Smart workspace что это
Удаленная работа без головной боли
Что такое Smart Workspace? Это не просто набор оборудования, а куда более широкое понятие, которое включает всю совокупность перемен – от повышения производительности и гибкости до сокращения издержек; рабочее место там, где человек работает, а не там, куда он «ходит работать». Идеология Smart Workspace, в частности, положена в основу экосистемы Getmobit Smart System, состоящей из серверного ядра и оконечных устройств. Типовой сценарий организации удаленного рабочего места, независимо от того, какой инструмент (веб-сервисы, терминальный доступ или VDI/DaaS) выбран компанией как оптимальный, реализуется в несколько простых шагов. Конечному пользователю выдается док-станция GM-Box G1 (конфигурация устройства может быть подобрана в соответствии с требованиями, предъявляемыми к рабочему месту), которую достаточно подключить к ЛВС/Wi-Fi, а также подсоединить к ней периферийные устройства, что, как правило, занимает не более 15 минут.
Далее док-станция автоматически обнаруживает сервер управления Getmobit Management Server и получает базовые настройки, позволяющие организовать безопасное соединение с инфраструктурой, обеспечивающей удаленную работу, политики входа в систему и политики безопасности. Важно отметить, что конечному пользователю не приходится настраивать VPN-подключение или разбираться с параметрами авторизации – здесь предусмотрен принцип работы out of the box, а прозрачный вход в доступные сервисы осуществляется при помощи смартфона пользователя (с помощью NFC- или PIN-кода), USB-токена или по отпечатку пальца. При необходимости переноса док-станции на новое рабочее место сохраняется полная управляемость таким устройством, сбор необходимой для организации статистики и оперативного контроля.
Даже в достаточно проблемном случае, когда доступ к VDI/DaaS осуществляется из домашнего офиса, пользователь может подключить домашний принтер и сканер для работы с бумажными документами, применить квалифицированную ЭЦП для работы с электронными документами, а при необходимости обратиться к корпоративным сервисам IP-телефонии и HD-видео-конференц-связи, в соответствии с установленными политиками. Немаловажным преимуществом специализированного устройства является наличие встроенного механизма контроля целостности системы на аппаратном уровне и практически полная невозможность нецелевого его использования при работе из дома.
Рабочее место в эпоху цифровизации
Для организаций, в которых цифровая культура является естественной составляющей всех производственных процессов, закономерным выбором становится «умное» рабочее место, обеспечивающее оптимальные условия для трудовой деятельности. Имея на столе максимально интегрированный в цифровую среду и интуитивно понятный инструмент – своего рода «швейцарский армейский нож», который достаточно вынуть из коробки и начать эксплуатировать через 15 минут, пользователь сможет приступить к работе, не задумываясь, где искать телефон технической поддержки, по каким протоколам устанавливать VPN-соединение, как осуществить аутентификацию или подключиться к рабочей среде. В итоге «умное» рабочее место Getmobit обеспечит ключевое для конечного пользователя и бизнеса условие – стабильность и однородность принципов работы независимо от места нахождения.
Как, а точнее где мы будем работать через 10 лет
Давать прогнозы — особенно на долгосрочную перспективу — дело неблагодарное. Если уж до сих пор чертовски сложно достоверно предсказать погоду на ближайшую неделю, то что говорить о технологиях, которые придут к власти через 10 лет? В век ускоряющегося времени и набирающих обороты перемен сразу во всех областях человеческой жизни, крайне трудно представить, как и где мы будем работать на пороге 30-х годов. Однако, общие тенденции и хорошее воображение позволяют таки осмелиться заглянуть в будущее и хотя бы в общих чертах представить грядущие перемены.
Прогноз Gartner от 2016 г.
Начать размышления о будущем стоит с данных от главной диджитал-гадалки, эдакого гидрометцентра в области технологий — прогнозов от Gartner. Ведущий аналитик цифрового мира ежегодно публикует отчёт-прогноз о перспективных технологиях, которые либо находятся в стадии идеи, либо набирают обороты в в виде стартапов, либо дожили до “плато продуктивности” и успешно реализуются.
Для наглядности возьмём график за 2016 год, на котором в самых разных стадиях разместились ближайшие цифровые перспективы человечества. Согласно Gartner каждая технология переживает свой жизненный цикл (возникновение, раскрутка, внедрение в жизнь) и до последней стадии доживают лишь те, кто успешно прошёл через зарождение, эйфорию и завышенные ожидания, закалился критикой и скепсисом и нашёл путь к воплощению.
