Как создать словарь сокращений в документе Word

В научных работах часто стандартом является наличие списка используемых сокращений. Текстовый редактор Word поможет Вам быстро и легко создать такой список.

Для начала внесите все сокращения в Предметный указатель. Для этого выделите нужные слова или аббревиатуры и нажмите комбинацию клавиш [Alt]+[Shift]+[X]. Появится небольшое окно, в котором выделенное слово уже будет внесено в поле основного элемента указателя. В поле «Дополнительный» внесите описание сокращения и нажмите на кнопку «Пометить».

После сокращения в самом тексте появятся фигурные скобки, которые, однако, не будут видны при печати или в PDF. Подобным образом пометьте оставшиеся сокращения и нажмите на кнопку «Закрыть».

Теперь нужно добавить список сокращений в ваш документ. Для этого поставьте курсор на ту страницу, где вы хотите разместить список. Если эта страница находится в конце документа, разместите курсор после основного текста на новой пустой странице, создав ее с помощью «Вставка | Разрыв страницы».

Создать список сокращений. В текстовом редакторе Word Вы можете быстро и легко создать список применяемых в тексте сокращений

Откройте вкладку «Ссылки» и найдите группу «Предметный указатель». Нажмите на кнопку «Предметный указатель». В появившемся окне определите, сколько столбцов и какой формат будет иметь получившийся список. Подтвердите операции нажатием на «ОК».

При работе с документом вы можете добавлять элементы в список, следуя данной инструкции.

Фото: компания-производитель

Источник

Как в MS WORD найти в тексте все аббревиатуры и сделать список сокращений?

Что делать если надо выбрать из очень большого документа Ворд все слова-сокращения?

Как найти в огромном тексте документа Word все аббревиатуры?

Как в программе Ворд сделать список всех используемых в тексте сокращений?

Как извлечь из документа все сокращения слов (аббревиатуры) отдельный список?

Чтобы сделать это вручную потребуется не один день, а для большого документа не одна неделя, поэтому придётся делать автоматически, поиском с использованием подстановочных знаков.

Аббревиатура представляет собой слово, написанное одними прописными (заглавными) буквами, поэтому выделить в тексте несложно:

Нажимаем комбинацию клавиш CTRL+F или кнопку Найти (Главная/редактирова­ ние)

В открывшемся окне нажимаем кнопку Больше>> и устанавливаем галочку Подстановочные знаки

В поле Найти пишем формулу для поиска слова состоящего из одних заглавных букв ( могут встретиться и кириллица и латинские буквы) в количестве от 2 букв и больше

Жмём кнопку Найти в и выбираем Основной документ

После этого все сокращения будут выделены автоматически

Останется только скопировать в буфер обмена, перейти на страницу для списка сокращений и вставить.

Каждая аббревиатура будет написана на отдельной строчке, останется только сформировать список и добавить расшифровки.

Источник

Создание списка сокращений в Word

Хотите самостоятельно освоить компьютер?
Все, что нужно знать о домашнем компьютере начинающему пользователю

Нередко при составлении справочников приходится составлять список сокращений. Вручную искать каждое сокращение в документе Word – сложное занятие. Есть возможность упростить и ускорить этот процесс. Понятно, что слова типа «партком» и подобные, которые ничем не отличаются от основного текста, придётся искать всё равно вручную.

Создайте копию файла и работайте с ней, т.к. придётся внести много изменений.

Для начала сбросьте форматирование. Хотя бы снимите выделение жирным – выделите всё, сделайте жирным, сбросьте – сделайте нежирным.

Выберите меню Правка|Заменить… (Ctrl+H).

В диалоге «Найти и заменить» нажмите кнопку «Больше», поставьте галочку «Подстановочные знаки».

Как найти аббревиатуры (слова из БОЛЬШИХ БУКВ)

В поле «Найти» введите « », чтобы найти слова из БОЛЬШИХ БУКВ.
– знак должен находиться в начале слова
[А-Я] – на месте знака должна находиться любая буква русского алфавита от «А» до «Я» в ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ
@ – этих знаков (русских букв) может быть одна или несколько подряд
> – знак должен находиться в конце слова

Будем выделять найденные слова жирным шрифтом – заменять текст на искомый, но с выделением.

В поле «Заменить на» введите « ^& ». Вы можете щёлкнуть кнопку «Специальный» и выбрать меню Искомый текст (Не Искомое выражение!).

Нажмите кнопку «Формат», выберите Шрифт…. В поле «Начертание» выберите «полужирный». Нажмите «OK». Хотя проще в поле «Заменить на» нажать Ctrl+B.

Нажмите кнопку «Заменить всё».

Закройте диалог, щёлкните правой кнопкой по выделенному жирным тексту (по одному из сокращений), выберите меню Выделение текста, имеющего такой же формат.

Вырежьте текст, вставьте в новый документ. Либо после вырезания удалите всё и вставьте вырезанные текст сюда же. Список сокращений готов.

Чтобы в полученном списке удалить дубликаты, скопируйте текст и вставьте в Excel.

Отсортируйте список по алфавиту – выберите меню Данные|Сортировка.

В поле B2 введите « =A1<>A2 ». Значением будет ИСТИНА, если слова одинаковые и ЛОЖЬ, если разные. Скопируйте формулу до конца списка.

Выделите оба столбца, скопируйте, вставьте в Word, отсортируйте по второму столбцу, чтобы отделить только разные слова – Таблица|Сортировка.

Как найти слова с точкой в конце слова

Сокращения с точкой в конце выделяйте точно так же « »
– знак должен находиться в начале слова
[а-я] – – на месте знака должна находиться любая буква русского алфавита от «а» до «я» в нижнем регистре
@ – этих знаков (русских букв) может быть одна или несколько подряд
\. – означает точку.

Понятно, что слов с точкой в конце может быть слишком много, поэтому можно искать только короткие слова « »
<1;5>– фигурные скобки ограничивают количество русских букв (длину слова) от 1 до 5.

Про сокращения с дефисом рассказывать? Интересно, есть такие?

Замечание

В Word 97/2000 ещё нет меню Выделение текста, имеющего такой же формат.

Вы можете заменить текст без форматирования (нежирный) на пробелы, удалить лишние пробелы, затем пробелы заменить на знаки абзаца.

Чтобы заменить произвольное количество пробелов, знаков препинания и абзацев на один знак абзаца, ищите « >* » (любое число знаков, которые находятся после одного слова и до другого слова) и заменяйте на « ^p » (знак абзаца).

Источник

Поиск определений акронимов

Аббревиатуры используются везде, особенно в компаниях, но их значение часто затронет людей за пределами организации, новыми или отделом в ней.

При необходимости с помощью поиска (Майкрософт) можно найти значение этих арктанных акронимов. Вы можете использовать поле поиска в Bing, SharePoint и Office.com или на области акронимов в Word.

Эта возможность доступна только для корпоративных подписчиков Office 365.

Использование полей поиска

Используйте поле поиска в Bing, SharePoint или Office.com, чтобы получить результаты, включающие все значения и определения, которые важны для вас и вашей организации. На любом из этих сайтов просто введите в поле поиска аббревиатуру и ключевые слова о значении или определении. Например, можно найти аббревиатуру FTE, используя один из следующих запросов:

Результаты показывают общие значения FTE, используемого в работе. Обратите внимание, что запрос должен включать указанные ключевые слова акронима, чтобы вызывать соответствующие им ответы. Запросы на аббревиатуры нечувствительны к делу.

