В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления
Переход компаний на безбумажный документооборот
34% компаний стремится исключитьбумагу из максимально возможного количества процессов.
23% компаний рассматривают возможность изъять бумагу или сократить её использование в нескольких процессах
Безбумажные технологии актуальны в компаниях, имеющих проблемы с бумажными документами:
21% компаний имеют несколько безбумажных бизнес-процессов и готовы к дальнейшей автоматизации
Для начала перехода на безбумажный документооборот лучше выбрать процессы с различными внутренними заявками. Бумаг много, времени на их согласование тратится немало, эффект от внедрения безбумажного документооборота будет заметен сразу.
11% компаний отказались от использования бумаги в нескольких базовых рабочих процессах
Чтобы перенести процесс обработки документов в электронный вид потребуется создать:
10% компаний считают сокращение бумажных документов не актуальным
Термин «Безбумажный документооборот» означает, что все операции над документами (согласование, изменение и т.д.) производятся в электронном виде. Подлинность документа обеспечивается с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Предпосылки необходимости внедрения
Традиционных и устоявшийся подход к управлению инженерной информацией является бумага. Все данные (даже если он были разработаны в компьютерной среде) превращаются в бумажные документы. Работу с бумагой практически невозможно автоматизировать, что влечет за собой следующие сложности:
Сложность быстрого поиска нужной информации (Попробуйте найти нужную фразу в даже в 100 страничном бумажном документе, для этого нужно внимательно просмотреть каждую страницу глазами. И уже следующий уровень сложности – сделать сводный отчет по данным из нескольких бумажных документов).
Сложность с доступностью информации (Для организации доступа к бумажным документам необходимо организовать изготовление копий, которых бывает недостаточно, за копиями нужно идти в архив, где информация так же ищется вручную).
Сложность актуализации информации и внесения изменений (Чем больше бумажных документов, тем больше времени нужно тратить на их актуализацию, в бумаге, в отличие от электронных документов, не поддерживаются обновляемые ссылки, и не работает автозамена. После внесения изменений необходимо обновить все бумажные копии, что также отнимает значительное время).
Длительные сроки обмена информацией (Работа с бумажными документами подразумевает физическое перемещение документов, что существенно влияет на скорость работы – сравните отправку документа почтой России и общение через электронную почту).
Двойной ввод информации (При работе с бумажными документами, заимствование уже существующий информации сопровождается ее копированием – т.е. повторным ручным вводом данных в новый документ).
Данный список можно продолжать очень долго, но основная мысль при этом не изменится – управление данными на основе бумажных документов, является сильным ограничивающим фактором в организации процессов поддержки жизненного цикла изделия, особенно это ощущается на стадиях инженерной подготовки производства.
Основные положения концепции
Основные преимущества безбумажного документооборота
Переход на безбумажный документооборот преследует несколько задач. Кроме снижения финансовых затрат, внедрение безбумажных технологий направлено и на сокращение времени, связанного с процедурами обработки бумажных документов. К этому можно отнести процедуры передачи (пересылки) документов из подразделения в подразделение, согласования документов, их хранения и поиска. Также централизация инженерных данных и организация безбумажного документооборота обеспечивает возможность быстрого доступа к самым актуальным, на определенный момент времени, версиям документов.
Наличие электронного документа, в статусе подлинника, обеспечивает возможность его легального, многократного использования. Это дает возможность быстрого использования и редактирования существующих наработок.
Способы реализации концепции
Организацию безбумажного документооборота инженерных данных предлагается реализовать средствами PDM-системы.
PDM-системы позволяют автоматизировать бизнес-процессы согласования и утверждения инженерной документации. Для реализации этой возможности используется механизм Workflow.
Workflow – это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания в электронном виде передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил. Workflow – в дословном переводе с английского означает поток работ/операций.
Используя механизм Workflow, пользователь описывает маршрут прохождения электронного документа в виде последовательности стадий. Для каждой стадии назначается конкретный исполнитель, сроки выполнения задания или при необходимости автоматическая операция. По завершению стадии, механизм автоматически передает задание следующему участнику, а также отслеживает выполнение установленных сроков.
По завершению бизнес-процесса, электронным документам присваивается статус (например, «Утверждено» или «В Архиве»), что обеспечивает защиту документа от последующих изменений.
В качестве инструмента, предлагается использовать программный продукт Teamcenter, обеспечивающий весь необходимый функционал для безбумажного документооборота.
Практика перехода к безбумажному электронному документообороту
Максим Кайнер, бизнес-аналитик DIRECTUM, ответил на вопросы редакции PCWeek о проблемах и перспективах перехода на безбумажный документооборот. Насколько актуальна тема отказа от бумаги в корпоративном и государственном секторах, и почему до сих пор документация распечатывается и подписывается «вживую», читайте в обзоре.
Пока компании не ставят цели по переходу к безбумажному документообороту
Анализ запросов заказчиков DIRECTUM показывает, что о закрытии такой потребности, как уход от использования бумаги, речь при поиске и выборе ECM-решения практически никогда не идет. Статистика запросов в двух популярных поисковых системах показывает, что темой пока мало интересуются — в месяц в России «безбумажный документооборот» ищут не более 400 раз, а с уточнением «безбумажный электронный документооборот» — менее 50 раз. Для сравнения, поисковый запрос «система электронного документооборота» ищется более 9 500 раз в месяц.
Положение вещей характерно не только для России, но и для Запада. В частности, этому вопросу посвящен пост Грега Милликена (Greg Milliken); автор уже в заголовке иронизирует на тему того, что мечта о безбумажном офисе насчитывает около 30 лет.
Тем не менее, это не означает, что заказчики совершенно не задумываются о сокращении потребления бумаги. Просто, данный эффект внедрения системы электронного документооборота не рассматривается как самостоятельная цель, а является только следствием автоматизации.
В каких случаях уже сейчас удается экономить на использовании бумаги
Так как напрямую цель перехода к безбумажному электронному документообороту, по крайней мере при внедрениях DIRECTUM и DirectumRX, не ставится, результаты с данной точки зрения оцениваются не часто. Тем не менее, выкладки из оценок нескольких проектов говорят, что автоматизация 500 офисных работников крупного промышленного предприятия позволяет за год экономить на печати документов более полумиллиона рублей. Эта сумма составляет менее четверти всего получаемого и просчитываемого экономического эффекта от внедрения, но и она теоретически может повлиять на выбор в пользу автоматизации.
Нужно заметить, что экономия на печати происходит только в рамках автоматизированных процессов. При этом общий объем печати во всей организации может увеличиться из-за ускорения взаимодействия после внедрения СЭД — это частый случай, о котором говорят многие вендоры. Более того, автоматизация конкретного бизнес-процесса за счет ECM менее чем в 10% случаев позволяет уйти от печати документов даже в рамках этого процесса.
Внедрение ECM-решения для решения различных бизнес-задач позволяет добиваться разных результатов с точки зрения сокращения объемов печати. Максимальный эффект получают организации, которые переходят на юридически значимый электронный обмен учетными документами с контрагентами. Благодаря развитию законодательства за последние годы электронные счета-фактуры, накладные и прочие первичные документы полностью заменяют бумажные аналоги, в том числе и при взаимодействии с контролирующими органами.
Частично избавиться от бумаги получается при внедрении решений для организации делопроизводства — внутренние документы, резолюции и поручения могут существовать в электронном виде. Аналогично при автоматизации совещаний и заседаний сокращается количество бумажных документов, создаваемых до и после встреч. Перспективны решения для управления закупками.
Интересен опыт использования системы электронного документооборота в Правительстве Удмуртской Республики. В рамках работы внутри государственного органа получилось полностью уйти от использования бумаги. Был налажен процесс обмена электронными документами с региональными и федеральными органами и ведомствами для предоставления государственных услуг гражданам республики. Это демонстрирует, что госорганы в рамках процессов внутри одной и даже нескольких структур могут перейти на безбумажный документооборот. Во многом это обусловлено законодательными инициативами, продвигаемыми на уровне страны.
Что препятствует переходу к безбумажному документообороту, и как это исправить
Затраты на печать и работу с бумажными документами не настолько велики, чтобы рассматривать их сокращение как выгоду. ECM-системы внедряются не для перехода к безбумажному документообороту, а для получения других более ощутимых и очевидных эффектов: прозрачность процессов, снижение рисков, ускорение процессов и так далее. Подчас переводить процесс в электронный вид не оправдано даже с экономической точки зрения. Так, например, обстоят дела с кадровыми процессами — работодатель, скорее всего, не будет выдавать каждому новому сотруднику ЭП.
Также можно говорить о недостатках нормативной базы, среди них — нечеткость ряда формулировок и общий рекомендательный характер, оставляющий выбор за организациями, которые могут просто не захотеть менять проверенные схемы работы. Тем не менее, выбранный курс по-своему верен, так как резко насаждать новые подходы не следует, потому что переход на безбумажный документооборот и обмен потребует изменений на уровне ИТ-инфраструктуры в большинстве российских компаний.
