Как контролировать работу сотрудников на удаленке
Как выбрать программу для контроля удаленных сотрудников
Почему без контроля не обойтись
Но с удалённым форматом у многих компаний есть серьёзная проблема – падение качества и эффективности работы сотрудников. Психологически многие сотрудники оказались не готовы поддерживать самодисциплину и на высоком уровне выполнять офисную работу из дома.
Как обеспечивать в этой ситуации продуктивную работу удалённых сотрудников? Ответ только один – найти инструменты для качественного контроля. Да-да, именно контроля. Можно подобрать десяток синонимов, которые завуалируют смысл сказанного. Но от этого суть не изменится.
Конечно, это тонкий момент. Чаще всего против контроля работы с помощью современных технологий приводят такой аргумент – это нарушение приватности и вторжение в личное пространство человека. Но хочется спросить: «Почему никого не возмущает, когда руководитель, проходя по офису, бросает взгляд на мониторы сотрудников? Что меняется при удалённой работе? Разве на удалёнке не нужно быть эффективным? Может, проблема в том, что на дистанционке, пользуясь безнаказанностью, в рабочее время решаются вопросы, не имеющие отношения к работе?»
Таким образом, внедрение специального программного обеспечения для контроля дистанционных специалистов – необходимость, а не прихоть руководителя, если он хочет удержать свою компанию на плаву.
Что нужно иметь в виду при выборе ПО
Определитесь с необходимой функциональностью
На рынке много программ – от многофункциональных и дорогих до более бюджетных с базовым набором функций и без излишеств. Поэтому важно определиться, какой функционал для вас жизненно необходим, а без каких «избыточных» опций можно обойтись.
Так, на мой взгляд, для большинства компаний малого бизнеса нет необходимости в навороченной функциональности. Например, умение сервиса пресекать нарушения информационной безопасности для многих фирм, чья деятельность не содержит ничего секретного, будет явно избыточным. А значит, на этой опции можно сэкономить.
По большому счёту, программа должна быть простой в установке и настройке, отражать действия сотрудника на рабочем месте и пересылать статистику на сервер компании. Такие функциональные возможности – только то, что нужно, и ничего лишнего – не потребуют серьёзных финансовых вложений при покупке и эксплуатации.
Проанализируйте технические возможности
Даже если вы приобретаете самую простую в эксплуатации систему, обратите внимание на её технические возможности. Например, есть ли возможность работать в облаке или можно использовать только локальную версию? Облачное решение в большинстве случаев более эффективно при внедрении. Размещение в облаке предоставит доступ к статистике и контролю с любого устройства в любой точке мира через интернет.
Также уточняйте, возможно ли удалённое администрирование системы, есть ли возможность контроля в режиме реального времени, система передаёт только запись или можно получить и снимки с экрана компьютера?
Ответы на эти вопросы позволят лучше понять возможности системы и сделать правильный выбор по соотношению «цена/возможности».
Определитесь с типом контроля: «тайный» или «явный»
Все программы для контроля работы можно разделить на две большие группы. Первые незаметны пользователю и устанавливаются на компьютеры сотрудников системными администраторами – ваши специалисты могут даже не подозревать, что за ними ведётся наблюдение: с момента старта работы и до выключения компьютера все действия фиксируются и передаются на серверы компании. Можно много говорить о нравственной стороне подобной практики. Обычно в таких случаях у руководителей есть весомый аргумент – в рабочее время сотрудники должны работать, их не должно заботить, как я контролирую этот процесс.
На мой взгляд, вовлечение сотрудников в повышение эффективности удалённой работы –продуктивнее и человечнее, как бы чужеродно не звучало это слово, когда речь идёт о бизнесе.
Выбирайте гибкую в эксплуатации систему
Если выбран «партнёрский» тип взаимодействия с удалёнными сотрудниками, обратите особое внимание на удобство пользования программой для ваших специалистов. Их согласие на установку такого ПО – хороший сигнал в заинтересованности в эффективной работе. Поэтому в качестве ответного шага выбирайте сервис, который обеспечит людям максимально возможный в таких условиях уровень комфорта.