Акронимы в поиске доступны для следующих языков:

Bing: Английский (EN), испанский (ES), французский (ФРАНЦИЯ), итальянский (IT), немецкий (DE) и португальский (PT)

SharePoint и Office.com: Только английский (США) с дополнительными языками в будущем

Использование области «Акронимы» в Word

Чтобы помочь в этом, Word может отобразить список аббревиатур, используемых в документе.

Чтобы увидеть список определенных акронимов,

Перейдите в > акронимы.

Найдите в области «Акронимы» аббревиатуры своего документа с их определениями.

Чтобы узнать, где было найдено определение аббревиатуры, выберите «Найти в общем файле», «Найтив сообщении» или «Определено в вашей организации».

В области «Акронимы» доступны:

Word для рабочего стола: Английский (США) только в настоящее время, а другие языки будут в будущем

Word в Интернете: Любой из языков, которые в настоящее время поддерживаются Редактором.

Вставка определений в Word в Интернете с помощью Редактора

При работе в Word в Интернете Редактор отслеживает задаваемые аббревиатуры по мере их написания.

Для управления акронимами в Редакторе:

На вкладке «Главная» выберите «Редактор».

В области «Редактор» в области уточненийобратите внимание на число рядом с аббревиатурами.

Если здесь указаны какие-либо акронимы, щелкните «Акронимы», чтобы увидеть их в тексте. Word выберет первое в аббревиатуре любое аббревиатура в документе и выберет его.

При выборе аббревиатуры в тексте Word предлагает возможные определения и другие параметры. Выполните одно из следующих действий:

Чтобы записать определение аббревиатуры, выберите нужное определение из списка. Word вставит определение в скобки после аббревиатуры. Определение первого экземпляра аббревиатуры таким образом является хорошей практикой написания.

Чтобы ничего не делать и перестать определять аббревиатуру, выберите «Игнорировать».

Чтобы перейти к следующему или предыдущему аббревиатуре в тексте, щелкните стрелку вправо или влево.

Если вы определили или проигнорировали все аббревиатуры, которые «Редактор» указал в тексте, рядом с аббревиатурой от изменений аббревиатуры будет установлена отметка.

Совет: Если аббревиатура несколько, «Редактор» выделяет только первый из них.

Каков источник определений акронимов?

Определения акронимов извлекаются отдельно для каждого человека из сообщений электронной почты и документов, к ним есть доступ. ИТ-администраторы также могут добавить список акронимов и их определений, доступных для всей организации.

Когда в области «Акронимы» появится определение акронима, вы увидите источник ниже:«Найдено в общем файле», «Найдено в сообщении электронной почты» или «Определено в вашей организации».

Кто может видеть акронимы и их определения?

Акронимы и их определения можно увидеть только в том случае, если у вас есть доступ к документам и электронным письмам, из которые были произведены определения акронимов.

Почему я не вижу определения всех акронимов?

Отображаются только определенные акронимы. Если аббревиатура из документа не отображается, возможно, у вас нет доступа к документу или сообщению электронной почты, где этот аббревиатура определена. Кроме того, определение аббревиатуры пока не найдено, так как процесс извлечения акронимов происходит только каждые несколько дней.

Источник

Список сокращений в MS Word (макрос)

Оригинальное решение представлено по ссылке.

Позволяет собрать перечень сокращений в конце документа.

По факту собирает любые слова капсом на русском и английском в алфавитном порядке. Стоит иметь ввиду, что если сокращение из двух или нескольких частей, то макрос включит их в перечень по отдельности.

Предварительные настройки

В MS Word должна быт включена функция «Разработчика. Для этого:

Для этого во вкладке разработчик выбрать пункт «Безопасность макросов» и установить чек-бокс «Доверять доступ к объектной модели проектов VBA» ( рисунок 5 ).

Нажать «ОК» и вернуться в основное окно.

Рисунок 5

Создание макроса

Для создания макроса выполнить следующее:

Одинарной кавычкой в VBA создается комментарий в коде. Поэтому, вставляя код маакроса следует убедится, что лишние кавычки удалены

Источник