статусы проекта какие бывают

Как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

С утра вы собираетесь с мыслями, чтобы начать работу, открываете почту и видите три разных запроса о статусе одного из ваших проектов. Ваш руководитель спрашивает, когда будет окончательно согласован бюджет. Одна из коллег интересуется, сколько времени ей нужно будет выделить на этот проект. Директор по маркетингу хочет понять, как недавние задержки повлияют на достижение целей первого квартала.

Постоянные запросы текущего статуса могут выбивать из колеи, но есть более эффективный способ держать всех в курсе об обновлениях проекта: отчёты о статусе проекта.

Что такое отчёт о статусе проекта и для чего он нужен?

Отчёты о статусе проекта — это регулярное (мы затронем тему регулярности чуть позже) предоставление актуальной информации о ходе работ над вашими проектами. Они отвечают на вопросы, которые все и так вам задают, до того, как такие вопросы появятся. В этих отчётах содержится сжатая общая информация о проектах без лишних деталей.

Регулярные отчёты о статусе проектов очень важны, потому что они позволяют держать заинтересованных в курсе того, что происходит с вашим проектом. Вы будете получать намного меньше вопросов о статусе проекта, потому что ответите на них до их возникновения. Отчёты наглядно показывают, что у вас всё по плану, и дают вам и вашим коллегам возможность уверенно двигаться дальше.

А если в проекте что-то пошло не так, отчёт даст коллегам понять, в чём причина задержки, и что вы делаете, чтобы её устранить. Все увидят, что вы активно работаете над этим. (Хронология проекта также может помочь вам эффективнее управлять проектами).

Как написать хороший отчёт о статусе проекта

Итак, как готовить отчёты о статусе проекта? Создайте чёткую структуру для регулярного предоставления актуальной информации и используйте её для всех будущих отчётов. Структура также должна соответствовать проектному заданию, чтобы отчёт соответствовал теме.

С помощью этого руководства вы поймёте, что включать в отчёт о статусе проекта, на примере пошагового создания отчёта о проекте по удовлетворённости сотрудников.

1. Дайте отчёту название

Для ясности вы можете просто использовать название проекта. Если вы регулярно создаёте отчёты по этому проекту, добавьте дату или отметку времени.

Пример. Февраль 2020 — инициатива по удовлетворённости сотрудников

2. Укажите статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт

Найдите средство управления проектами, позволяющее информировать коллег о статусе проекта и о том, всё ли идёт по плану. Один из способов делать это — использовать систему цветового кодирования (зелёный = по плану, жёлтый = под угрозой, красный = отстаёт).

Пример. Статус проекта — по плану.

3. Добавьте краткое содержание отчёта

Краткое содержание отчёта должно состоять из 2-3 предложений. Его цель — предоставить информацию в сжатом виде тем, у кого нет времени читать весь отчёт.

Пример. Результаты исследования собраны и находятся на рассмотрении. Комитет по вовлечённости и высшее руководство разрабатывают новые инициативы по повышению заинтересованности сотрудников в своей работе.

4. Выберите две-три ключевые области или вехи, которые вы хотите осветить в своём отчёте

Рассказывайте о том, над чем вы больше всего работали с момента последнего обновления. Например, вы можете группировать работу в хронологическом порядке в календаре — что выполнено, что находится в работе, что предстоит. Работу можно разбить по неделям, месяцам или кварталам. Другим вариантом является группирование обновлений по ролям — дизайн, тексты, веб-разработка. Вехи проекта — провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов — это ещё один вариант группирования.

Пример. Провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов

5. Добавьте общий обзор каждой ключевой области

Для каждой ключевой области отчёта о статусе добавьте несколько пунктов списка, рассказывающих о ходе работ, достижениях и планирующейся работе.

Пример. Результаты исследования

70% сотрудников приняли участие в исследовании удовлетворённости

Средний показатель удовлетворённости составил 80%

Результаты рассматриваются высшим руководством, после чего комитет по вовлечённости снова соберётся для обсуждения

6. Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы

Не нужно приводить все мелкие детали проекта, но кому-то из коллег наверняка захочется узнать больше. Предоставьте тем, кому нужна более подробная информация, ссылки на соответствующие документы или ресурсы, например, на портфель проекта.

Пример. Прикрепите ссылку на исследование удовлетворённости сотрудников

7. Уделите внимание проблемам, возникшим в процессе реализации проекта

В любом проекте могут случиться проблемы. Если вы будете держать коллег, заинтересованных в проекте, в курсе, это поможет всем придерживаться верного пути.

Пример. Высшее руководство должно изучить результаты исследования до следующего собрания комитета по вовлечённости, но это невозможно в ближайшие три недели. Это повлияет на ход работ в нашем проекте.

8. Приведите дополнительные заметки

Это может быть список дальнейших действий, благодарности коллегам, или что-то ещё.