На данном графике цикла зрелости технологий существует множество интересных точек, каждая из которых достойна отдельного обсуждения, но сейчас нас интересует строчка Smart Workspace, которая преодолела уже половину пути к “пику завышенных ожиданий” и имеет неплохие шансы на то, чтобы стать реальностью.
Что такое Smart Workspace
Очевидно, что в будущем понятие “умного” рабочего места выходит за рамки усовершенствования рабочего стола или персонального компьютера. Понятие SMART WorkSpace включает в себя совокупность перемен, которые значительно повышают производительность работника, сокращают издержки, делают бизнес гибче и служат интересам экологии. Это кардинальный подход к устаревшему во всех смыслах понятию “офис”, когда новые рабочие процессы совершаются на облачных платформах, а рабочее место возникает там, где находится сотрудник, а не фиксировано там, куда он “ходит на работу”. Если офис всегда под рукой, то рабочий процесс не привязан к часовому поясу, местонахождению сотрудника или дню недели, а люди всегда связаны между собой и более продуктивны.
Как мне кажется, лучше всего идеи Smart Workspace сформулировала компании Intel и Sogeti (еще одна крупная консалтинговая фирма), предположившие, что в основе офиса будущего лежат 4 принципа:
Итак, доступность в любое время в любом месте подразумевает полную или частичную мобильность сотрудника и возможность подключить его к работе в любой точке мира. Прежде всего это скажется (и во многих передовых компаниях сказывается уже сейчас) на устройстве офисного пространства. Понятия “рабочий стол Васи Иванова” и “график работы с 9 до 18-00” постепенно отмирают, потому что больше ни у кого нет времени ждать, когда Вася доберётся до своего стола и скоординирует свои рабочие часы с другими сотрудниками. Все мы знаем, как работают в Гугл, лёжа в гамаках и самостоятельно устанавливая режим нахождения в офисе. Или вот хороший пример с Lego — недавно компания внедрила в своих офисах в Лондоне и Сингапуре систему офисного зонирования и сотрудники постоянно выбирают для себя комфортное пространство для работы: традиционные рабочие столы, тихая библиотека или open space, где люди общаются между собой и фоном играет музыка.
Эта и заглавная картинка из еще одного исследования от крупнейшего коммерческого агентства по недвижимости CBRE, посвященного гипотетическому офису 2040. Помимо картинок там есть забавная табличка отличий офиса 1990 г., 2015 г. и 2040 г. и даже приведен один день из жизни такого будущего работника с весьма интересной схемой семьи.
Одна из долгосрочных тенденций, постепенно набирающих популярность сейчас — это создание универсальных рабочих площадок, располагающихся в каждом жилом районе, этакий “Коворкинг 2.0”. Идея таких площадок заключается в том, что самые разные специалисты одного района будут работать в одном месте, перемещаясь до работы пешком и сокращая ресурсы на ежедневные поездки в другие части города.
Забавный факт: часть компаний уже вынуждена работать так, несмотря на то, что удаленная работа на все 100% не показала свою эффективность. Мне нравится пример San Jose Sharks Sports & Entertainment, когда рекрутеры хоккейной команды вынуждены мотаться по любительским командам по всей стране, постоянно обмениваться информацией с тренерами и загружать большие объемы видеоданных. У этих ребят просто физически не может быть офиса, при этом они каждый день на работе и подключены к основным своим системам с помощью виртуального десктопа Citrix Xendesktop. Все, что им нужно — это кресло и быстрый интернет. А на стороне штаб-квартиры админ просто объединяет необходимые агентам ресурсы в виртуальной машине на гипервизоре и не тратит ресурсы на поддержание зоопарка техники.
Меняется подход и к главному ресурсу любой компании — человекочасам. Если условный Вася универсальный сотрудник, которого, в случае застоя в одном процессе, можно быстро перекинуть на другой, то его нахождение в офисе ежедневно — оправдано. Но если это узкоспециализированный профессионал, требуемый лишь на определенных этапах, то смысла просиживать время впустую ни для Васи, ни для его руководства нет никакого — отсюда вытекает мобильный график работы, частичная занятость из home office или вовсе удаленная работа. Необходимость в привязке к стационарному офису тем более теряет смысл, если боссы или коллеги Васи разбросаны по миру и их основное взаимодействие происходит через сеть. Уже сейчас часть компаний сокращают операционные издержки путём плавающего графика, когда на условные тысячу человек содержится офис на 500 лиц, сотрудники ходят на работу посменно через день, а половину времени работают из дома.
Есть и третий сорт идей, совмещающих инновации как во времени, так и в пространстве, например: офис-робомобиль. Ещё в 2015 году креативное агентство IDEO представило концепт Automobility.
Такой мобильный офис позволит использовать для работы время, обычно расходуемое лишь на перемещения, а также позволит сотруднику влиться в рабочий процесс где и когда угодно. Авторы концепта также предрекают, что в будущем рабочие процессы все меньше будут требовать встреч лицом к лицу и все больше будут возможны на расстоянии, а офисы станут намного комфортнее, персональнее и экономичнее.
Пара слов о безопасности
Таким образом, как общий вектор и тенденция в целом, так и конкретные идеи, перемены и движения подталкивают нас к постепенной виртуализации рабочего процесса. Этот факт неизбежен. Понятно, что работник должен вести дела даже из утюга, если ему так удобнее прямо сейчас править гипотетическую презентацию, но тогда в полный рост встает вопрос безопасности.
Еще один забавный факт: согласно исследованию, проведенному в 2014 году, от 22 до 43% пользователей с удовольствием установит себе любое приложение, если им заплатить в диапазоне от 1 цента до 10 долларов. Если вспомнить, как хорошо прошелся по компаниям Петя и WannaCry, понятно, что компании, дорожащие своими данными, не пустят себе на сервера домашние устройства даже самого ценного сотрудника. И тут, видимо, на помощь придут тонкие клиенты.
В качестве примера такой работы можно привести учебу на факультете Инжиниринга Индустриальных Систем (Industrial Systems Engineering department) Техасского университета A&M. В ряде случаев, студенты должны работать с высокопроизводительными приложениями, установленными только на компьютерах, размещенных в лаборатории университета (к примеру, Matlab с последующим запуском расчетов на кластере университета). Понятно, что в таком случае возможны ситуации, когда все машины заняты и поход в лабораторию оказывался безрезультатным.
В качестве решения можно было бы разрешить студентам устанавливать приложения на свои машины и уже с них подключаться к университетскому серверу (что не всегда возможно, т.к. часть программного обеспечения, к примеру, используемый в институте SOLIDWORKS, который работает только под Windows), однако администрация пошла по другому, более разумному пути — предоставила доступ к виртуальным десктопам, к которых студенты могут подключиться с любых устройств.
О компании
ООО «ГЕТМОБИТ» – российская технологическая компания, специализирующаяся на разработке, производстве и продвижении аппаратных продуктов и доверенного программного обеспечения для комплексной автоматизации рабочих мест и обеспечения безопасного доступа к корпоративным и государственным информационным системам и приложениям, телефонии, видеоконференцсвязи.
Smart Workspace
Компания является технологическим лидером и визионером новой концепции организации рабочих пространств Smart Workspace («интеллектуальных рабочих пространств») для крупного бизнеса и государственных организаций.
Основные факты
История компании
2014
Проект ГЕТМОБИТ начал свою историю. Основателями проекта была сформулирована идея решения для создания де-персональных рабочих пространств с возможностью безопасной интеграции персональных устройств, совмещающих преимущества эксплуатации унифицированного парка типовых рабочих станций с эргономичностью и адаптивностью личных рабочих мест.
2015
По итогам проработки концепции была собрана команда разработчиков, созданы и протестированы у заказчиков первые прототипы на ARM. Подана заявка на патент на полезную модель.
2016
Получив положительные отзывы и проверив ключевые гипотезы, команда продолжила развитие решения. Расширение RnD команды. В ноябре 2016 г. была зарегистрирована компания ООО «ГЕТМОБИТ».
2017
2018
В феврале 2018 г. устройство был впервые официально представлено международной и российской аудитории на выставке Mobile Worlds Congress в Барселоне. Начаты апробации в крупнейших банках и государственных организациях России.
Запуск серийного производства на базе ОЭЗ Дубна в Московской области мощностью 20 тыс. устройств GM-Box.
2019
Журнал «Метод», № 2 • 2018 г.
Практика внедрения цифрового рабочего пространства
Почему решения Smart Workplaces особенно актуальны для государственных структур?
«Метод» № 3 • 2019
Мария Рукавишникова,генеральный директор и основатель компании Гетмобит
Специалисты аналитического центра Gartner выделили новый технологический тренд — Smart Workspaces (умные рабочие места). Эта идея объединяет в себе технологии улучшения продуктивности сотрудников с одновременным повышением уровня комфорта на рабочих местах. Решения в этой области особенно актуальны для государственных структур.
По мнению экспертов, в самое ближайшее время можно ожидать повышения интереса к разработкам в сфере умных рабочих мест и появления новых продуктов. По аналогичному пути шло развитие серверных технологий, которые совершили резкий рывок вперед. Как известно, результатом стали появление продвинутых средств виртуализации, возможности вертикального и горизонтального масштабирования инфраструктуры, развитие облачных решений, гиперконвергенция.
Проблема: точки отказа и расходы на инфраструктуру
Давайте посмотрим, что происходит на уровне рабочих мест. У рядовых сотрудников появляются запросы к повышению мобильности, доступности систем. Важным требованием становится удобство использования, простота освоения и безопасность конечных устройств. При этом на рабочих столах почти ничего не меняется. Перед нами все тот же набор техники: телефон, системный блок, тонкий клиент, клавиатура, мышь, монитор, веб-камера, микрофон, колонки. За столом множество проводов, ведущих от одного устройства к другому.
Видимый переизбыток устройств приводит также и к усложнению ИТ-инфраструктуры организации, ее поддержка требует много времени и денег. Бизнес-процессы компании выстроены с учетом использования каждого устройства: звонки приходят на стационарный телефон, электронная почта — на стационарный компьютер, доступ к удаленному рабочему столу осуществляется через тонкого клиента. Возрастает риск остановки бизнес-процессов из-за множественности точек отказа.
Данная проблема особенно актуальна для госструктур. Организации такого уровня имеют повышенные требования к безопасности и отказоустойчивости применяемых решений. Для удовлетворения требований безопасности выделяются дополнительные бюджеты, внедряются дополнительные технические решения, обеспечивается их поддержка. Среди ИТ-подразделений различных министерств и ведомств уже сложился спрос на инновации в области Smart Workspaces, поскольку именно эти структуры наиболее остро ощущают недостатки классических методов организации рабочих мест. При этом инициатива по внедрению инновационных решений зачастую рождается внутри самих государственных структур.
Новый подход: централизация и удобство
В частности, интерес к подходу Smart Workspace проявил Балтийский завод, входящий в холдинг АО «Объединенная судостроительная корпорация». ГК ОСК — государственная корпорация, на базе которой консолидирована большая часть отечественного судостроительного комплекса. В рамках внутренней стратегии развития ИТ департамент инициировал поиск новейших разработок в области оптимизации ИТ-инфраструктуры как на уровне вычислительных ресурсов, так и на уровне рабочих мест персонала. Необходимость более широкого взгляда на применяемые решения также обострилась ввиду иностранных санкций, под которые попал холдинг. Предприятия, входящие в его состав, потеряли доступ к ряду распространенных ИТ-решений.
Выбранный подход основан на объединении множества технологий в единое пользовательское решение на базе концепции Smart Workspace. Среди них VDI, удаленный доступ, Unified communications, IoT, технологии централизованного управления, сбора данных и их анализа, открытые протоколы аудио- и видеосвязи, последние достижения в сфере аппаратной микроэлектроники. Особое внимание уделяется информационной безопасности, с учетом которой происходит объединение всех этих технологий. Применение такого решения позволяет организациям формировать поведенческие модели пользователей и сценарии использования решений. Таким образом, внедряемые разработки получаются простыми в освоении и удобными в использовании и обслуживании.
Для проверки эффективности подхода команда ИТ Балтийского завода провела пилотный проект. В мае — июне 2018 года было развернуто и протестировано комплексное решение, включающее в себя следующие компоненты:
1. Виртуальная АТС FreeSwitch.
3. Оборудование GM-BOX для рабочих мест пользователей от компании Гетмобит.
4. Программное обеспечение для управления, мониторинга и масштабирования пользовательским оборудованием GM MANAGEMENT SYSTEM (Гетмобит).
В результате реализации проекта была подтверждена возможность поэтапного перевода телефонной инфраструктуры на замещающие технологии и решения. В том числе с использованием open-source разработок и без необходимости приобретения дополнительных лицензий. Это позволит проводить процесс миграции незаметно для всех пользователей и без прерывания бизнес-процессов компании.
Проектной команде удалось осуществить унификацию оборудования для удаленных рабочих мест за счет интеграции с решением CheckPoint. За счет стандартизации процесса удалось добиться сокращения времени на подготовку этого оборудования. ИТ-администратор компании вместо стандартных четырех часов на эту операцию будет тратить только 20 минут. Поскольку удаленным доступом пользуются преимущественно контрагенты и подрядчики, сотрудникам завода стал доступен крайне необходимый функционал контроля доступа и мониторинга активности рабочих мест, находящихся за периметром корпоративной сети.
Пилот показал, что совместное использование системы VDI и а-персонального оборудования GM-BOX позволяет централизовать вычислительные мощности. В то же время рабочий персонал сможет тратить меньше времени на перемещение к персональному рабочему месту, поскольку получает доступ в свою рабочую среду с любого ближайшего рабочего места. При этом доступ предоставляется ко всем необходимым ИТ-системам, включая внутренний телефонный номер. За счет этого возможно существенное сокращение парка пользовательского оборудования. Вместо пяти стационарных компьютеров устанавливается 1 GM-Box. Степень утилизации пользовательского оборудования возрастает с 30 до 80%. Также сокращается время на выполнение типовых операций администрирования. Время подготовки стандартных рабочих мест сокращается с 4 часов до 20 минут, замены пользовательского оборудования — с 2 часов до 10 минут. Время на установку обновлений ПО сокращается с нескольких дней в неконтролируемом режиме до Обеспечивается защита от попыток подбора логина и пароля пользователя. Возрастает уровень антивирусной защиты, количество инцидентов, регистрируемых антивирусным ПО, в рамках пилота сокращено на 15%. Также существенно сокращено количество инцидентов, связанных с потерей и порчей данных, хранящихся на локальных рабочих местах.
Использование GM-Box на рабочих местах пользователей позволило не только сохранить текущий набор ИТ-сервисов сотрудников, но и расширить его. В частности, у пользователей появилась возможность совершать видеозвонки, использовать новые способы аутентификации, включая смартфоны. У специалистов ИТ и ИБ появились возможности сбора и анализа статистики по использованию рабочих мест сотрудниками.
Результаты эксперимента показали, что рабочее место, построенное с использованием технологий VDI, open-source решений и универсальных док-станций GM-Box, является быстрым в развертывании, удобным в обслуживании, легко встраивается в существующий ИТ-ландшафт компании, снижает нагрузку на ИТ-персонал и открывает новые возможности в организации рабочих процессов и взаимодействии между сотрудниками. На базе протестированных технологий может быть сформирован единый стандарт рабочих мест для всего Балтийского завода. Опыт решения задач реорганизации рабочих мест может применяться в других государственных структурах с многоуровневой ИТ-инфраструктурой. Эксперимент подтвердил, что умное рабочее пространство является реальностью и может создаваться российскими компаниями. Примером является компания Гетмобит, резидент ОЭЗ «Дубна», разработавшая продукт GM-BOX и систему управления GM MANAGEMENT SYSTEM.
Добро пожаловать в умное рабочее пространство
Почему именно сейчас?
Представьте, насколько сильно изменились методы и стиль работы за последние десять лет.
Вместо небольшого количества программ мы стали использовать десятки популярных приложений, каналов связи, систем управления проектами, которые разработаны для целого ряда устройств и требуют постоянного подключения к Интернету. Появилось больше технологий, интеллектуальных систем и специалистов, что кардинально расширило методы и стиль работы. Но есть одна загвоздка: работа со всем этим требует огромного внимания.
Большинство пользователей во время работы вынуждены переключаться между приложениями каждые шесть минут, а постоянно поступающие уведомления мешают сосредоточиться. Разобщенность между содержимым, инструментами и командами приводит к тому, что мы испытываем разочарование, а команды не могут синхронизировать свои действия. Поскольку мы не успеваем выполнять важные дела вовремя, приходится оставаться в нерабочее время, чтобы наверстать упущенное. Но даже если мы перейдем к 24-часовому рабочему дню, общая производительность труда не изменится.
Мы не научились работать по-умному. Настало время это изменить.
Новые методы и стиль работы
Что такое умное рабочее пространство? И как оно выглядит?
Умное рабочее пространство — это цифровая среда, которая объединяет все содержимое участников рабочей группы с помощью их любимых инструментов. Оно помогает пользователям отсечь ненужную информацию и выделить самое важное.
Во-первых, оно объединяет данные и инструменты, которыми вы пользуетесь, обеспечивая удобный доступ к любым функциям. Больше не нужно переключаться между платформами, приложениями и типами данных — умное рабочее пространство предоставляет единое место для их использования.
Во-вторых, оно объединяет людей и общение при работе над файлами и проектами. Контекстные данные для работы сосредоточены в одном месте, а не разбросаны по разным каналам.
В-третьих, оно использует искусственный интеллект, чтобы отсечь ненужную информацию и выделить самое важное: он рекомендует данные, которые могут потребоваться для совещания или пригодиться при редактировании документа, над которым вы работаете, а также распознает изображения, избавив от необходимости запоминать названия файлов.
Умное рабочее пространство позволяет устранить любые помехи и трудности в работе, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно.