суточные и подъемные какой счет
Бухгалтерские проводки по учету суточных при командировке
Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:
— расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание – приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);
— выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;
— расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);
— перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).
Часто бывают ситуации, когда по распоряжению руководства сотрудника отправляют в рабочие поездки по вопросам фирмы – командировки. Действующим законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций погашать расходы сотрудника на:
Примечание от автора! Выплата суточных осуществляется авансовым платежом за день до командировки на основании приказа руководителя.
На каком счете отображаются суточные при командировках?
Размер суточных определяется организацией самостоятельно и отображается в коллективном трудовом договоре или закрепляется локальными нормативными актами.
Бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками в части выплаты им денежных средств на возмещение затрат по командировкам осуществляется на 71 счете:
К счету предусмотрено открытие отдельного субсчета для фиксирования выплат в российских рублях, а также для учета платежей в иностранной валюте. Аналитический мониторинг счета осуществляется обособленно по каждому сотруднику.
Суточные выплаты рассчитываются за каждый день рабочей поездки, включая праздничные и выходные дни, а также дни временной нетрудоспособности сотрудника во время командировки.
Следует иметь в виду! Компанией должен быть утвержден фиксированный размер суточных. Работнику не требуется подтверждение направлений расходования данных средств от поставщиков, в отличие от иных сумм, выданных на командировку, т.е. сотрудник может тратить суточные выплаты по собственному усмотрению без согласования.
Законодательно установленные лимиты суточных выплат
Законодательством установлены фиксированные суммы суточных, не подлежащих налогообложению:
Суммы сверх установленных государством лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на травматизм), так как признаются доходом сотрудника. Начисление налогов и взносов осуществляется после предъявления авансового отчета.
Дополнение! При осуществлении рабочей поездки за территорию РФ: пересечение российской границы с иностранным государством оплачивается в иностранной валюте, а при поездке по России – в рублях. Даты прохождения границ определяются на основании штампов в заграничном паспорте сотрудника.
Признание суточных при налогообложении и их учет
Для принятия выплат к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо выполнение следующих условий:
Документы-основания для подтверждения выполнения условий:
Практический пример составления бухгалтерских проводок
Иванов Петр Андреевич был отправлен в служебную командировку в г. Краснодар с 01.06.2018 по 14.06.2018. Локальным актом общества с ограниченной ответственностью «Азимут» предусмотрен размер суточных выплат – 2 000 рублей. Сумма начисленных выплат сотруднику по суточным составила 28 тыс. рублей.
Налогообложению не подлежит сумма в размере 9 800 рублей (700 руб. * 14 дней).
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям по расчету с Ивановым Петром Андреевичем:
Авторское дополнение! Суточные сверх лимитов включаются в базу по начислению страховых взносов в том месяце, в котором предъявлен авансовый отчет контрагента – сотрудника предприятия, и перечисляются в ИФНС России до 15 числа следующего месяца.
Подробнее о правилах составления авансового отчета
Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?
Учет командировок: основные процедуры
Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:
1. Выдача сотруднику авансов и суточных.
Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.
2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.
Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).
3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).
Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.
Как оформить и представить авансовый отчет по командировке, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.
Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).
Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.
Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных
Сотрудник перед выездом в командировку получает:
Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.
Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.
Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.
Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:
Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.
Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода
В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).
По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:
1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.
2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.
3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.
Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.
Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.
В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:
Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.
Проверка авансового отчета: проводки по расходам
Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.
Основные виды командировочных расходов:
Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:
При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:
При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:
2. Проезд, проживание и т. д.
По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:
Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:
Узнайте, что входит в состав командировочных расходов, с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.
Зарплата в командировке: проводки
Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).
О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.
Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:
Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:
Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов».
Итоги
Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.
Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:
Учет командировочных расходов
Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.
Командировочные расходы на предприятии
Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).
В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.
За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:
К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.
Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.
Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.
На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:
Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.
Минфин предложил такие затраты относить на иные расходы, а не на командировочные (Письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309). И если работник предоставил подтверждающие документы, то начислять НДФЛ и страховые взносы на всю сумму таких затрат не нужно. Если документов нет, то НДФЛ и взносы следует начислять на сумму, превышающую лимит (700 руб. для командировок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок).
Отчитываться по суточным работник не обязан, в связи с чем требовать от сотрудника подтверждающие документы по суточным работодатель не вправе.
Оплата проезда к месту командировки: особенности учета расходов
Расходы на проезд к месту командировки можно включить в состав расходов в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Начислять НДФЛ и страховые взносы на такие затраты не нужно. Для принятия к учету расходов на проезд сотрудник должен предоставить подтверждающие документы:
Если проездные документы сотрудник потерял, подтвердить расходы можно:
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
Оплата питания в командировке: налоговый учет
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Исключение — ситуация, когда затраты на питание включены в стоимость проживания. Но если стоимость питания в чеке выделена отдельной строкой, то эти расходы нельзя включить в состав затрат по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).
Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения
ИП на УСН «доходы» и предприниматели на патенте учесть в составе расходов командировочные затраты не могут. Связано это с тем, что ИП на ПСН не ведут учет расходов и не могут уменьшать стоимость патента на любые затраты, кроме страховых взносов.
ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Причиной, по мнению финансового ведомства, является то, что для упрощенцев независимо от применяемого объекта, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Согласно этому порядку подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить главбуху (бухгалтеру) или руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Исключений по оформлению первичных расходных документов по командировочным затратам НК РФ для упрощенцев на объекте «доходы» не делает. Значит они наравне с остальными должны оформлять эти документы, хоть и не могут учесть такие затраты в составе расходов.
Учет командировочных расходов ИП без сотрудников
Необоснованным, по мнению Минфина, является и учет командировочных расходов ИП на УСН без сотрудников. Свою позицию налоговый орган объясняет тем, что командировка — это поездка по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания. У ИП работодатель, с которым он состоит в трудовых отношениях, отсутствует, а значит и направлять сам себя в командировку ИП не может (Письмо Минфина России от 16.08.2019 №
Судебная практика по данному вопросу пока отсутствует, в связи с чем предугадать, на какую сторону встанет суд, невозможно. Поэтому лучше не рисковать и затраты на командировку ИП без сотрудников в состав расходов на УСН «доходы минус расходы» лучше не включать.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств: