Quickbooks что это такое
А что у них? Обзор американской бухгалтерии QBD
Лого
QBD (QuickBooks Desktop) – это информационная система для ведения бухгалтерского учета, созданная в США. Вообще я планирую написать статьи о двух учетных западных системах- ZOHO books и QuickBooks Desktop. В этой статье я хочу показать особенности работы и возможности этого программного продукта. Статья не является подробным обзором или инструкцией по работе с системой. Скорее, она носит ознакомительный характер для понимания того, как работают информационные системы для бизнеса за рубежом.
Введение
После авторизации в системе пользователь попадает на главный экран, где удобно и наглядно отображена общая схема работы бухгалтерии. Я не буду описывать каждый элемент, остановлюсь только на самых важных вопросах:
Из чего состоит система;
Каков ее документооборот;
Как делать проводки и создавать отчеты.
Кроме того, рассмотрю некоторые отличия этой информационной системы от 1С Бухгалтерии.
Основные элементы и принципы работы
В США и других западных странах, в принципе, нет отдельных направлений – управленческий, бухгалтерский учет и т.д. Потому и система QBD – это больше, чем просто бухгалтерия.
Здесь все основано на таком понятии, как Accounts. Если попробовать найти соответствие в нашем понимании, то это будет счет. Если мы зайдем в раздел Chart of Accounts, то увидим все имеющиеся счета и субсчета.
Система делится на 5 больших блоков:
Непосредственно бухгалтерия, и все, что с ней связано, в том числе, зарплата.
Давайте разберемся с каждым блоком подробнее.
Chart of Accounts
Т.е. вы сами можете создать счета по собственному усмотрению. Но и здесь есть определенные ограничения. Обязательно должен быть указан Accounts Type
Как видите, количество возможных типов ограничено.
Очень важно различать между собой Cost of Goods Sold и Expense. Только при правильном распределении счетов вы сможете получить правильные проводки и отчетность.
Customers
Работа с покупателем начинается с Estimate, т.е. коммерческого предложения. На основе Estimate можно создать Invoices (счет) или Sales Orders (Заказ клиента). На следующем этапе мы можем зафиксировать оплату от клиента или произвести возврат.
Bid/Estimate
Документ практически ничем не отличается от счетов или заказов клиента. Точно такая же табличная часть, также указываются сведения о клиенте и т.д.
Что можно сделать с Estimate:
Выбрать шаблон для печатной формы;
Отредактировать печатную форму, например, добавить текст и т.д.
Сохранить в удобном формате и отправить покупателю.
Создать на основе Estimate счет покупателю, заказ клиента или заказ товаров поставщику.
Customers и Invoices
Теперь давайте посмотрим подробнее на Sales Orders
Как видите, здесь также есть все необходимые для работы сведения:
Информация о клиенте;
Template – шаблон печатной формы;
Наименования товаров, цены, количество;
Необходимая служебная информация.
Практически также выглядит и счет (Invoices). Потому мы и рассматриваем их в комплексе.
Обратите внимание, что Sales Orders ничем не отличается от Invoices, кроме одного важного момента. На основании Sales Orders система резервирует товары. А Invoices – это финансовый документ, который фиксирует задолженность клиента.
В любом из документов есть возможность быстрого перехода в такие отчеты:
Быстрый отчет по клиенту;
История транзакций по документу;
Налог по документу и т.д.
После создания и проведения Sales Orders на его основе можно быстро оформить Invoices. Таким образом, мы сначала зарезервировали товары, после чего можем спокойно выставить клиенту счет и зафиксировать его задолженность.
Далее, как обычно, получаем оплату, проводим полученную сумму и т.д.
Здесь важно понимать, что в отличие от привычной для многих 1С, в QBD нет разделения по договорам. Здесь мы можем фиксировать суммы на основании счетов, а взаиморасчеты выполняются только по покупателям в целом.
Customer payments/resift payments
После того, как был зафиксирован Invoices, на его основании можно провести оплату от клиента. Для этого создается документ Customer payments. Здесь мы можем зафиксировать точную сумму оплаты, а также указать способ получения средств. Методов система включает много: наличные, чек, оплата кредитной картой и т.д.
После выбора клиента на экране Customer payments в нижней части отображается список инвойсов, открытых для указанного контрагента.
Чтобы оплата прошла корректно, необходимо обязательно выбрать, что именно, какой из инвойсов оплачивает покупатель. При этом сама сумма оплаты может быть любой. Например, если у нас счетов выписано на 600 долларов, а оплата пришла на 500 долларов, мы так и проводим. При этом один из счетов будет оплачен только частично.
Что здесь хочется отметить. В отличие от российских бухгалтерских систем здесь ведется сквозной журнал транзакций. Т.е. все операции, которые влекут за собой проводки по учету, независимо от аккаунта, отображаются в общем журнале. Его можно просмотреть при помощи соответствующего отчета.
Vendors
Bills – это финансовый документ, на основании которого формируется кредиторская задолженность. Т.е. сразу после проведения документа Bills, система отражает наличие кредиторской задолженности перед поставщиком, которую необходимо так или иначе закрыть.
Bills можно отправить на оплату непосредственно из документа или выбрать группу Bills, которые вы планируете оплатить. Каждая оплата поставщику проводится только на основании Bills, другие варианты система не позволяет. Потому, если вы выполнили оплату, приложили чек или какой-либо другой документ, можно быстро и просто формировать взаиморасчеты и выполнять сверки.
В нашей стране финансовые взаимоотношения не столь строго структурированы, в результате чего поиск ошибок при сверках с клиентом более сложен и трудоемок для бухгалтера.
Справочник Item – это перечень всех товаров с их атрибутами. Этот раздел почти не отличается от любой другой системы, предназначенной для работы с товарами, в том числе, 1С.
При создании нового товара открывается карточка, в которой необходимо выбрать тип элемента.
Дело в том, что в понятие Item входят не только товары. Это могут быть услуги, скидки, группы товаров и т.д. В зависимости от выбранного типа элемента, меняется набор параметров, которые необходимо будет заполнить.
В большинстве типов Item важными параметрами являются:
Cost of Goods Sold (тип «цена продажи»);
Income Account (аккаунт, т.е. счет, на который будет зачисляться сумма при продаже товара).
Отчеты в системе QBD
Система предлагает обширный перечень различных отчетов. Самый главный отчет называется Profit & Loss. Об этом отчете мечтают практически все отечественные предприниматели. Он позволяет увидеть работу организации в целом со всеми параметрами, необходимыми для оценки эффективности.
Интерфейс системы
С одной стороны, интерфейс можно назвать несколько старомодным. Внешний вид невозможно изменить или настроить под себя. А его консервативность вы уже могли и сами оценить на скриншотах.
С другой, он очень удобный. Благодаря наличию выпадающего верхнего и очень продуманного левого меню из любого документа, отчета или справочника вы можете очень быстро попасть в любой другой раздел системы. Причем, все переходы и формирование документов, отчетов, других элементов выполняются очень быстро.
Интеграция с другими системами
В системе QBD имеется собственное API, которое работает надежно, но с большим количеством ограничений.
Работает API в двух вариантах:
С использованием процессора запросов.
На основании модели запрос-ответ.
В первом случае мы можем выслать один запрос и получить на него один ответ. Чтобы выслать другой запрос, последовательность действий нужно будет повторить сначала. При этом каждый раз приходится открывать соединение заново.
Во втором случае соединение устанавливается один раз, после чего система может отправлять запросы и получать ответы много раз.
API обеспечивает широкие возможности для чтения данных. Но при необходимости записать данные вы столкнетесь со многими ограничениями. Например, невозможно выбрать для записи данные в соответствии с каким-то условием и т.д.
Важные особенности QBD
В отличие от привычного нашим соотечественникам «конструктора» 1С, в системе QBD вносить изменения на уровне разработчиков или использовать какие-то доработки и надстройки невозможно. Система продается «как есть».
Можно выгрузить или загрузить базы данных, в том числе, справочники товаров, клиентов, поставщиков, сформированные отчеты и т.д. Можно выполнить интеграцию системы с другими программными продуктами. Но даже добавить реквизиты компании, которые не предусмотрены разработчиками, не получится.