Пример. Спасибо Саре А. за постоянные напоминания принять участие в исследования, которые она рассылала!

Шаблон для отчёта о статусе проекта

Если вы хотите сразу же воспользоваться всем, что узнали в предыдущем разделе, просто используйте этот шаблон отчёта:

Напишите здесь название отчёта. Это может быть название проекта и дата.

В проекте всё по плану, он под угрозой или отстаёт?

Добавьте короткое описание самых важных моментов вашего отчёта о статусе проекта.

Возникли ли какие-либо проблемы? Как вы собираетесь их решить?

Хотите добавить что-то ещё, чем нужно поделиться с командой?

Примеры отчётов о статусе проекта

Прочитать пошаговое руководство по написанию отчёта о статусе проекта полезно, но иногда, чтобы понять, как должен выглядеть ваш отчёт, проще всего посмотреть на конкретный пример, не правда ли? Если вы согласны, наш пример вам поможет.

Отчёт о статусе проекта

Конечно, ваш отчёт может выглядеть совсем не так, как этот. В любом случае, если вы регулярно предоставляете в своих отчётах актуальную информацию, вы делаете всё правильно.

Название отчёта: Создание электронной книги

Статус проекта: По плану

На этой неделе многое удалось сделать! Мы всё ещё на стадии разработки концепции, но на этой неделе Авери Ломакс выберет тему. Команды контента и дизайна готовы приступать к работе, как только мы дадим сигнал.

Группа планирования встретилась для обсуждения темы

У нас есть три финальные идеи, мы выберем из них одну в пятницу

Команда контента получит задание в следующий четверг

Команда контента готова начинать работу над текстом, как только мы определимся с идеей

Они собирают актуальную информацию о компании, которая будет включена в материал

Команда дизайна рассмотрела пять вариантов электронных книг, чтобы определиться со стилем

Они выберут шаблон к следующему вторнику

Джен в отпуске всю следующую неделю, направляйте все вопросы по контенту Джой

Спасибо Генри за подготовку огромного списка тем нам на выбор!

Как все знают, у нас не так много времени на подготовку электронной книги. Мы должны работать вместе, используя средство управления проектом, чтобы все были в курсе происходящего и действовали организованно. Спасибо!

Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов

Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.

Как часто нужно создавать отчёты?

Отправлять обновления статуса каждую неделю — отличный способ держать всё под контролем. Создайте для себя задачу отправлять отчёты о статусе проекта каждую неделю в определённый день или используйте платформу с повторяющимися напоминаниями. Заинтересованные в проекте коллеги будут ждать ваших обновлений, а значит, будут реже задавать о них вопросы, и ценить возможность быть в курсе дел.

Если отправлять отчёты каждую неделю, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания). Экономьте время для более важной работы.

Кто должен получать отчёты?

Это зависит от проекта и от того, кто в нём участвует. Обычно обновления статуса отправляются всем участникам проекта. Если у вас есть проектное задание, вы можете использовать список участников проекта из него.

Даже если на этой неделе отчёт о статусе не затрагивает конкретного сотрудника, всё равно лучше отправить его всем, чтобы у них было общее представление о ходе работ.

Насколько подробным должен быть отчёт?

В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.

Вам нужно указать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.

Где писать отчёт о статусе проекта?

Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.

Подводим итоги проекта: как кратко описать проделанную работу

Отчёты о статусах, о которых мы рассказываем, используются регулярно в процессе реализации проекта, чтобы держать всех в курсе. Но после окончания проекта полезно отправить всем итоговый отчёт. Это своего рода основные факты и выводы по вашему проекту. Такой отчёт позволяет подвести итоги проекта для заинтересованных коллег. Используйте его для официального закрытия проекта.

Это тоже общий обзор, но вместо актуальной информации вы подводите в нём итоги и рассказываете о результатах проекта. Вот несколько вопросов, на которые стоит ответить в итоговом резюме проекта:

Какие цели были у этого проекта и были ли они достигнуты?

Был ли проект завершён вовремя и в рамках выделенного бюджета (если применимо)?

Какие успешные моменты стоит выделить?

С какими проблемами мы столкнулись?

Какие уроки для следующих проектов мы можем извлечь из этого?

Помогайте всем работать по плану с помощью эффективных отчётов

Если при реализации очередного проекта вы хотите превзойти ожидания, попробуйте еженедельно предоставлять отчёты о статусе. Они позволят вам работать продуктивно, эффективно и ответственно. При этом все будут получать краткую (но интересную) информацию о происходящем. Используйте предоставленные нами ресурсы, чтобы создавать отчёты, содержащие всю необходимую информацию без лишних подробностей. Найдите решение для управления проектами (например, Asana), в котором есть функции создания и отправки отчётов о статусе. Оно позволить экономить время и работать организованно.

Источник

Обновления статуса проектов и отчётность

Постоянно отвечать на вопросы о статусе проекта утомительно и занимает много времени. С помощью представлений Обзор и Панель мониторинга в Asana вы получаете все необходимые данные для анализа проектов, а также простой способ сводить воедино актуальную информацию и делиться ею даже в автоматическом режиме.

Как устроены представления «Обзор» и «Панель мониторинга»?

«Обзор» и «Панель мониторинга» — это представления проекта в Asana, между которыми можно переключаться в любое время.

Представление Обзор позволяет быстро разобраться в проекте и запустить его. В нём также можно формировать текущие обновления статуса и делиться ими, а также просматривать предыдущие обновления и действия, выполняемые в рамках проекта.

Перетаскивайте Основное в обновления, чтобы делиться графиками или вехами. А если нужно каждый раз использовать один и тот же формат, то в Asana можно сохранить шаблон обновления статуса.

Вас интересует возможность создавать отчёты сразу по нескольким проектам? Прочитайте нашу статью с советами по использованию портфелей.

На панели мониторинга приводится набор настраиваемых графиков, построенных по данным вашего проекта и отображающих ход работ над задачами по выполнению, исполнителю, сроку и т. д. Графики помогут ответить на самые важные вопросы, что позволит не только быстрее принимать стратегические решения, но и иметь необходимые данные для обоснования этих решений.

Примеры отчётов в Asana

В Asana ничего не работает изолированно. Вот несколько примеров вопросов об отчётах и советы о том, как ответить на них и начать действовать.

Как составить хорошее обновление статуса

Теперь вы можете рассказать интересную, наглядную историю, используя информацию, которая уже есть в Asana, чтобы предоставить заинтересованным необходимую им актуальную информацию в чёткой форме.

Источник

Статусы проекта какие бывают

Рейтинг:

4.1. статус проектов

По особым поводам и в определенные сроки необходимо состав­ление докладов о проекте, которые давали бы подробную информацию о его ходе и продвижении, а также включали бы в себя возможности дальнейшего развития проекта. При этом доклад может быть состав­лен лицами, работающими непосредственно в рамках проекта, а затем переправлен по соответствующим адресам, или же в его составлении могут принимать участие лица, находящиеся за пределами проекта, что одновременно придаст докладу статус заключения и оценки. Как пра­вило, доклады о проекте составляются лицами, непосредственно в нем работающими, а затем в определенных промежутках времени предо­ставляются ими в руководящие инстанции для информации и проверки. В особенности это относится к докладу о состоянии (статусе) проекта и его завершении. При составлении нерегулярной информации для на­чальства в особых докладах следует сообщать о факторах неожидан­ного воздействия450.

Для информирования о действительных условиях, существующих в рамках проекта, доклады должны включать в себя следующие основ­ные сведения451:

титульный лист и основные данные, касающиеся проекта;

обозначение проекта, заказчик, номер заказа, вид договора; про­должительность выполнения заказа; объемзаказа:

статус доклада, дата составления доклада, лицо, составившее доклад;

описание конфигурации технической системы;

обзор предпринимаемых действий;

структурный план проекта;

интегрированный анализ сроков/затрат.

При составлении доклада о состоянии (статусе) проекта описан­ные выше основные элементы предоставляются в обобщенной и ясной форме. В обобщенной форме заинтересованным лицам дается возмож­ность непосредственного доступа к основной информации, а в подроб­ном изложении упоминавшиеся в обобщенном докладе основные со­ставляющие разбираются подробно.

Таким образом, возможно удовлетворение одновременно двух групп заинтересованных лиц: во-первых, тех, кому нужна информация только об основных тенденциях хода проекта, а во-вторых, тех, кому нужна подробная информация обо всех данных проекта. В докладе о со­стоянии (статусе) проекта сообщается и о достигнутой степени успеха, что позволяет заключить, насколько успешным будет окончательное завершение проекта. При этом статус проекта может обозначаться циф­ровыми, буквенными или буквенно-цифровыми кодами.

Например, статус проекта А говорит о том, что проект до сих пор проходил без каких-либо осложнений, статус проекта В сообщает о не­которых обнаруженных осложнениях, а статус проекта С означает наличие в проекте ряда серьезных проблем. Эти буквы могут быть до­полнены некоторыми специальными знаками, например (±), так что отсюда будет следовать, что статус проекта А указывает на вполне успешное его развитие с незначительным количеством возникших осложнений. Статус проекта С на момент составления доклада позво­ляет заключить о полной неудаче осуществляемого проекта. Значит, на каждом уровне статуса могут быть введены три отличительных призна­ка (А+, А, А-). Следовательно, возможна передача девяти различных статусов проекта. Для утверждения этих различий и получения объек­тивной и понятной картины хода проекта, которая включает в себя ряд ответвлений от основных критериев, таких как затраты, сроки, каче­ство, финансы, и тому подобное, необходимо проведение голосования в рамках предприятия.

Доклад о состоянии проекта должен включать в себя следующие элементы452 :

прогресс, достигнутый за время составления доклада;

сравнение заданных и фактических сроков;

сравнение заданных и фактических затрат;

анализ произошедших отклонений/обоснование;

ожидаемые последствия для проектного заказа.

При сообщении о прогрессе в осуществлении проекта за время составления доклада особое внимание следует обратить на искажение предоставляемой информации за счет синдрома 90\%, о котором уже упоминалось ранее.

Очевидно, что доклады о ходе проекта должны составляться не толь­ко его руководителями и сотрудниками и что через определенное время следует проводить проверки прогресса проекта, осуществлять которые должны лица, находящиеся за его рамками. При этом проверяющим для обработки предоставляется заданное структурное подразделение, кото­рое обеспечивало бы следование основным интересам заказчика. Кроме того, проверяющим даются так называемые terms of reference (TORs — сроки для выработки рекомендаций), которые наряду с обычной провер­кой планирования и осуществления проекта позволяли бы исследовать и другие особые вопросы, значимые для осуществления проекта.

Например, проверки прогресса проектов экономического сотруд­ничества могут подразделяться следующим образом453 :

Предварительные замечания относительно проекта.

краткое описание проекта;

краткая оценка планирования проекта;

Анализ и оценка планирования проекта:

исходное положение и планирование проекта;

анализ окружающих условий и предположений;

принятие во внимание основ технического сотрудничества и усло­вий партнера при планировании проекта;

анализ цели и возможности осуществления планирования проекта;

обобщенная оценка планирования проекта.

Анализ и оценка осуществления проекта:

сотрудничество с исполнителем проекта;

результаты сравнения заданных и фактических значений и анализ причин;

работы, выполненные партнером в рамках проекта;

обобщенная оценка осуществления проекта.

Дополнительные аспекты проверки прогресса в осуществлении проекта в соответствии с terms of reference:

работа с отдельными аспектами в соответствии с terms of reference.

рекомендации, связанные с проектом;

рекомендации для последующей работы.

время и план использования контроля прогресса проекта;

terms of reference.

Письменные доклады могут быть заменены совещаниями отно­сительно статуса проекта, в ходе которых следует воспроизводить информацию, касающуюся состояния проекта, причем делать это необходимо в форме, похожей на форму составления письменного доклада.

Содержание

Читать: Аннотация
Читать: Предисловие
Читать: I. аспекты работы в проектах
Читать: 1. деятельность людей впроежтах
Читать: 1.1. основы деятельности людей в проектах
Читать: 1.2. управление персоналом в рамках менеджмента проекта
Читать: 1.3. отношения 1 группах
Читать: 1.4. проектные команды — менеджмент команд
Читать: 1.5. требования к персоналу проекта
Читать: 2. конфликты в управлении проектами
Читать: 2.1. основы
Читать: 2.2. последствия конфликтов для управления проектами
Читать: 2.3. управление конфликтными ситуациями — менеджмент конфликтов
Читать: 3. менеджмент стрессов
Читать: 3.1. основы
Читать: 3.2. последствия стрессов
Читать: 3.3. управление стрессами (менеджмент стрессов)
Читать: 3.4. коммуникации в проектах
Читать: 4. отчетность и документация
Читать: 4.1. статус проектов
Читать: 4.2. документация проекта
Читать: 4.3. презентация проекта
Читать: 5. мониторинг и оценка проектов
Читать: 6. факторы и правила достижения успеха в менеджменте проектов
Читать: 6.1. общие замечания о факторах успеха
Читать: 6.2. определение успеха и неудачи проекта
Читать: 6.3. практические действия для успеха проекта
Читать: 6.4. рекомендации, вытекающие из анализа критических факторов успеха проекта
Читать: ІІ. особые темы в менеджменте проектов
Читать: 1. стратегический менеджмент проектов
Читать: 1.1. определение стратегии
Читать: 1.2. взаимозависимость между стратегией и проектами
Читать: 1.3. формирование проектных портфелей
Читать: 2. маркетинг проектов
Читать: 2.1. общие сведения
Читать: 2.2. внешний маркетинг проектов
Читать: 3. международный менеджмент проектов — межкультурный менеджмент проектов
Читать: 3.1. основные понятия
Читать: 3.2. конкретное описание международных культур
Читать: 3.3. выбор межкультурных условий
Читать: 3.4. воздействие межкультурного контекста на проект
Читать: 3.5. примеры из управления международными и межкультурными проектами
Читать: 4. использование про г раммког о обеспечения персоьлльчых компьютеров в менеджменте проектов
Читать: Указатель использованной литер ату ры ко ii тому

Источник