Sop что это такое
Sop что это такое
Смотреть что такое «SOP» в других словарях:
Sop — Sop, n. [OE. sop, soppe; akin to AS. s?pan to sup, to sip, to drink, D. sop sop, G. suppe soup, Icel. soppa sop. See , v. t., and cf.
SOP — steht in der Wirtschaft für: „Start of Production“ Standardarbeitsanweisung („Standard Operating Procedure“, seltener auch „Standard Operation Procedure“), gebräuchlich in der pharmazeutischen Industrie den nach diesem Begriff benannten Film von… … Deutsch Wikipedia
SoP — steht in der Wirtschaft für: Start of Production Standardarbeitsanweisung (Standard Operating Procedure, seltener auch Standard Operation Procedure) den Film Standard Operating Procedure von Errol Morris Service Offering Portfolio Statement of… … Deutsch Wikipedia
sop — /sop/, n., v., sopped, sopping. n. 1. a piece of solid food, as bread, for dipping in liquid food. 2. anything thoroughly soaked. 3. something given to pacify or quiet, or as a bribe: The political boss gave him some cash as a sop. 4. a weak… … Universalium
şop — s. v. şopron, umbrar. Trimis de siveco, 09.10.2008. Sursa: Sinonime şop2, şopuri, s.n. (reg.) 1. şopron. 2. podul şurii unde se păstrează fânul. 3. umbrar. Trimis de claudia, 09.10.2008. Sursa: DAR şop1, şopi, s.m. (reg … Dicționar Român
SOP — HUMAN RESOURCES written abbreviation for standard operating procedure * * * SOP UK US noun [C or U] ► HR, WORKPLACE, MANAGEMENT ABBREVIATION for STANDARD OPERATING PROCEDURE(Cf. ↑ … Financial and business terms
sop|py — «SOP ee», adjective, pi|er, pi|est. 1. soaked; very wet: »soppy ground, soppy weather. 2. Informal, Figurative. full of insincere sentiment. –sop´pi|ness, noun … Useful english dictionary
Sop — Sop, v. t. [imp. & p. p.
sop — (n.) O.E. sopp bread soaked in some liquid, (in soppcuppe cup into which sops are put ), from P.Gmc. *suppo, related to O.E. verb suppan (see SUP (Cf. sup) (2)), probably reinforced by O.Fr. soupe (see SOUP (Cf. soup) (n.)). Meaning something… … Etymology dictionary
sop — sȍp m <N mn ovi> DEFINICIJA etnol. glazb. 1. v. sopile 2. sviranje u sopile [škola za sop iz Vrbnika] ONOMASTIKA pr. (prema zanimanju): Sȍpčić (Ozalj, Pokuplje, Zagreb), Sòpek (130, Krapina, I Slavonija, Ogulin), Sópić (300, Novi Marof,… … Hrvatski jezični portal
sop — ► NOUN 1) a thing given or done to appease or bribe someone. 2) a piece of bread dipped in gravy, soup, or sauce. ► VERB (sopped, sopping) (sop up) ▪ soak up (liquid). ORIGIN Old English … English terms dictionary
Как написать стандартную операционную процедуру
Самый известный способ упорядочить ваши процессы и создать основу для их совершенствования — описать стандартные операционные процедуры (СОП), создав инструкции по их выполнению. Простое определение стандартной операционной процедуры дала когда-то IBM: “… последовательность взаимосвязанных инструкций выполнения процесса”. Все просто. Таким образом, СОП — документ, содержащий чёткое описание логической последовательности действий для выполнения определённой работы.Как создаются СОП? Что нужно для этого? Если процесс существует, но документа СОП нет — его создают. Когда документ СОП существует, при совершенствовании методов выполнения или состава работ его изменяют. Ниже мы опишем простым языком как создать документ, описывающий СОП. Считайте это СОП для создания СОП.
Часть 1. Формат СОП
Шаг 1. Выберите структуру документа
Нет правильного или неправильного написания СОП. Но возможно, в вашей компании уже есть подобные документы (типовые инструкции, стандарты предприятия и т.д.), к которым Вы можете обратиться за информацией по оформлению, используя общий шаблон. Но на практике большинство СОП выглядят как:
Примечание: при составлении СОП можно взять за основу национальный стандарт ДСТУ ISO-9001:2015 — “Системы управления качеством. Требования.”
