Sap ariba что это
Достучаться до небес: управляем закупками в облаке с помощью SAP Ariba
Сегодня нам хочется поговорить о семействе решений SAP Ariba, которые предлагают интересные технологии для развития процесса взаимодействия между компаниями в области закупок. В этом посте мы коснемся принципов работы относительно нового для России решения на платформе SAP и поговорим о парочке уже реализованных проектов с готовыми результатами.
Источник
Если говорить кратко, то в 2012 году компанию Ariba приобрел SAP. И на то были веские причины. В основе семейства продуктов Ariba лежит Ariba Network – глобальная бизнес-сеть, которая демонстрирует высокую динамику развития и на сегодняшний день уже «пустила корни» в России. В Ariba Network зарегистрировано более 2,5 миллионов компаний, и каждый год через нее проходит 50 миллиардов долларов платежей. Согласитесь, любопытный актив для работы на международном уровне? Однако нам, специалистам компании НОРБИТ, как российскому интегратору, который входит в группу ЛАНИТ и вносит большой вклад в ее первые позиции в авторитетных рейтингах рынка ИТ-услуг (кстати, вот результаты самого свежего исследования IDC), было интереснее всего разобраться, чем SAP Ariba может быть полезна в нашей стране.
Проблема закупок
В России сфера закупок – одна из самых зарегулированных в мире. На законодательном уровне постоянно появляются изменения и дополнения нормативной базы, которые касаются государственных закупок и закупок компаний с государственным участием. Поэтому нужно постоянно актуализировать бизнес-процессы и менять взаимодействие с внутренними и внешними информационными системами. Как вы понимаете, это требует значительных трудовых и финансовых затрат.
Расходы получаются значительными. Проанализировав опубликованные планы различных организаций на развитие и сопровождение процессов закупочной деятельности, мы пришли к выводу, что крупные компании тратят на это от нескольких миллионов до нескольких десятков миллионов рублей в год, а у некоторых затраты превышают и 100 млн рублей на поддержку закупочной деятельности. И это не считая дополнительных затрат на содержание штата специалистов, обеспечивающих поддержку.
Но самая большая проблема заключается в том, что теряется драгоценное время, и оперативное реагирование на меняющуюся ситуацию становится невозможным. В результате компании оказываются заложниками сложных циклов бюджетирования, процедур выбора поставщиков и требований к документации (по ГОСТ), даже в случае доработки отдельных функций решения и оптимизаций. Существующий акцент на поддержании операционного контура во многом не позволяет сконцентрироваться на решении других актуальных проблем, и в этом контексте SAP Ariba может оказаться очень полезным решением для изменения «правил игры».
Динамика бизнес-процессов в системе позволяет провести модернизацию процедуры закупок, в том числе решая актуальные потребности отдела закупок:
Из-за этого возникает потребность в разработке или внедрении готового единого инструмента для управления закупками и его интеграции с различными ИТ-системами компании — от ERP и бухгалтерии до склада и логистики. И часто оказывается, что нужно изменить всю цепочку передачи данных и согласований. Ведь если упрощенно представить типовой процесс закупок, он будет выглядеть примерно так:
Как вы можете видеть, работа с документацией многократно переходит от одного подразделения к другому, проводится несколько циклов согласования, не всегда формализована зона ответственности и попытка внедрить ИТ-решение, которое объединит все процессы, связанные с закупками в текущем виде, превращается в настоящий ад. Гораздо проще было бы создать схему, при которой не требуется многократная передача документов друг другу и множество согласований — чтобы ИТ-инструмент сам регламентировал все процессы и помогал проводить закупки с большей эффективностью.
Такая же проблема возникает у российских компаний при взаимодействии с контрагентами. Для этого обычно разрабатываются, а потом на протяжении многих лет поддерживаются различные решения по организации взаимодействия с поставщиками: интеграция с электронными площадками, разработка порталов поставщиков, подключение к маркет-плейсам, взаимодействие с операторами электронного обмена информации и так далее. Вместо этого использование SAP Ariba Network позволяет исключить посредников, сократить расходы на интеграцию и сопровождение сложных процессов взаимодействия с поставщиками, а также сформировать единое информационное пространство для взаимодействия всех участников процесса как внутренних, так внешних.
Стоит ли изобретать велосипед?
SAP Ariba содержит шаблоны, которые уже успели обкатать на себе другие компании. Система постоянно обогащается новыми подходами к закупочной деятельности для компаний различного размера и отраслевой принадлежности, которые сохраняются участниками как наборы бизнес-правил. Говоря другими словами, SAP Ariba позволяет вести закупки согласно уже имеющимся регламентам, но учитывая положительный опыт проведения закупок другими организациями, а также автоматизировать процессы проведения тендеров и выставления счетов. Как пример уже заложенных практик закупочной деятельности ниже представлена типовая структура компании с централизованной системой управления закупками на базе Ariba.
Плюс заключается в том, что здесь ничего не нужно интегрировать — все интерфейсы уже реализованы, а процессы согласования поддерживаются внутри системы. Например, одна достаточно крупная финансовая группа столкнулась с проблемами в вопросах заключения контрактов. Исторически в организации сложилась практика различных подходов в работе с контрактами, В результате их количество достигло 240 видов, а цикл заключения каждого нового соглашения стал занимать несколько месяцев. При этом у компании насчитывается на сегодняшний день более 6 000 клиентов и свыше 25 000 активных контрактов, требующих администрирования.
На базе SAP Ariba нам удалось поэтапно перейти на типовые контракты, а также создать единый реестр и перенести в него все контрактные данные. На самом деле для решения вопроса был использован всего один модуль решения — SAP Ariba Contract Management. Вместе с формированием типовых договоров и миграцией данных, его внедрение заняло всего 5 месяцев. А уже через год 55% договоров в компании стали типовыми, для них было создано 6 универсальных схем согласования, а время заключения договоров в среднем сократилось на 32%.
Другой показательный пример — крупная транспортная компания, в которой работает более 6 000 сотрудников, включая региональные подразделения. По мере роста организации отсутствие единой цифровой схемы закупок привело к увеличению затрат на обслуживание заказов и счетов (которых было порядка 250 000 и 420 000 в год). Для решения задач этого заказчика использовались уже четыре компонента — Ariba Supplier Management, Ariba P2P с интеграцией в ERP-систему, Ariba Sourcing и Ariba Spend Visibility.
Внедрение всей системы заняло 6 месяцев, за которые компания получила готовое решение для электронного проведения закупок и оптимизации работы с контрагентами. Всего к системе были подключены 350 пользователей, а результаты оказались следующими: затраты уменьшились на 8,5% за первый год работы, количество поставщиков уменьшилось на 14%, время закупки сократилось на 48%, а эффективность сотрудников выросла на 40%.
Если предметно говорить о внедренных модулях, то они решают у заказчика следующие задачи.
Интересный потенциал
По итогам уже реализованных и находящихся в стадии внедрения проектов мы обнаружили интересную особенность SAP Ariba. Эта система позволяет достаточно быстро оптимизировать процессы управления закупками, предлагая при этом целый ряд дополнительных «плюшек», которые могли бы и не внедряться компаниями, но оказываются весьма полезны на практике.
Во-первых, Ariba открывает доступ к международным процессам закупок и позволяет поставщикам предложить свои услуги компаниям в регионах, о которых они даже не задумывались. В свою очередь, российские компании могут найти новых, но при этом уже проверенных поставщиков, например, в Китае, и заключить более выгодные контракты.
Во-вторых, Ariba позволяет оценивать риски, которые могут возникнуть из-за проблем у поставщиков. Интеллектуальная система анализирует данные из более сотни тысяч источников и информирует о том, что кто-то из ваших поставщиков столкнулся с проблемой. В частности, можно моментально остановить закупки у него, чтобы серьезная проблема не коснулась вашей компании.
В-третьих, автоматические инструменты подготовки контрактов помогают обеспечить соответствие требованиям регуляторов в зависимости от региона, в котором работает компания, а также выставлять счета согласно правилам местных налоговых органов. Уже созданная разработчиками система уведомлений и напоминаний информирует о необходимых действиях всех участников согласования и аудиторов, сокращая сроки выполнения бюрократических процедур.
Наконец, пятый плюс — это возможность расширения функций Ariba на базе SAP Cloud Platform. Благодаря облачной платформе SAP систему можно адаптировать под практически любую специфику, причем не попадая в зависимость от конкретной компании, осуществляющей доработку. А уже встроенная в решение бизнес-ориентированная система администрирования процессов, позволяющая осуществлять настройку и имплементацию бизнес-процессов без привлечения специалистов ИТ-подразделений.
В то же время, учитывая что решения SAP Ariba не так давно внедряются на российском рынке, существуют направления, по которым функциональность SAP Ariba может потребовать дополнительной адаптации в российских компаниях под требования регулирующих документов. Дорабатывать систему придется при организации юридически значимого документооборота с учетом требований ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и подключении к оператору обмена электронными документами. Также к Ariba придется «прикручивать» сервисы сбора информации по поставщикам, учитывающие российскую практику (данные ЕГРЮЛ, информацию ФНС, реестры недобросовестных поставщиков и др.).
