Автозаказ что это такое
Вся правда об автозаказе
Татьяна Москвитина, руководитель направления «Управление запасами» ГК «КОРУС Консалтинг»
Автозаказ, автоматический заказ – довольно популярный в среде закупщиков термин, обозначающий специализированную систему, которая самостоятельно анализирует динамику продаж с учетом сезонности, акций, вычисляет уровень обеспеченности товарами и потребность в пополнении, автоматически формирует заказ на закупку поставщику.
Мечта менеджера по закупкам, которая обойдется бизнесу в определенную сумму. И зачастую, закупкам достаточно проблематично аргументировать целесообразность дорогостоящего внедрения системы управления запасами перед «бизнесом».
Мы решили рассказать о преимуществах и недостатках системы автозаказа, а также возможностях оптимизации закупок с минимальным бюджетом.
Давайте начнем с вопроса, каким компаниям в принципе стоит задуматься об автозаказе и когда использование автозаказа, системы управления запасами действительно оправдано и эффективнее старого доброго Excel.
Когда нужен автозаказ
Автоматизированные системы позволяют решить все вышеперечисленные проблемы. Кроме того, внедрение автозаказа не только упростит жизнь закупщикам, но и принесет ряд дополнительных возможностей для развития бизнеса. Использование специализированных инструментов анализа помогает сэкономить до 30% бюджета на закупки за счет сокращения трудозатрат и ошибок персонала, повышения доступности ходовых товаров и, как следствие продаж, оборачиваемости склада, поддержания сбалансированного запаса.
Когда не нужен автозаказ
Безусловно, автоматизация и использование автозаказа будут эффективны не для всех компаний и для кого-то действительно будет вполне достаточны возможности Excel:
Но если вы идентифицировали вашу компании в первом списке, перейдем ко второму вопросу – выбор инструментов для управления запасами и системы автозаказа.
Управление запасами в Excel
«Продвинутый Excel» и экспертиза в руках одного сотрудника говорят об определенном опыте и наработанной практике, которые заслуживают уважения, но ограничивают возможности развития бизнеса. Человеческий фактор, низкая скорость «ручной» обработки данных, невозможность глубокого, динамического анализа заявят о себе при появлении дополнительных точек продаж или расширении номенклатуры
Самописные системы управления запасами
Самостоятельные разработки идеально учитывают специфику процессов, не требуют инвестиций в чужой софт и его дальнейшую поддержку. Для создания эффективной системы потребуется опытный архитектор и четко выстроенная логика процессов закупок. В противном случае, в скором времени система станет неповоротливой и будет противоречить сама себе. На поддержку такого решения вам придется потратить дорогостоящие ресурсы – немалое время и деньги. Ответственность за результат будет исключительно на ваших специалистах.
Внедрение систем управления запасами
Покупка и внедрение систем управления запасами обойдется бизнесу в сумму от 400 000 до нескольких миллионов, которая будет зависеть от класса решения, ваших процессов, количества SKU, точек продаж и других факторов.
Помимо инвестиций на покупку ПО вам придется озаботиться вопросом ИТ-инфраструктуры для реализации проекта: дополнительные вычислительные мощности, информационная безопасность, интеграция с учетной системой, поддержка. Автоматизация заказа может занять от трех месяцев до 1,5 года.
Облачные сервисы для управления запасами
Благодаря развитию облачных технологий и наличию подтвержденных данных об эффективности «облака», на рынке решений для управления запасами также появилась возможность получить высококлассные инструменты по модели подписки.
Модель ежемесячной подписки подразумевает получение доступа к системе управления запасами и использованию всех ее возможностей без дорогостоящего внедрения. В рамках абонентского соглашения регламентируется сумма ежемесячного платежа, ответственность сторон, уровень оказания сервиса и так далее.
Таким образом вы получаете возможность быстрого старта, оптимизации закупок, применения автозаказа без существенных инвестиций на покупку лицензий и ИТ-оборудование.
Использование облачного сервиса позволяет быстро решить проблемы с закупками, повысить уровень сервиса и продаж. Как и при внедрении on-premise системы, вы получаете надежные инструменты анализа для принятия аргументированных решений о закупках, а также лучшие практики управления запасами, которые не будут завязаны на сотрудниках.
