утверждение номенклатуры дел это содержание какого этапа

Утверждение номенклатуры дел это содержание какого этапа

3.4. Номенклатура дел

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Источник

Номенклатура дел: правила составления

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов). Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций. После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК. Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах. В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

Источник

Когда составляется номенклатура дел на 2021 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел пошагово описан в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно прямо сейчас.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Источник