Как кладовщик должен отпускать продукцию

Документы складского учета: полное руководство

Складские документы — это специализированные шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении материальных ценностей на складах организации.

Что относят к складским документам

Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.

Вот что относится к складским документам:

Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.

Как организовать учет

Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.

Документооборот на складе

Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:

Этап учета ТМЦ на складах

Образцы складских документов

Рекомендации по заполнению

Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.

Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).

Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.

Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.

Товарный чек или накладная

Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.

С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.

Справки, акты, ведомости и иные бланки

Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.

Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.

Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.

Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.

Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.

Карточка учета материалов

Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.

Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.

М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.

Приказ о проведении инвентаризации

Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:

С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.

Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.

Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.

По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.

Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.

Накладная об отпуске материалов на сторону

Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.

Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.

Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.

Накладные в складском учете

Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19

Ценные бумаги в складском учете

Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.

Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Источник

Должностная инструкция кладовщика

Что учитывать при составлении должностной инструкции кладовщика? Что взять за основу?

Принимая на работу кладовщика, работодатель должен заключить с ним письменный договор о полной материальной ответственности.

Перечень должностей, с которыми могут заключаться договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85. Если должность работника или поручаемая ему работа в данном перечне не поименованы, то заключать с ним такой договор нельзя.

Так, в перечне поименованы следующие должности: заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), их заместители; заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши.

Одним из документов, устанавливающим требования к квалификации кладовщика, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 20.02.1984 г. №58/3-102.

Как составить должностную инструкцию на кладовщика?

ДИ, как правило, состоит из нескольких разделов.

1 раздел ДИ содержит общие положения.

В этом разделе приводятся требования к образованию и стажу кладовщика.

Например, требования к образованию и опыту кладовщика следующие (стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности»): среднее профессиональное образование – программа подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

В общем разделе также прописывается набор минимальных знаний, которыми должен обладать кладовщик.

Так, кладовщик должен знать:

правила складского учета;

правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;

правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;

порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;

стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;

правила проведения инвентаризации;

порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;

локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;

способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств.

Кладовщик подчиняется непосредственно заведующему складом. В период временного отсутствия кладовщика (отпуск, болезнь и др.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Содержание трудовой функции зависит от должности – кладовщик либо заведующий складом.

Так, трудовая функция кладовщика заключается в следующем:

организация разгрузки и доставки товаров на места хранения;

организация хранения ТМЦ;

составление базы складского учета;

внесение в базу складского учета данных на основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;

определение качественного состояния поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годности или негодности к использованию;

ведение учета остатков, хранящихся на складе ТМЦ;

ведение учета движения ТМЦ;

проверка фактического наличия ТМЦ;

списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами;

подготовка к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;

организация выдачи ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;

контроль расходования и использования ТМЦ;

оформление материальных отчетов, отражающих движение ТМЦ;

представление в бухгалтерию организации материальных отчетов, отражающих движение ТМЦ;

проведение инвентаризаций ТМЦ;

составление сводных учетных и отчетных документов о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.

Решение о назначении на должность кладовщика и об освобождении от должности принимается генеральным директором по представлению заведующего складом.

Как уже было отмечено, кладовщик является материально ответственным лицом, с которым заключается письменный договор о полной материальной ответственности.

В 3 разделе ДИ приводятся права кладовщика.

В этом разделе приводятся права, которые необходимы кладовщику для выполнения должностных обязанностей.

Кладовщик вправе:

вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

повышать свой профессиональный уровень.

В 4 разделе ДИ указывается ответственность кладовщика.

Кладовщик несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим функциональным обязанностям – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Кладовщик также несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ за невыполнение приказов, распоряжений директора компаний, поручений и заданий от непосредственного начальника.

Источник

Должностная инструкция кладовщика склада

Должностная инструкция кладовщика склада используется для определения спектра рабочих обязанностей специалиста и специфики его взаимоотношений с другими сотрудниками организации. Несмотря на то, что данная инструкция не имеет единой формы, утвержденной в законодательстве, она относится к числу юридически значимых внутренних документов компании.

Образец должностной инструкции кладовщика склада

1. Общие положения

На эту должность может назначаться кандидат, отвечающий квалификационным требованиям:

Кладовщик склада обязан разбираться в:

В работе кладовщик склада руководствуется:

2. Обязанности

Кладовщик склада обязан:

3. Права

Кладовщик склада обладает правами:

4. Ответственность

Кладовщик склада отвечает:

Специфика документа

Инструкция полезна тем, что определяет полномочия кладовщика, сферу его ответственности и пространство рабочих взаимоотношений. Все это, при условии четкой формулировки, способствует организации четкого и слаженного рабочего процесса.