Также к плюсам облачных сервисов можно отнести возможность безболезненно протестировать возможности решения на примере своих данных или с целью проработки конкретных проблем. Мы давно оценили эффективность такого подхода и предлагаем компаниям оценить возможности облачного сервиса КОРУС | Управление запасами в рамках тестового периода. Во-первых, так клиент может оценить, насколько удобен и понятен инструмент. Во-вторых, понять уровень готовности к автоматизации на уровне бизнес-процессов: достаточность и доступность данных, логика взаимодействия между подразделениями и т.д.
Подход к управлению запасами говорит об уровне зрелости бизнеса. Автоматизация процессов, использование автозаказа подразумевает, что компания уже имеет некоторый «порядок в закупках» и хочет выйти на новый уровень. Поэтому мы настоятельно рекомендуем начинать оптимизацию с диагностики и формулирования проблем и только потом – поиска автоматизированных решений.
Как сделать заказ поставщику. Формула заказа и автозаказа.
Содержание
Как магазин может сделать заказ поставщику
Мы приходим с вами в магазин и видим, как стройным рядом стоит продукция всех видов и наименований. Проходят толпы покупателей и, похоже, сметают их все на своем пути, а они вновь и вновь появляются на полках.
Как розничные сети осуществляют расчет заказа и обеспечивают постоянное присутствие товара на полке? Своим опытом и секретами поделились директора магазинов крупнейших торговых сетей.
Автозаказ и другие возможности сделать заказа поставщику:
* Автозаказ и его особенности
Торговые сети стремятся к автоматизации и сокращению ручных заказов. Автозаказ – это автоматизированная система расчета заказа, основанная на анализе прошлых продаж.
Автозаказ позволяет минимизировать человеческий фактор – формируя заказ поставщику основываясь на аналитике продаж, а не своих личных предпочтениях. Человек склонен делить товары на плохие и хорошие. Не всегда оценивая, что плохой товар, по его мнению, нравиться другим и пользуется хорошим спросом.
Все мы субъективны. Автозаказ не имеет личных предпочтений, а основывается только на формуле заказа.
А если вспомнить, про поставщиков, которые пытаются продвинуть свой товар на полки магазина. При ручных заказах поставщик может стимулировать сотрудников в магазине на увеличение поставок своего товара, расширение выкладки. Но договориться становиться сложнее при работе через автозаказ.
Расчет заказа начинается с подготовки данных в магазине
Для того, чтобы сделать корректный заказ поставщику необходимо обеспечить корректные данные в системе. Возможно сколько угодно анализировать прошлые периоды, но если они искажены, то результат будет бесполезен. Давайте рассмотрим, как пошагово скорректировать данные чтобы сделать заказ товара.
Обеспечивать корректные и своевременные данные по остаткам в магазине
1.1. Адаптировать виртуальные остатки.
Виртуальные остатки – товар числится в системе с остатками, но на самом деле он отсутствует. Возникают в случае пересортицы товара (вместо одного товара продали другой); некорректной приемки товара; недопоставок (в программе зафиксировано большее количество товаров, чем поставлено)
1.2. Скорректировать отрицательны остатки.
Отрицательные остатки возникают если товар продан, но его НЕ было на остатках. Это происходит, когда:
Реализация отсутствующего товара приводит к отрицательным остаткам. Автозаказ воспринимает отрицательные остатки как наличие товара и не формирует заказ поставщику.
1.3. Совершать списания и отражать их в системе. 
Если товар не соответствует качеству (помята упаковка, брак и другое) требуется произвести списание. Иначе на остатках будет присутствовать товар, продать который невозможно.
1.4. Отражать результаты по актам расхождений с поставщиками (возвраты).
Если с поставщиком существует договоренность о возврате товара. Например, испорченный продукт, бракованный или ненадлежащего качества. Такой товар числиться на остатках супермаркета, но продан быть не может. В результате товар не заказывают, считая, что он в наличии.
“Выкалывание” – исключаем дни продаж не связанных с системными изменениями спроса.
Контроль выкладки согласно планограмме
Учитывать ожидаемое изменение спроса
Если прогнозируются значительные перемены спроса, нужно скорректировать расчет заказа. Например, увеличение трафика с началом Чемпионата Мира по футболу, канун праздников, начала дачного периода и другое. Заказ корректируется коэффициентом сезонности.
Корректное ведение промо акций
Формула заказа. Как пошагово сделать заказ поставщику
График поставок
Формирование заказа начинается с графика поставок от поставщиков. Каждая позиция заказывается в определенный период.
Например, “Молоко Домик в деревне” можно заказать в понедельник и среду до 16 часов. Таким образом, мы оставляем только те товары, которые доступны к заказу на текущую дату.
Выкладка
Это минимальное количество товара, которое должно присутствовать в торговой точке. Количество единиц для выкладки определяет отдел мерчендайзинга, прописывая, где и что требуется выставить и в каком количестве “фейсов”. Любое изменение выкладки необходимо учитываться при заказе поставщику.
Средние продажи в день
Определяем сколько штук продается в сутки. Рассчитываем среднюю реализацию за последние 14 дней — сумма всех продаж деленное на количество дней. Исключаем все даты, в которых потребление превышало обычный уровень. Это могут быть периоды промо, распродаж или других акций. В результате, формула учитывает только регулярный спрос.
Прогнозируемые продажи в день
Теперь мы понимаем, какое количество товаров реализуется в сутки (регулярный спрос). Но спрос постоянно меняется под воздействием внешней и внутренней среды.
Например, праздники, начала сезона или географическая особенность (начало дачного периода). Следовательно, корректируем регулярные продажи с учетом планируемых перемен используя коэффициент сезонности. Формула прогнозируемых продаж:
Страховой запас товара
Зная сколько, планируется реализовать в день мы рассчитываем страховой запас. Он обеспечит полноценные продажи до следующей поставки. Например, делаем заказ поставщику в понедельник. Согласно графику поставок, товар придет через два дня – в среду. Следовательно, страховой запас рассчитывается от среды текущей недели по среду следующей недели.
В результате, в магазине обязательно наличие выкладки плюс прогнозируемого объема продаж до следующей поставки. Формула страхового запаса:
Остатки товара на дату поставки
Поставка осуществляется через несколько дней после заказа. Поэтому, нам требуется учесть сколько товара останется в дань поставки. Для этого рассчитываем: сколько товаров продастся за эти дни и какой остаток по товару будет на дату поставки.
Из текущих остатков вычитаем среднедневные продажи за период. Если срок поставки товара в среду, то снижаем текущий остаток на два предстоящих дня. 
Формула заказа поставщику
Наконец, мы определили какое количество товара будет реализовано между поставками – страховой запас. Кроме того, мы понимаем какое количество останется в день поставки и можем рассчитать какое количество нам нужно для заказа поставщику
Квант на поставку
Квант на поставку – это неделимое количество. Например, заказываем молоко в коробке по 12 штук. Мы не можем заказать половину коробки или отдельно пачку. Заказ поставщику формируется с учетом кванта поставки и округляется до целого числа.
Расчет заказа поставщику на примере.
Фильтруем поставщиков, принимающих заказы в текущую дату. 
Определяем количество позиций для выкладки. Например, минимальная выкладка составляет 4 шт. (“фейса”). Перестановка выкладки не планируется. 
Рассчитываем среднедневные продажи. Возьмем реализацию за 3 недели. В течении, этого периода были промо и распродажа, которые необходимо исключить. По остальному периоду рассчитываем средние продажи. Следовательно, получаем 2 шт. в сутки.
Кроме того, мы делаем заказ накануне праздников и, следовательно, планируется сезонное увеличение на 50%. Поэтому среднедневные продажи увеличиваем на коэффициент сезонности. С учетом увеличения прогноз реализации составит 3 шт. 
Определяем страховой запас между поставками. Будем считать, что поставка осуществляется по средам. Следовательно, между поставками 7 суток (со среды по среду). Таким образом, для расчета страхового запаса прогнозируемый объем 3 штуки умножаем на 7 дней и добавляем 4 штуки для выкладки.
Наконец определяем какое количество продукции будет на остатках к сроку поставке. Заказ осуществляется по понедельникам – за двое суток до поставки. Предположим в понедельник у нас на остатках 12 штук. Среднедневные продажи в ближайший период составят по 2 шт (если канун праздников еще не оказывает влияние). Следовательно, в среду у нас на остатках будет 8 шт.
Получается, мы рассчитали какое количество продукции нам требуется между поставками, какое количество будет на остатках поставки и можем рассчитать заказ поставщику.
Рассчитываем количество товара с учетом кванта. Получается 5,67 коробок. Округляем до целого числа и заказываем 6 коробок по 3 штуки в коробке – 18 штук.
Секреты директора – как обеспечить необходимое количество товара в магазине.
Заказ – это баланс между продажами и списанием.
Если от поставки к поставке остаток товара не хватает на выкладку, то нужно увеличивать заказ поставщику. Потому что, если выкладка товара нарушена, то продажи снижаются.
Например, у нас обычная выкладка 4 “фейса”, но уже после обеда полка стоит полупустая. Чтобы увеличить продажи мы заказываем большее количество при следующей закупке. Увеличиваем до тех пор, пока не начнутся списания. Заказ поставщику должен быть на гране максимального объема и минимальных списаний. Для контроля наличия используется показатель доступности.
Частые заказы – меньшие списания.
Сегодня покупатель уже знает слишком много. Ему известны секреты выкладки, знакомы правила мерчендайзинга. Сегодня уже никого не удивишь, что товары с наиболее свежими сроками выставляются на полку в самый конец, а с самыми близкими сроками годности будут стоять в первом рядом. И в результате, покупатель делает небольшое усилие и достает самый дальний товар с полки. И что остается в магазине? В результате, продукт, который необходимо было реализовать первым списывается из-за подходящих сроков годности.
Все это возникает из-за недоверия покупателя к розничной сети. Лишь один раз продав что-то с подходящими сроками годности, можно разрушить лояльность покупателя. Решение может быть только одно – покупателю нужно знать, что в магазине нет просрочки и всё всегда свежее. Похоже, только тогда у него не будет потребности тянуться в дальние углы полок.
Обеспечить это возможно максимально частыми поставками. Если у товара короткие сроки годности – охлажденная продукция, фермерские продукты, фрукты и овощи, то поставка может осуществляться ежедневно.
Как обмануть автозаказ?
Обмануть? Автозаказа, в нем столько плюсов, зачем же это нужно?
Но не нужно забывать, что это автоматизированная система не может быть идеальной. Это программа с запрограммированной логикой, которая не может учитывать все факторы. В то время, как автозаказ заказывает все товары согласно матрице, есть продукт, который не продается в магазине.
Товар закупаются ➔ дожидается окончания срока годности ➔ списываются ➔ опять закупается и круг повторяется. Или продукция очень плохо продается и по ней делают Markdown (уценку). Продажи увеличиваются, и система может рассчитать на основе этих продаж будущую поставку.
Для того, чтобы не заказывать какую-то позицию на поставку, эту позицию оставляют с отрицательными остатками. Даже если товар прописанная в обязательной матрице магазина его могут специально держать с отрицательными остатками и не заказывать.
Снижаем заказы после промо акций
Промо акций с глубокими скидками снижают продажи после его проведения. Снижение продаж возможно из-за того, что продукцию закупили впрок или из-за ощущения насыщенности у покупателя. Кроме того, снижение продаж возможно как по продуктам участвующему в акции, так и по всей категории. Для того, чтобы выровнять продажи после промо нужно сократить заказ поставщику.
Чем более скоропортящийся продукт тем на более короткий период. Например, акция по оливковому маслу может снизить продажи после промо на несколько недель. В отличии от форели, которая может снизить продажи на несколько дней.
Матрица факторов
Прежде всего, чтобы контролировать причины колебаний товарооборота ответственному за заказ поставщику необходимо вести матрицу влияющих факторов. Это календарь с указанием всех важных событий и факторов влияющих на продажи.
Например, пасха ежегодно проходит в разные периоды, расположение рядом с фитнес-центром увеличивает продажи здорового питания весной, дачный сезон, выпускной, последний звонок и т.д. В каждой торговой точке может быть своя матрица факторов со своими географическими особенностями.
Автозаказ (автоматический заказ товаров)
GoodsForecast.Replenishment позволяет максимально точно оценивать необходимый товарных запас на склад, с помощью чего формируется регулярный автозаказ продукции, обеспечивающий оптимальный уровень остатков для бесперебойной работы предприятия и снижения затрат. Система Управления запасами также решает множество вопросов, связанных с работой с поставщиками, формированию расписания поставок, ведению учета потребностей торговых точек, контролю планов продаж и другие.
Результаты внедрения автозаказа
Что такое автоматический заказ (автозаказ)?
Человеческий фактор – одна из самых больших проблем, возникающая на больших предприятиях или в ритейле при формировании уровня запас а складов. часто основой для формирования заявки для поставщиков становятся личные предпочтения менеджеров или расчеты отделов закупки, основанные на предыдущих периодов. Часто в расчет не берется прогнозирование спроса в будущем периоде, статистические данные за прошедшие периоды, особенности логистики требуемой продукции.
Система автозаказа (автоматического заказа) способна в автоматическом режиме провести анализ наличия товара на складе, проанализировать покупательский спрос и спрогнозировать его на будущий период, максимально выгодно сформовать заказ с логистической точки зрения. Результат: уменьшение упущенных продаж, увеличение лояльности клиентов, снижение издержек на логистике, оптимальный уровень продукции на складах.
Один из путей решения проблемы — расширение штата сотрудников, занимающихся закупками. Но этот вариант имеет большое количество недостатков — это возможность ошибки, присущей любому человеку, существенное увеличение затрат, высокая вероятность откатов и т.п.. Еще один способ решения проблемы — формирование автоматического заказа, который осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения. После предварительной настройки, такая программа способна не только в автоматическом режиме генерировать заказ товара, но и прогнозировать изменение спроса на различные его виды.
Проблемы контроля уровня запаса на предприятии
Любое торговое предприятие осуществляет закупки товаров для их последующей реализации с целью получения прибыли. Для удовлетворения потребительского спроса, обеспечения устойчивого ассортимента товаров и организации бесперебойной торговли ритейлер вынужден проводить постоянную работу по управлению товарными запасами. Управление запасами включает в себя ряд последовательно выполняемых процессов, среди которых: формирование закупок, утверждение дат и объемов заказов, осуществление транспортной логистики, формирование расписания поставок и отгрузок и организация хранения товаров.
Одним из первичных звеньев в цепочке поставок для любого ритейлера, от небольшого магазина формата “у дома” до крупных федеральных сетей, является формирование заказов поставщикам: необходимо в ежедневном режиме принимать своевременные решения относительно того, какой заказывать товар, в каком объеме и в какие торговые точки. Обеспечение оптимального уровня товаров на складе, а следовательно, и на полках магазина, требует детального учета всех факторов, влияющих на спрос, требований к сервису, ограничений поставщиков, логистических и мерчендайзинговых параметров.
Недостаточное внимание к подобным деталям рискует обернуться дефицитом или избытком товарных запасов, понижением уровня сервиса, а в итоге увеличением издержек. Так, например, заказ товаров при полной загрузке грузового автомобиля, как правило, значительно выгоднее с экономической точки зрения. И в случаях, когда товара требуется меньше, чем может вместить автомобиль, перед ритейлером встает вопрос, чем дополнить заказ, чтобы наполнить транспортное средство или обеспечить соответствие требованию минимальной суммы заказа. Или же более целесообразно вовсе отказаться от заказа, если возможный риск дефицита невелик? Подобные ситуации возникают ежедневно в большом количестве и касаются не только отдельных позиций, но и целых товарных групп и/или ассортимента различных поставщиков.
Прогнозирование и автоматизация – вот что нужно!
Залогом успешного управления запасами является максимально точное прогнозирование спроса: на уровне отдельных SKU, в рамках каждого конкретного распределительного центра, склада или точки продаж. Однако анализ большого объема данных, учет всех факторов влияния на спрос, составление расписания поставок и отгрузок и принятие обоснованных решений являются крайне ресурсоемкими задачами.
В отсутствие специализированного решения по управлению запасами, выполняющего функцию автоматического заказа необходимых товаров, ритейлеры сталкиваются с рядом сложностей, среди которых:
Система оптимизации управления товарными запасами позволяет решить все вышеперечисленные проблемы, автоматически формировать заказы поставщикам на основе высокоточных прогнозов спроса по всему ассортименту, с учетом имеющейся статистики продаж и остатков, внешних факторов, планов и ограничений поставок.
В условиях роста рынка, запуска новых продуктовых линеек, а также ужесточения конкуренции среди ритейлеров автозапас имеет решающее значение для успеха розничного бизнеса при достижении компанией определенной зрелости.