Travel поддержка руководителя что это

Тревел-менеджмент

Компания с широкой географией разброса филиалов или предприятие, сотрудники которого часто вынуждены покидать офис для длительных командировок в другие регионы и даже страны, нуждаются не только в продуманной до мелочей тревел-политике, но и в специальных мерах по оптимизации этого процесса: от планирования и утверждения командировок до составления авансовых отчетов.

Все деловые поездки управляются с помощью тревел-программы. Курировать ее может тревел-менеджер – специалист, который управляет бизнес-поездками, контролирует расходы и анализирует полученные результаты или любой другой ответственный за бизнес-процесс сотрудник. Вне зависимости от того, в чьем именно ведении находится процесс, тревел-менеджмент для многих современных предприятий – это важная мера по оптимизации и контролю расходов, помогающая более эффективно планировать, распределять время и нагрузку сотрудников.

Тревел-менеджмент или разумное управление командировками

Сегодня компании разрабатывают настоящую культуру командировок, которая позволяет руководителям постоянно держать руку на пульсе расходов, а сотрудникам – эффективно принимать решения и выполнять поставленные задачи. Для поддержки этой культуры существуют специальные программы и многочисленные сервисы.

Процесс согласования командировки существенно упрощается благодаря программным инструментам. Стандартно процедура представляет собой цепочку, в которой задействованы как минимум 3-4 лица – от рядового сотрудника до руководителя подразделения или организации. Использование мобильного приложения существенно повышает скорость обработки решения: от нескольких дней до нескольких часов. Отлично дополнит это приложение внедрение модулей по автоматизации авансовых отчетов и счетов агентства, а также электронная цифровая подпись. Оптимизированные бизнес-процессы высвобождают время каждого задействованного в решении задачи лица, грамотно перераспределяют задачи и помогают избежать ошибок, характерных для человеческого фактора.

Преимущества тревел-менеджмента с точки зрения руководства компании

В крупных компаниях за организацию бизнес-поездок отвечают сотрудники, в ведении которых находится выбор поставщиков услуг, проведение тендеров и подбор максимально привлекательных корпоративных тарифов для путешествий. Однако если такого сотрудника в штате нет, вся организация командировки ложится на плечи сотрудника, который отправляется в поездку. Использование специальных мобильных приложений для бронирования билетов и составления счетов позволяет сделать это, не покидая собственного рабочего места за считанные минуты. Однако как в этом случае руководителю получить возможность контролировать расходы и действия сотрудников?

Функции тревел-менеджера практически полностью смогут заменить программные инструменты. Для этого достаточно выбрать доверенное тревел-агентство, чьи корпоративные предложения окажутся максимально привлекательными, и ввести в программу требования политики компании, касающиеся путешествий. Далее остается лишь получать аналитическую информацию, которая доступна в удобном виде в любое время дня и ночи. В результате внедрения такого приложения в работу компании руководитель может постоянно быть в курсе положения дел, передоверять заказ билетов агентству, подтверждать выставленные им счета… Словом, полностью управлять командировками сотрудников, не покидая собственного кабинета.

Причем программа дает возможность полной организации поездки – от заказа билетов до (при соответствующей интеграции) составления отчета. Единая система по управлению поездками позволяет полностью спланировать командировку, а не останавливаться на каком-то одном этапе – например, заказе билетов. Это удобно и для сотрудника, который получает возможность решать поставленные задачи компании с максимальным комфортом, и для руководителя, который отслеживает обоснованные траты и анализирует их. В организации бизнес-поездок возможен различный подход:

Мобильные приложения позволяют перенести все эти подходы в единый электронный формат. Расширение функционала (возможность оплаты виртуальными картами, подтверждение счетов агентства и т.д.) только увеличивает гибкость и удобство решения.

Источник

Курс, семинар, тренинг Курс: Профессиональный ассистент-помощник руководителя

Даты начала обучения

На курсе дается большой пласт теоретической и практической информации для работы помощника. Все участники отмечают прикладную направленность курса: никакой воды, только примеры, кейсы из ассистентской деятельности.

Курс «Профессиональный ассистент-помощник» подходит для целевых аудиторий:

Программа курса

Модуль 1. Документирование деятельности руководителя

Работа с документами

Модуль 2. Профессия «Ассистент». Административное и организационное сопровождение руководителя

Помощник руководителя, ассистент. Профстандарт, основные обязанности. Личные качества идеального помощника

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя

Travel – поддержка руководителя. Организация командировок

Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы

Модуль 3. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря

Профессиональный имидж

Основы делового этикета

Офисное гостеприимство как составляющая этикета

Модуль 4. Деловой телефонный разговор

Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом

Телефонный разговор и его эффективность

Модуль 5. Взаимодействие Ассистента с руководителем

Взаимодействие с руководителем

Преподаватели

Тетерина Татьяна Николаевна

Экспертные области:

Образование:

Членство в ассоциациях

Спикер на конференциях и мероприятиях

Автор журналов

Автор тренингов и мастер-классов:

Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :

Клиенты

Доронина Лариса Алексеевна

Преподавательская деятельность

Реализованные проекты

Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера» :

Автор учебных пособий

Авторская деятельность:

Постоянный автор статей в журналах:

Награждена грамотой журнала «Кадровое дело» за активность в публикациях

Зарипова Людмила Игоревна

Проводит семинары и мастер –классы по темам:

Преподавательская деятельность:

Автор и ведущая вебинаров:

Авторская деятельность

Реализованные проекты

Клиенты:

Cосновая Анна Владимировна

Высшее образование

Дополнительное образование

Международные сертификаты и обучение зарубежом

Области экспертизы

Практический опыт

Авторская деятельность

Постоянный автор статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджмента», «Делопроизводство», «Секретарь-референт», «Кадровое дело»

Преподавательская деятельность:

Источник

Как подобрать личного помощника, помощника руководителя

Кто такой личный помощник и как подобрать профессионального специалиста на эту должность? Это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.

Личный помощник – это, в первую очередь, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.

Как правило, подобный сотрудник требуется руководителям средних и крупных организаций. В небольших компаниях со штатом до 30-40 человек данную работу могут выполнять сотрудники, секретари или офис-менеджеры в виде отдельных разовых поручений от руководителя.

Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:

планирование рабочего дня руководителя,

взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);

планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;

тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);

делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);

ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;

чай/кофе руководителю и его гостям;

прием, учет и распределение документов и корреспонденции;

информационная поддержка руководителя;

выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.).

Иногда помощник выполняет и личные поручения от своего руководителя:

заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;

организация отдыха семьи руководителя;

поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.

Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:

от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач,

отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/ базы данных.

хорошая/ высокая скорость печати,

четкая дикция, грамотная устная и письменная речь,

навыки ведения деловой переписки, делового общения,

определенные личностные характеристики,

определенная степень владения иностранным языком.

Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.

Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.

Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.

Дополнительно можно уточнять, наблюдая за реакцией кандидата, возможность получения устных рекомендаций от предыдущих непосредственных руководителей.

Если руководитель хочет подобрать сотрудника через наше кадровое агентство, мы с удовольствием поможем, так как имеем и опыт и знания подбора подобных специалистов в различные компании. Обратившись в кадровое агентство Pozitiv Staff, вы получите не только профессиональную консультацию по подбору секретаря или личного помощника, но и оперативно подберете специалиста.

Единственное пожелание с нашей стороны – личная встреча представителя нашего агентства с руководителем, к которому будет подбираться личный помощник. Так мы сможем понять, какого именно сотрудника видит на данной позиции руководитель. А передача этой информации через эйчара или другого сотрудника позволит сформулировать лишь общий профиль вакансии, что влечет в свою очередь

Так мы получим «из первых уст» информацию о том, какого сотрудника руководитель видит на данной позиции. Это позволит сократить время на закрытие вакансии и встречаться только с наиболее подходящими кандидатами.

Средние заработные платы личных помощников в Московском регионе

Условия по уровням заработных плат различные, варьируются от требований к опыту (продолжительность) или наличию специальных навыков и знаний (знание спец. программ, свободный уровень владения иностранным языком и т. д.):

Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/ Административный персонал» составляет 1 среднемесячный доход подбираемого кандидата — это в 2 раза ниже, чем у большинства кадровых агентств на рынке.

Источник

Кто такой тревел-ассистент?

Организацией поездок и путешествий могут заниматься самые разные люди. Если необходимо организовать деловую поездку в компании, то этим часто могут и секретари, и сами работники, которые для себя бронируют авиабилеты. Но это не их обязанности, они не знают отдельных тонкостей в подборе наиболее оптимальных вариантов и тд.

Поэтому для выполнения данного функционала все чаще привлекаются специалисты, для которых организация таких поездок – их основная задача. Таких сотрудников и называют тревел-менеджерами или тревел-ассистентами.

Основной функцией тревел-менеджера, тревел-ассистента или, проще говоря, менеджера по путешествиям является организация поездок для компаний или частных лиц. Его задача заключается в обеспечении эффективности и оптимизации затрат на деловые или частные путешествия.

Такой сотрудник выступает ответственным за бронирование авиабилетов и отелей, зачастую организовывая командировки для всей компании или отдельной ее команды.

В нашей команде работают помощники, которые ранее работали в сфере туризма, в том числе авиакассирами, и, благодаря глубоким отраслевым знаниям и профессиональным контактам, мы организуем для вас лучшую поездку, сэкономив при этом ваши время и деньги.

Путешествия, туризм, командировки — частый формат задач, который поступает от наших клиентов. Помощь в оформление виз, организация вип-сервиса в аэропортах: бронирование вип-залов, организация сопровождения, оказание услуг поиску и подбору лучших предложений по авиабилетам и отелям, организация перелетов частными бортами. Все это мы делаем для Вас! Мы сделаем ваше путешествие быстрым и комфортным! ⠀

Команда OneAssist успешно реализована не одну сотню частных и деловых путешествий и с радостью это сделает и для вас!

Источник

Бизнес-завтрак «Travel-поддержка руководителя: командировки, отпуск, путешествия»

Расскажите друзьям о событии

Рекомендуемые события

Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.

Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Подводные камни обсудим на нашем бизнес-завтраке!

Расскажите друзьям о событии

Своим опытом поделятся действующие персональные ассистенты и эксперты:

Елена Абдулаева — бизнес-ассистент президента, Инвестиционная компания АРГО.

Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».

Тема выступления: «Что такое «премиум» на железной дороге и почему VIP персоны предпочитают поезд».

Александр расскажет участникам завтрака:

— сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми,

— примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения.

Посмотреть фотоотчёты с наших бизнес-завтраков можно здесь.

Источник