Microsoft Project Server, используемый совместно с Microsoft Project, предоставляет централизованное хранилище для публикации сведений по проекту и ресурсам, позволяя организациям хранить данные в согласованном и совместимом виде, благодаря чему создаваемые на их основе отчеты содержат актуальную и полезную информацию. Microsoft Project Server поддерживает возможности масштабирования, обеспечения безопасности и быстродействия, удовлетворяющие требованиям организаций, связанным с повышением эффективности управления проектами и ресурсами.
Microsoft Project Server позволяет группам вести совместную работу над проектом, получать доступ к информации по проекту и обновлять ее через веб-портал, называемый Microsoft Project Web Access. Для использования служб Microsoft Project Server через портал Microsoft Project Web Access требуется клиентская лицензия Microsoft Project Server (CAL).
Централизованное управление проектами и ресурсами.
Можно публиковать на центральном сервере Microsoft Project Server планы проектов из Microsoft Project. Таким образом обеспечивается централизованное и согласованное управление проектами и ресурсами. Располагая такой информацией, организации могут принимать обоснованные решения и поддерживать соответствие между проектами, ресурсами и бизнес-программами.
Правильный выбор программных средств для эффективной совместной работы. Microsoft Project Server позволяет членам групп и заинтересованным лицам получать доступ к информации по проекту, обновлять и анализировать ее с помощью веб-портала Microsoft Project Web Access. Применение служб Microsoft Project Server требует наличия клиентской лицензии на Microsoft Project Server. Благодаря интеграции служб Microsoft SharePoint™ Team Services с сервером Microsoft Project Server, группа может осуществлять централизованное хранение и совместное использование документов, а также централизованно отслеживать проблемы, возникающих при реализации проекта.
Распространение возможностей использования Microsoft Project Server на организацию в целом. Microsoft Project Server предлагает расширяемую технологическую платформу. Применение отраслевых стандартов, таких как XML и SOAP, обеспечивает простую интеграцию сервера Microsoft Project Server с другими бизнес-приложениями и базами данных и обмен информацией с ними.
Создание инструментов проектного офиса на базе Microsoft Project Server
Сегодня мы расскажем о своем опыте использования Project Server для планирования и учета трудозатрат по проектам, о том, как мы его оперативно настроили под свои задачи и добились в итоге четкой картины: менеджеры видят, как работает компания, насколько успешно сдаются проекты, какова эффективность каждого отдельно взятого сотрудника за запрашиваемый период времени и т.д.
История и статистика использования Project Server в EastBanc Technologies
Мы используем Project Server c 2005 года для учета рабочего времени и планирования работ в рамках группы компаний, состоящей из двух офисов в разных часовых поясах — в России и США. Также учитываем в системе временно привлекаемых подрядчиков.
Примерная статистика:
Всего проектов в системе — 603,
Табелей учета рабочего времени (они же time sheets, они же таймщиты) на проверку еженедельно — 140,
Задач в неделю 260.
Workflow выглядит так: каждый проект мы заводим в Project, включаем туда всех членов проектной команды, создаем план проекта (задачи, планируемые сроки и трудозатраты). Сотрудники регулярно заносят информацию о том, сколько рабочего времени было потрачено на задачи по проектам за каждый рабочий день — заполняют так называемый time sheet, табель учета рабочего времени.
Для сотрудника это выглядит просто как проставление цифр в таблице с назначенными на них задачами по дням. При необходимости, задачи в проекте они могут заводить самостоятельно. А поскольку речь идет о «бюрократической», рутинной для сотрудника процедуре, о которой несложно забыть, настроены автоматические email-напоминания.
На основе данных, отправленных сотрудниками, строится OLAP-куб, который позволяет менеджерам парой кликов конструировать отчеты различных форматов – по сути, отчет можно собрать под любые нужды, которые приходят в голову менеджерам, и анализировать информацию в удобном виде в любом разрезе.
Инструменты для реализации данного решения на Project Server
Что мы сделали, чтобы настроить Project Server под свои нужды, описанные выше?
Для построения отчетности в интересующих нас разрезах существует несколько технических возможностей, которые предоставляет Project Server 2010:
1. Использование одной из баз данных Project Server (о том, как конфигурировать здесь).
Результат с помощью Pivot таблиц публикуется в Excel Services:
2. Использование OLAP-кубов, встроенных в Project Server (как конфигурировать тут).
В Excel выглядит так:
Список полей, доступных в аналитическом кубе:
В нашем случае мы столкнулись с тем, что оба способа имеют серьезные недостатки.
С точки зрения структуры данных:
У OLAP-кубов тоже есть нюанс: они разбиты на серию различных кубов с разбросанными по ним данными, например, задачи в одном, а time sheets в другом. В целом, кубы больше заточены на анализ портфеля, чем на Ad Hoc-работу.
Что мы сделали для обеспечения своих нужд:
За основу построения OLAP-куба мы взяли стандартный sql-запрос от MicroSoft’a к Project Server, немного доработав его под наши нужды. В частотности внесли изменения во временные периоды, т.к. нам важно иметь два измерения — по реальным неделям и по рабочим неделям, добавили электронный ящик сотрудника и признак «уволен».
Из-за удалённости сервера нам пришлось сделать небольшой SSIS пакет для «перекачки» данных во временную таблицу. После этого мы сделали полученную таблицу источником данных для нашего куба, добавили необходимые измерения и меру.
Для обеспечения актуальности создали sql-джоб для получения данных, а затем и процессинга куба.
Практика показала — сотрудникам свойственно забывать, что отчеты о потраченном времени нужно заполнять еженедельно. Для это мы написали небольшой SSIS-пакет, который выполняет MDX-запрос к кубу, определяет «забывчивых» сотрудников и отправляет письмо с просьбой заполнить таймщит. При этом если сегодня пятница, то проверяется текущая неделя, а если понедельник, вторник или среда, то прошлая.
Отдельно остановимся на возникшей с данным пакетом проблемой. Она заключалась в том, что фактически sql-джоб, выполняющий данный пакет «живет» по часовому поясу GMT+6. Нашим американским коллегам необходимо отправлять напоминание в их пятницу в 17:00, а в Новосибирске это уже суббота 5:00 (либо 4:00 в зависимости от перевода часов в США), и так как рабочая неделя в кубе начинается с субботы, всем коллегам из США приходило письмо, что отчет не заполнен. Решение данной проблемы лежит на поверхности и заключается в добавлении дополнительного условия проверке текущего дня недели.
Результат
Вот что у нас получилось, примеры некоторых отчетов:
1. Отчет за период по всем сотрудникам. Еженедельно менеджеры просматривают табели всех сотрудников – контролируют сам факт заполнения и правильность разноски трудозатрат по проектам.
2. Отчет по проекту. После окончания проекта менеджеры могут проанализировать, как прошла реализация: какие задачи фактически были сделаны, сколько ресурсов на них потрачено, насколько это соответствует нашим изначальным планам на проект. Это же можно контролировать и по ходу проекта.
3. Отчет по сотруднику. В любой момент можно проанализировать деятельность отдельно взятого сотрудника по проектам за интересующий период.
Гибкое масштабируемое решение для управления портфелями и текущими проектами.
Исключительно масштабируемое и гибкое локальное решение.
Гибкое управление портфелями проектов
Microsoft Project Server 2019 — это гибкое локальное решение для управления портфелями и текущими проектами.
Доступ без ограничений
Project Server 2019 позволяет любому пользователю быстро приступить к делу, расставить проекты и ресурсы в порядке приоритета, а также работать в дистанционном режиме.
Возможности
Гибкое локальное решение
Более эффективное решение
Знакомый интерфейс, который улучшает взаимодействие и повышает эффективность работы в группах, поможет вам быстрее включиться в работу.
Своевременные действия
Корректируйте концепцию развития и объемы работ, выбирайте приоритетные программы и оптимальные портфели проектов и реализуйте свою бизнес-стратегию.
Гибкое управление портфелями проектов
Действуйте своевременно и оставайтесь в курсе происходящего везде и всегда: количество потенциальных расположений и доступных устройств теперь еще больше, чем прежде.
Эффективное управление ресурсами
Упростите управление ресурсами, чтобы видеть, чем в данный момент заняты участники групп, даже когда они управляют проектами в среде SharePoint Server (лицензия продается отдельно).
Совместная работа и моментальное реагирование
Повышайте эффективность повседневной совместной работы с помощью социальных функций SharePoint, которые упрощают обсуждения, обмен информацией и выполнение групповых задач.
Мгновенное общение
Обменивайтесь информацией по-новому и повышайте общую эффективность командной работы.
Улучшение оперативности и контроля
Принимайте решения на основе имеющихся данных, предоставляя участникам группы и заинтересованным лицам информацию, которая им требуется, чтобы быть в курсе происходящего и эффективно работать.
Упрощение ИТ-инфраструктуры
SharePoint упрощает вашу ИТ-инфраструктуру благодаря интегрированным средствам администрирования.
Быстрые нововведения
Гибкая платформа для управления портфелями проектов поможет ускорить внедрение инноваций.
Простое администрирование и управление
Начало работы
Project позволяет вашей организации быстро включиться в работу над проектами, установить приоритеты для распределения инвестиций и добиться результатов, соответствующих поставленным целям.
Интеграция с Active Directory
Управление учетными данными и разрешениями пользователей.
PowerShell
Простота использования и управления. Добавление и удаление пользователей занимает считанные минуты, а с помощью PowerShell можно создавать собственные сценарии и автоматизированные процессы.
Управление
В Visio и SharePoint Designer можно легко и без написания программного кода создавать рабочие процессы, чтобы унифицировать этапы выполнения и отклонения проектов, повысить степень управляемости и контроля.
Совместная работа и взаимодействие
Более эффективная командная работа
Укрепляйте взаимодействие в группе и повышайте эффективность проектов с помощью корпоративных социальных функций, обмена мгновенными сообщениями, сайтов групп и других удобных инструментов.
Управление всеми задачами
Управление работой
Упростите управление проектами и совместную работу в группе благодаря гибким инструментам и возможности полного контроля.
Управление запросами
Тщательнее следите за выполнением проектов, текущих и повседневных задач. Соответствующие функции управления и контроля помогут вам упростить работу с проектами.
Управление временем и задачами
Используйте централизованный единый подход к учету времени и управлению задачами.
Управление ресурсами
Улучшайте результаты, используя имеющуюся рабочую силу, и готовьтесь к будущему для управления избытком и недостатком ресурсов в течение всего периода планирования.
Управление расписанием
Соблюдайте сроки реализации проекта, используя график выполнения и результатов для отслеживания хода реализации и управления изменениями.
Управление программами
Добивайтесь запланированных программных целей, создавайте условия для простого запуска и выбора программ.
Расширенные средства управления портфелями
Финансовое управление
Управляйте финансами и эффективно отслеживайте целесообразность затрат, чтобы не превысить бюджет и добиться прогнозируемых преимуществ.
Анализ портфеля и выбор проектов
Эффективно определяйте, выбирайте и реализуйте портфели проектов, которые лучше всего соответствуют бизнес-стратегии вашей организации и позволяют добиться максимальной рентабельности инвестиций.
Принятие решений на основе данных
Управление проблемами и рисками
Предотвращайте и выявляйте потенциальные проблемы и риски, связанные с бизнесом или проектами, и снижайте вероятность их появления.
Отчеты и бизнес-аналитика
Собирайте, классифицируйте, анализируйте проектные данные и принимайте решения на их основе. Используйте средства бизнес-аналитики для получения четкой картины происходящего и в качестве основы для принятия решений в процессе эффективного управления проектами, программами и портфелями.
Microsoft 365
Расширяемость
В магазине SharePoint вы сможете найти приложения, которые отвечают потребностям вашего предприятия. Кроме того, вы можете создавать собственные приложения и легко интегрировать их с бизнес-системами.
Поддержка
В сообществе Майкрософт в Интернете вы можете получить ответы на свои вопросы, найти справочные материалы и пообщаться с другими пользователями Project. Для решения сложных ИТ-проблем вскоре будет доступна круглосуточная поддержка под телефону.
Экосистема партнеров по Системе управления проектами и портфелями (Майкрософт)
Систему управления проектами и портфелями (Майкрософт) поддерживают сотни партнеров корпорации Майкрософт по всему миру. Если вам нужна помощь, обратитесь к партнеру по управлению портфелями проектов.
Вопросы и ответы
Project (план 5) — наша новая онлайн-служба для управления портфелями проектов, которая предоставляется в наборе Microsoft 365. Project Server 2019 — это наш локальный продукт для управления портфелями проектов.
Internet Explorer 10, Internet Explorer 9, Internet Explorer 8, Firefox 10, Safari 5 и Google Chrome 17. Подробнее о требованиях к системе см. здесь.
Project Server работает как приложение-служба под управлением SharePoint Server. Он входит в установку SharePoint Server 2019, хотя лицензию на его использование нужно покупать отдельно.
Project Server 2019 нельзя использовать на одном компьютере с предыдущими версиями Project Server. Дополнительные сведения о планировании обновления и миграции можно найти на сайте TechNet.
Вы можете связаться с нами на форумах Project.
В Интернете доступно множество ресурсов.
Для доступа к PWA используйте Project, план 3 в Project, план 5. Клиентам с Project Server 2019 для доступа к PWA можно использовать Project профессиональный 2019 или клиентскую лицензию (CAL).
Использование MS Project для управления проектами по разработке ПО
Небольшое введение
Вся методология — это просто набор простых методов и рекомендаций по использованию MS Project для решения прикладных задач руководителя проекта. Сразу оговорюсь, что методология не претендует на универсальность, и применима только при некоторых ограничениях, которые я буду упоминать по ходу повествования.
Для начала, давайте вспомним, что обычно требуется от руководителя проекта. Для опытных руководителей это очевидно, а начинающим (или только собирающимся стать руководителями) будет полезно лишний раз вспомнить. Итак, проект по разработке программного обеспечения — это создание некоторое уникального продукта. На разных этапах жизненного цикла проекта от РП требуется решать различные задачи.
Перед началом проекта
Примечание. Мне никогда не приходилось иметь дела с явными денежными оценками проекта, и, как я сейчас понимаю, это серьезное упущение. Все проекты, которыми я руководил, исполнялись сотрудниками компании. Команда проекта формировалась на всё время проекта, некоторые специалисты привлекались на определенное время. Фактически, от меня требуется оценка количества требуемых исполнителей, а также сроки их привлечения. Как мне кажется, это достаточно типичная ситуация для компаний, занимающихся разработкой ПО. В итоге все сводится к оценке трудозатрат, которая, с использованием эмпирических формул, превращается в оценку стоимости проекта. Как видим, присутствует прямая зависимость стоимости проекта от его сроков.
В процессе выполнения проекта
В условиях упомянутых ограничений, основной задачей руководителя проекта является обеспечить выполнение проекта в заявленный срок, а это непосредственно влияет на его стоимость. Непредвиденные обстоятельства, которые обязательно сопутствуют любому проекту, могут привести к срыву сроков. Строго говоря, сроки проекта могут неожиданно и сократиться, но, честно говоря, я такого никогда не видел. От руководителя требуется своевременно реагировать на такие события, чтобы уменьшить негативные последствия. Единственный известный мне способ решения этой задачи — это аккуратное планирование, регулярное отслеживание надвигающихся проблем и корректирование планов.
При завершении проекта
При завершении проекта руководитель обычно оглядывается назад и подводит итоги проекта. Чаще всего требуется оценить насколько проект выбился из плановых графиков и почему это произошло.
Что умеет MS Project
Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями — задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути — это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация (то, что Project делает сам, в ответ на введенные данные).
Разберем вкратце свойства сущностей.
Задача имеет длительность, объем, назначенный ресурс и еще чертову уйму различных свойств. Если встроенных свойств не хватает, можно добавить свои — этим мы потом воспользуемся. Задачи могут быть связаны между собой различными отношениями (предшественники, последователи и т.п.).
Ресурс имеет много описательных свойств, но самое главное — для него можно задать доступность во времени, для этого используется календарь. Ресурс может быть назначен на задачу.
На основе этих данных Project умеет делать различные представления с использованием фильтров, группировок, сортировок и т.п. Кроме этого он умеет по некоторому алгоритму вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов и связей между задачами. Вот, собственно, и почти все что он умеет. Давайте посмотрим, какую пользу можно из этого извлечь
Как это использовать
Примечание Чтобы было понятнее, я уточню некоторые общие свойства проектов, с которыми я работал. Итак, речь идет о проектах по разработке программного обеспечения, которые состоят из нескольких этапов. В конце каждого этапа мы должны получить некоторый осязаемый результат, который будет предъявлен заказчику, поэтому для нас важно оценить срок не только проекта в целом, но и каждого этапа. Повторяю, единственный вид ресурсов который требуется — это люди, причем мы не нанимаем специалистов со стороны, а используем возможности уже работающих сотрудников.
Подготовка плана
Общие рекомендации
Балансировка проекта
Самым главным в методике является именно балансировка. Цель этого процесса — подготовить план, в котором работы достаточно равномерно разделены между исполнителями на всем протяжении.
После первичной подготовки плана обычно получается полное безобразие, а не проект. Поэтому начинаем приводить его в порядок. Приведение в порядок заключается в ручной балансировке назначений исполнителей и разделений на этапы. Для этого используем группировку задач по исполнителям, чтобы увидеть как разложились задачи. Для удобства просмотра рекомендую сортировать задачи по дате начала.
Группировка задач по исполнителям
Примечание. Теоретически, для оценки загрузки полагается использовать графики загрузки пользователей. Эти графики хороши (наверное) для начальства, когда они оценивают готовый проект. Но они непригодны на этапе создания плана, так как показывают что все плохо, но совершенно не дают информации почему это так и что можно сделать.
Задача, которая приводит у удлинению срока этапа, но при этом не является необходимой для получения результата этапа может быть перенесена на этап позже. И наоборот, если в этапе присутствуют «дыры» в загрузке исполнителей, а изменить исполнителей не получается, то можно попробовать взять задачи из следующего этапа.
Делать все это, к сожалению, приходится вручную, выполняя выравнивание загрузки ресурсов после каждого изменения. Несмотря на кажущуюся сложность, этот процесс обычно занимает конечное время. Проект на год из 8 участников, разбитый на 4 этапа я приводил в порядок менее чем за час.
Теперь еще раз внимательно смотрим на проект, убеждаемся, что связи между задачами расставлены правильно, что ничего не забыто, а назначения исполнителей соответствуют их специальностям и квалификации.
Учет рисков
Теперь — последний штрих: учет рисков. Честно признаюсь, я не занимался серьезным управлением рисками, но учитываю возможность возникновения определенных форсмажоров (таких как болезни исполнителей, забытые работы и т.п.). Для этого я добавляю в каждый этап фиктивную задачу с минимальным приоритетом, под названием «прочие работы» для каждого ресурса. После выравнивания ресурсов эти задачи оказываются в конце этапа. Длительность этих задач зависит от вероятности возникновения и степени вляния рисков, она зависит от способа определения оценок длительностей задач, здоровья членов команды и степени паранойи руководителя проекта. Обычно я выставлял длительность «прочих работ» примерно от трети до четверти длины этапа.
В результате всех перечисленных манипуляций у нас получается план выполнения проекта, с которым можно работать.
Работа с планом
Отслеживание выполнения с группировкой по компонентам
Примечание. Обычно я не двигаю задачи по календарю, а только отмечаю насколько они выполнены. Отклонение от плана я отслеживаю по отклонению суммарной задачи проекта от текущего момента.
Есть другая стратегия — внесение изменений в сроки задач, «выталкивая» невыполненные задачи вперед. При таком подходе для отслеживания отклонений от плана можно использовать другую полезную функцию MS Project — базовый план. Базовый план — это просто сохраненный снимок состояния задач. Его можно сделать в начале проекта. Для сравнения текущего плана с базовым, открываем «диаграмму Ганта с отслеживанием». Для динамичного плана, когда порядок выполнения задач часто меняется, это может оказаться неудобным, поэтому я вставляю в проект контрольные точки, отражающие некоторые важные результаты проекта, и отслеживать отклонения от базового плана только для них.
Диаграмма Ганта с отслеживанием
Управление структурой задач с помощью пользовательских полей
Я категорически рекомендую не использовать суммарные задачи в MS Project для функциональной декомпозиции или категоризации задач. Дело в том, что иерархия задач в MS Project сильно завязана на их последовательность. А часто хочется посмотреть на задачи в разной последовательности, при этом вся структура «рассыпается». Для управления структурой задач я рекомендую использовать Пользовательские поля. MS Project имеет предопределенный набор полей с неопределенным заранее поведением, которые мы можем использовать так, как нам удобно. Например, для разбивки задач по компонентам нужно на основе текстового поля Текст1 создать поле Компонент и задать для него список значений, соответствующий компонентам системы.
Создание пользовательского поля
После этого мы получаем возможность указать для каждой задачи компонент, к которому она относится, и, используя группировку задач по компонентам, отслеживать как идут дела.
Группировка задач по компонентам Пользовательские поля позволяют разделять задачи по нескольким категориям, например, я разделял задачи по типу работ: Разработка, Тестирование, Документирование. Упомяну для любопытных, что в MS Project также можно задать правила рисования диаграмм на основе свойств задач. При желании, можно сделать так, что задачи по разным компонентам будут иметь разные цвета, причем цвет будет определяться только свойством задачи, его не нужно задавать вручную для каждой задачи. Такие настройки не требуют написания сриптов, а делаются штатными средствами настройки диаграмм.
Использование пользовательских полей, а также встроенные в MS Project функции фильтрации, сортировки и группировки задач позволяют получить самые разные представления, которые позволяют получить ответы на многие вопросы, которые возникают у руководителя проекта.
Завершение проекта
В конце проекта мы получаем план, в котором все задачи выполнены. Обычно я стараюсь сохранять также и исходный план, хотя бы в качестве базового. Честно говоря, на этом этапе от MS Project мало проку, так как интересуют не плановые значения, а фактические. Какие-то решения этой проблемы предлагает MS Project Server, там есть возможность учитывать фактические трудозатраты, но это уже за пределами данной статьи.
Заключение
Я попытался обобщить свой опыт использования MS Project для практического решения задач, которые возникали передо мной, когда я руководил проектами по разработке ПО. Описанная методика не претендует не универсальность, но она, как мне кажется, достаточно проста и логична, при этом позволяет решать практические задачи руководителя проекта. Использование этого подхода позволило мне успешно и в срок завершить не один проект. Правда, случались и сбои. Это происходило, как правило, тогда, когда плохо была проведена подготовительная часть проекта, а именно — постановка задачи. Т.е. в результате проекта получалось не совсем то, что требовалось, а понимание этого приходило слишком поздно.
Наверняка я что-то упустил, не стесняйтесь задавать вопросы.
