Proforma invoice что это такое
Что такое инвойс и проформа-инвойс простыми словами
Внешнеторговая деятельность требует не только знания рынка, логистики, международных правил торговли, но и особенностей документального сопровождения грузов. В качестве одного из обязательных документов для экспорта товаров принят инвойс. Его оформление целиком и полностью ложится на экспортера. И важно со всей ответственностью отнестись к каждому пункту документа, чтобы оперативно пройти таможенные процедуры, получить оплату за товар в полном объеме.
Что такое инвойс?
Выставление инвойса накладывает на импортера обязанность по оплате груза согласно указанным в документе данными.
При декларировании ввозимого товара в российскую таможню предоставляется также перевод инвойса (решение Арбитражного суда Новгородской области по делу № А44-996/2007 от 2 августа 2007 г.).
Продавцы и покупатели, ведущие деятельность только в России, не используют инвойс. Он заполняется только тогда, когда товар идет на экспорт. Аналог инвойса в России — счет на оплату.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) — это документ с предварительной информацией об экспортируемом товаре. Чем отличается от коммерческого инвойса? Возможностью уточнения ряда данных, например, о количестве товара, поставляемых моделях. И лишь после согласования всех нюансов окончательные условия формируются в виде коммерческого инвойса.
Проформа-инвойс составляется на груз, который частично уже оплачен, а также на безвозмездное отправление (помощь гуманитарная, выставочные образцы и пр.).
Документ применяется для всех видов транспорта, будь то автомобиль, морское судно, самолет или железнодорожная платформа. Он предоставляется на таможне декларантом, чтобы подтвердить заявленную стоимость перевозимого груза.
Проформа-инвойс составляется продавцом (экспортером) на двух языках: на русском и английском.
Обязательная информация, которая содержится в документе:
Наименование товара, его маркировка указываются без сокращений. Чем подробнее описание груза, тем лучше. Так, если это одежда, то обязательно указание материала изготовления, размерного ряда. При перевозке бытовой техники, сотовых телефонов, иных устройств описываются технические характеристики.
Так же, как и в коммерческом инвойсе, в proforma invoice присутствуют данные о стоимости, цене груза. Но, в отличие от первого, проформа-инвойс — это не расчетный документ. На его основании не производится оплата за импортируемый груз.
Счет-проформа подлежит выписке в том случае, если продукция отгружена, но еще не продана, либо проданную, но не отгруженную.
Распространенные случаи выписывания проформы-инвойс:
При таможенной очистке товара один экземпляр передается уполномоченному сотруднику склада временного хранения, второй остается на таможне и приобщается к грузовой таможенной декларации.
Если при оформлении документа прокралась ошибка, то ее исправление допускается только по согласованию между продавцом и покупателем. Корректировки подтверждаются их подписями, указывается дата исправлений.
Если в проформе-инвойс отдельной строкой указываются расходы на транспортное обслуживание, это не свидетельствует о том, что эти же расходы не включены в стоимость договора (Постановление ФАС СЗО от 27.06.2004 № А13-2732/04-07).
Какая информация заполняется в инвойсе?
Инвойс — коммерческий документ, счет, выставляется продавцом покупателю для оплаты товара или услуг. Правила его оформления документально не прописаны, но участники ВЭД придерживаются формуляра-образца унифицированного счета, предназначенного для использования в целях осуществления международной торговли. Этот образец рекомендован Европейской экономической комиссией ООН (Рекомендация № 6, Женева, сентябрь 1983 г.). Согласно документу, инвойс должен содержать следующую информацию:
Лицо, имеющее право действовать от имени продавца, заверяет инвойс собственной подписью и ставит печать организации.
Должна ли быть в инвойсе подпись покупателя?
Требования об этом не содержатся ни в Рекомендациях № 6, ни в других международных актах и российских законах. Поэтому российские суды пришли к однозначному выводу: требование таможенными органами наличия подписи покупателя в инвойсе является избыточным и не подлежит удовлетворению.
Правила описания товаров
В женевских рекомендациях не прописано, какое описание товара должно быть. Есть только указание на то, что оно должно быть полным. Но есть ряд пунктов, которые точно должны быть отражены в описании:
Имейте в виду, что стоимость за единицу, сумма, количество, упаковка, вес, объем прописываются в отдельных блоках.
В инвойсе необходимо представить детальное описание товара. Сокращения не допускаются. Так, если это одежда, то можно описать ее следующим образом: мужские футболки, материал — 94% хлопка, 6% эластана, размер 52, цвет серый, торговая марка «Чебоксарский трикотаж».
Образец описания товара:
Так же мы предоставляем и другие услуги в сфере ВЭД
Или же свяжитесь с нами по телефонам: +7 (423) 205-60-10, +7 (423) 205-60-20
Товары с особыми требованиями
Если предстоит поставка в страны ЕС биологических образцов, химических веществ, сложносоставных товаров, изделий из текстиля или продукцию в дар, безвозмездно, то нужно обратить внимание на обязательные пункты.
Итак, что должно быть в описании товаров с особыми требованиями:
Таким образом, важно корректно оформлять документ, перепроверить всю информацию, сравнить с готовыми образцами, а также перевести его на нужный язык в зависимости от того, в какую страну экспортируется товар.
Как правильно заполнять инвойс
Составить инвойс можно самостоятельно, но нужно быть предельно внимательным, а также знать английский язык и язык той страны, куда направляется продукция. Как сделать счет, мы уже осветили. Приведем несколько советов, которые позволят правильно заполнить документ:
Еще один важный вопрос: сколько экземпляров инвойса нужно заполнить. Достаточно по одному экземпляру на английском, русском языках, а также на государственном языке страны назначения. Рекомендуется подготовить пять копий документа на языке страны назначения. Все экземпляры будут иметь одинаковую юридическую силу. Вот для чего они нужны:
Компания East Import Group предоставляет услуги таможенного оформления, а также поможет в заполнении товаросопроводительных документов, включая коммерческий инвойс и proforma invoice.
Образцы инвойсов на русском и английском
Как выглядит инвойс, можно посмотреть в представленных образцах. Документы составлены на русском и английском языках. Представленные коммерческие и проформа инвойсы содержат полную информацию, которая требуется при подготовке счета.
Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?
Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.
Что такое инвойс?
Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).
Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:
Виды инвойсов
Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.
Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.
После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.
Какая информация заполняется в инвойсе?
Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:
Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.
Образцы инвойсов на русском и английском
Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.
Как правильно заполнять инвойс
За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.
Правила описания товаров
Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:
Особые требования к некоторым товарам
К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.
Изделия из текстиля
Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.
Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.
В чём заключается отличие инвойса от проформы
В таможенной практике часто встречаются такие понятия, как инвойс и проформа. Порой даже опытные специалисты затрудняются ответить, что это такое и чем отличаются данные термины. При этом, как в Интернете, так и среди сотрудников таможенной службы встречаются совершенно неправильные определения этих понятий.
Надо отметить, что данные термины практически идентичные. Но при этом у каждого из них имеются свои характерные особенности и отличия. Они практически незаметны непрофессионалу, и потому данные понятия зачастую могут подменять друг друга.
Чтобы понять истинное значение этих слов и установить их реальные различия, следует подробнее разобраться в терминологии.
Что такое инвойс
Инвойс – это документ, применяемый в международной таможенной практике и передающийся покупателю продавцом. Он имеет определённую форму и содержит полную информацию о передаваемом товаре (вес, материал, цвет и прочие особенности).Также в инвойсе указывается окончательные цена и количество товара. В нём должны быть полноценные сведения, как об отправителе, так и о получателе и условиях поставки.
Данный документ составляется только на основании контракта. Без него он не может быть оформлен. Инвойс может и должен использоваться для совершения банковских платежей. Таким образом, его можно считать полноценным и окончательным платёжным документом. Кроме того, он может применяться для оформления таможенных сборов.
Важной особенностью инвойса является то, что он используется только во внешнеэкономической деятельности и не применяется во внутренней российской торговой практике.
Понятие проформы
Проформа также является документом международного значения, сопровождающим товары. К слову, нередко он может носить названия проформа-инвойс или счёт-проформа. Проформа, как и инвойс, заполняется по установленным правилам и на специальном бланке. Документ содержит все данные о товаре и его особенностях, а также об отправителе и получателе. При этом в нём может быть указано количество поставляемых изделий и их стоимость. Правда, эти данные могут быть не окончательными, поскольку существует возможность отгрузки меньшего количества товара. Этот факт приведёт к изменению окончательной стоимости.
Проформа может составляться, как при наличии контракта, так и при его отсутствии. В последнем случае она может служить платёжным документом. Её можно использовать для авансовых и иных банковских платежей. Также при отсутствии заключённого контракта счёт-проформа позволяет проведение растаможки поступившего товара.
Поскольку использование данного документа позволяет не указывать окончательную стоимость поставки или же не указывать её вовсе, он нередко применяется при безвозмездной передаче товара, оформлении различных образцов для выставок и тому подобных операций.
Проформа может применяться, как во внешнеэкономической деятельности, так и при проведении коммерческих операций внутри страны.
Основные отличия инвойса от проформы
Таким образом, термины «инвойс» и «проформа» во многом очень похожи. Поэтому даже специалисты зачастую подменяют эти понятия и считают их идентичными. Это во многом соответствует действительности, но, тем не менее, оба документа имеют и свои особенности:
Оформление инвойса на экспорт
Оформление инвойса на экспорт требует специальных знаний, при этом значение этого документа трудно переоценить. Он потребуется при таможенном оформлении, на его основе определяется таможенная стоимость товара. Инвойс составляет поставщик товара, если при этом возникают затруднения, то лучше обратиться к профессионалам. Специалисты нашей компании «Универсальные Грузовые Решения» помогут Вам оформить инвойс на экспорт и предоставят квалифицированные услуги по таможенному оформлению.
Мы уверены, что сроки, стоимость и качество услуг Вас приятно удивят!
Проформа и инвойс: чем отличается и как заполнять?
Внешнеэкономическая торговля и международные грузоперевозки сопряжены с определенными требованиями, в том числе в отношении заполнения некоторых узкоспециализированных документов, например, инвойса-фактуры и проформы инвойса.
Если разъяснить смысл определений простыми словами, инвойс (invoice) – это счет, который выставляет продавец покупателю на оплату определенного товара. Это один из ключевых документов таможенного оформления. Именно он подтверждает прописанную в контракте стоимость товаров, подлежащих декларированию. Иногда коммерческий инвойс играет роль накладной к товарам, дает информацию о их происхождении.
Invoice, который выставляет продавец, говорит об обязательстве покупателя произвести оплату товара на условиях, прописанных в договоре купли-продажи. Это не относится к случаям покупки на условиях предоплаты.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс (proforma invoice) – это документ, отображающий предварительные сведения о перевозимом по международному контракту товаре. Здесь может указываться количество единиц, цена. Инвойс-проформа – это основание для выписки счета или коммерческого инвойса.
В таком документе возникает необходимость, если товар перевозят через границу на условиях предоплаты или в качестве гуманитарной помощи – безвозмездно. Это значит, что proforma invoice может быть выписан на уже отгруженную, но пока не реализованную продукцию, а также наоборот.
Информация, прописанная в проформе, может измениться после согласования условий сделки. Прописанная в инвойсе-проформе сумма не обязывает покупателя произвести выплату, она нужна только импортеру. Получить оплату на базе этого документа продавец (поставщик) не может.
Инвойс и проформа – в чем разница документов?
Как видим, термины «инвойс» и «проформа» имеют много общего, поэтому даже специалисты нередко отождествляют эти понятия и считают их идентичными. Документы действительно похожи, однако, каждый из них имеет особенности:
Таким образом, после уточнения всех сведений при отгрузке товара оформляется инвойс, который и выступает окончательным товаросопроводительным документом.
Заполнение коммерческого инвойса
Строгого регламента оформления документа нет, однако, за время международной коммерческой деятельности сформировались определенные требования к заполнению инвойса:
Дополнительно в документе необходимо указать условия поставки товара в соответствии с Инкотермс 2010. Каждый отдельный инвойс носит персональный номер, с датой и точным временем его оформления. Документ должно содержать пометку от грузоотправителя, которая бы подтверждала правдивость внесенной информации.
После окончания заполнения инвойса важно проверить, чтобы бумага содержала следующие важные сведения:
При заполнении документа очень многие интересуются, должен ли инвойс содержать подпись заказчика. В официальных рекомендациях не предъявляется такое требование, поэтому законодательство страны приняло решение о его избыточности.
Образец инвойса для экспорта
Наглядный образец заполнения инвойса вы можете посмотреть ниже. Если вы сомневаетесь, что сможете самостоятельно оформите аналогичный примеру коммерческий инвойс, советуем вам обратиться к профессионалам, которые исключат ошибки в оформлении документов и помогут быстро пройти таможенный пункт России.
Опись товара – что она включает?
Опись товара содержит сведения о конкретном товаре в отдельности. Если поставляется несколько аналогичных единиц, необходимо внести их как один, но с упоминанием количества. Обязательно вносятся серийные номера. Одинаковые позиции с различными серийными номерами указывают в одной позиции, а графа «серийные номера» заполняется простым перечислением. Аналогичным образом поступают с идентичными товарами и разными серийными номерами – данные проставляют по порядку в графе «серийные номера».
Информация о товаре на экспорт, которая прописывается в коммерческом инвойсе, должна включать ключевые сведения:
Выше приведена обязательная информация, которая должна содержаться в инвойсе, однако, поставщик может предоставить и дополнительные данные. Сведения о количестве товаров, их цена и назначение вносится на основании договора поставки без корректировок.
Специфические товары
К описаниям определенных товарных групп предъявлены особые требования. Кроме общих сведений, о которых речь шла ранее, в инвойсе должны содержаться дополнительные данные. Для удобства восприятия информации они приведены в таблице ниже:
— стоимость элементов изделия (корпус, натуральные камни (если они есть), гальванические и подвижные составляющие конструкции)
— полное описание товара, чтобы отнести его к определенной группе химических средств
— запись о том, что вся «химия» в партии не нуждается в контроле, в соответствии с нормами TSCA
— формулировка Unsolicited gift
— состав ткани с указанием процентов содержания
— вид изделия (вязь, ткан)
— предназначение – для мужчин, женщин или детей
— образцы с пометками MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE
Образцы биологического происхождения
— происхождение – животное или человеческое
— назначение – для эксперимента, изучения, теста;
— способ для транспортировки – замороженный, сухой лед и др.
— срок хранения биологического образца
— к коммерческому инвойсу прикрепляют копию разрешения на вывоз/ ввоз товара и номер документа
Проверка документа
Ошибки, опечатки и любая некорректная информация в коммерческом инвойсе – это прямое основание начать повторную проверку таможенной стоимости товара. Если сотрудник таможни выявит противоречия в коммерческом документе, особенно если они связаны с заниженным, по сравнению с ИТС уровнем таможенной стоимости, таможня отправит декларанту запрос на передачу дополнительной документации, которые позволят таможенной службе убедиться в достоверности приведенной ранее информации.
Минимизировать риск корректировки таможенной стоимости можно при проведении предварительного анализа документации по внешнеторговой деятельности. Дополнительно снизить риск доначисления таможенной стоимости позволят следующие меры:
Участникам внешнеэкономической сделки необходимо тщательно проработать документ – проверить коммерческий инвойс на предмет несоответствия требованиям таможенного законодательства и валютного контроля.
Частые ошибки при оформлении коммерческого инвойса
В числе наиболее частых ошибок, которые совершают при оформлении таможенного документа:
Перед отправкой товарной партии советуем проверить документ на отсутствие подобных ошибок и недочетов. Если счет-фактура инвойс будет оформлена неправильно, это чревато задержкой товара на таможне.
Оформление инвойса на экспорт
Вне зависимости от того, какой метод транспортировки был использован в рамках конкретной внешнеэкономической сделки, все грузовые поставки должны пройти процедуру таможенного оформления. Чтобы быстро пройти российскую таможню и не задержать поставку товара, лучше доверить все нюансы процесса специалистам, которые хорошо знакомы с особенностями данной процедуры.
Специалисты TOP-Logistics подготовят инвойс и прочую таможенную документацию в течение нескольких часов. Благодаря этому проверка предоставленных бумаг у представителя таможни займет 1-2 часа, в некоторых случаях таможню удается пройти за несколько минут.
Что такое инвойс в таможне?
Без инвойса пройти процедуру растаможки невозможно. Его оформляет экспортер товара. Этот документ представляет собой счет, в котором указаны все детали заказа: наименование товара, его стоимость, краткое описание каждой позиции, а также информация о продавце и покупателе, наименование стран (отправляющая и принимающая).
В случаях, если вы не можете получить посылку на таможне или пройти процедуру растаможки, требуется проверить корректность оформления документов и инвойса в том числе — возможно, причина в этом. В спорных случаях лучше обращаться в профессиональному юристу — он поможет защитить ваши права и возобновить процесс обмена товарами.
Виды инвойса
Условно, инвойс можно обозначить как счет, который продавец выставляет покупателю при оформлении таможенного заказа. Но данный документ может иметь две формы: коммерческий (напоминает счет-фактуру) и проформа-инвойс. Отличия у этих вариантов документа несущественные, но они есть. Рассмотрим каждый вид подробнее.
Коммерческий инвойс
Если вы экспортер, который отгружает тот или иной товар покупателю, вам нужно отправить вместе с таможенным грузом коммерческий инвойс. Под таможенным понимается тот груз, который пересекает государственную границу. В пределах территории РФ оформлять данный документ не нужно. На таможне проверят корректность его оформления и наличие следующих позиций:
Как видите, инвойс отличается от счета на оплату тем, что содержит больше данных о товаре. Это более подробное описание груза, которое требуется в случае, если тот покидает пределы страны. Инвойс говорит о том, что между экспортером и импортером заключен договор, и это важная информация для таможни.
Проформа-инвойс
Этот вид счета требуется для того, чтобы предоставить таможне первоначальную информацию и начать отгрузку. Проформа-инвойс — это предварительный счет, который высылают в трех случаях:
Нередко в проформе указывают информацию о возможных отклонениях, касающихся данных о товаре (вес, общий объем). Тогда как в коммерческом варианте содержится только точная исчерпывающая информация.
Как правильно оформить инвойс?
Инвойс является главным документом на перевозимый товар и внимательно проверяется на таможне. В соответствии с пунктами 4.1 и 4.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», исправление ошибок в подобной документации не допускается вовсе либо делается следующим образом:
Помимо положения об исправлении ошибок, ориентиром служат правила составления инвойса, которые содержатся в письме ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660 «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров». Они касаются оформления и содержания инвойса. Вот данные, которые должны содержаться в документе:
Главное — не забыть о четкой информации, касающейся товара. Все данные, которые возможно предоставить, прописывайте как можно подробнее: маркировку, материал, технические свойства и характеристики, сферу применения, цвет, фактуру, параметры, точное наименование. Правильное оформление документации — гарантия растаможки и успешной доставки груза. Подробнее о полной процедуре растаможивания читайте в статье «Что такое растаможка?».
Если у вас нестандартная ситуация и вы не знаете, как оформить инвойс конкретно в вашем случае, свяжитесь с профессиональным юристом. Возможно, вам поможет консультация в режиме онлайн. Специалист ответит на все интересующие вопросы, касающиеся доставки товара и оформления сложной сопутствующей документации.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.