их.

Даже если вы не знаете, как зовут получателя письма, проводите некоторые исследования, чтобы узнать эту информацию. Например: вы подаете заявку на работу, но не знаете к кому лучше с ней обратиться. В таком случае лучше всего разузнать как зовут специалиста по подбору персонала в данной компании. Не получается ничего найти в Интернете? Просто позвоните в компанию и узнайте напрямую.

Золотое правило делового общения: никогда не пишите имя или фамилию получателя письма с ошибками, поскольку это очень раздражает.

Чтобы избежать данной проблемы, всегда проверяйте правильность написания имени и фамилии адресата. Правильное написание имени и фамилии можно найти в подписи или строке «Кому». Также люди часто используют свои имя и фамилию в адресе электронной почты.

Почему получатели ваших писем должны заинтересоваться ими, если вы не знаете кто они? Фактически подобное «Dear Sir/Madam» формальное приветствие демонстрирует, что вы не особо заинтересованы вашими получателями и, следовательно, не знаете об их потребностях и пожеланиях.

Приветствия в сопроводительных письмах

Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для общих деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и в этом стоит разобраться. Вот несколько профессиональных приветствий на выбор.

Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо, и хотите получить нейтральное с гендерной точки зрения, профессиональное, но немного старомодное приветствие.

В завершение

Деловой язык постоянно меняется, пытаясь соответствовать современным тенденциям. Пока старомодное обращение «Dear» угасает, приветствия «Hi» и «Hello» набирают все большую популярность при деловой переписке. Поддерживайте профессионализм в деловом общении выбирая беспроигрышные варианты приветствий.

Не знаете, как быстро улучшить навыки владения английским языком? Подпишитесь на нашу рассылку и еженедельно получайте полезные советы по улучшению навыков на электронную почту.

Источник