Чтобы переход к безбумажному документообороту состоялся, внедрение ИТ-решений должно окупаться за счет экономии на поддержке работы с бумажными носителями (закупка и обслуживание оборудования, расходные материалы, издержки пересылки и доставки, затраты на хранение и поиск). Согласно исследованиям AIIM инвестиции в конкретные ECM-решения более чем в половине случаев возвращаются за 1,5 года или меньший срок. Соответственно, чтобы организации делали дополнительные вложения в СЭД специально для перехода к безбумажной работе, нужно ориентироваться приблизительно на такие показатели ROI.
Вендоры могут действовать в нескольких направлениях. Во-первых, продвигать правильные бизнес-практики и инновационные в своем роде решения, насаждать понимание, что работа без бумаги возможна и выгодна. Во-вторых, участвовать в законотворческом процессе, чтобы ускорить процесс становления логичной нормативной базы. В-третьих, разработчикам нужно думать над тем, как уменьшать стоимость своих решений, делая их доступными для среднего и малого бизнеса. Например, этого можно добиться за счет использования SaaS- и других облачных моделей.
Многие компании перевели своих сотрудников на удаленную работу. Мы предлагаем перевести в бесконтактный режим и обмен документами с контрагентами.
Обмениваясь документами с контрагентами через программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, вы не контактируете с людьми и не касаетесь бумаг. Таким образом, ЭДО помогает полноценно изолироваться и защитить себя, своих коллег и близких от вирусной инфекции.
Термин «безбумажный документооборот» предусматривает процесс, при котором любые операции над документами (формирование, изменение, утверждение, согласование, подписание и т.д.) производятся в электронном виде. При этом, как правило, используется ЭЦП, которая обеспечивает подлинность документа.
Традиционным и устоявшимся подходом фиксации всех операций является формирование документов в бумажном виде. Процесс бумажного документооборота практически невозможно автоматизировать, в связи с чем возникают следующие сложности:
Таким образом, бумажный документооборот ограничивает процессы, происходящие в организации, замедляя их и не давая возможности быстрого осуществления.
Преимущества безбумажного документооборота
В связи со сложностями, которые возникают при использовании бумажных документов, все больше хозяйствующих субъектов внедряет в рабочий процесс безбумажный документооборот. С его помощью можно решить следующие основные задачи при ведении бизнеса:
Главное преимущество безбумажного документооборота заключается в том, что он позволяет отказаться от бумажных документов и перейти на их цифровую трансформацию. В этом случае изменяется качество проведения процессов обработки и хранения документов.
Что такое цифровая трансформация документов
Применяя цифровую трансформацию, можно существенно снизить затраты, и в особенности трудовые, что в конечном итоге позволяет увеличить эффективность использования персонала. Кроме того, такая трансформация позволяет весьма серьезно повысить качество проводимой работы, что также влияет на эффективность осуществления предпринимательской деятельности.
Особенности безбумажного документооборота
При организации безбумажного документооборота необходимо отметить следующие моменты:
Необходимо понимать, что для перехода на безбумажный документооборот требуется ввести автоматизацию документационных процессов. Для этого можно использовать программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, благодаря которым у компании появляется возможность создать централизованную базу по хранению и обработке документов и предоставить пользователям доступ к работе с ними.
Если вы хотите перейти на безбумажный документооборот, то обращайтесь к нашим специалистам. Они подберут подходящую для вашего бизнеса программу и настроят все необходимые бизнес-процессы.
В поисках безбумажной технологии: как снизить затраты на печать
Безбумажное предприятие давно считается заманчивой (но упорно ускользающей) целью бизнеса. Действительно, создание цифровых коммуникаций, охватывающих крупную организацию, — это трудная задача. Но для CIO стратегия, направленная на переход к цифровым документам и сокращение объема печати, представляет важнейшую возможность получения финансовых и стратегических преимуществ.
Компании продолжают тратить миллионы, а иногда сотни миллионов долларов на выпуск и распространение печатных материалов. Несмотря на такой масштаб затрат сервисы печати традиционно не привлекают большого внимания высшего руководства и редко являются объектом согласованных усилий, направленных на их улучшение. Более того, поскольку сервисы печати обычно распределены по многочисленным бизнес-подразделениям, у предприятий нет наглядного представления о том, как эти сервисы используются, и им трудно понять, где необходимы усовершенствования.