Шаг 2. Обозначьте целевую аудиторию
В этом смысле, есть три основных фактора, которые нужно учитывать:
Шаг 3. Не рассчитывайте только на ваши знания
Задайте себе вопросы:
Если нет, необходимо либо поручить написание документа другому, либо привлечь его в качестве консультанта и редактора. Неполное описание, а того хуже — неправильное, может снизить производительность и стать причиной сбоев, поломок, несчастных случаев, негативного воздействия на окружающих и экологию. Если Вы были назначены для этой работы, то не стоит пренебрегать помощью других, более компетентных людей, выполняющих описываемую процедуры регулярно. Проведите с ними исчерпывающее интервью по каждому шагу процедуры. Интервью — обычная часть написания СОП.
Шаг 4. Создайте подробную и сокращённую СОП
Если Вы редактируете или создаёте СОП для широкой аудитории, в числе которых и те, что хорошо знакомы с протоколами, терминологией и т.д., то может оказаться полезным создание сокращённой формы СОП, лишённой отсылок к терминам, уточнений и изображений. Адаптацию СОП под разный уровень читателя позволяют осуществить электронные способы создания и отображения документов. Помещая в начало электронного документа ряд ключевых вопросов, Вы можете скрывать ненужные элементы СОП для увеличения скорости восприятия информации конкретным лицом.
Шаг 5. Придерживайтесь цели написания СОП
Может быть так, что у вас в организации уже есть документы, где описаны части данной процедуры. Если это так, то, в чём особенность и назначение данной СОП? Требуется ли повторять в ней уже описанные где-то ранее меры обеспечения безопасности труда, методы контроля и измерения результатов? Можно ли сослаться в описании на уже существующие документы? Используется ли СОП для обучения или повседневной работы?
Вот несколько причин, по которым обычно составляют СОП:
Чётко определите цель вашей СОП и тогда Вам будет легче структурировать и излагать информацию. Так же, это позволит понять важность самой СОП в общей системе знаний.
Часть 2. Содержание СОП
Шаг 6. Укажите всю релевантную информацию
Обычно, помимо описания самой сути процедуры, СОП содержит четыре элемента:
Ваша организация может иметь стандарт и обычаи, отличные от данного. В этом случае, придерживайтесь его.
Шаг 7. Изложите суть процедуры
Убедитесь, что в описании содержится такая информация:
Изложите каждую из этих тем в определённом порядке (обычно маркированном), чтобы ваша СОП не была многословной и путанной. Используйте контекстные ссылки.
Список предложенных тем ни в коем случае не является исчерпывающим. Это лишь логическая основа. Ваша организация может требовать более глубокой структуры и обязательного описания вопросов, требующих особого внимания.
Шаг 8. Будьте кратки и избегайте двусмысленности
Особенность СОП в том, что её текст не читают в качестве развлечения. Поэтому вся информация должна быть изложена максимально понятно, однозначно и кратко. Внимание читателя должно быть сконцентрировано на важных вещах и не должно рассеиваться. Не используйте без надобности обращение “Вы”. Инструктируйте читателя в повелительном наклонении:
Шаг 9. Расспросите исполнителей
Расспросите людей, регулярно выполняющий действия, которые Вы стандартизируете. Не вносите в документ никаких домыслов и ничего лишнего. Задавайте конкретные вопросы и записывайте ответы. Охватите всех участников процесса, если их несколько. Опросите всех людей, выполняющих одинаковую работу. Их ответы могут отличаться. Найдите лучший из известных способов.
Шаг 10. Визуализируйте информацию
Используйте диаграммы и блок-схемы. Если есть набор текста, сложный для восприятия, упростите подачу информации при помощи диаграмм, схем или рисунков. Облегчите восприятие и увеличьте быстроту понимания. Но не прибегайте к этому без явной необходимости, усложняя документ. Дайте прочесть текст людям, выясните их реакцию, степень и скорость понимания.
Шаг 11. Идентифицируйте документ
Убедитесь в том, что документ имеет контрольные метки на каждой странице. Скорее всего, ваш документ — один из многих подобных в вашей организации, в которой принят определённый порядок их нумерации и учёта. Ваша СОП является частью этой системы и должна содержать все необходимые атрибуты.
Каждая страница документа должна быть пронумерована, иметь идентификатор документа и его название (как правило, в правом верхнем углу).
Часть 3. Гарантия успешности и точности СОП
Шаг 12. Протестируйте СОП
Если СОП не протестировать, то невозможно выяснить хороша ли она. Найдите человека, не имеющего отношения к процессу и предложите выполнить работу, следуя инструкциям СОП. Посмотрите с какими проблемами он столкнулся и внесите поправки.
Лучше всего, если у вас в организации будет заведён обычай группового тестирования СОП сотрудниками других подразделений. Чем больше людей, тем больше степень выявить потенциальные проблемы в СОП. Избегайте людей со знанием дела, потому как они будут полагаться на свой опыт (неумышленно) и могут вполне однозначно воспринять информацию, которая неопытному человеку покажется двусмысленной и нечёткой.
Шаг 13. Получите обратную связь
Совершенно не важно, что думает о вашей СОП руководство, не имеющее к выполнению процедуры прямого отношения. Руководству важен результат, но не процесс. Процесс имеет значение для тех, кто её выполняет. Именно их мнение стоит учитывать, ориентируясь на лучший результат. Перед подачей СОП на утверждение, выясните что думают о ней исполнители. Кроме того, демонстрируя интерес к их мнению, Вы повышаете их вовлеченность, располагая их к себе. В этом случае, у них могут появится идеи для улучшения СОП. Используйте их опыт и знания.
Шаг 14. Покажите СОП экспертам по качеству
После одобрения исполнителями, выясните мнение отдела качества. Направьте СОП к ним на утверждение. Возможно, у них нет глубокого понимания процесса, но они Вам могут помочь в отношении методов контроля качества конечного продукта или оформления СОП относительно действующих внутренних стандартов. Может быть Вы что-то упустили. Они внесут правки и проверят вашу СОП на соответствие требованиям других документов, сократят в ней информацию, ссылаясь на иные документы.
Соблюдайте последовательность аудита и утверждения СОП в вашей организации. Вам нужно полное её соответствие руководящим принципам. Если организация большая, введите практику электронных подписей для ускорения процесса согласования.
Шаг 15. Утвердив, мгновенно внедряйте
После утверждения, начинайте немедленное внедрение. Проведите процесс обучения и разместите копии документа в доступном для исполнителей месте. Не давайте вашим усилиям стать атрибутом отхожего места.
Поддерживайте актуальность СОП, при внесении изменений. Делайте отметки о дате и сути изменений. При изменении последовательности и состава работ, повторите полностью процесс согласования обновлённого документа. Разработайте процедуру совершенствования СОП теми, кто непосредственно её выполняет, облегчая себе работу по её актуализации. Качество продукции, производительность и безопасность труда в вашей компании зависят от этого.
Если дело по стандартизации вашей производственной системы кажется Вам сложной задачей, помните о преимуществе командной работы и приходите учится. В этом деле, один в поле — не воин.
Sop что это такое
Зачем нужны стандартные операционные процедуры?
Бизнес требует предсказуемости и минимальных рисков. На практике это значит, что он стремится сделать из искусства технологию, когда самый лучший результат нужно повторять много раз и зарабатывать на этом деньги. Как раз этого можно добиться с помощью стандартизации операционных процедур.
Правильно написанные инструкции, регламенты, стандарты и процедуры — это опыт, умение и часть компетенции фирмы или госучреждения, описанные в виде документов. При их наличии можно при необходимости быстро обновить персонал и обучить сотрудников, можно увеличить масштаб производства, можно эффективно искать причины возникающих проблем и возможности для улучшения.
Это возможно только если у вас в организации используется письменность. 🙂 Устная форма накопления опыта напоминает сказки о злых духах, которые, например, запороли дорогую заготовку или потеряли важный договор. Такие устные рассказы на качество дальнейшей работы позитивно почти не влияют.
Что такое стандартные операционные процедуры и как их правильно описать
Стандартная операционная процедура — это набор пошаговых инструкций, собранных организацией в документ, чтобы помочь сотрудникам выполнять типовые действия. Обработка заявки от заказчика, визирование и подписание договора, обработка гарантийного случая, переналадка оборудования — все это ситуации, когда SOP приносит пользу.
Типичным примером SOP (как ни странно) может являться welcome book, который сильно сокращает время на адаптацию нового сотрудника. Для нового сотрудника адаптация — разовый процесс, но для службы HR он является типовым, поэтому вместо или в дополнение к первому инструктажу нового сотрудника имеет смысл снабдить его материалом, который сэкономит время и деньги как ему, так и компании.
Другой пример. У вас есть 4 бригады монтажников, которые прокладывают слаботочные системы. Одна из бригад работает гораздо быстрее и вы обнаружили, что это происходит из-за более рациональной организации работы. В этом случае нужно описать более эффективный метод работы и проинструктировать работников в других бригадах. Это называется «распространением наилучшей практики».
Регламенты и инструкции должны соответствовать некоторым требованиям:
1) Простота. Всё должно быть описано как можно короче, проще и яснее. Документ дожен быть прочитан, понят и запомнен. Длинные и непонятные документы никто не будет читать, не говоря об исполнении.
2) Действия должны быть расписаны по шагам (Шаг 1, шаг 2…) и условиям (Если… то…, когда… тогда…)
3) По максимуму нужно использовать фотографии и рисунки, примеры «правильно» и «неправильно»
4) нужная справочная информация должна быть удобна для поиска и использования
5) если документ принят, нужно жестко требовать его исполнения. Если он неверно написан, то его исполнение вызовет возмущение и необходимость корректировки. В любом случае, в организации документы должны соответствовать реальности, иначе вся возня не стоит затраченного времени
6) в тексте нужно объяснять, почему возникло требование и зачем его нужно выполнять. Можно также описать типичные проблемы, которые вызывает неисполнение.
7) Документ должен быть актуальным. Как только что-то изменилось в реальном мире, это сразу должно отражаться в бумажном. Сотрудник, который увидел противоречие реальности и инструкции должен сразу об этом сообщить, а тот, кто пишет регламент — внести правки.
8) До начала работы по регламенту нужно обучить людей и убедиться, что они его поняли. Для выявления всех шероховатостей определите переходный период, нужный для проверок и отладки. Документ должен быть доступен на рабочем месте и во время тестирования и после него. Например, в цеху он может быть заламинирован и закреплен прямо над постом или недалеко от станка.
9) Несмотря на то, что следует обходиться без лишней бюрократии, документ должен иметь ясную и типовую для компании структуру. Ссылки на другие документы должны регулярно проверяться. Взаимодействие с «соседями» по процессу (другими участками и отделами) должно быть четко прописано, должны быть понятны «входы» и «выходы» описанной процедуры.
10) Регламент не должен мешать достижению общих целей компании. Это отдельная большая история, о ней отдельно.
Как сделать СОП или Standart work. Пошаговое руководство.
В этой статье вы узнаете, что такое Standart Work или СОП и нужен ли он в вашей организации? Также Вы поймете отличие СОП от инструкций и других нормативных документов, научитесь создавать СОП самостоятельно и узнаете, как сделать его действительно полезным и рабочим инструментом. Также в помощь Вам мы сделали несколько шаблонов СОП для заполнения и пример готового стандарта, которые вы сможете скачать после регистрации на сайте.
Экспресс-тест: Нужны ли в вашей организации Standart Work или СОП ы (стандартные операционные процедуры).
Отметьте галочкой, те утверждения, с которыми вы согласны:
Если вы отметили хоть один пункт, значит без СОП вам не обойтись!
Нормативные документы различного уровня устанавливают критерии и индикаторы, обеспечивающие качество производимой продукции/предоставления услуг, отвечая на вопрос — что нужно делать правильно. Однако они не отвечают на второй вопрос обеспечения качества — КАК нужно делать правильно, КОГДА, ГДЕ и КТО должен делать. Стандартные операционные процедуры (СОПы) или стандарты (Standart Work) — документально оформленные инструкции по выполнению рабочих процедур или, иными словами, формализованные алгоритмы выполнения действий, исполнения требований нормативных документов производства продукции/выполнения услуг в вашей компании.
Шаг 1. Выбрать программу для написания СОП.
Самое главное отличие Standart Work от других подобных документов — это то, что в нем должно быть 80% картинок и только 20% текста!
Поэтому программу для создания СОП вам необходимо выбирать таким образом, чтобы картинки (фото) легко вставлялись и читались. А также в зависимости от того, с какой программой вам лично удобнее работать, в том случае, если вы делаете СОП самостоятельно.
В моей практике чаще всего я использую Microsoft Power Point (особенно удобен, если необходим альбомный вид) и Microsoft Word.
Шаг 2. Подготовить шаблон СОП для заполнения.
Шаблоны могут быть различной формы и вида, какого-то стандартного не существует. Но, как правило, они включают в себя следующие основные элементы:
Примеры различных шаблонов стандартов для заполнения вы можете скачать дополнительно после регистрации на сайте
Шаг 3. Заполнить шаблон
Картинка/фото действия/шага. Заполнение шаблона необходимо начинать с фотографий или картинок действий или схемы процесса, т.е. фокус должен быть на них. Все остальные элементы должны просто дополнять или пояснять показанное на картинке, например, стрелками, цифрами и т.п. (см. ниже)
Описание шага/действия. Описание шага должно быть краткое и однозначно к пониманию. Пример текста к выше показанной картинке
Если вы описываете шаг в процессе выполнения, которого чаще всего совершают ошибки, то можно использовать восклицательные знаки или другие обозначения обращающие внимание.
Помните, что идеальный стандарт должен быть не более 1 листа, поэтому будьте кратки и лаконичны, а более подробные пояснения можно сделать в другом документе ссылку или номер, на который указать в отдельном поле.
Необходимые ресурсы/материалы для выполнения действия/шага. Здесь указывается то, без чего не сможет исполнитель выполнить это задание. К ресурсам мы можем отнести следующее: программное обеспечение, доступ на сайт, разрешение на вход в помещение и т.п. Также здесь мы можем сразу сделать ссылку на документ или ресурс, где можно получить необходимое.
К материалам можно отнести: оборудование, специальную одежду, канцелярские принадлежности и т.п.
Для компактности расположения информации в стандарте обозначение ресурсов/ материалов можно использовать знаки или небольшие картинки (пример смотрите ниже).
Время необходимое на выполнение действия/шага. В этом поле необходимо указывать время, которое тратит на выполнение данного шага самый быстрый и опытный сотрудник. Обязательно необходимо сделать фактический замер, а лучше 2-3!
Для лучшего представления того, как может выглядеть СОП, предлагаю Вам ознакомиться с одним из стандартов, который был сделан мною для удаленного помощника по поддержке сайта (без опыта у него подобной работы).
Шаг 4. Постоянно улучшать СОП.
Процесс улучшения будет происходить в следующих случаях:
Во всех этих случаях необходимо будет встать за спиной сотрудника и проверить, что он делает не так и указать на несоответствие. Или, если сотрудник обнаружил более оптимальный способ выполнения операции, внести изменения в СОП.
Для того чтобы сотрудники самостоятельно работали над улучшением своих стандартов можно сделать дополнительную мотивацию (материальную или нематериальную).
Также необходимо не забывать вносить изменения в СОП в случае изменений в процессе работы самой организации (изменение программного обеспечения, порядка получения доступов, мест хранения или расположения материалов или оборудования и т.д.)
Размещать стандарт обязательно необходимо непосредственно в месте выполнения работ. Например, если вы сделали стандарт для работы с копировальным аппаратом, то его можно заламинировать (для увеличения срока эксплуатации) и разместить непосредственно над оборудованием, в прямой видимости для всех пользователей.
Или, если вы сделали СОП для работы сотрудника, который не стоит на месте, то стандарт можно разделить и каждую часть разместить в том месте, где он выполняет шаг процесса. Или оформить документ в виде брошюры, но таким размером, чтобы было удобно носить с собой.
Для того чтобы СОП действительно был рабочим инструментом, все проблемы связанные с процессом, по которому есть стандарт, необходимо обсуждать только с документом в руках.
Рабочий СОП незаменим при обучении нового сотрудника или при необходимости срочно заменить кого-то, а также это прекрасный способ отслеживать любые отклонения от нормы (ошибки, брак, задержки и т.д.) Как руководитель, с СОП вы точно сможете прогнозировать объем работ ваших сотрудников и контролировать процесс постоянного повышения качества!
Дополнительные материалы (доступ для скачивания всех бесплатных дополнительных материалов предоставляется после регистрации):
Шаблоны СОП для заполнения — СКАЧАТЬ
Пример готового СОП — СКАЧАТЬ
Прослушать статью:
Скачать подкаст этой статьи: