Актуализация документов что это
Глава 10. Актуализация документов СМК (п.п. 48-52)
Глава 10. Актуализация документов СМК
48. Все действующие документы СМК анализируются непосредственными разработчиками с целью выявления необходимости их актуализации не реже одного раза в год, а при наличии замечаний и предложений пользователей документов, изменений ссылочных документов проводится внеплановая актуализация документов СМК.
49. Ответственность за контроль своевременного и качественного проведения анализа с целью выявления необходимости актуализации политики и целей в области качества, руководств по качеству, регламентов СМК, документированных процедур и карт процессов СМК несут соответствующие ПРК.
50. Актуализация (непосредственное внесение изменений) осуществляется ответственными разработчиками.
51. Внесение изменений в документы СМК (актуализация) осуществляется выпуском новой редакции документа взамен предыдущей. Выпуск новой редакции осуществляется при накоплении изменений не менее 20% от объема содержания конкретного документа СМК. Промежуточные накопленные изменения вносятся заменой или добавлением страниц в документ СМК.
52. Статус пересмотра документов СМК (или их отдельных частей) подтверждается обозначением номера и даты очередной новой редакции в идентификационных реквизитах документов (отдельных страниц).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Анализ и актуализация документации
Под изменением (актуализацией) документа понимается любое исправление, исключение, добавление каких-либо данных в этот документ.
Актуализировать документ может только то подразделение, которое его разрабатывало.
Изменение в документе, влекущее изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением изменений во все взаимосвязанные документы.
Изменение (актуализация) производится:
— при изменении или дополнении норм, правил, стандартов, технических условий, на которые имеется ссылка в данном документе;
— при изменении структуры управления и обязанностей персонала;
— при изменении технических и управленческих процессов, а также СМК;
— в случае выявления несоответствий в ходе работы или аудита.
В случае выявления несоответствий в ходе работы пользователей с документацией, а также в результате проведения аудита или осуществления проверки на действенность и актуальность документации, все несоответствия анализируются и, по результатам анализа, вносятся изменения.
Изменения вносятся на основании приказа генерального директора.
При актуализации сотрудник подразделения – разработчика вносит изменение в документ, заполняет лист регистрации изменений к данному документу Ф 4.2.3-01 и доводит приказ об изменении и изменённый документ до персонала (согласно списку рассылки документа в СЭД).
Сотрудник, внесший изменение в документ, в течении 2-х дней после подписания приказа о внесении изменения должен представить в ОП электронную версию измененного документа и отсканированный приказ для размещения на сервер в общедоступную папку «Корпоративные нормативные документы» и для регистрации документа в реестре корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.
В случае большого объема вносимых изменений или объем накопленных изменений затрудняет использование документа, целесообразно разработать новую версию документа.
У новой версии документа в идентификационном номере увеличивается номер версии, при необходимости меняется год ввода в действие. Переизданный документ вводится в действие аналогично новому документу.
ОП удаляет отмененный документ из папки «Корпоративные нормативные документы» на сервере ГД и вносит изменение в реестр корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.
В случае разработки новой версии документа сотрудник ОП вычеркивает отмененный документ из реестра Корпоративных нормативных документов сплошной линией и в графе «Статус» пишет «Отмененный».
Во всех этих случаях ответственными за своевременное и полное внесение изменений в документ, отмену и изъятие из обращения устаревшего документа является ответственный за процесс.
Если в течение 3-х лет в документ СМК не вносились изменения, то начальник ОП направляет в адрес ответственного за процесс служебную записку о необходимости проверки документа на актуальность.
Ответственность за использование в подразделениях актуальных (действующих) документов возлагается на руководителей подразделений ОАО «Сибирьтелеком».
Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика
В спомним, что к локальным нормативным актам (ЛНА) относятся не только «глобальные» обязательные документы типа ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или положения об оплате труда, но и более «компактные», например, некоторые приказы и распоряжения, содержащие локальные нормы в сфере труда. Между прочим, за второй группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы поддержания в актуальном состоянии и тех, и других.
Когда нужно актуализировать ЛНА?
Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА. Сразу скажем, что для ЛНА в сфере труда данный подход редко применяется. Ведь, как правило, такие документы принимаются всерьез и надолго.
К сожалению, в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. Поэтому для начала нужно пересмотреть регламентирующие документы, которыми отдел кадров руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, правила, порядки, регламенты.
Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка фактическому и установленному действующими нормативными правовыми актами. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими «талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.
Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства.
О последних нововведениях в ТК РФ и требуемых в связи с этим изменениях ЛНА читайте статью «Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести» в № 1′ 2020
В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».
Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение «действующих лиц», например:
Как «не потерять» ЛНА?
Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.
Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:
В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.
Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.
Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов
Актуализация нормативных документов по стандартизации, имеющихся в фонде предприятий и организаций
В условиях быстро меняющегося законодательства и расширения бизнеса предприятия возникает необходимость постоянного мониторинга внутренних нормативных документов (стандартов), которыми руководствуется предприятие при производстве продукции и оказании услуг.
Стандарт – это документ со своим жизненным циклом. В ходе жизненного цикла может изменяться содержимое стандарта, его статус, выпускаться изменения и дополнения к нему, он может быть заменен на другие стандарты. Одно из основных требований современного общества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативной документации, используемой на предприятии. Постоянное проведение обновлений имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.
Государственный надзор и контроль осуществляется органами государственной власти и направлены на предупреждение, выявление и пресечение нарушений требований деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в отношении производимых и реализуемых товаров (работ, услуг). На основании Федерального закона Российской Федерации от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Федерального закона РФ от 02.01.2000 г. № 29 «О качестве и безопасности пищевых продуктов», Постановления Правительства РФ от 21.12.2000 г. № 987 «О государственном контроле и надзоре в области обеспечения качества и безопасности пищевых продуктов» проверяется не только продукция (услуга), но и вся техническая документация на соответствие, и Вам необходимо быть во всеоружии при проведении инспекционных проверок контролирующими органами, а также при проведении аттестации и аккредитации предприятия на компетентность.
ФБУ «Чувашский ЦСМ» обладает обширным справочно-информационным фондом, который содержит свыше 30 тысяч единиц нормативно-технической документации, учебных пособий, методических материалов в области технического регулирования, стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством; имеет в наличии информационные указатели национальных стандартов и предлагает в возможно короткие сроки провести актуализацию фондов нормативно-технической и методической документации Вашего предприятия.
Услуги по актуализации нормативных документов предприятий и организаций оказывают специалисты отдела стандартизации.
Специалисты проведут актуализацию имеющейся базы стандартов и норм и, в случае необходимости, дадут рекомендации и пополнят ее новыми документами. Также предлагаем Вам произвести тематические подборки нормативных документов по всем видам хозяйственной деятельности.
Для определения стоимости работ по актуализации заказчику необходимо предварительно представить перечень нормативной документации, имеющейся на предприятии. После заключения договора (при необходимости) представить Нормативные документы для актуализации. Специалисты проверяют наличие всех изменений к каждому стандарту, добавляют отсутствующие изменения и ставят штамп об актуализации ГОСТа на момент оказания услуги.
В связи с большим количеством НД, растущим документооборотом, постоянным изменением норм, требований и правил, поддерживать актуальное состояние документов становится все сложнее. Поэтому предлагаем Вам воспользоваться следующими услугами, которые значительно облегчат работу Вашего фонда:
1. Актуализация ГОСТ, которые хранятся в Вашем фонде.
Это необходимо в том случае, когда Вы не уверены в том, что документы Вашего фонда содержатся в актуальном состоянии или ежемесячная актуализация не проводится.
Услуга включает:
Для заказа услуги нужно:
Стоимость актуализации 1-го документа – 240,00 руб. 20% НДС в том числе.
Стоимость договора по актуализации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).
2. Ежемесячная актуализация ГОСТ в течение года (аутсорсинг).
Это необходимо в том случае, когда документы Вашего фонда актуализированы и Вы хотите поддерживать их актуальное состояние, но сохранить при этом время и средства.
Преимущества аутсорсинга:
— экономия средств. Стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры. Стоимость услуг аутсорсера сокращает Вашу налогооблагаемую базу;
— экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО;
— постоянная безотказная работа;
Услуга включает:
Для заказа услуги нужно:
После этого ежемесячно на протяжении года Вы будете получать информацию об изменениях в НД (ГОСТ) и поддерживать фонд НД в актуальном состоянии, не прилагая лишние усилия.
Стоимость предоставления библиографической информации на один документ – 198,00 руб. 20% НДС в том числе.
Стоимость договора по предоставлению библиографической информации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).
СОГАЗ-Мед информирует: Зачем надо актуализировать данные по полису ОМС
Без верных данных в этих документах у владельца могут возникнуть трудности различного характера. Но есть еще один документ, актуальность которого нельзя игнорировать, – полис обязательного медицинского страхования (ОМС), этот документ дает право застрахованным получать бесплатную медицинскую помощь в рамках системы ОМС.
Если данные в полисе ОМС неактуальные
Если информация устарела, у гражданина могут возникнуть сложности в получении медицинской помощи, особенно за пределами региона проживания; гражданина не смогут проинформировать о возможности прохождения бесплатной диспансеризации или о диспансерном наблюдении.
Например, к специалистам страховой медицинской организации «СОГАЗ-Мед» регулярно поступают обращения от застрахованных, у которых в момент нахождения в отпуске в другом регионе России возникли проблемы в получении медицинской помощи по причине неактуальных данных в полисе ОМС. В итоге, в тот момент, когда застрахованному должна быть оказана медицинская помощь, приходится тратить драгоценное время на обновление данных в документе.
Также узнать о возможности бесплатно пройти профилактический медицинский осмотр и диспансеризацию можно только, если контактный телефон и e-mail, предоставленные вами в страховую медицинскую организацию, являются актуальными. В рамках диспансеризации и профилактических медицинских осмотров застрахованным доступно множество видов исследований.
Пора менять документ
Полисы ОМС, полученные до 1 мая 2011 года, рекомендуется заменить на новые, обратившись в свою страховую компанию. Имеющийся полис ОМС рекомендуется принести с собой. Обязательному переоформлению (даже если выдан после 1 мая 2011 года) полис ОМС подлежит при изменении фамилии, имени, отчества, пола или даты рождения. Застрахованный гражданин может получить дубликат полиса ОМС при ветхости и непригодности полиса для дальнейшего использования, утрате полиса.
Имея на руках актуальный полис ОМС единого образца, застрахованные получают доступ ко всем возможностям системы ОМС.
Жителям Орловской области, имеющим полисы ОМС компании «СОГАЗ-Мед», необходимо для актуализации данных обратиться в ближайшие офисы компании. Обращаем внимание, если вы имеете на руках полисы ОМС: «ВТБ МС», «РОСНО МС», то для актуализации данных следует обратиться в ближайшие офисы «СОГАЗ-Мед», так как эти компании при реорганизации вошли в состав «СОГАЗ-Мед».
В связи с отзывом лицензии у страховой медицинской организации «Спасские ворота-М», гражданам, имеющим на руках полисы ОМС этой компании, для актуализации документов также необходимо обратиться в офис страховой компании.
Генеральный директор АО «Страховая компания «СОГАЗ-Мед» Д.В. Толстов: «Хочу обратить внимание, если вы не знаете, актуален ваш полис ОМС или нет, не помните, как давно он был выдан или не уверены в том, что своевременно внесли изменения в персональные данные, то рекомендую обратиться в страховую компанию, выдавшую документ, и актуализировать информацию еще до посещения врача. Страховые представители «СОГАЗ-Мед» окажут помощь и ответят на все интересующие вас вопросы».
Если вы застрахованы в компании «СОГАЗ-Мед» и у вас возникли вопросы, в том числе связанные с прохождением диспансеризации, получением медицинской помощи или качеством оказания медицинских услуг, обращайтесь в компанию «СОГАЗ-Мед» по круглосуточному телефону контакт-центра 8-800-100-07-02 (звонок по России бесплатный). Подробная информация на сайте www.sogaz-med.ru.
Справка о компании: