Wss docs что это
ECM-система WSS Docs для крупных и средних компаний
Электронный документооборот – это современное решение для работы с документами в электронной системе. Традиционный документооборот не позволяет компаниям работать эффективно, так как требует много времени и ресурсов. Например, можно столкнуться с постоянными временными задержками в процессе заключения сделки: для этого необходимо создавать бланк договора, распечатывать его, отправлять на подпись руководителю, ставить печать и отправлять курьера к контрагенту. Все это сказывается на финансах компании, не говоря о том, что бумажные документы имеют свойство теряться.
Благодаря электронному документообороту можно избавиться от всех этих неудобств.
Функциональные возможности системы WSS Docs
WSS Docs – система класса ECM, позволяющая автоматизировать документооборот как небольших компаний до 50 пользователей, так и крупнейших компаний разных направленностей, чей документооборот в сутки может составлять более 10 000 документов.
Преимущества:
WSS Docs поддерживает централизованную установку и распределенную – когда разные компании холдинга устанавливают WSS Docs на собственных серверах, а модуль «федерации» объединяет все инсталляции в единое информационное пространство.
Базовые процессы в WSS Docs:
Также в каталоге системы находится более 1000 готовых решений, которые можно настроить под нужды компании. WSS Docs успешно используют и развивают более 500 компаний, такие, как: «Лента», «ТМК», «ОМК», «Альфа Банк», «Союзмультфильм», «Вертолеты России», «Эхо Москвы», ВТБ Капитал и другие.
Система управления документооборотом и бизнес-процессами
ECM-платформа WSS Docs предназначена для автоматизации документооборота разных направлений деятельности: кадровый учет, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Система является коробочным продуктом с набором готовых процессов делопроизводства.
Платформа разработана на базе Microsoft SharePoint с учетом российской специфики документооборота.
За счет отказа от большинства сервисов SharePoint, система без ограничений работает на SharePoint Foundation.
Видеоматериалы
Набор редакций системы позволяет автоматизировать документооборот в компаниях любого масштаба.
Для выполнения сложных, специфических задач, мы оказываем услуги индивидуального внедрения.
Возможности масштабирования
Среда разработки дает возможность выстраивать уникальные бизнес-процессы для централизованных и распределенных компаний с неограниченным количеством пользователей. Для распределенной установки система имеет специальный модуль «Федерация», который объединяет несколько независимых инсталляций системы в единое пространство со сквозными процессами. При использовании модуля между серверами передаются только минимально необходимые данные, что защищает корпоративную информацию от утечек.
Файлы документов хранятся в СУБД MS SQL Server, позволяя обрабатывать до 10Tb данных. При необходимости обработки большого массива данных, мы предлагаем внедрение специализированной системы хранения WSS Docs Storage, которая увеличивает объем до более 5000Tb.
Типовые решения с простой адаптацией
Система позволяет выстраивать электронный документооборот с контрагентами, автоматизирует тендерные процедуры, закупки, бухгалтерский архив и другие процессы. В каталоге дополнительных модулей содержится более 1000 отраслевых решений. Их разработка основана на 15-летнем опыте компании и реализации более 500 успешных проектов для ведущих организаций. Вы можете использовать модули в готовом виде или адаптировать их под задачи своей компании. За счет гибкого конструктора системы можно настраивать любые виды, формы документов и сложные карточки. До 90% изменений вносятся в систему без программирования.
Типовые конфигурации и решения
Преимущества
возможности
По вашему запросу мы предоставим бесплатную демонстрацию системы WSS Docs, подберем решения для ваших задач и расчитаем стоимость внедрения.
Автоматизация документооборота в Eurasian Resources Group
Ситуация до проекта
До внедрения WSS Docs на некоторых предприятиях группы ERG (всего 66) использовалось несколько СЭД разных версий на базе Lotus Notes, а в некоторых компаниях документооборот был организован при помощи электронной почты. Предыдущие системы являлись закрытыми и не позволяли заказчику собственными силами вносить изменения в процессы. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также были и другие предпосылки к внедрению единой системы.
Цели и задачи проекта
Целью проекта стала автоматизация документооборота на 66 предприятиях холдинга, расположенных в Казахстане и вне Казахстана. Для достижения цели были поставлены следующие задачи.
Выбор решения
Для реализации проекта заказчик рассматривал вариант тиражирования одной из ранее используемых систем на все предприятия группы, однако большинство задач не удалось реализовать из-за недостающего функционала платформы.
В результате изучения систем от восьми разных вендоров заказчик остановился на выборе WSS Docs.
Ход проекта
Сначала был запущен пилотный проект, который включил в себя автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы. Также было реализовано штрихкодирование документов для оперативного поиска в системе, логирование действий в WSS Docs с последующей выгрузкой в SIEM-систему и ряд доработок для обеспечения информационной безопасности, соответствующей стандартам компании.
Реализация проекта проходила в рамках девяти этапов, включая «пилот», техническую поддержку и развитие системы.
В рамках этапа «Тиражирование ДОЦО» процессы работы с договорными документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике.
Особенности внедрения
Модуль переписки
Для обмена документами между предприятиями группы в системе WSS Docs реализована интеграция входящих и исходящих документов. С помощью данного модуля на этапе регистрации исходящего письма регистратор имеет возможность выбрать, в какие компании направить письмо и каким сотрудникам. Таким образом, на принимающей стороне создаются входящие документы, а регистратору приходит оповещение.
Управление закупками
Сотрудники ERG ежедневно готовят и согласуют большое количество документов по закупкам различных товаров и услуг. Для группы ERG этот процесс был полностью автоматизирован от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.
Мультиязычность
В связи с тем что ERG имеет свои представительства и предприятия по всему миру, реализация решения мультиязычности для заказчика была одной из приоритетных задач. Модуль осуществляет перевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников. Каждый пользователь может переключать язык из интерфейса системы.
Электронная подпись
В системе реализована возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Это сделано за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.
Мобильное приложение WSS Docs
Частые командировки руководителей компании потребовали рассмотреть инструменты для удаленной работы с системой, чтобы ускорить процесс согласования документов. С этой целью был разработан мобильный клиент WSS Docs, оснащенный основным функционалом.
В мобильной версии сотрудники имеют возможность просматривать документы и файлы документов, создавать и просматривать поручения.
Также для безопасности приложения был разработан центр администрирования AppCenter, с помощью которого администратор может принимать решение по допуску сотрудников к приложению. Это обеспечило защиту данных от сторонних лиц и от группы сотрудников ERG, которым запрещен доступ к функционалу клиента. Кроме того, в случае потери мобильного устройства сотрудником администратор может отправить сервисное push-уведомление, которое удалит все данные приложения с телефона, предотвратив утечку корпоративной информации.
Также стоит отметить, что в период пандемии мобильное приложение стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перехода на удаленный режим работы.
Файловое хранилище WSS Docs Storage
Для того чтобы компания могла работать с большим объемом документов, был внедрен дополнительный модуль WSS Docs Storage, который позволяет хранить более 5000 Tб документов.
Управление совещаниями
«Коллегиальные органы управления WSS Docs» — это отдельный модуль системы, предназначенный для оптимизации процесса заседаний. Для руководителей предприятий ERG было важно автоматизировать данный процесс, чтобы иметь возможность проводить заседания удаленно. В рамках модуля был автоматизирован полный цикл процесса от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по итогам заседаний. Пользователи WSS Docs могут отслеживать график заседаний, просматривать и согласовывать вопросы повестки совещаний, голосовать, прикреплять материалы к заседанию, формировать протоколы, ставить поручения, контролировать их выполнение и многое другое. Помимо автоматизации данного процесса в веб-версии системы также было разработано отдельное мобильное приложение для удаленного проведения заседаний.
Результаты проекта
В результате выполненных работ были достигнуты все поставленные цели. По словам заказчика, с момента внедрения WSS Docs сотрудники всех предприятий группы были обучены работе в системе и без трудностей адаптировались к новой СЭД.
«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000 долларов в год», — отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев.
Эффекты от внедрения WSS Docs
WSS Docs
| Название базовой системы (платформы): | Microsoft SharePoint |
| Разработчики: | WSS-Consulting (ВСС Консалтинг) |
| Дата последнего релиза: | 2021/03/01 |
| Технологии: | СЭД |