Например, возможность одним нажатием кнопки поставить систему на паузу, чтобы выпить кофе или пообедать. Как бы ни был мотивирован специалист, ему нужно личное пространство. В это время приложение перестаёт снимать статистику и контролировать рабочее место сотрудника. И специалист будет понимать, что вы доверяете ему, видите в нём человека, разделяющего ваш подход к делу. Эффективность его работы при таком отношении только возрастёт.
Протестируйте систему на бесплатном тарифе
Итак, что сегодня предлагают вендоры потенциальным клиентам? Обычно бесплатная пробная версия есть у всех разработчиков. Предоставлять её могут на 14-15 или на 30 дней. На время работы с бесплатной версией кто-то предоставляет для тестирования все возможности системы, кто-то – только отдельные опции. Иногда даже могут отдать систему бесплатно для постоянной работы, но только для стартапов, например, до пяти человек и с ограниченной функциональностью.
Оплата может быть помесячной, за полгода или год. Тарифы обычно зависят от количества пользователей системы, но могут быть и другие критерии определения стоимости.
Как перевести сотрудников на удалёнку
И успешно вести бизнес в режиме home-офиса
Сейчас многие компании по всему миру переходят на удалённый формат работы. Все чаще удалёнка обусловлена необходимостью, а не вопросами личного предпочтения. Основная проблема в том, что нужно правильно организовать удалённый труд и обеспечить своевременное выполнение задач.
Open Academy собрала несколько полезных рекомендаций о том, как бизнесу перейти на удалёнку и соблюсти непрерывность бизнес-процессов.
1. Организуем коммуникации сотрудников
Самый частый аргумент против удалённой работы — отсутствие живого общения. Конечно, некоторые вопросы проще решать при личных встречах. Но при правильной организации удалённой работы можно общаться не менее продуктивно. Преимущества онлайн-коммуникаций в том, что:
Но чтобы коммуницировать было удобно, важно правильно подобрать сервисы с учётом цели использования.
Для текстового общения можно использовать:
Если нужно пообщаться по видео или просто голосом, пригодятся:
Важно заранее определить, какие способы связи будут использованы для срочных коммуникаций, а какие больше подойдут для запланированных совещаний. Например, по электронной почте лучше обмениваться документами или обсуждать несрочные задачи. Мессенджеры отлично подойдут, когда нужно оперативно связаться с коллегой. А вот платформы с поддержкой формата видеоконференций пригодятся при совместном обсуждении проектов.
Рекомендуем прописать для сотрудников инструкции по коммуникациям и уточнить следующие моменты:
Некоторые сервисы для общения имеют ограничения по числу участников или предоставляют ограниченный функционал в бесплатной версии. Но если хорошо поискать, найдутся оптимальные решения.
Так геймерский голосовой и текстовый чат Discord абсолютно бесплатен, работает на ПК и смартфонах, позволяет общаться в общем чате, в личке или отдельных чатах под разные проекты.
В сервисе для веб-конференций Cisco Webex Meetings можно бесплатно проводить встречи со 100 участниками без ограничения по времени, с HD-видео и совместным использованием экрана.
Примером успешной удалённой коммуникации служит Aviasales — крупнейший в Рунете проект по поиску дешевых авиабилетов. Здесь действует правило, по которому каждый сотрудник 2 месяца в году может работать удалённо. На постоянной удалёнке работают только специалисты, для которых важнее быть на связи, чем в офисе. Вне зависимости от места работы, вся команда взаимодействует через Zoom и соблюдает единый рабочий график. Это позволяет вести рабочие процессы так, как будто все работают в одном офисе.
2. Планируем рабочие задачи
В удалённой работе грамотное планирование гарантирует отсутствие срывов и неожиданностей. Каждый сотрудник должен знать, что и когда он должен сделать.
Совместно планировать задачи удобно в следующих сервисах:
Выберите планировщик, который доступен и удобен для всех сотрудников и фиксируйте в нем абсолютно все задачи. Главное правило: нет задачи в планировщике — задачи нет вообще, не зафиксированы итоги обсуждений — никаких итогов не было.
Большинство планировщиков задач предполагают наличие ограниченных бесплатных версий, бесплатный доступ для небольших команд или демо-период. Вы можете потестировать разные варианты, чтобы выбрать наиболее удобный.
Учтите, что на первых порах у сотрудников могут быть проблемы с самоорганизацией. Домашняя обстановка, бытовые дела и отсутствие руководителя сильно отвлекают от работы. Рекомендуем заранее прописать правила удаленной работы: график рабочего дня, период пребывания на связи. сроки сдачи текущих задач. Желательно ежедневно составлять краткосрочные планы, по которым сотрудники должны отчитаться по окончании дня. Можно завести общий «дневник», куда каждый член команды будет ежедневно записывать завершенные задачи.
Возможно, что вашим сотрудникам поможет опыт других удалёнщиков. Периодически проводите онлайн-вебинары на тему организации рабочего места, планирования рабочего времени, способов борьбы с прокрастинацией.
3. Обеспечиваем возможность совместной работы
Как бы хорошо ни были спланированы задачи, иногда сотрудникам нужно поработать совместно в режиме реального времени. Для этого тоже существуют онлайн-решения. Например:
Важно обеспечить хранение информации и её доступность в любое время. Сделать это можно с помощью облачных хранилищ. Например, можно использовать:
Когда материалы проекта хранятся на устройствах сотрудников, есть риск их утраты или временной недоступности в нужный момент.
4. Продумываем систему контроля и мотивации
В удалённой работе грамотный контроль и правильная мотивация определяют успех проекта. Вовсе не обязательно отслеживать действия сотрудников в режиме реального времени. Главное — это прописать дедлайны и следить за их соблюдением.
Можно разбить крупные задачи на несколько мелких подзадач со своими сроками. Обяжите всех сотрудников своевременно отчитываться о проделанной работе или ежедневно отмечать выполненные задачи/подзадачи в планировщике.
Регулярно проводите совместные совещания в видеоформате, чтобы обсудить текущие проекты и обменяться предложениями по их реализации. Прототип из офлайна — ежедневные утренние пятиминутки или «летучки».
Предусмотрите разные способы мотивации. Например, при оплате за количество выполненных задач «удалёнщикам» попросту невыгодно затягивать проекты. Можно придумать систему поощрений за быстрое выполнение задач или сокращение сроков работы.
Пример успешной организации системы контроля и мотивации — онлайн-школа английского языка Skyeng. Она изначально создавалась как виртуальный проект. На данный момент в команде Skyeng всего 42 штатных сотрудника и 10+ тысяч преподавателей, проживающих в самых разных странах мира.
Обучение в школе ведется с использованием специальной онлайн-платформы, которая предусматривает видеосвязь, демонстрацию учебных материалов, мобильное приложение, личный кабинет и т. д. Преподавателям невыгодно нарушать расписание или оказывать некачественные услуги, поскольку это напрямую влияет на их заработок.
5. Поддерживаем командный дух и корпоративные ценности
Удалённая команда может включать в себя людей разных возрастов и с различными взглядами на жизнь. Но для успешной работы сотрудники должны «слышать» друг друга, мыслить похожими категориями, обладать пониманием общей цели.
Помимо рабочих чатов создайте неформальную онлайн-беседу, в которой можно делиться мнениями, задавать вопросы, обсуждать какие-то второстепенные задачи, обращаться к коллегам за помощью или просто болтать в свободное время.
Также не игнорируйте повышение квалификации специалистов и развитие их навыков. Современные методики онлайн-образования помогают осваивать с нуля новые профессии и digital-инструменты. Например, онлайн-курсы от Open Academy дают возможность перенять опыт успешных предпринимателей и научиться ведению бизнеса в цифровом формате.
Рекомендуем создать базу знаний с полезной информацией для сотрудников, инструкциями по работе с сервисами, правилами компании и чек-листами по решению конкретных задач.
Делитесь новостями. К примеру, регулярно публикуйте дайджест о событиях в компании и жизни коллектива, рассказывайте о грядущих планах и текущих итогах.
У вас все получится. Не бойтесь экспериментировать и тестировать разные решения. Для эффективного ведения бизнеса на «удалёнке» важно обеспечить оперативное взаимодействие сотрудников, удобство обмена информацией и грамотное планирование задач.
Не стоит бояться финансовых затрат: небольшая команда вполне может обойтись бесплатными инструментами, а оплата сервисов для крупных проектов обойдется дешевле аренды офиса и организации рабочих мест. Возможно, что home-офис вам так понравится, чтобы вы не захотите менять его на офлайн-вариант.
Как предпринимателю мотивировать сотрудников на удалёнке
Удалённая работа выгодна и работодателю, и работнику. Работодатель экономит на оборудовании рабочих мест и аренде офисов. Работнику не надо тратить время и деньги на проезд и обеды в столовой. Но есть и обратная сторона — потеря коммуникации, переработки, выгорание и проблемы с дисциплиной.
Мы спросили предпринимателей, которые управляют коллективом дистанционно, как они сохранили мотивацию сотрудников и на какие аспекты удалёнки обратить особое внимание.
Если у вас нет времени прочитать всю статью, то переходите в пункт « Главное за 30 секунд », собрали там основные мысли.
Чем отличается работа в офисе от работы на удалёнке
Работа из дома принципиально отличается от офисной двумя особенностями. От сотрудников требуется больше самодисциплины, чтобы не отвлекаться на домашние дела. Также удалённые работники могут чувствовать себя оторванными от коллектива.
Дмитрий Пучков, руководитель по развитию Авито Работы: Основные проблемы, с которыми сталкиваются работники, трудясь из дома: не могут быстро переключаться между рабочими и домашними делами, чувствуют отстраненность и одиночество, эмоционально подавлены из-за отсутствия частой коммуникации. Для дополнительной мотивации сотрудников постарайтесь создать позитивный микроклимат в команде, уделять внимание проблемам и развитию сотрудников.
Из-за того, что разграничивать рабочие и личные задачи на удалёнке сложнее, рабочий день размывается — это может привести к выгоранию сотрудников. О том, как не допустить выгорания, расскажем далее. Но одна из главных задач руководителя, который пытается сохранить мотивацию команды на удалёнке — четко ограничить время рабочего дня. Радоваться тому, что работники трудятся с утра до ночи не стоит, в долгосрочной перспективе это не принесет пользы.
Дмитрий Кравченко, генеральный директор Acer в России: В офисе рабочее время определено: ты приходишь к 10 и уходишь в 19. Дома ситуация иная: ты можешь проснуться позже, можешь отвлечься на что-то днем и вернуться к работе вечером, после того как рабочий день закончился. Все это размывает границы личной и профессиональной жизни, создавая у сотрудника ощущение, что рабочий день у него не заканчивается, что он работает всегда. Ненормированный рабочий день приводит к усталости, раздражительности, выгоранию. Бороться с этим — задача работодателя. Требуйте от сотрудников присутствия на рабочем месте в рабочее время, организуйте встречи, ставьте задачи, просите о них отчитываться, и не позволяйте себе беспокоить коллег по окончании рабочего дня.
Основные отличия офисной работы от удалёнки:
Ставьте дедлайны и просите сотрудников о них отчитываться.
Общайтесь с людьми во время рабочего дня, но не беспокойте после его завершения.
Наладьте регулярную и понятную коммуникацию: например, созвоны по задачам раз в неделю, обсуждение итогов — раз в месяц, переписка в рабочих чатах — каждый день.
Как выстроить коммуникацию с сотрудниками
Для эффективной удалёнки нужно выстроить не только границы рабочего дня, но и схему работы. Сотрудники должны точно знать, как связаться с руководителем, куда написать коллегам из другого отдела, где и во сколько планерки. Для этого полезно прописать правила коммуникации и ознакомить с ними сотрудников. Например, решить, что планерка с целями на неделю для всей компании проходит в понедельник в Zoom, короткие задачи обсуждаются в мессенджере, а сложные — в таск-трекере.
Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»: Введите четкий режим дня. Например, все текущие вопросы обсуждаются в почте и мессенджерах в рабочее время (9.00-18.00), общая планерка проводится в Zoom утром в понедельник, в случае срочного дела можно звонить на мобильный телефон по предварительной договоренности и т.д. Это введет необходимые рамки дисциплины и в то же время позволит отделить личное время от рабочего, предотвратить выгорание.
На удалёнке сотрудники меньше общаются друг с другом и могут чувствовать себя одиноко. Эту задачу должен решать руководитель команды — больше общаться с работниками, замечать их достижения и публично хвалить. А вот критиковать и разбирать ошибки сотрудников эксперты советуют лично, без участия остальной команды. Также полезно несколько раз в месяц созваниваться с сотрудником индивидуально на несколько минут. Это поможет руководителю заметить эмоциональное состояние работника, проговорить его достижения и узнать возможные жалобы.
Максим Овчаренко, директор проектов по развитию персонала и внедрению изменений в ЭКОПСИ Консалтинг: Поскольку на удалёнке «живых» контактов становится меньше, то руководителю необходимо смещать фокус внимания на личный, эмоциональный аспект отношений. То есть, меньше формализма, больше человечности. Смещается фокус внимания с оценки процесса на оценку по результату. Необходимо ставить максимально короткие задачи и как следствие очень часто давать обратную связь. Соотношения поддерживающей и корректирующей обратной связи при удалённой работе важно смещать в сторону увеличения поддерживающей.
Пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними сотрудников.
Вовлекайте команду в общение, чтобы на удаленке люди не чувствовали себя оторванными от коллектива.
Замечайте достижения сотрудников и публично хвалите их, а ошибки разбирайте тет-а-тет.
Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус внимания на личный аспект отношений.
Как контролировать работу удалённых сотрудников
Эксперты рекомендуют упростить систему измерения эффективности работы, чтобы сотрудники не расписывали поминутно, что делали в течение дня, а отчитывались о статусе выполнения отдельных задач. Задачи лучше делать более конкретными и короткими, тогда проще будет помочь сотруднику, если у него возникнут трудности в работе.
Наталья Венерова, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»: У всех сотрудников разные способы и сроки для того, чтобы настроится на работу и ее выполнение. Руководителю придется четче планировать, «мельчить» задачи. Например, дать менеджеру задание утром, потом поинтересоваться, не требуется ли помощь в выполнении, вечером спросить об итогах. Формализовать процесс письменными отчетами не стоит, но нужно знать, кто, чего и сколько сделал за день.
Но не стоит чрезмерно увлекаться контролем — это демотивирует команду и показывает сотрудникам, что руководитель им не доверяет. Таких ситуаций лучше избегать, более оптимальная стратегия в коммуникации с удалёнными работниками — доверительная.
Сергей Дегтярев, основатель холдинга Franch.Global, управляющей компании по развитию франшиз: Часто руководители внедряют программы записи экранов для контроля сотрудников на удалёнке. В этом есть смысл в редких случаях, когда в компании возможны факты воровства, коррупции и других нарушений корпоративной безопасности. Но в большинстве компаний это не требуется, а такой способ отслеживания нахождения сотрудника на рабочем месте является фактом излишнего контроля, который нарушает доверие внутри команды и отражает неэффективный менеджмент. Для эффективного контроля лучше использовать сервисы управления задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний. Те сервисы, которые отражают результаты работы сотрудников, а не их присутствие на рабочем месте.
Как контролировать удалённых сотрудников :
Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь.
Упрощайте контроль. Отчеты о каждой минуте рабочего времени вредят коммуникации, сотрудники могут подумать, что руководитель им не доверяет.
Что делать, если после перехода на удалёнку продуктивность сотрудников упала
Продуктивность сотрудников может снижаться из-за того, что они не привыкли работать из дома, или у них нет условий для удалённой работы. В таком случае, компании следует озаботиться, чтобы создать такие условия и дополнительно провести обучающий вебинар о том, как правильно организовать своё рабочее место и не работать после завершения рабочего дня.
Также стоит обратить внимание на систему мотивации. Если команду перевели на удалёнку, а мотивация осталась со времен работы в офисе, она может просто перестать работать в новых условиях.
Елена Богдашкина, руководитель группы привлечения талантов компании Ingate: Чаще всего продуктивность снижается из-за несогласованности или технических проблем. Например, не всем хватило оборудования, не понятно, как коммуницировать с командой. Лучше всего провести первичное обучение по организации работы на удалёнке. Также продуктивность может падает из-за выгорания, так как по статистике работают из дома больше. Руководителю стоит чаще проводить видеовстречи и общаться не только на рабочие темы, попытаться решить психологические барьеры и помогать выстроить график работы.
Как сохранить продуктивность сотрудников :
Научите сотрудников работать на удалёнке. Проведите вебинар, пригласите экспертов, которые расскажут о том, как организовать удалённую работу оптимально и ответят на вопросы.
Следите за технической стороной процесса — у всех членов команды должно быть подходящее для работы оборудование, доступы к нужным программам и документам. В случае необходимости, такое оборудование нужно предоставить за счёт компании.
Пересмотрите систему мотивации с учетом нюансов удалённой работы.
Как не допустить выгорания удалённых сотрудников
Этот пункт мы специально поставили последним, потому что он включает в себя все нюансы удалённой работы, описанные выше. Чтобы сотрудники не выгорали, они не должны перерабатывать, постановка задач в компании должна быть прозрачной и понятной, а коммуникация — отлаженной.
Борис Попов, директор по развитию бизнеса компании Vinteo: Выгорание поможет предотвратить регламентированный рабочий график – временные границы рабочего дня, обеденный перерыв, минимизация внеурочных запросов после окончания работы. Также важна постановка реалистичных задач, фиксирование достигнутых сотрудниками результатов, методы поощрения, совместная работа с возникающими проблемами.
Дополнительные способы поддержать команду — организовать активности вне работы. Чаще всего эксперты предлагают в качестве таких активностей устраивать совместные утренние зарядки в прямом эфире, создать группу в Skype или Zoom, чат в телеграме, где сотрудники смогут без осуждения поговорить на внерабочие темы, поделиться мемасиком или запостить фото котика. Другой вариант — совместные мероприятия в различных форматах — квизы, выезды на природу.
Максим Овчаренко, директор проектов по развитию персонала и внедрению изменений в ЭКОПСИ Консалтинг: «Домашняя» работа — это тоже работа, от которой нужен отдых, переключение. Этому тоже может способствовать работодатель, организовывая и онлайн, и офлайн-мероприятия не рабочего, а развлекательного наполнения. Вот как поступил один наш клиент: вместо организации дня рождения компании, каждому сотруднику дали право выбрать из каталога полезных событий, услуг, мероприятий — что угодно на свое усмотрение, в рамках бюджета, который бы потратился на сотрудника, празднуй компания день рождения. Из чего был выбор: занятий йогой, спортивные секции, хобби, музей, выставки, катание на речных кораблях и многое другое.
Чтобы не допустить выгорания сотрудников :
Следите, чтобы сотрудники не перерабатывали, поощряйте и призывайте их не только к работе, но и к отдыху.
Упростите рабочую коммуникацию, ставьте сотрудникам понятные задачи и собирайте обратную связь.
Дайте людям возможность пообщаться на нерабочие темы — в специальных чатах, комнатах в Zoom-е, пусть просто болтают. На удаленной работе люди чувствуют себя одиноко, это поддержит командный дух.
Обсуждайте общие задачи и результаты с командой, пусть работники понимают, как личные задачи увязаны с общими планами. Так команда почувствует, что выполняет общее дело.
Не забывайте про нерабочие мероприятия — корпоративы, выезды на природу. Если пандемия не позволяет проводить офлайн-мероприятия, то проводите их онлайн. Это могут быть зарядки в прямом эфире, квизы, даже совместный просмотр кино с обсуждением в чатах.
Главное за 30 секунд
Следите, чтобы у всех членов команды имелось подходящее для работы оборудование и доступы к нужным программам и документам.
Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь. Просите сотрудников отчитываться по результатам задач, а затраченному времени.
Проверяйте статус задач во время рабочего дня, но не беспокойте сотрудников после его завершения.
Наладьте регулярное рабочее общение с сотрудниками — пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними команду.
Вовлекайте команду в общение на нерабочие темы — пусть люди обмениваются фото питомцев в специальном чате-болталке, обсуждают новости и мемы. Это поддержит командный дух.
Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус на личный аспект отношений, замечайте их достижения.
Не забывайте о нерабочих мероприятиях — корпоративах, выездах на природу, онлайн-зарядках.