Shared mailbox что это
Общие почтовые ящики в Exchange Server
Отправить от имени. Разрешение «Отправить от имени» позволяет пользователю отправлять электронные сообщения от имени общего почтового ящика. Например, если Алексей войдет в общий почтовый ящик приемной 32 и отправит электронное сообщение, получатели увидят, что сообщение отправил «Алексей от имени приемной 32». Для предоставления разрешения «Отправить от имени» необходимо использовать командлет Set-Mailbox с параметром GrantSendonBehalf, выполнить это в центре администрирования Exchange нельзя.
Общий почтовый ящик — это почтовый ящик, который могут использовать несколько пользователей. Общие почтовые ящики также предоставляют общий календарь, что позволяет нескольким пользователям планировать и просматривать даты отпуска и рабочих смен.
Зачем нужны общие почтовые ящики?
Они обеспечивают общий адрес электронной почты (например, info@contoso.com или sales@contoso.com), с помощью которого клиенты будут узнавать вашу компанию.
Они позволяют отделам, предоставляющим сотрудникам организации централизованные услуги (например, службе поддержки, отделу кадров или отделу печати), отвечать на запросы.
Сведения об общих почтовых ящиках
Общий почтовый ящик — это тип почтового ящика пользователя, у него нет собственного имени пользователя и пароля. В результате пользователи не могут войти в них напрямую. Чтобы пользователи могли получить доступ к общему почтовому ящику, им сначала необходимо предоставить разрешение «Отправить как» или «Полный доступ» для ящика. После этого пользователи входят в собственные почтовые ящики, а затем получают доступ к общему почтовому ящику путем его добавления в свой профиль Outlook. В Exchange 2003 и более ранних версиях общие почтовые ящики представляли собой обычные почтовые ящики, к которым администратор мог предоставить делегированный доступ. Начиная с Exchange 2007, у общих почтовых ящиков появился собственный тип получателя:
RecipientType: UserMailbox
RecipientTypeDetails: SharedMailbox
В предыдущей версии Exchange создание общего почтового ящика проходило в несколько этапов и предполагало использование командной консоли Exchange для выполнения некоторых задач. В Exchange 2013 и более поздних годах можно использовать центр администрирования Exchange (EAC) для создания общего почтового ящика за один шаг. Дополнительные сведения см. в раздел Создание общих почтовых ящиков Exchange центра администрирования. В Центре администрирования Exchange есть функциональная область, специально предназначенная для общих почтовых ящиков. Просто перейдите к общим почтовым ящикам получателей, чтобы просмотреть все задачи управления > для общих почтовых ящиков.
В общем почтовом ящике вы можете использовать следующие разрешения.
Полный доступ. Право полного доступа позволяет пользователю входить в общий почтовый ящик и выполнять функции его владельца. После входа в систему пользователь может создавать элементы календаря; читать, просматривать, удалять и изменять сообщения электронной почты; создавать задачи и вести календарь контактов. Но этот пользователь не сможет отправлять электронные сообщения из общего почтового ящика, если у него нет также разрешения «Отправить как» или «Отправить от имени».
Полный доступ. Право полного доступа позволяет пользователю входить в общий почтовый ящик и выполнять функции его владельца. После входа в систему пользователь может создавать элементы календаря; читать, просматривать, удалять и изменять сообщения электронной почты; создавать задачи и вести календарь контактов. Но этот пользователь не сможет отправлять электронные сообщения из общего почтового ящика, если у него нет также разрешения «Отправить как» или «Отправить от имени».
Отправить от имени. Разрешение «Отправить от имени» позволяет пользователю отправлять электронную почту от имени общего почтового ящика. Например, если Джон входит в общее здание приема почтовых ящиков 32 и отправляет сообщение электронной почты, это выглядит так, как будто сообщение было отправлено «Джоном от имени здания приема 32». Вы не можете использовать EAC для предоставления разрешений отправки от имени, вы должны использовать команды set-Mailbox с параметром GrantSendonBehalf.
Общий почтовый ящик не предназначен для прямого входа. Учетная запись пользователя для общего почтового ящика должна оставаться отключенной (или выключенной).
Преобразование общих почтовых ящиков
В предыдущих версиях Exchange обычный почтовый ящик можно было использовать в качестве делегированного. Если вы делегируете почтовые ящики, вы можете использовать Exchange для преобразования этих почтовых ящиков делегирования в общие почтовые ящики. Подробные сведения см. в материале Преобразование почтового ящика в Exchange Server.
Exchange2010.ru
О почтовом сервере Microsoft Exchange и не только
Конвертирование почтовых ящиков
User Mailbox (или пользовательский почтовый ящик) — обычный почтовый ящик пользователя.
Shared Mailbox (или общий почтовый ящик) — обычный почтовый ящик, но с отключенной учетной записью пользователя AD. Данный тип ящика удобно использовать, когда необходимо нескольким сотрудникам работать с одним и тем же ящиком.
Linked mailbox (или связанный почтовый ящик) — это почтовый ящик, который ассоциирован с учетной записью AD в доверенном домене. Linked mailbox также как и Shared mailbox имеет отключенную учетную запись AD с своем домене, а также назначенную учетную запись в доверенном домене.
Конвертирование почтовых ящиков Linked Mailbox, Shared mailbox и UserMailbox возможно только через Exchange Management Shell.
Конвертирование User mailbox в Linked mailbox
Преобразование User mailbox в Linked mailbox выполняется при помощи следующего набора команд:
1. Отключение почтового ящика:
2. Подключение почтового ящика к учетной записи доверенного домена
где test2.lab доверенный домен, к УЗ которого необходимо линковать ящики из домена test1
После выполнения данной команды почтовый ящик будет User Mailbox.
Конвертирование User mailbox в Shared mailbox
Преобразование пользовательского почтового ящика в общий почтовый ящик (Shared mailbox) можно
Конвертирование Shared mailbox в User mailbox
Преобразование пользовательского почтового ящика в общий почтовый ящик (Shared mailbox) можно
Кроме Shared и Regular конвертировать имеющиеся почтовые ящики можно также в: Room(комната или переговорная) и Equipment (предметы)
Настройка параметров общего почтового ящика
После создания общегопочтового ящика необходимо настроить некоторые параметры для пользователей почтовых ящиков, такие как пересылание электронной почты и автоматические ответы. Позже может потребоваться изменить другие параметры, такие как имя почтового ящика, члены или разрешения участников.
Изменение имени или псевдонима общего почтового ящика или изменение основного адреса электронной почты
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Изменить рядом с псевдонимами Name, Email, Email.
Введите новое имя или добавьте другой псевдоним. Если вы хотите изменить основной адрес электронной почты, ваш почтовый ящик должен иметь несколько псевдонимов электронной почты.
Нажмите Сохранить.
Пересылка сообщений, отправленных на общий почтовый ящик
Вам не нужно назначать лицензию общему почтовому ящику для пересылаемой им электронной почты. Вы можете переададовать сообщения на любой допустимый адрес электронной почты или список рассылки.
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите изменить переададку > электронной почты.
Установите перенастройку в On и введите один адрес электронной почты для отправки сообщений. Это может быть любой допустимый адрес электронной почты. Чтобы переадпределить несколько адресов, необходимо создать группу рассылки для адресов, а затем ввести имя группы в этом поле.
Нажмите Сохранить.
Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Автоматические ответы > Изменить.
Установите toggle on и выберите, отправлять ли ответ людям внутри организации или за ее пределами.
Введите текст ответа, который должен отправляться пользователям в организации. Добавить можно только текст без изображений.
Если вы хотите также отправить ответ людям за пределами организации, выберите контрольный ящик, который вы хотите получить ответ, и введите текст. Сделать так, чтобы ответ отправлялся только пользователям за пределами организации и не отправлялся пользователям внутри нее, невозможно.
Нажмите Сохранить.
Предоставление всем пользователям разрешения на просмотр отправленных сообщений (ответов)
По умолчанию сообщения, отправленные с общего почтового ящика, не сохраняются в папке «Отправленные» этого почтового ящика. Вместо этого они сохраняются в папке «Отправленные» отправителя.
Если вы хотите разрешить всем видеть отправленную электронную почту в центре администрирования, изменить параметры общих почтовых ящиков и выбрать пункты Sent > Edit.
Выберите приложения, которые общий почтовый ящик может использовать для доступа к электронной почте Майкрософт
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите изменить приложения > электронной почты.
Установите для всех приложений, которые пользователи могут использовать для доступа к общему почтовому ящику. Установите отключку для любых приложений, которые вы не хотите использовать.
Нажмите Сохранить.
Поместить общий почтовый ящик на удержание судебного разбирательства
Дополнительные дополнительные информацию о удержании судебного разбирательства см. в дополнительных подробной информации о создании судебного удержания.
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Редактирование удержания > для судебного разбирательства.
Установите toggle on.
Необязательно введите продолжительность, примечание о удержании и URL-адрес с дополнительными сведениями.
Нажмите Сохранить.
Добавление или удаление участников
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Members > Edit.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Выберите Сохранить снова.
Добавление или удаление разрешений участников
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите разрешения На > настройку членов.
Выберите Изменить рядом с разрешением, который необходимо изменить для участника.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Выберите Сохранить снова.
Показать или скрыть общий почтовый ящик в глобальном списке адресов
Если вы решите не показывать общий почтовый ящик в глобальном списке адресов, почтовый ящик не будет отображаться в списке адресов организации, но он по-прежнему будет получать отправленную им электронную почту.
В Центре администрирования откройте страницу Группы > Общие почтовые ящики.
Выберите общий почтовый ящик, который необходимо изменить, а затем выберите Показать в глобальном списке > адресов Изменить.
Установите переключеть на или отключить.
Нажмите Сохранить.
Сокрытие общего почтового ящика из списка адресов сделает невозможным добавление скрытого почтового ящика в профиль Outlook до тех пор, пока общий почтовый ящик не будет снова показан в списке адресов.
Рассмотрим основные моменты управления общими почтовыми ящиками и ряд проблем, с которыми можно столкнуться при их использовании на практике. Сразу отмечу, что речь пойдёт об использовании общих почтовых ящиков на связке Exchange 2010 SP2 и Outlook 2010 SP1.
Создание Shared Mailbox
При создании общего почтового ящика в домене должна быть создана сервисная учетная запись доменного пользователя, к которому этот ящик линкуется. Эта учётная запись должна находиться в выключенном состоянии.
Для того, чтобы создать общий почтовый ящик вместе с учетной записью пользователя, воспользуемся Exchange Management Shell и командлетом New-Mailbox:
После создания в указанном контейнере учетная запись доменного пользователя автоматически выключается.
Включение Shared Mailbox
Если нужно создать общий почтовый ящик для уже существующего в домене пользователя, воспользуемся командлетом Enable-Mailbox, предварительно выключив эту учетную запись ( иначе получим ошибку создания ящика):
Преобразование Shared Mailbox
Можно сконвертировать имеющийся пользовательский ящик в общий почтовый ящик с помощью командлета Set-Mailbox:
Перед запуском командлета нужно помнить, что в процессе преобразования доменная учетная запись пользователя, к которой прилинкован данный ящик, будет автоматически выключена.
Для обратного преобразования общего почтового ящика в обычный пользовательский выполним:
При этом учетная запись соответствующего пользователя будет автоматически включена в домене.
Доступ к Shared Mailbox
Для того, чтобы несколько пользователей смогли подключаться к общему почтовому ящику и отправлять из него письма, необходимо предоставить право полного доступа (Full Access Permission) и право отправки от имени (Send As Permission).
Сделать это можно через графическую консоль Exchange Management Console..
… а так же через Exchange Management Shell …
Даём право на полный доступ к общему ящику:
После этого можно увидеть изменение значения атрибута msExchDelegateListLink в свойствах учетной записи общего почтового ящика.
Для того, чтобы дать право отправки от имени, выполним:
При этом для пользователя, которому даётся право отправки, будет изменено значение атрибута msExchDelegateListBL.
Подключаем Shared Mailbox пользователям
Если в Outlook 2010 уже имеется настроенное подключение к серверу Exchange 2010, то общий почтовый ящик, на который текущему пользователю даны права, автоматически появится через несколько минут после перезапуска Outlook.
Если учетных записей подключенных Exchange в Outlook нет, можно воспользоваться механизмом авто-настройки, с одним условием – адрес общего ящика в процессе подключения нужно указать вручную (пароль указывать не нужно)
И е сли пользователю предварительно были предоставлены права доступа к общему ящику, то он без проблем должен подключиться к этому ящику.
Дополнительные настройки Outlook
Когда вы начнёте использование общего почтового ящика в Outlook, то можете столкнуться с несколькими проблемами:
Для того чтобы решить эти проблемы, необходимо выполнить ряд изменений системного реестра Windows на компьютере пользователя. Для решения первых двух проблем на компьютере пользователя необходимо добавить два значения в системный реестр Windows в раздел HKEY_CURRENT_USER:
Для других версий Office в адресе ветки реестра заменяется номер версии по следующему принципу:
Указанные значения будут работать только в том случае, если на Outlook 2010 установлены все обновления доступные с WSUS для пакета MS Office 2010.
Есть так же информация о том, что данные ключи работают только в том случае, если профиль Outlook настроен в режиме кэширования, но я её не проверял, так как все мои клиенты работают только в режиме кэширования.
Теперь по третьей проблеме. При попытке доступа к функциям восстановления удалённых элементов в общем почтовом ящике вы можете увидеть, что эта функция в Outlook недоступна.
Тоже самое касается и дополнительно подключаемых обычных пользовательских почтовых ящиков Exchange.
Для решения этой проблемы на компьютере пользователя необходимо добавить значение в системный реестр Windows в раздел HKEY_LOCAL_MACHINE:
Обратите внимание на то, что раздел Options в реестре может отсутствовать. В таком случае раздел нужно создать самостоятельно.
Возможно, описанные параметры реестра лучше всего будет распространить на клиентские компьютеры с помощью групповых политик.
Shared Mailbox и OWA
После указания имени общего почтового ящика появляется доступ к соответствующей папке
Если же потребуется через OWA получить полноценный доступ к общему почтовому ящику, то его нужно будет открывать с помощью функции «Открыть другой почтовый ящик»
Общие почтовые ящики в Exchange Online
Общие почтовые ящики укомпонуются для отслеживания и отправки электронной почты из общей учетной записи, например info@contoso.com или support@contoso.com. Когда член группы отвечает на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, оно оправляется из этого общего ящика, а не от имени отдельного пользователя.
Примечания:
Необходимо создать общий почтовый ящик в Центр администрирования Microsoft 365. Для получения дополнительной информации см. Создание общего почтового ящика.
Создание общего почтового ящика в Exchange Online также создает активную учетную запись пользователя с системным (неизвестным) паролем. Чтобы заблокировать вход для этой учетной записи, см. запись Block sign-in для общей учетной записи почтового ящика.
Если в организации используется гибридная Exchange, следует использовать центр администрирования Exchange (EAC) в локальной Exchange организации для создания и управления общими почтовыми ящиками. Дополнительные информацию об общих почтовых ящиках см. в раздел Общие почтовые ящики.
Когда пользователи перемещают элементы из одной папки в другую в общем почтовом ящике, копия элемента хранится в папке «Извлекаемые элементы».
Использование Центра администрирования Exchange для создания общего почтового ящика
Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Чтобы узнать, какие разрешения вам нужны, см. запись «Получатели» в разделе Разрешения функций в Exchange Online теме.
Заполнение обязательные поля:
Нажмите кнопку Создать, чтобы сохранить изменения и создать общий почтовый ящик.
В разделе Далее нажмите кнопку Добавить пользователей в эту ссылку почтового ящика.
Чтобы предоставить полный доступ или отправить в качестве разрешений, нажмите кнопку Добавить пользователей, а затем выберите или обыщите пользователей, на которые необходимо предоставить разрешения. Недоуметь, какое разрешение использовать? Подробнее о том, какие разрешения следует использовать? далее в этой теме.
Разрешение «Полный доступ» позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать из изменять в нем элементы. Разрешение «Отправлять как» позволяет всем пользователям, кроме владельца почтового ящика, отправлять электронную почту из этого общего почтового ящика. Для эффективной работы с общим почтовым ящиком необходимы оба разрешения.
Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить изменения и создать общий почтовый ящик.
Изменение делегирования для общего почтового ящика с помощью Центра администрирования Exchange
Чтобы предоставить или удалить полный доступ (чтение и управление) и отправить как разрешения, нажмите кнопку Изменить рядом с типом разрешений.
На странице Управление делегирования почтовых ящиков можно удалить разрешения, которые уже добавлены, щелкнув указанных пользователей (если они есть) или нажав на кнопку Добавить разрешения, а затем выбрать пользователей, на которые необходимо предоставить разрешения.
Разрешение «Полный доступ» позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать из изменять в нем элементы. Разрешение «Отправлять как» позволяет всем пользователям, кроме владельца почтового ящика, отправлять электронную почту из этого общего почтового ящика. Для эффективной работы с общим почтовым ящиком необходимы оба разрешения.
Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить изменения.
Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть добавленную или удаленную страницу разрешений почтовых ящиков.
Использование общего почтового ящика
Чтобы узнать, как пользователи могут получать доступ к общим почтовым ящикам и использовать их, ознакомьтесь со следующими статьями:
Использование Exchange Online PowerShell для создания общего почтового ящика
Сведения о том, как подключиться к Exchange Online PowerShell, см. в статье Подключение к Exchange Online PowerShell.
В этом примере показано создание общего почтового ящика «Отдел продаж» и предоставление группе безопасности MarketingSG разрешений «Полный доступ» и «Отправить от имени». Пользователям, являющимся членами группы безопасности, будут предоставлены разрешения на доступ к данному почтовому ящику.
В этом примере предполагается, что вы уже создали группу безопасности MarketingSG и что для нее включена почта. См. статью Управление группами безопасности с поддержкой электронной почты.
Дополнительные сведения о синтаксисе и параметрах см. в статье New-Mailbox.
Какие разрешения следует использовать?
Перед внесением изменений в записи DNS настоятельно рекомендуем максимально снизить значение срока жизни для каждой записи DNS. Значение срока жизни определяет, как долго запись DNS остается в кэше на серверах DNS. Меньший интервал, например 5–10 минут, позволит быстрее отменить любые изменения события, для которого необходимо вернуть исходную конфигурацию. Если вам действительно необходимо изменить значение срока жизни для ваших записей DNS, не вносите другие изменения, пока не истечет исходный интервал.
Полный доступ. Разрешение на полный доступ позволяет пользователю открывать общий почтовый ящик и действовать с правами владельца этого почтового ящика. После доступа к общему почтовому ящику пользователь может создавать элементы календаря; чтение, просмотр, удаление и изменение сообщений электронной почты; создание задач и контактов календаря. Тем не менее, пользователь с разрешением на полный доступ не может отправлять электронную почту из общего почтового ящика, если у него нет также разрешения «Отправить как» или «Отправить от имени».
Полный доступ. Право полного доступа позволяет пользователю входить в общий почтовый ящик и выполнять функции его владельца. После входа в систему пользователь может создавать элементы календаря; читать, просматривать, удалять и изменять сообщения электронной почты; создавать задачи и вести календарь контактов. Но этот пользователь не сможет отправлять электронные сообщения из общего почтового ящика, если у него нет также разрешения «Отправить как» или «Отправить от имени».
Отправить от имени. Разрешение «Отправить от имени» позволяет пользователю отправлять электронную почту от имени общего почтового ящика. Например, если Джон входит в общее здание приема почтовых ящиков 32 и отправляет сообщение электронной почты, это выглядит так, как будто сообщение было отправлено «Джоном от имени здания приема 32». Вы не можете использовать EAC для предоставления разрешений отправки от имени, вы должны использовать команды set-Mailbox с параметром GrantSendonBehalf.
Дополнительные сведения
Сведения о ярлыках клавиатуры, которые могут применяться к процедурам в этом разделе, см. в разделе Клавишные ярлыки для центра администрирования Exchange клавиатуры.
Возникли проблемы? Обратитесь за помощью к участникам форумов Exchange. Посетите форумы в Exchange Online или Exchange Online Protection.