В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве изложите

В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?

ВРоссии к началу XVII века первым сложилось приказноеделопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Доку­менты имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизвод­ство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ве­давшие отдельными отраслями государственного управ­ления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены мини­стерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопро­изводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

Исходные понятия делопроизводства

В годы Советской власти было выработано делопро­изводство, характерное для централизованного управле­ния народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, вне­дрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информацион­ных элементов документов. Была предпринята попыт­ка внедрения Единой государственной системы дело­производства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществля­лось освоение унифицированных систем документа­ции, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопро­изводства, базируясь на Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере че­ловеческой деятельности, называется системой доку­ментации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определен­ной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

Обязательным условием организационной иуп­равленческой деятельности на предприятиях, в организациях является документирование. Организация и уп­равление характеризуются разнообразием и повторя­емостью рабочих ситуаций и предпринимаемых дейст­вий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стан­дартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправ­данного многообразия документов, приведение к еди­нообразию их форм, структуры, языковых конструк­ций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопро­изводстве. Результаты разработки при этом оформля­ются в виде межгосударственных (ГОСТ), государ­ственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, организаций независимо от формы собственности (СТП).

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торго­вой, снабженческо-сбытовой и др.).

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифици­рованная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Источник

Унификация и стандартизация в делопроизводстве

РАЗДЕЛ 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Тема 1.1 Понятие о делопроизводстве и корреспонденции.

Информация как основа управления. Понятие делопроизводства и корреспонденции.

Способы фиксации информации, выбор средств документирования, документооборот.

Документальное обеспечение. Единая государственная система делопроизводства. Унифицированная система документации. Унификация и стандартизация документов.

Документ и его функции

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Делопроизводство

Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых ИТ, делопроизводство в настоящее время также называют ДОУ- документационное обеспечение управления. Оба эти термина используются как синонимы.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называют документированием.

Движение документов между их составителями и исполнителями называется документооборотом.

Составление документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, которые регламентируют вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.

Вопросы ДОУ регулируются:

· государственными и отраслевыми стандартами

· государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству

· инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих для оформления деловых документов первостепенное значение:

Государственные стандарты:

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения – ГСДОУ.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

· ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Делопроизводство ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) – свода правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Единство правил документирования обеспечивается не только применением ЕГСД, а также унифицированной системой документации (УСД).Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

· Унификация –это единообразие – установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и записи реквизитов на бумаге.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов.

· Стандартизация – установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В стране действуют: унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации, унифицированная система документации Пенсионного фонда.

Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931.

Тема 1.2. Документирование управленческой деятельности предприятия

Источник

Унификация структуры текста служебного документа

Унификация структуры текста служебного документа

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Документ состоит из тринадцати разделов:

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:

Устав общества должен содержать:

В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:

В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

Источник

Лекция № 2. Унификация и стандартизация документов. Системы документации

План:

1. Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Любой документ фиксируется совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов:

межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОРТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов: ГОСТ 7.32-01 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления; ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»; ГОС Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В стране, кроме того, действуют: унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК –11-911.

2. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называется формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Формуляр, характерный для определенного вида документов называется типовым формуляром.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, заголовок, текст, печать и т.д.). Совокупность реквизитов расположенных определенным образом, составляет его формуляр. Различают реквизиты постоянные ипеременные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного вида документа.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

2. Что понимается под системой документации?

3. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

4. Понятия: реквизит, формуляр документа, типовой формуляр.

5. Что представляет собой стандарт, и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

Источник

Что такое унификация и стандартизация документов и их основные принципы простыми словами

Повторяемость применяемых документов позволяет провести их унификацию с целью создания условия для последующей стандартизации. Это позволяет снизить разнообразие применяемой документации и оптимизировать процесс документооборота.

В статье разберемся, что означают эти два понятия, каковы их ключевые принципы, цели и порядок реализации на предприятии.

Что такое унификация документов

Управленческая деятельность в организации не обходится без составления и использования различного рода документов. Многообразие рабочих ситуаций заставляет менеджеров искать различные пути их урегулирования, что, в свою очередь, нередко приводит к возникновению большого количества служебных (деловых) бумаг. Однако при более внимательном изучении становится ясно, что в управленческой практике многие ситуации имеют свойство повторяться. Такая повторяемость позволяет унифицировать документы, создавая условия для их последующей стандартизации.

Унификация рабочих документов предусматривает выявление единообразия – как формального, так и содержательного, – проявляющегося при совершении однотипных управленческих действий.

Стандартизация рабочих документов считается логическим продолжением их унификации и состоит в нормативном закреплении общих (единых) закономерностей, характерных для большинства служебных бумаг. При этом указанные закономерности, присущие рабочим документам, обнаруживаются в процессе проведения их унификации.

Унификация преследует такие важные цели:

Смысл унификации в делопроизводстве сводится к устранению чрезмерного разнообразия применяемых документальных шаблонов. При этом важная роль отводится обеспечению содержательного и формального единства служебных (деловых) бумаг.

Унифицируются не только общая структура документов, но и языковые конструкции, используемые при их составлении.

Критерием для такой унификации может являться характер типовых процедур, совершаемых в рамках работы со служебными бумагами (речь идет о процедурах обработки, учета, а также хранения).

Основные принципы

Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:

Что такое стандартизация

Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.

Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.

Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.

Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.

Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.

D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).

Ключевые принципы

Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:

Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.

Источник