Административная должность что это
Административный персонал – это категория сотрудников, которыми непосредственно осуществляются управленческие функции либо выполняются работы, связанные с техническим обеспечением управления.
Кто относится к административным работникам
К данному виду персонала можно отнести работников органов управления кооперативными, общественными и государственными системами.
Таким образом, административно-управленческий персонал – это руководители, заместители руководителей, работники, возглавляющие структурные подразделения на предприятиях, а также сотрудники, входящие в состав планового, финансового и юридического отделов, бухгалтерии, отдела труда и кадров. Нельзя при этом забывать о секретарях, машинистках, курьерах и другом обслуживающем персонале. А вот технологи, конструкторы, агрономы, механики, учителя, врачи и прочие работники, которые непосредственно участвуют в деятельности субъекта хозяйствования, не могут быть причислены к административному персоналу.
Категории
Для более полного усвоения данного понятия необходимо рассмотреть его основные категории. Таким образом, административный персонал – это не только управленцы высшей степени, но и руководители низшего звена.
Определение необходимой численности администрации
Расчет численности, например, административно-хозяйственного персонала (инженерно-технические работники, служащие и младший обслуживающий персонал) производится в соответствии с зарегистрированными в соответствующих финансовых органах штатными расписаниями.
Кто еще относится к данной категории?
Приведенная классификация является достаточно условной, так как, рассматривая состав той или иной категории персонала, задействованного в управлении на предприятии, можно увидеть, что одни и те же сотрудники могут относиться как к одному типу управленцев, так и к другому.
К примеру, административно-технический персонал – это первые руководители на предприятиях, начальники цехов и лабораторий, их заместители, техники, инженеры, мастера, а также персонал, который занимается ремонтным и эксплуатационным обслуживанием.
Основные обязанности административного персонала
Административно-управленческий персонал – это сотрудники, у которых есть свои конкретные обязанности. Рассмотрим некоторые обязанности представителей данной категории.
Так, директор (руководитель) предприятия обязан:
Технический руководитель (главный инженер) обязан:
Отнесение сотрудников к управленческому и вспомогательному персоналу
Для объективного исследования данной темы необходимо рассмотреть административно-управленческий и вспомогательный персонал параллельно. Необходимо четко понимать, какие сотрудники относятся к первой категории, а какие – ко второй.
Так, административно-управленческий персонал – это в первую очередь руководители, главные инженеры, старшие механики и т. д. В соответствии с квалификационными характеристиками данная категория сотрудников считается основным персоналом.
Что касается вспомогательного персонала, то сюда могут быть отнесены следующие сотрудники:
А вот административный персонал – это руководители учреждений, их заместители, исполнительные директоры, главные бухгалтеры, руководители кадровой и юридической службы.
Вывод
Таким образом, на любом предприятии при формировании перечня должностей того или иного (административного или вспомогательного) вида персонала нужно исходить из следующего:
Поэтому можно с уверенностью говорить о том, что административный персонал – это руководящий состав любого предприятия.
Кто входит в административный персонал в компании?
Сегодня трудовая деятельность в административной службе структуры часто воспринимается в качестве начальной стадии карьеры или же как работа для студентов первых курсов, которая, как правило, не требует серьезной подготовки. Что подразумевается под понятием административный персонал? Кто относится к соответствующей категории? Почему? На эти и иные не менее важные вопросы можно найти ответы в процессе прочтения данной статьи.
Общие черты
Несмотря на то что административно-управленческий персонал зачастую подразумевает под собой лишь начало роста, многие люди строят успешную карьеру и получают профессиональное признание именно в данной сфере. Такие сотрудники не станут называть эту работу не требующей соответствующей квалификации и предельно легкой. Какие же обязанности, как правило, выполняет служба? Административный персонал выполняет целый ряд задач, связанных с организацией основополагающих бизнес-процессов. Среди них следующие пункты:
Важно отметить, что данный перечень может конкретизироваться и дополняться в зависимости от потребностей и задач компании.
Практический аспект вопроса
Как выяснилось, административный персонал – это сотрудники, в зону деятельности которых входит осуществление управленческих функций или же выполнение работы, связанной с организационными управленческими вопросами в техническом плане.
Так, в государственных организациях отдел кадров, который ведет кадровое делопроизводство и подбирает персонал, зачастую включается в административный департамент, отдел управления делами и так далее. Однако подобная практика в отношении масштабных организаций частной собственности не распространена – здесь управленческий отдел является структурой самостоятельной, конечно же, во главе с руководителем. Важно отметить, что в административный персонал зачастую не включаются персональные помощники руководителей и ассистенты отделов. Так, они относятся, как правило, к штату того или иного структурного подразделения и подчиняются соответствующему руководителю. Их задачи сводятся непосредственно к решению вопросов данного подразделения. Характеризующая же административно-технический персонал группа коллег решает задачи всей организации.
Необходимо отметить, что численность административных сотрудников компании главным образом пребывает в зависимости от ее внутренней структуры, размеров и области деятельности. К примеру, многие государственные объединения, управляющие компании масштабных предприятий или крупные холдинги отделяют персонал административной направленности в самостоятельный департамент. Как правило, именуется он административным департаментом или же общим отделом. Департамент представляет собой сложно устроенное подразделение, руководитель которого организует административное управление персоналом и подчиняется главе компании.
Государственные учреждения
В административный департамент государственного учреждения могут входить следующие отделы самостоятельного образа деятельности:
Важно отметить, что в крупных структурах коммерческой направленности имеет место иная работа. Административный персонал в данном случае представляет хозяйственный отдел. В него входят офис-менеджеры, секретари, обслуживающий персонал (водители, уборщики, курьеры). За работу отдела в полной мере отвечает руководитель соответствующей категории.
Небольшие компании
Административно-технический персонал в небольших компаниях с коммерческими целями деятельности, как правило, состоит из одного сотрудника. Должность его именуется как офис-менеджер или секретарь. Если же такой отсутствует, отдельные функции административного характера (к примеру, организация делопроизводства, документооборота или заказ канцелярии) возлагаются на определенного младшего работника как дополнительная нагрузка.
Офис-менеджер
Как выяснилось, характеризующие административный персонал должности подразделяются на управленческую и техническую сферы. Офис-менеджер относится к первой группе. По-другому его называют менеджером по административной работе или старшим администратором. Подчиняется офис-менеджер директору по подбору персонала или исполнительному директору. В кругу его подчиненных находятся лишь поддерживающие функционирование структуры сотрудники. Основной целью работы старшего администратора является обеспечение адекватного функционирования офиса и его бесперебойной деятельности. Офис-менеджер как административно-вспомогательный персонал выполняет следующие функции:
Для офис-менеджера актуальны следующие требования в отношении опыта и квалификации:
Начальник юридического отдела
Начальник данного отдела подчиняется исключительно генеральному директору. В число его подчиненных входят все работники юридического отдела. Цель деятельности начальника – формирование и дальнейшее управление в отношении юридической службы компании. Рассматриваемый сотрудник выполняет следующие функции:
Требования к специалисту в плане квалификации и опыта:
Административный персонал по электробезопасности
Электротехнический персонал, который осуществляет работы на электрических установках, классифицируется на следующие категории:
Юрист
Зачастую юриста по-другому называют юрисконсультом. Он подчиняется генеральному директору или же начальнику соответствующего отдела. Подчиненными юриста являются делопроизводители данного отдела. Основной целью его деятельности является обеспечение поддержки работы юридического отдела. Ключевыми задачами специалиста являются следующие пункты:
Юрисконсульт выполняет следующие функции:
Диспетчер
Диспетчер подчиняется непосредственно руководителю производственной деятельности, но не имеет подчиненных. Основной целью его работы является оперативное регулирование производственного процесса и иных видов деятельности структуры. Диспетчер выполняет следующие функции:
В случае диспетчера уместны следующие требования в отношении квалификации и опыта:
Секретарь генерального директора
По-другому должность может именоваться как персональный помощник или секретарь-референт. Сотрудник подчиняется директору по персоналу или же генеральному директору. Подчиненных у секретаря генерального директора нет. Основной целью работы секретаря-референта является качественное обеспечение административной поддержки директорской структуры. Персональный помощник занимается выполнением следующих задач:
Секретарь-референт главным образом выполняет следующие функции:
Актуальными требованиями к опыту и квалификации в данном случае являются:
Что такое административная работа
Содержание статьи
Административные должности на предприятии
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.
Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.
В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.
Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.
Что нужно, чтобы стать хорошим администратором
Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.
Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.
Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.
Административный персонал
В большинстве организаций, административный персонал – это достаточно широкая категория сотрудников, обеспечивающая эффективное функционирование самого предприятия. Однако о том, какие профессии включает в себя это понятие, и как именно регулируется деятельность административного персонала, знает не каждый сотрудник или работодатель. Это связано в том числе и с тем, что правовая база подобного разделения на административный и иные виды персонала является достаточно скудной.
Административный персонал – что это такое
Рассматривая вопрос того, что же представляет собой административный персонал, необходимо понимать, что четкого ответа в нормативно-правовых документах на государственном уровне не предусмотрено. Соответственно, разделение работников и структуры кадров на различные виды персонала является в первую очередь теоретическим вопросом, поэтому каждый работодатель в большинстве случаев сам принимает решение об используемой кадровой модели и порядке отнесения трудящихся к тем или иным категориям.
Однако все же имеются определенные общие принципы, в соответствии с которыми может регламентироваться структура кадров. Наиболее распространенной точкой зрения считается та, согласно которой административный персонал – это работники, обеспечивающие деятельность предприятия и не относящиеся непосредственно к выполнению производственных процессов и фактическому обеспечению прибыли организации.
В вопросах же прямого правового регулирования деятельности административного персонала, работодатель может руководствоваться своими собственными принципами организации структуры кадров. Однако все данные действия следует в обязательном порядке зафиксировать в положениях локальных нормативных актов организации и иной внутренней документации. В небольших организациях необходимость строгого разграничения и разделения категорий персонала в структуре кадров может отсутствовать в принципе. Например – все административные функции в малом бизнесе часто исполняет сам предприниматель.
Противоположностью административного персонала чаще всего называют производственный персонал – сотрудников, которые фактически обеспечивают получение предприятием доходов за счет производимых своими действиями товаров или оказываемых непосредственным потребителям и клиентам услуг.
Виды административного персонала в структуре кадров организации
Чаще всего под административным персоналом подразумевают общую совокупность сотрудников, имеющих различные возможные административные функции, либо даже просто – всех работников, которые не приносят своими действиями прямого дохода организации. Соответственно, к административному персоналу в структуре кадров часто относят:
Вышеозначенные категории сотрудников являются основными и практически не вызывают разногласий при отнесении их к административному персоналу. Далее же будут приведены категории работников, которые могут в зависимости от желаний работодателя и действующей кадровой структуры относиться как к производственному, так и к административному персоналу предприятия:
Административный персонал – какие это профессии
Учитывая, что административный персонал – это крайне широкое понятие, оно включает в себя различные профессии работников,в зависимости от действующих правил внутреннего трудового распорядка или иных документов, регулирующих кадровый состав предприятия по категориям. Однако, чаще всего однозначно к административному персоналу относят эти профессии:
Однако на разных предприятиях в административный персонал могут включаться все сотрудники, за исключением фактически участвующих в производстве или оказании услуг работников, а именно:
Общий перечень профессий, относимых к административному персоналу, работодатели обычно составляют самостоятельно. Однако некоторые предприятия используют более простую схему разделения – по положениям единых квалификационных справочников рабочих профессий и служащих. Так, профессии, указанные в первом справочнике – относят к производственным, а во втором – соответственно, к административным.
Особенности регулирования труда административного персонала
Так как административный персонал является особым сегментом организации не оказывает работодателю прямой экономической выгоды, исходя из этого необходимо учитывать некоторые особенности регулирования труда подобных сотрудников. А именно, работодателям следует внимательно рассматривать следующие аспекты деятельности:
Какая административная работа лучше всего вам подходит
Профессиональные административные специалисты необходимы почти в каждой отрасли. Навыки, которые вы приобрели на одной работе, часто переносятся в другую сферу, если выбираете карьеру помощника-администратора.
Административные вакансии занимают обширный диапазон. Отчасти потому, что есть много типов должностей, много областей знаний и вереница ступеней карьеры, от начального уровня до высшего руководства.
Обязанности включают управление шумным офисом, общение с людьми и ведение документации. Эта универсальность и адаптивность делает карьеру в области управления выгодной. Однако имейте в виду, что, несмотря на спрос в некоторых секторах (например, в медицине и здравоохранении), общие перспективы трудоустройства административных помощников, как показывают федеральные статистические данные, в будущем снизятся.
Хотя наличие высшего образования полезно, многие работодатели не требуют диплом при приёме на административную работу. Однако для большинства вакансий требуются относительно высокие технологические навыки использования компьютеров, а также отличные организационные, многозадачные, коммуникативные навыки работы с людьми.
Сравните некоторые варианты рабочих мест для начала карьеры.
Помощник по кадрам
Помощники по персоналу отслеживают заработную плату, льготы, учитывают изменения и изменения в названиях должностей, а также любую другую информацию, содержащуюся в кадровой документации организации.
Хотя вы можете получить работу с дипломом об окончании средней школы, некоторые работодатели нанимают только тех кандидатов, которые имеют профильную степень бакалавра.
Помощник библиотекаря
Эти люди помогают, выполняя канцелярские обязанности в государственной, школьной, университетской или специальной библиотеке. Они регистрируют и проверяют книги, обрабатывают новые материалы, возвращают книги и другие предметы на полки и собирают штрафы. Работодатели наймут вас, если у вас есть аттестат о среднем образовании или эквивалентный диплом. Некоторые даже берут на работу тех, кто не закончил учёбу. Они предложат обучение новых сотрудников без отрыва от производства.
Фельдшер
Фельдшеры и медицинские сёстры выполняют административные и клинические задачи в кабинетах врачей. Многие отвечают за и то, и другое, но некоторые занимаются только одним типом задач.
Помощник юриста
Секретари помогают юристам с различными задачами, включая подготовку к судебным процессам, слушаниям и закрытию. Они также проводят исследования и разрабатывают юридические документы.
Вы можете выбрать один из нескольких путей, если хотите стать помощником юриста.
Помощник по административным вопросам
Тот, кто работает с руководителем или группой руководителей для выполнения повседневных задач в организации. Административный помощник может отвечать на телефонные звонки или приветствовать гостей, как секретарь. Он также выполняет более сложные задачи, такие как создание повесток дня, встреч и управление несколькими календарями.
Другие задачи административного помощника включают:
Офис-менеджер
Офис-менеджер, также известный как офисный администратор или просто администратор, выступает в качестве связующего звена между руководством и сотрудниками внутри организации. Офис-менеджеры несут ответственность за множество задач, включая контроль доставки, организацию рабочих мест и оказание помощи руководителям, где это необходимо. В зависимости от размера организации, офис-менеджер может также помочь в процессе найма, назначив собеседования, или с финансовыми задачами, такими как управление счетами.
Регистратор
Регистратор, также обычно называемый секретарем или дежурным стойки регистрации, является первой точкой контакта для клиентов и сотрудников при входе в офисную среду. Администратор обычно сидит у стойки регистрации или у входа в вестибюль и помогает приветствовать и направлять посетителей, когда они прибывают.
Регистратор также отвечает на основную телефонную линию компании и соответственно переводит звонки. Другие задачи администратора на стойке регистрации включают получение почты или посылок, планирование встреч для клиентов, уборку приёмных и помощь с другими административными задачами по мере необходимости.
Виртуальный помощник
Сравнительно новая должность для лица, которое предоставляет различные услуги предприятиям или руководителям организаций из удалённого места. Виртуальный помощник выполняет многие задачи, выполняемые исполнительным помощником, но также может выступать в качестве личного помощника и выполнять личные поручения.
Общие задачи виртуального помощника включают:
Начальник штаба
Титул, который часто можно услышать в политике также сравнительно новый термин для высшей административной ступени в бизнесе. Начальник штаба служит связующим звеном между клиентами, персоналом и руководителями.
Основные обязанности начальника штаба:
Какие навыки нужны соискателю?
Чтобы представлять ценность для своих организаций, секретарям, исполнительным помощникам и общему административному персоналу необходимы определённые качества.
Итак, если вы заинтересованы в поиске подобного рабочего места, открывайте раздел сайта карьерист.ру с вакансиями. Где-то вас очень ждут!