Для начальника склада, в чьем подчинении находится кладовщик, эта инструкция упрощает управление складским хозяйством.

Помимо этих моментов, инструкция используется для профилактики конфликтов на работе, а также как юридически значимый документ, в судебных и досудебных разбирательствах. Все вышеперечисленное предопределяет важность корректного и тщательного написания должностной инструкции.

Как корректно составить инструкцию?

В настоящее время в действующих юридических нормах не закреплена определенная форма инструкции, поэтому у работодателей имеется широкий спектр вариантов её составления. Как результат, в разных компаниях функции кладовщиков, требования к ним и иные моменты, отраженные в инструкции, могут сильно отличаться. Эти отличия зависят от сферы деятельности компании, её размеров, а также ряда прочих факторов, влияющих на складское хозяйство.

На практике инструкция состоит из 4 базовых разделов:

К этим разделам могут добавляться и другие, подробнее регулирующие отдельные рабочие моменты кладовщика. Целесообразность их включения определяется менеджментом организации.

Необходимо помнить, что если кладовщиков несколько, то инструкция составляется не «под копирку», а с учетом специфики их деятельности каждого из них.

Правила написания инструкции

В верхней правой части документа помещаются основные данные о компании и её руководителе. Обычно для этого используется фирменный бланк организации. Ниже в центре пишется наименование инструкции. После текста самой инструкции помещаются подпись специалиста и её расшифровка. Также можно добавить подписи ответственных лиц, с которыми согласовывается назначение. Ими могут быть начальник склада или заместитель директора по логистике.

Общий раздел

Этот раздел посвящен описанию требований к квалификации кладовщика. Здесь же регламентирован процесс временного замещения специалиста и нюансы процедуры его назначения, увольнения.

К квалификации кладовщика предъявляют стандартные требования: профильный стаж и законченное образование на уровне школы или техникума. Помимо этого, дается перечень знаний, которыми должен обладать специалист для получения работы.

Также в разделе содержатся нормы, которыми должен руководствоваться кладовщик.

Обязанности

Раздел служит для перечисления функций, которые должен выполнять кладовщик. Сюда входят обязанности, связанные с основными областями складской работы:

Все функции, относящиеся к этим аспектам работы кладовщика, нужно описать исчерпывающе, для профилактики рабочих конфликтов и разногласий.

Права

В разделе устанавливаются права кладовщика. Кроме общих прав, необходимо акцентировать внимание на праве получения данных от сотрудников организации, что очень важно для выполнения кладовщиком его обязанностей.

Права, определенные в этом разделе, должны соотноситься с должностными обязанностями кладовщика. Слишком широкий или узкий объем прав может повлечь путаницу в работе.

Ответственность

Раздел служит для обозначения основных предпосылок для привлечения кладовщика к различным мерам ответственности. В разделе не прописываются конкретные меры или взыскания — они определяются в ходе внутренних юридических разбирательств.

Дополнительные разделы

Их включение в инструкцию имеет смысл, если есть цель полнее описать отдельные аспекты деятельности кладовщика. Например, можно конкретизировать условия труда или должностные связи.

Готовая согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. При этом соблюдается принцип: один специалист — одна инструкция. В документ вносятся основные сведениями о специалисте (его ФИО и паспортные данные). На заключительном этапе ставятся подписи: самого кладовщика, директора и лица, с которым, по правилам организации, должно быть согласовано данное назначение.

Наличие печати в инструкции не обязательно.

Источник

Кладовщик

Кладовщик – это сотрудник складского хозяйства, подчиняющийся непосредственно начальнику или заведующему складом и выполняющий большинство складских операций, а именно:

прием продукции и других товарно-материальных ценностей на склад;

выдача (отпуск) продукции и других товарно-материальных ценностей со склада;

хранение материальных ценностей, внутреннее перемещение предметов на складе;

проверка товарно-сопроводительных документов;

учет и ведение складской документации.

Каждая из операций имеет свою специфику и требует от кладовщика определенных навыков проведения работы.

Место и график работы

Место работы кладовщика – это складское помещение на предприятии, в производстве, в местах хранения товара (магазины, склады, логистические компании).

При приеме сотрудника на должность кладовщика на склад размер оплаты и график работы оговариваются индивидуально и зависят от специфики деятельности предприятия.

В зависимости от объема нагрузки занятость кладовщика варьируется от половины ставки до работы по суткам.

Должностная инструкция кладовщика

Кладовщик работает в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция кладовщика разрабатывается и утверждается на каждом предприятии с учетом специфики работы. Ее утверждает руководитель/директор организации.

Обязательной формы этого документа не существует, но, в целом, он должен содержать следующие разделы.

Первый раздел инструкции содержит общие положения. В этот раздел входят общие требования к образованию, базовым знаниям и стажу работы. Должна быть отражена подчиненность кладовщика, правила его замещения в случае временного отсутствия или болезни. Важно также отразить правила принятия на работу и увольнения. На автоматизированных складах кладовщик обязан уметь пользоваться компьютерными базами данных и управления транспортными средствами.

Второй раздел инструкции, как правило, содержит должностные обязанности кладовщика. Некоторые из них мы уже рассмотрели ранее, а другие особенности работы кладовщика на складах различного назначения рассмотрим ниже. Здесь должно быть отражено, что делает кладовщик при возникновении конфликтных ситуаций.

Третий раздел регламентирует права работника. Здесь необходимо отразить состав лиц, непосредственно подчиненных кладовщику. Это, как правило, все работники склада, включая грузчиков, уборщиков и других. Очень важным является право кладовщика отказаться от приемки/отпуска товара при наличии неполных или неверных сопроводительных документов. Кладовщик имеет право запрашивать сведения о правилах хранения товаров/материалов, а также отказываться от их приемки в случае их несоответствия оборудованию склада.

Четвертый раздел ограничивает ответственность кладовщика. Он несет полную ответственность за соблюдение трудовой дисциплины своими подчиненными, несет материальную ответственность за сохранность вверенных ему материальных ценностей, помещения, оборудования и здания склада в целом. Он вправе требовать от руководства устранения недостатков, которые не позволяют ему выполнять свои обязанности.

Последний, пятый раздел определяет условия труда. Здесь должно быть отражено обеспечение спецодеждой, а также, при необходимости, средствами индивидуальной защиты. В этом же разделе регламентируется рабочее время, отпуск, командировки. Если это не оговорено отдельным приказом, то указывают размер компенсации командировочных расходов. В отдельных случаях, если работник обеспечивается служебным транспортом, то оговариваются правила его эксплуатации.

Должностные обязанности кладовщика

Кладовщик непосредственно принимает, хранит и отпускает материальные ценности, также он должен рационально использовать площадь складского помещения при размещении продукции. Специалист обязан обеспечить возможность быстрого и удобного поиска товарно-материальных ценностей.

Должностные обязанности кладовщика, прописанные в должностной инструкции, предполагают выполнение следующих функций. Кладовщик обязан:

Принимать на склад, взвешивать, хранить и выдавать материальные ценности, которые могут быть сырьем, полуфабрикатами, деталями, продукцией, материалами и т. д.

Проверять соответствие поступаемых на склад товарно-материальных ценностей продукции, указанной в сопроводительной документации.

Размещать товарно-материальные ценности на местах хранения, проводя сортировку по виду, качеству и прочим признакам.

Организовывать хранение таким образом, чтобы устранить возможность потери или порчи хранимых ценностей.

Руководить работами, связанными с погрузкой, выгрузкой и размещением товарно-материальных ценностей на складе.

Комплектовать партии товарно-материальных ценностей в зависимости от поступивших заказов

Составлять документацию, свидетельствующую о неисправности, порче, недостаче инструментов, приборов и т. п.

Вести учет хранящихся на складе товарно-материальных ценностей и вести соответствующую документацию.

Участвовать в процессе инвентаризации.

Обеспечивать сохранность товарно-материальных ценностей, поступивших на хранение.

Должность кладовщика и нормативные документы

Должность кладовщика регламентируется следующими нормативными документами:

технические условия и стандарты по хранению товарно-материальных ценностей;

положения по организации учета товарно-материальных ценностей;

условия приема, хранения, отпуска товарно-материальных ценностей;

виды, марки, стандарты, условия хранения товарно-материальных ценностей;

качественные характеристики и нормы расходов товарно-материальных ценностей;

правила техники безопасности и пожарной безопасности в местах хранения товарно-материальных ценностей;

организационно-распорядительные документы руководства предприятия.

Таким образом, во-первых, кладовщик должен знать всю документацию, которая используется при обработке, при приёме товара и отгрузке товарно-материальных ценностей, и знать, как заполняются сопроводительные документы.

Профессиональные навыки и умения

Кладовщик должен освоить обширный спектр задач, к которым относится:

ведение складской документации;

работа со складским оборудованием;

работа со специальными компьютерными программами;

знание и умение применять на практике техники безопасности;

знание правил хранения товарно-материальных ценностей;

прием и выдача товарно-материальных ценностей.

Ответственность

Также кладовщик несет ответственность за пожарную безопасность на складе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источник