С одной стороны, это кажется не очень удобным, так как лишает продукт определенной гибкости. С другой, такой подход позволяет максимально защитить информационную систему от сбоев и ошибок. Конечно, бывают и здесь какие-то краши, и, по отзывам пользователей, чаще, чем хотелось бы. Некоторые решения здесь неудобные, о них мы поговорим при сравнении QBD и Zoho Books. Другие – наоборот, реализованы очень удачно, например, документооборот и взаиморасчеты. В целом, система стабильная и надежная. Но она дает только то, что, по большому счету, необходимо предпринимателю.
В самом конце я хотел бы сделать акцент, что выше мы изучали именно систему QBD. К сожалению, ее нередко путают с QBol – подобной американской бухгалтерской системой, но разработанной для работы онлайн. О ней я готов рассказать отдельно, если у вас появится такое желание. Хотите прочитать обзор QBol? Пишите об этом в комментариях.
Как российскому бухгалтеру зарабатывать в 3 раза больше в США
Зарплаты в США выше — это не секрет. Но как российскому бухгалтеру освоить американский бухучёт? Там другой язык, другие программы, другие правила. Мы попросили Марину Потапову рассказать нам, как это получилось у неё. Марина 17 лет работает в бухгалтерии, консультирует американские компании и учит других вести бухучёт в Америке.
От помощника до главбуха в России — а как в Америке?
В США работа бухгалтера делится по уровням. Они близки к тем, что есть в России, но всё-таки отличаются. Если укрупнить, в американской бухгалтерии можно выделить три уровня. Начнём с самого базового:
В Америке популярен аутсорсинг — это помогает компаниям оптимизировать затраты. Одни отправляют на аутсорс всю бухгалтерию, а другие только отделы, например, расчёт зарплаты. На аутсорс могут отправить и буккипера, и аккаунтента и даже СРА. Причём американский аутсорсинг не ограничивает страна, многие компании охотно работают с бухгалтерами из Индии, России, Украины и других государств.
Буккипер — это та должность, которую без особого труда может освоить любой российский бухгалтер. Если вы хотите выйти на рынок США, начините с буккипинга.
Буккипер — сколько зарабатывает и что делает
Задача буккипера в США простая — каждый день заносить операции в учётную программу. Буккипер занимается практически тем же, чем российский помощник бухгалтера. Если вы знаете, как формировать баланс, то без труда сформируете и его американскую версию. Об обязанностях буккипера рассказывает в своих соцсетях Марина Потапова:
В бухгалтерской сфере позиция буккипера стартовая. Марина считает, что переход на рынок США открывает огромные возможности:
Чем бухучёт в США отличается от нашего
Бухгалтерский учёт в Америке кардинально не отличается. У них те же принципы формирования баланса и отчёта о прибылях, но, конечно, есть и отличия. Например, в банковских системах. Мы можем в любой день запросить из банка выписку по счёту и посмотреть платежи, а в Америке её формируют раз в месяц. К тому же там очень развита система чеков. Они могут приходить не в тот же день, из-за этого теряется понимание, от кого это и за что, приходится уточнять у собственников.
Из плюсов — упрощённый документооборот. Марина работала через интернет и просто подцепляла сканы документов в учётную программу. Никакие бухгалтерские книги вести не нужно — всё хранится онлайн.
Также есть отличия в отчётности, санкциях, налогообложении. Мы рассказывали об этом в статье «Особенности работы бухгалтера в США». Есть и ещё пара отличий.
План счетов
В США нет единого плана счетов, как у нас. Их план представляет собой просто список названий, которые компании используют в своей главной книге, чтобы записать хозяйственные операции. Каждая организация самостоятельно придумывает себе план счетов, ориентируясь на индивидуальные требования. От объёма и направления бизнеса зависит тип счетов и их количество.
Каждая учётная запись в плане счетов получает свой уникальный номер, по которому её можно распознать и учесть. Номера счетов обычно состоят из двух и более цифр.
Марина рассказывает, как формируются номера: «Первая цифра показывает основную классификацию счетов, вторая цифра — подклассификацию счетов, а третья — конкретное имя учётной записи. Например, для активов: ⠀
1 — Учётная запись является “учётной записью актива“. ⠀
11 — Счёт является “текущим активом”. ⠀
110 — Счёт “кассовый”».
Вот пример американского плана счетов:
Программа для ведения учёта
В Америке бухгалтеры работают в программе QuickBooks. Это местный монополист — ей пользуются почти все компании. Программа продаётся как в сборке, так и отдельными блоками. Например, можно купить только расчёт зарплаты. QuickBooks используют бухгалтеры на любой должности, там можно настроить уровни доступа для каждого.
QuickBooks доступна в двух версиях — онлайн и на компьютере. Принцип работы практически одинаковый, отличается только оболочка. Русские бухгалтеры в США говорят, что освоить QuickBooks даже проще, чем нашу 1С.
У QuickBooks есть своя обучающая платформа по работе в программе. За её прохождение выдают сертификат.
Марина рассказала об этом подробнее: «Обучение платное, очень подробное и понятное. Но я думаю, что на практике можно научиться работать в программе даже быстрее. Всего в обучении около 50 этапов: на каждом есть 30-минутное обучение и итоговый тест, так что времени надо много. Сертификаты дают за каждый блок программы. Если не написать тест с первого раза, вам дадут ещё две попытки, а потом предложат вернуться через полгода. Есть тут и плюс: разработчики QuickBooks формируют реестр бухгалтеров, которые прошли обучение. Это даёт дополнительный шанс, что вас найдёт работодатель».
Что нужно бухгалтеру, чтобы начать работать в Америке
Работа в Америке — лакомый кусочек. Можно сидеть у себя дома, а зарплату получать в разы больше, чем в российском офисе. Но всегда кажется, что есть непреодолимые препятствия — слабый английский, незнание американских порядков, страх обмана. Марина проводит курсы, на которых готовит наших бухгалтеров к американским реалиям. Она рассказала, что делать для подготовки к смене работы.
Выучить английский
Без английского работать бухгалтером в Америке сложно. Желательно уверенно на нём разговаривать, освоить хотя бы на уровне Intermediate. В обязанности буккипера входит не только перебор бумажек и работа с QuikBooks. Придётся общаться с клиентом, его контрагентами, банками.
Кроме того, обучение, литература, да даже гугл на английском. Без базовых знаний не получится найти информацию в поисковиках. Все вакансии работодатели составляют на английском языке, резюме тоже надо подавать на английском, как и проходить собеседование.
На своём обучающем курсе Марина выдаёт бухгалтерский словарик, в котором даны основные термины американской бухгалтерии. Например, accounts receivable — дебиторская задолженность; chart of accounts — план счетов.
Будет легче, если вы найдёте русскоговорящего работодателя. С этого Марина и советует начинать — так проще привыкнуть к особенностям системы, да и всегда есть, к кому обратиться с вопросом.
Освоить правила американского бухучёта
Чтобы стать буккипером в США, вам не придётся проходить обучение в местных колледжах и вузах. К вашему опыту у работодателей практически нет требований, но российское образование и опыт работы по специальности станут плюсом.
Достаточно научиться работать в QuikBooks, составлять проводки и считать налоги. Чтобы изучить налоги, заходите на сайт IRS (Налоговое управление США) и читайте инструкции к формам.
Оформить ИП или самозанятость
Российские бухгалтеры редко устраиваются в штат американских компаний. Как правило, оформляются на обычный подряд. Чтобы работать официально, нужно зарегистрировать в налоговой ИП или получить статус самозанятого.
Тогда вы будете работать из России, получать деньги международным электронным переводом, закидывать их на расчётный счёт и платить налоги в нашей стране. Схема стандартная.
Найти работодателя
Марина предлагает идти по пути наименьшего сопротивления — найти в США российских бизнесменов или обслуживающие бухгалтерии с русскоязычным коллективом и попытаться попасть к ним. Проще всего начинать именно с бухгалтерских фирм — коллеги научат вас основам и помогут разобраться с возникающими вопросами.
Ищите работодателей на сайтах, где размещают вакансии для удалённых сотрудников, например careerbuilder.com, flexjobs.com, workaline.com.
Чтобы найти работодателя, понадобится резюме на английском языке. В Америке требования к ним более деликатные, чем у нас. Работодатель не будет спрашивать, сколько вам лет, сколько у вас детей, собираетесь ли вы в декрет. Американцев интересуют только ваши компетенции, поэтому упор стоит делать именно на них. Есть несколько правил по составлению резюме:
Большим плюсом станут приложения к резюме: письмо о ваших сильных качествах, форма с контактами прошлых работодателей, рекомендательные письма.
Собеседования в Америке — важная часть трудоустройства. Обычно их проводят по скайпу или на аналогичных платформах. Позаботьтесь о том, чтобы у вас был хороший микрофон и тишина на фоне.
Многие бухгалтеры переживают, что их могут обмануть. Марина советует пробить работодателя в интернете и договориться на понедельную оплату:
«Самое главное — “прогуглить” компанию: найти отзывы о ней, сайт и т.п. На старте лучше договориться хотя бы на понедельную оплату — в США это нормальная практика. Если что, потерять деньги за неделю работы будет не так обидно. В любом случае вы получите бесценный стартовый опыт».
Перестроить свой график
Марина предупреждает, что работать одновременно в российском офисе и на аутсорсе в Америке будет сложно.
Она поделилась своим мнением: «По своему опыту я поняла, что на двух стульях не усидишь. Я работала днём в офисе и нашла работодателя в США. Мне сказали — “Будешь работать с 9 до 18 по Вашингтону”. Я даже не подумала, просто согласилась. А осознание пришло позже — работала до 3 ночи, ложилась спать, вставала в 8:00 и ехала в офис, там работала до 17:30, бежала домой и в 18:00 снова садилась за ноутбук, чтобы работать с США. В таком ритме я выдержала неделю, потом у меня начались панические атаки и проблемы со здоровьем. Так что рекомендую хорошенько подумать и оценить ситуацию, прежде чем начинать совмещать».
Американским работодателям важно, чтобы вы работали по их графику. Им тоже бывает срочно нужно найти документ, сделать выписку, оплатить счёт. Если готовы работать по времени США — это будет вашим преимуществом. Есть и более лояльные работодатели, которым важна только сделанная в срок работа, но их меньше.
В новых реалиях, когда многие уже перешли на удаленную работу, стоит задуматься о том, что перед нами открываются невероятные возможности, мы можем проявить себя и взглянуть на свою профессию «по-новому».
Получайте новые знания, изучайте английский и зарабатывайте удаленно. Бизнес в онлайне будет только набирать обороты, ведь зачем ограничиваться своим городом, когда ваши клиенты могут быть по всему миру.
Если вы хотите испытать себя в области bookkeeping, приглашаю вас на свой авторский курс «Американский бухгалтер». Обучая других, я стараюсь доказать, что бухгалтер может достойно зарабатывать из любой точки мира. Курс идёт 5 недель — за это время вы освоите рабочие процессы и узнаете, как найти клиентов и работать удаленно. Отличники пройти стажировку у клиентов из США.
Марина Потапова, автор проекта Bookkeepingschool
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как использовать QuickBooks: полное руководство
QuickBooks поставляется с эффективными функциями бухгалтерского учета, которые предназначены не только для оптимизации ваших бухгалтерских процессов, но и для лучшего понимания того, как работает ваш бизнес.
А поскольку QuickBooks работает по принципу организации, многие предприятия с большими объемами данных могут подключить программное обеспечение к существующим процессам и получить улучшенную видимость и анализ своих основных показателей.
В этом руководстве вы узнать больше о QuickBooks включая то, как его использовать и все его впечатляющие функции.
Этот пост предназначен для того, чтобы дать вам краткий обзор Quickbooks, их работы и некоторых основных функций. Если вы хотите научиться использовать это профессионально, этот курс очень рекомендуется.
Что такое QuickBooks?
Он разработан, чтобы помочь вам следить за финансовым здоровьем вашего бизнеса.
Ниже приведены некоторые из приложений QuickBooks в бизнесе:
Особенности QuickBooks
Как упоминалось ранее, QuickBooks богат необходимыми функциями, которые помогают предприятиям преуспевать в их повседневных транзакциях.
Эти функции эффективны и могут хорошо работать как в малом, так и в среднем бизнесе. Таким образом, нет никаких ограничений по размеру, когда дело доходит до использования этого программного обеспечения в любом бизнесе. Фактически, люди, ведущие свой личный бизнес, могут получить большую выгоду от использования QuickBooks.
При этом подробно описаны следующие особенности QuickBooks:
1. Управление доходами и продажами
И не только на бегу, но и на том, чтобы управление доходами и продажами было оптимально активным.
При использовании QuickBooks пользователь может создать счет в программе. Этот акт призван помочь любому пользователю QuickBooks управлять продажами и доходами своего бизнеса.
Счет-фактура, созданная в этом программном обеспечении, позволяет пользователю просматривать отчет о старении своей дебиторской задолженности. Это дает пользователю возможность просматривать остаток своей дебиторской задолженности, делая весь процесс более эффективным.
Как правило, QuickBooks будет включать в себя все сведения о прошлых и текущих отчетах по счетам.
2. Отслеживает ваши счета и расходы.
Если вы хотите отслеживать счета и расходы в своем бизнесе, QuickBooks может стать вашим лучшим решением. С помощью этого программного обеспечения вы можете легко контролировать уход денег из вашего бизнеса, подключив банковские счета и кредитные карты к QuickBooks.
В результате становится проще не только отслеживать свои расходы, но также классифицировать и загружать все составные данные. Благодаря такой возможности QuickBooks позволяет вам отслеживать свои наличные деньги, а также проверять свои транзакции.
3. Управление денежными потоками
Когда вы используете QuickBooks в своем бизнесе, вы можете легко управлять денежными потоками, которые поступают в ваш бизнес и уходят из него.
Кроме того, это программное обеспечение позволяет получить доступ к любым финансовым бизнес-отчетам для справки. Обладая такой откровенной информацией, легко выработать стратегию наилучшего управления денежным потоком.
Кроме того, в этом программном обеспечении проще запускать отчеты о движении денежных средств, используя всего несколько щелчков мышью, и они также обновляются в режиме реального времени. В качестве бонуса к предложениям QuickBooks также позволяет создавать три разных отчета, которые можно использовать для определения положения вашего бизнеса.
Три разных отчета включают:
С помощью трех различных отчетов вы можете извлечь выгоду из информации, разработав более эффективную стратегию для масштабирования вашего бизнеса. А зная масштабы вашего бизнеса, вы будете знать, что вы можете сделать лучше для увеличения своей прибыли.
4. Платежная ведомость
Функция расчета заработной платы, входящая в состав программного обеспечения QuickBooks, поможет вам эффективно управлять различными учетными записями. С помощью этой функции владельцы бизнеса, у которых есть сотрудники, могут легко управлять своими счетами надлежащим образом, если они проводят расчет заработной платы.
Функция расчета заработной платы помогает вам, владельцу бизнеса, управлять налогами ваших сотрудников, а также обновлять их счета. Помимо этого, вы также можете использовать функцию расчета заработной платы в QuickBooks для расчета следующих аспектов:
Отслеживание всех ваших сотрудников очень важно для вашего бизнеса, потому что они являются неотъемлемой частью вашей организации. И нет лучшего программного обеспечения, которое поможет вам в этом, чем программа QuickBooks.
5. Отслеживание запасов
Функция отслеживания запасов в QuickBooks эффективна и точна и может помочь вам управлять всеми продажами вашей продукции. Эта функция также поможет вам понять, зарабатываете вы или теряете деньги на каждом продаваемом вами продукте.
Наконец, вам необходимо включить функцию отслеживания инвентаря перед настройкой инвентаря в QuickBooks. Это требование полностью гарантирует, что отслеживание инвентаря начнется сразу же, как только вы начнете использовать программное обеспечение.
6. Варианты онлайн-оплаты
Мир с каждым днем становится все более оцифрованным, и каждый вид бизнеса использует достижения. Люди больше не зависят от обычных платежей, и именно это сделало электронную коммерцию многомиллиардной отраслью.
QuickBooks использует ту же концепцию и предлагает пользователям возможность настроить варианты онлайн-платежей для своего бизнеса. Как пользователь, вы можете добавить в свой бизнес платежные функции Intuit с помощью QuickBooks для безопасных цифровых транзакций.
И если клиенты могут покупать и оплачивать свои продукты из любого места, это может увеличить ваши конверсии и доход.
7. Сканирование квитанций
Если вы являетесь подписчиком QuickBooks, вы можете загрузить их официальное приложение на свой мобильный телефон. С помощью приложения вы можете сфотографировать квитанцию и загрузить ее в QBO.
Это поможет вам и вашей команде сократить расходы.
Эта функция экономит ваше время и снижает вероятность того, что вам придется иметь дело с какими-либо документами.
А поскольку это приложение, вы можете легко получить все необходимое удаленно с помощью QuickBooks, поскольку оно работает на iPhone и Android, а также на рабочем столе.
Как пользоваться QuickBooks?
Теперь, когда вы точно знаете, на что способно программное обеспечение QuickBooks, пришло время узнать, как его использовать. Использование этого программного обеспечения не является сложной задачей, и вам не нужно обладать глубокими знаниями по многим вопросам.
Это потому, что программное обеспечение QuickBooks было создано, чтобы сделать управление бизнесом простым и эффективным. Поступая таким образом, владельцы малого бизнеса смогут получить больше пользы от повседневного делового взаимодействия.
Поэтому вам не нужно беспокоиться, если вы впервые используете это программное обеспечение.
Тем не менее, вот как пользоваться QuickBooks:
Установите программное обеспечение
Это первый шаг к использованию QuickBooks в повседневной деловой деятельности. Чтобы использовать это программное обеспечение, вам сначала необходимо установить его на свой компьютер. При установке вам нужно будет указать тип установки, который вы предпочитаете, Выборочная или Параметры сети.
Если вы планируете использовать программное обеспечение только на одном ПК, вам следует выбрать вариант «Я буду использовать QuickBooks на этом компьютере». Наконец, вам также необходимо выбрать место или папку, в которую вы хотите установить программное обеспечение.
Собирайте финансовые документы
После установки программного обеспечения на ваш компьютер следующим шагом будет сбор важных финансовых документов. Это требование, потому что вам понадобятся эти документы для настройки файлов QuickBooks.
Если вы не знаете, эти финансовые документы будут включать название компании, идентификационные номера налогоплательщика, финансовую отчетность и, конечно же, юридический адрес.
Создайте файл для своего бизнеса
Когда программа установлена на вашем компьютере и собраны все важные финансовые документы, пора запускать QuickBooks. Щелкните значок программного обеспечения на рабочем столе, чтобы запустить программу и начать ее использовать.
Сначала появится мастер EasyStep Interview, который поможет вам на протяжении всего процесса создания файла вашей компании. Этот мастер установки очень важен и эффективен, особенно если вы впервые используете это программное обеспечение.
Итак, воспользуйтесь мастером EasyStep Interview, чтобы создать файл своей компании, одновременно узнавая больше о QuickBooks.
Настройка и управление учетными записями поставщиков
После создания файла компании вам необходимо настроить учетные записи поставщиков, чтобы вы могли легко и эффективно управлять ими. Если не ясно, поставщики являются неотъемлемой частью вашего бизнеса и включают ваших поставщиков или подрядчиков.
Процесс создания учетных записей поставщиков для управления ими прост и выглядит примерно так:
И вот как создать учетную запись поставщика в QuickBooks, чтобы вы могли лучше управлять учетными записями. Если, возможно, вы хотите экспортировать информацию обо всех или отдельных учетных записях поставщиков, вы можете связать это программное обеспечение с Excel, чтобы включить этот процесс.
И вы также можете экспортировать информацию в «Word», чтобы у вас были записи только для себя на других платформах.
Создание учетных записей сотрудников и управление ими
Как и поставщики, ваши сотрудники также важны для вашего бизнеса. Таким образом, QuickBooks может помочь убедиться, что вы следите за ними для лучшего управления персоналом.
Чтобы создать учетные записи сотрудников, вам нужно сделать следующее:
Генерация отчетов
Последний шаг в использовании QuickBooks включает создание отчетов через Центр отчетов программного обеспечения. С помощью этой функции вы можете многое сделать в своем бизнесе, например получать отчеты из следующих областей:
Как согласовать в QuickBooks
Однако процесс согласования в программе QuickBooks немного отличается, но это не то, с чем вы не можете справиться. Таким образом, вы не должны уклоняться от использования этого программного обеспечения для выверки банковских счетов.
Далее, вот пошаговое руководство по согласованию в QuickBooks:
И вот как согласовать в QuickBooks.
Заключение
В зависимости от ваших предпочтений вариантов программного обеспечения вы можете платить от 25 до 300 долларов каждый месяц для использования программного обеспечения QuickBooks.
Но, учитывая преимущества использования этого программного обеспечения, это приличная сумма, которую нужно заплатить за его использование.