За счет сотрудничества с бизнес-подразделениями с целью совершенствования сервисов печати CIO могут значительно снизить стоимость отпечатка на всем предприятии. Что еще важнее, они способны подготовить почву для перехода к цифровой среде, в которой электронные коммуникации позволят распечатывать существенно меньший объем документов.
Стратегия в отношении сервисов печати, сконцентрированная на переходе к доставке счетов, выписок и бизнес-сообщений в электронном виде и на уменьшении объемов печати, может дать целый ряд преимуществ, включая следующие:
Другая причина, по которой CIO следует сосредоточиться на разработке электронной стратегии, заключается в том, что законодательные органы всего мира все чаще требуют использования стандартных электронных форматов, особенно при обмене информацией между бизнесом и правительственными органами. Хотя в США многие предприятия предприняли шаги к применению электронных коммуникаций в некоторых видах маркетинги и продаж, лишь некоторые разработали детальную стратегию предоставления счетов и выписок в электронном виде. Адаптация к требованиям регуляторов станет серьезной проверкой для платформ ERP и бухгалтерских систем.
Латинская Америка пошла дальше всех в требовании обязательного использования электронных счетов, особенно в отношениях B2B и B2G. В 2017 г. Бразилия, Чили и Мексика потребуют, чтобы при всех транзакциях по счетам к оплате и к получению использовались электронные счета-фактуры. Новый европейский стандарт получения и обработки электронных счетов-фактур станет обязательным к концу 2018 г. Хотя США несколько отстают, тенденция к электронным коммуникациям явно набирает силу.
Все это не значит, будто компании выбросят свое печатное оборудование и прекратят пользоваться бумажными счетами. Многие клиенты по-прежнему хотят получать распечатанные счета, равно как страховые полисы, выписки и доверенности. И несмотря на прогнозы, согласно которым с годами печать станет излишней, маркетологи обнаружили, что бумажная корреспонденция по-прежнему находит отклик у клиентов. В недавно опубликованном отчете фирмы InfoTrends сообщается, что 97% конвертов с бумажными счетами и выписками вскрывают, а среднее время их прочтения составляет от 2 до 5 минут. Ясно, что предприятия продолжат печатать и рассылать огромные объемы бумажных документов.
В таких условиях компании должны сосредоточиться на сокращении объема печати за счет электронных сообщений и одновременно постоянно снижать стоимость отпечатка. Стратегия, которая решает обе эти задачи, требует глубокого знания существующих технологий печати в сочетании с четко сформулированным планом на будущее.
Первым шагом является всеобъемлющая оценка сервисов, операций и инфраструктуры на основе рыночных данных для определения затрат в контексте конкурирующих стандартов. На основе такого анализа исходных данных компании могут разработать базовые финансовые показатели, определить размер потенциальной экономии и составить общие рекомендации, как лучше всего добиться экономии. Такая оценка позволяет также провести аудит устойчивости, который служит основой перехода к документам в электронной форме.
Вооружившись знанием текущего состояния и масштаба возможных усовершенствований, CIO может в сотрудничестве с бизнес-подразделениями разработать альтернативные сценарии наилучших способов перехода к желаемому состоянию в будущем. Такие сценарии могут включать повышение эффективности процессов, оптимизацию, консолидацию производителей, выбор поставщиков, стратегии доставки документов в электронном виде, передовой опыт и расширенные возможности провайдеров соответствующих услуг.
Стратегия печати требует также тщательной оценки имеющихся провайдеров услуг. Переход к доставке документов в электронном виде значительно усложнил процесс их отбора, поскольку традиционные поставщики печатной продукции испытывают необходимость вкладывать средства в подготовку электронных документов. Многие пытаются сделать такие сервисы прибыльными, найти свою рыночную нишу и сформулировать, в чем заключается их полезность.
Необходимо учитывать неясность требований стандартов электронных документов, относящихся к налогам, счетам и выпискам. Хотя ожидается, что к 2018 г. в США в электронной форме будет выдаваться лишь 40% счетов и выписок, работающим по всему миру предприятиям следует учитывать требования, предъявляемые в других странах, где они ведут бизнес, и позаботиться о том, чтобы они смогли соблюдать государственные стандарты, когда те вступят в силу.
Разработка стратегии развития сервисов печати, нацеленная на оптимизацию операций и переход всей организации к электронным коммуникациям, сопряжена с трудностями, но открывает перед CIO широкие возможности для получения стратегических — и финансовых — преимуществ для своих организаций.