Впрочем, интересных особенностей у системы оказалось достаточно много, если уважаемая Хабр-аудитория захочет узнать о том, как организованы процессы управления рисками, передачи информации, интеграции и другие элементы архитектуры успешного в мире и достаточно нового для России решения, мы расскажем о них в следующих постах.
Ariba Network для поставщиков
Будучи частью SAP Business Network, бизнес-сеть Ariba – это динамичная, цифровая площадка, которая помогает вам управлять сбытом, денежными потоками и ростом бизнеса.
Наша цель — создать преимущества для вашего бизнеса
Закупщики предлагают поставщикам включаться в сеть Ariba Network, чтобы эффективнее сотрудничать по самым разным аспектам ведения бизнеса, включая предложения, контракты, заказы, счета и платежи.
Работа в сети Ariba Network позволит вам сэкономить массу времени и денег.
Став поставщиком в сети Ariba Network, вы получите доступ к крупнейшей в мире торговой площадке B2B-коммерции, объединяющей миллионы компаний, совокупный оборот которых вдвое превышает оборот Amazon, Alibaba и eBay вместе взятых. Ariba Network позволит вам:
Сократить цикл продаж и снизить себестоимость продаж
Найти новых клиентов, уже готовых к осуществлению закупок
Быстро отвечать на запросы предложений и информации, предлагать продукцию и согласовывать договоры
Повышать объем продаж по каталогам
Обрабатывать заказы на закупку, отправлять счета и получать платежи
Быть в курсе того, когда и за что вы получаете оплату
Укреплять отношениями с клиентами и улучшать показатели по их удержанию
Ariba Network — место встречи компаний для заключения сделок
Ariba Network — это динамичная электронная торговая площадка с миллионами торговых партнеров из 190 стран мира и ежегодным объемом сделок 3,00 трлн долларов США.
Бизнес-сеть Ariba теперь часть SAP Business Network
Этот важный шаг способствует созданию единой, умной бизнес-сети для сотрудничества, способной ускорить цифровую трансформацию Вашего бизнеса.
Закупщики и поставщики успешно работают в крупнейшей бизнес-сети мира
Ariba Network упрощает работу закупщиков и поставщиков над сделками, способствует укреплению их взаимоотношений и открывает новые возможности для бизнеса. Закупщики могут управлять всем процессом закупок, от выбора поставщика до расчета с ним. При этом они контролируют расходы, находят новые источники экономии и формируют эффективную цепочку поставок. Поставщики также могут помочь закупщикам в достижении их целей в области трансформации системы закупок, повышая удовлетворенность клиентов, упрощая циклы продаж и оптимизируя движение денежных средств.
Присоединившись к Ariba Network, вы можете закрепить за собой звание предпочтительного поставщика и повысить ценность своего бизнеса.
Работая с клиентами через Ariba Network, вы упростите процессы продаж и выполнения заказов и станете для них важным партнером в рамках их комплексных закупочных процессов.
Цифровая трансформация всего процесса закупок
Облачные решения SAP Ariba для электронных закупок и управления цепочкой поставок, доступные в режиме 24×7 и простые в развертывании, обеспечивают быстрое получение результата для крупных организаций и компаний средней величины.
Консолидация и контроль всех затрат от выбора поставщика до оплаты
Решения SAP Ariba для управления расходами позволят вам перевести в цифровую форму и упростить все процессы компании на простой и интегрированной платформе в облаке.
Выбор поставщиков
Принимайте более взвешенные решения о выборе поставщиков, используя аналитику в сфере затрат. Заключайте самые выгодные соглашения, обеспечивающие устойчивую экономию при закупках основных и дополнительных материалов. Снижайте уровень риска и сокращайте жизненный цикл контрактов при помощи встроенных функций управления контрактами.
Закупки
Снижайте затраты и уровень риска, обеспечивайте соблюдение нормативных требований, используя решение для электронных закупок с самой широкой функциональностью. Предоставьте своим сотрудникам возможность обращаться к предпочтительным поставщикам при помощи простого интерфейса управляемых закупок. Быстро и уверенно осуществляйте операции со всеми поставщиками в сети Ariba Network.
Оплата
Превратите расчеты с кредиторами в свой стратегический актив. Автоматизируйте сбор данных для выставления счетов, рабочий процесс и утверждение. Предоставляйте поставщикам прозрачную информацию об оплате. Оптимизируйте движение денежных средств и повышайте уровень прибыли, снижая затраты на функционирование цепочки поставок и риски ликвидности.
Решения для простой коммерции
SAP Ariba интегрирует весь закупочный процесс по всей организации в рамках комплексной автоматизированной системы. Устранив сложность, вы сможете сотрудничать с поставщиками по всей цепочке, от выбора источника поставки до проведения расчетов, — и все это в одном решении.
SAP Ariba Network: отвечаем на часто задаваемые вопросы покупателей и поставщиков
Наша команда ответила на самые популярные вопросы о SAP Ariba Network, чтобы вы лучше поняли особенности и преимущества этой платформы для покупателей и поставщиков.
В сети Ariba Network покупатели и поставщики из миллионов организаций по всему миру могут сотрудничать друг с другом, осуществляя транзакции, расширяя свои связи, быстро и эффективно управляя платежами и тем самым открывая новые перспективы для роста своего бизнеса. Благодаря столь обширным возможностям сегодня SAP Ariba — крупнейшая в мире динамично развивающаяся платформа, с помощью которой ежегодно осуществляются бизнес-операции на сумму более 2 триллионов долларов США.
SAP Ariba Network помогает поставщикам сотрудничать с потенциальными покупателями и расширять уже существующие рабочие отношения, а единый интерфейс обеспечивает прозрачность заказов и циклов продаж. Это способствует оптимизации каталогов для удовлетворения требований клиентов и повышает контроль над оборотными средствами. Поставщики могут работать с покупателями на всех этапах сотрудничества, от предложений и контрактов до заказов, счетов-фактур и платежей.
Помимо управления процессом закупок, SAP Ariba Network позволяет покупателям находить поставщиков, которые лучше соответствуют потребностям их бизнеса. Во время закупок покупатели могут выбирать из более чем 4 миллионов поставщиков. Это позволяет им контролировать свои расходы, находить альтернативные источники экономии, сокращать время, усилия и риски, а также укреплять логистическую цепочку.
SAP Ariba Network предоставляет множество функций для автоматизации закупочных процессов, которые могут помочь покупателям и поставщикам отказаться от ряда традиционных подходов в своих системах эксплуатации и планирования. Недавние исследования показали, что компании, которые сокращают количество ручных операций, более гибкие и способны лучше реагировать на меняющиеся требования рынка.
Никаких. Все, что вам нужно, это устойчивое интернет-подключение и веб-браузер. Поставщикам и покупателям ничего не нужно скачивать.
После регистрации на платформе Ariba Network поставщики публикуют информацию о своей компании для других клиентов. Компании-покупатели устанавливают новые деловые отношения и совершают операции с поставщиками. Данные учетной записи, включая налоговый идентификатор и настройки учетной записи, остаются защищенными. Поставщики не имеют доступа к данным учетных записей других поставщиков.
В общедоступном профиле покупателей представлена информация об их компаниях и истории транзакций в SAP Ariba Discovery, включая количество созданных объявлений и объявлений, по которым были выбраны поставщики для сотрудничества.
Покупатели могут предварительно просмотреть полный профиль любого поставщика, который отвечает на одно из их объявлений. Кроме того, поставщики могут добавлять рабочие контакты в свои профили, чтобы покупателям было проще с ними связаться.
Решения SAP Ariba используют пятизвездочную рейтинговую систему для оценки поставщиков за ответы на объявления или заключения контрактов. Это означает, что покупатели могут оценивать поставщиков с точки зрения коммуникации, соответствия, надежности и результатов сотрудничества с ними. В сети SAP Ariba также отображается количество транзакций каждого поставщика.
Покупатели могут связываться с поставщиками напрямую. В профилях поставщиков в SAP Ariba Discovery покупатели могут найти специальную контактную кнопку для общения с поставщиками после запроса о предоставлении информации и цен, что значительно расширяет функционал.
Ariba Network 一 это безопасная глобальная платформа, которая использует протокол защищенной передачи гипертекста (HTTPS) для всех транзакций между приложениями для закупок, поставщиками и самой сетью. HTTPS 一 это стандарт безопасного интернет-соединения, использующего протокол Secure Socket Layer (SSL) и криптосистему RSA Labs. Все учетные записи в сети Ariba Network также защищены паролем.
Для покупателей регистрация в SAP Ariba Discovery бесплатная. Поставщики также могут бесплатно зарегистрировать учетную запись со стандартным пакетом услуг, который включает оплату за просмотр ответов на объявления в зависимости от размера сделки. В качестве альтернативы они могут приобрести пакет Advantage или Advantage Plus, который предлагает расширенные возможности для продаж и маркетинга.