укажите в каком случае правильно оформлен реквизит подпись
Глава 22. Реквизит «Подпись»
Глава 22. Реквизит «Подпись»
118. Подпись отделяется от последней строки текста или отметки о наличии приложения 2-3 межстрочными интервалами.
120. Если документ оформлен на бланке, то реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.
Заместитель Председателя Правительства Калининградской области
Заместитель Председателя Правительства
121. Наименование должности лица в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, по отношению к самой длинной строке.
122. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
123. При оформлении документа на бланке должностного лица, наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
124. При подписании документа несколькими должностными лицами не всегда их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1-2 интервалами.
125. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:
126. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:
127. При отсутствии должностного лица, подпись которого оформлена на проекте документа, документ подписывается его заместителем или иным должностным лицом, имеющим право подписи. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ).
Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.
Временно исполняющий обязанности начальника Административного управления Правительства Калининградской области
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Реквизит «Подпись»: для каких случаев он обязателен
Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.
Место имеет значение
Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:
Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:
Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.
Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.
Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.
Состав реквизита
В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:
Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:
Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов
При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.
Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.
Внешний вид и содержание
К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».
Факсимиле
Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.
Подписи третьих лиц
Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.
При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:
Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин
Нужно писать только так:
Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин
Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.
Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:
/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов
Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.
Приложение 1. Правила оформления реквизитов документов
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
Думы городского округа «Город Чита»
Правила
оформления реквизитов документов
В настоящих правилах используется нумерация реквизитов документов, используемая в ГОСТ Р 6.30-2003.
Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта: от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до двойного.
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.
При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.
Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно».
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
Герб муниципального образования (реквизит 03)
Изображение герба муниципального образования (при условии его наличия) размещается на официальных бланках представительного органа муниципального образования.
На бланках документов Думы городского округа герб муниципального образования может изображаться в одноцветном и многоцветном вариантах. Изображение герба помещается на нулевых границах верхнего и левого полей бланка документа.
Наименование представительного органа муниципального образования (реквизит 08)
Справочные данные о Думе городского округа (реквизит 09)
Справочные данные о Думе городского округа указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта.
Наименование вида документа (реквизит 10)
Наименование вида документа (РЕШЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов, издаваемых Думой городского округа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Дата документа (реквизит 11)
Датой документа является:
1) дата принятия (решение);
2) дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, записка, акт и др.),
3) дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.),
4) дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется работниками аппарата Думы при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 февраля 2016 г.
Регистрационный номер документа (реквизит 12)
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Думе городского округа.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13)
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.
Место составления (издания) документа (реквизит 14)
Место составления или издания документа указывается в актах Думы городского округа.
Адресат (реквизит 15)
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и др.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Забайкальского края.
Если документ адресуется руководителю организации, то должность указывается в дательном падеже и наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя, например:
Если документ направляется в несколько однородных организаций, то эти организации указываются обобщенно, например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
Гриф утверждения документа (реквизит 16)
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа. Длина строки ограничивается правым полем документа и не должна превышать 8 см. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа специально издаваемым правовым актом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утвержден, Утверждены, Утверждена), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17)
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Наименование (заголовок) документа (реквизит 18)
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:
Распоряжение (о чем?) «Об утверждении Положения о защите персональных данных «.
Письмо (о чем?) «Об оказании консультативной помощи».
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законов края, проектах решений Думы, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.
Отметка о контроле документа (реквизит 19)
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» или буквы «К» на верхнем поле документа справа.
Текст документа (реквизит 20)
Текст документа Думы городского округа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.
Тексты муниципальных правовых актов излагаются от:
1) 1-го лица единственного числа- постановление, распоряжение (предлагаю подготовить и представить на рассмотрение);
3) 3-го лица множественного числа в протоколах заседаний (слушали, выступили, решили).
В письмах используют следующие формы изложения:
1) от 1-го лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
2) от 1-го лица единственного числа(считаю необходимым, прошу выделить);
3) от 3-го лица единственного числа (Дума городского округа не возражает, комиссия считает возможным).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа(приказываем, решил).
В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
В соответствии с Федеральным законом от 11 июля 2001 года N 95-ФЗ «О политических партиях». ;
В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2.
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами.
Отметка о наличии приложений (реквизит 21)
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с красной строки. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений, их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к письму прилагается документ, имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам проставляется отметка о приложении.
Приложения должны оформляться с соблюдением следующих требований: на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» (без кавычек) с указанием наименования официального документа, его даты и регистрационного номера; длина строки ограничивается правым полем документа и не должна превышать 8 см. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется, например:
Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами («Приложение»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Подпись (реквизит 22)
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне; если документ подписывают несколько должностных лиц разных категорий, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документов, составленных комиссией, подписи располагаются не по должности, а по распределению обязанностей в составе комиссии.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
Если руководитель представительного органа временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя представительного органа), например:
Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
Гриф согласования документа (реквизит 23)
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется от левого поля документа под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:
Если согласование осуществляется документом (письмом, протоколом, решением и др.), то под словом СОГЛАСОВАНО указывается документ, которым оформлено согласование (в именительном падеже), его дата и номер, например:
Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Визы согласования документа (реквизит 24)
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Думы городского округа оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (с указанием инициалов и фамилии, наименования должности визирующего), дату визирования. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Оттиск печати (реквизит 25)
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Отметка о заверении копии (реквизит 26)
При заверении соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа ниже подписи проставляется штамп «Копия верна», заполняется наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения, печать,
или оформляется заверительная надпись: Верно, наименование должности лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения, печать, например:
Допускается заверять штампом «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка об исполнителе (реквизит 27)
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием должности исполнителя.
Отметка об исполнении документа (реквизит 28)
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Отметка о поступлении документа (реквизит 29)
Отметка о поступлении документа в Думу городского округа содержит очередной входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется с использованием штампа.
Схемы
расположения реквизитов документов
ГАРАНТ:
Изображение может быть предоставлено по запросу пользователя
Рисунок 1. Расположение реквизитов
и границы зон на формате А4 углового бланка
ГАРАНТ:
Изображение может быть предоставлено по запросу пользователя
Рисунок 2. Расположение реквизитов
и границы зон на формате А4 продольного бланка
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.