В чем заключается процесс управления в менеджменте
Процесс управления
Процесс управления решает две задачи:
Процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.
Управленческий процесс объединяет в себе такие моменты как управленческий труд, его предмет и средства, и реализуется в определенном продукте.
Предметом труда в управлении являются документы управления, получивший такое название в отличии от других документов, не связанных с вообще с процессом управления. Основным носителем информации в системе управления служит в настоящее время документ. С их помощью осуществляется взаимосвязь между структурными подразделениями организации.
Преобразованная информация приобретает самостоятельное существование и может накапливаться, что приводит к усложнению процесса управления, усилению господства прошлых решений над текущими. Последнее, правда, в определенней степени полезно, так как порождает организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание управленческих механизмов и выполнение соответствующих действий без специальных распоряжений. Однако он ограничен, так как не в состоянии подчинить и координировать все организационные элементы.
Управленческий труд, как и инженерный, конструкторский, исследовательский и пр., относится к категории труда умственного, осуществляемого человеком в виде нервно-психических усилий. Он существует в трех основных формах: эвристического, административного и операторного.
Эвристический труд сводится к совокупности действий по анализу и изучению тех или иных проблем, стоящих перед организацией, и разработке на основе этого различных вариантов их решений — управленческих, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера самих проблем этот труд выполняется руководителями и специалистами.
Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как текущая координация деятельности подчиненных, их контроль, оценка, мотивация, распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, обмен информацией (осуществляется в процессе проведения собраний и совещаний, приема посетителей, ведения деловых переговоров, ответов на письма и телефонные звонки, обхода рабочих мест).
Операторный труд направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией. Он включает такие работы как документационная (оформление, размножение, сортировка, и хранение различного рода документов); первично-счетная и учетная (сбор статистической, бухгалтерской и иной информации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, протекающих в рамках организации); коммуникативно-техническая, вычислительная и формально-логическая (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму, расчетов необходимых для принятия решений).
Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей. Часть его, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для ее обозначения иногда используют термин «нефизический труд».
Процесс управленческого труда состоит из элементарных действий, или операций, то есть однородных, логически неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей информации (документов) от момента их поступления до передачи в преобразованном виде другим или на хранение.
Управленческие операции – это технологически нерасчленимый процесс обработки управленческой информации, поступающей в данное структурное подразделение.
Управленческие операции бывают: поисковыми, вычислительными, логическими, описательными, графическими, контрольными, коммуникационными (например, слушание, чтение, разговор, наблюдение за действиями различных устройств, мышления т.п.).
Самостоятельный комплекс операций по обработке информации (сбора, изучения, анализа, формулировке выводов, их оформлению), заканчивающихся определенным по форме и содержанию результатом в виде устного сообщения или документа (справки, приказа, письма и пр.), получил название работы.
Управленческие работы различаются:
Остановимся подробнее на последней, поскольку для управленческого труда она является едва ли не главной характеристикой.
Сложность управленческого труда обусловливается несколькими обстоятельствами.
Во-первых, масштабами, количеством и составом решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, часто в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.
В-третьих, сложность управленческого труда определяется степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать. Менеджер, принимая решения, часто берет на себя ответственность не только за материальное благосостояние людей, но за их здоровье и даже жизнь.
По содержанию управленческие работы бывают:
Управленческая процедура – комплекс взаимосвязанных в определенном порядке управленческих операций и документов, направленных на достижение фиксированной цели.
Процедура должна отражать цель работы, используемые и разрабатываемые документы, их содержание, порядок прохождения.
Классификация процедур и операций осуществляется по ряду критериев:
При всем своем разнообразии и различной степени сложности управленческие процедуры носят циклический характер.
Управленческий цикл – это период обращения информации в сфере управления, который измеряется определенным для каждой процедуры временным интервалом или календарным периодом.
В чем заключается процесс управления в менеджменте
ТЕМА 5. ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ
1. Процесс управления: сущность, цель, свойства, составляющие.
Реализация функций менеджмента как действий по достижению целей организации возможна лишь в их взаимодействии и взаимосвязи, поскольку они не существуют сами по себе, а проявляются в процессе управленческой деятельности.
Управленческая деятельность – это вид сознательно осуществляемой деятельности, направленной на эффективное осуществление работ (индивидуально или коллективно) по достижению тех или иных целей, решению соответствующих задач, выполнению функций.
Управленческая деятельность обеспечивает осуществление важнейшей категории менеджмента – процесса управления.
В обобщённом значении процесс – совокупность последовательных целенаправленных действий для достижения какого-либо результата.
Процесс управления – это последовательность определённых завершённых этапов, исполнение которых содействует обеспечению управленческого воздействия субъекта управления (управляющей системы) на объект управления с целью достижения целей организации.
Процесс управления охватывает определённые категории менеджмента, такие, как субъект и объект управления, функции менеджмента, методы менеджмента, управленческие решения, коммуникации, руководство и т.д. Графическая модель процесса управления в организации представлена на рис. 5.1.
Участниками процесса управления в организации являются руководители различных уровней управления и исполнители функций, процедур и операций.
Цель процесса управления – объединение усилий участников для достижения конкретного результата.
По существу, процесс управления – это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на обеспечение функционирования и развития организации для достижения стоящих перед ней целей.
Рис. 5.1. Графическая модель процесса управления
Предмет процесса управления – информация, которую исполнители и руководители используют в своей деятельности.
Средства осуществления процесса управления – документы и различные средства приёма, регистрации, хранения, обработки и выдачи информации.
Продукт труда – это результат управленческого процесса, которым является управленческое решение. С помощью того или иного материального носителя (преимущественно документов) эти решения поступают непосредственно к объекту управления, посредством управляющего воздействия.
Процесс управления решает две задачи:
тактическая − заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления;
стратегическая − обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.
Процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.
Правильно спроектированный процесс управления делает организацию успешной. А для того, чтобы этот процесс правильно проектировать, необходимо знать и понимать содержание процесса управления, взаимосвязи между отдельными этапами выполнения операции и их характеристики.
Содержание этапов процесса управления.
I этап процесса управления организацией состоит в реализации функций менеджмента (рис. 5.1), к которым относятся как общие, так и конкретные, специальные функции. Например, планирование производства и реализации продукции, управление разработкой и подготовкой технологии, конструирование продукции, управление персоналом и т.д. В этом смысле речь идёт об управленческой деятельности, обеспечивающей реализацию функций менеджмента на всех уровнях управления управляющей системы организации: руководители организации и их заместители, руководители цехов, отделов, групп, участков, специалисты всех направлений (экономисты, технологи, конструктора, энергетики и т.д.).
Таким образом, аппарат управления, который сосредоточен в управляющей системе, в процессе своей управленческой деятельности должен исполнить своё основное задание: создать систему методов управления, т.е. совокупность способов воздействия управляющей системы на управляемую с целью обеспечения производственно-хозяйственной деятельности и получения конкретных результатов (изготовление продукции, предоставление услуг, обеспечение прибыльности и т.д.).
Для того, чтобы реализовать это, на II этапе процесса управления организацией формируется система методов управления (рис. 5.1), т.е. способов воздействия на управляемую систему.
К методам управления относят как экономические, так и социально-психологические, которые сами по себе не могут осуществлять управленческое воздействие, поскольку они в своём большинстве не имеют формы административных рычагов. В силу этого, эти методы работают в комплексе с организационно-административными методами управления, благодаря которым обеспечивается реализация экономических и социально-психологических методов управления и преобразование их форму управленческого воздействия в организации. Для обеспечения действенного управленческого воздействия методы управления должны пройти этап формализации и, как результат, преобразоваться в управленческое решение.
III этап процесса управления заключается в непосредственной формализации методов управления, которые сопровождаются созданием механизмов трансформации методов управления в управленческие решения (утверждение решения, приказы, распоряжения, указания и т.д.). После этого управленческие решения формализованные методы управления) каналами прямой связи поступают из управляющей системы (субъекта управления) в управляемую (объект управления) (и осуществляют управленческое воздействие, которое обеспечивает исполнение производственно-хозяйственных операций, изготовление продуктов, предоставление услуг, достижение производственных, финансовых, экономических и других результатов (рис. 5.1).
При этом руководство выступает видом управленческой деятельности, который объединяет трудовые процессы всех работников организации, обеспечивающих реализацию функций и формирование методов управления, а также формализует воздействие управляющей системы на управляемую.
Именно 4 этап процесса управления предназначен для обеспечения управленческого воздействия на основе руководства. В структуре категорий менеджмента руководство выполняет роль двигателя, который определяет направления деятельности аппарата управления, эффективность управленческих решений, степень достижения целей организации. Все представленные этапы процесса управления сопровождаются и обеспечиваются коммуникациями (рис. 5.1), т.е. процессами обмена информацией между работниками, структурными подразделениями и другими организациями.
Все процессы управления организацией, представленные в виде взаимосвязи задач управления, можно разделить на две большие группы: постоянные и периодические.
Постоянные процессы представляют собой функциональные области деятельности по достижению текущих целей. Например, процесс управления производством продукции. Такие процессы содержат определённые процедуры, порядок выполнения которых заранее спроектирован и описан в инструкциях. Изменение постоянных процессов происходит нечасто.
Периодические процессы – это активная форма управления, вызванная появлением незапланированных, непредвиденных ситуаций, требующая выработки оперативных (часто разовых) управленческих воздействий. Эти процессы направлены на разрешение нештатных управленческих ситуаций. Для процедур в рамках данных процессов используют выработанные менеджментом правила, но использование этих правил представляет собой искусство управления.
Как постоянные, так и периодические процессы управления имеют одну и ту же структуру, отличающуюся целями, средствами, предметом, содержанием выполняемых процедур и операций.
В процессе управления выделяют элементы и управленческие процедуры.
Элементы процесса управления определяют следующие характеристики управленческой деятельности:
для чего выполняется процесс управления;
что явилось причиной возникновения процесса управления;
на что направлен процесс управления;
какой вид воздействия вырабатывается в процессе управления;
К основным элементам процесса управления относятся: цель; ситуация; проблема; решение.
Логическая взаимосвязь этих элементов представлена на рис. 5.2.
Цель определяет смысл выполнения процесса управления. Процессы реализуются для достижения цели. Процесс управления – это всегда целенаправленная деятельность участников. Следовательно, каждый процесс управления совершается для достижения какой-то определённой цели. Поэтому процесс управления предусматривает выяснение или постановку цели, ради которой он будет выполняться.
Каждому из процессов управления присуща своя цель. Цели в процессе управления должны иметь операционный характер и преобразовываться в конкретные задачи и рабочие задания. Для каждой управленческой ситуации они являются ориентиром для концентрации необходимых ресурсов.
Ситуация в процессе управления возникает в результате появления отклонений в деятельности управляемого объекта или влияния на факторы внешней среды, в которой работает организация.
Ситуация – это определённое возмущение, которое является причиной возникновения процессов управления. Ситуация может оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на организацию. Например, резкое повышение спроса на продукцию предприятия позволяет повысить цену, и, наоборот, резкое снижение потребительского спроса на эту продукцию вынуждает организацию вырабатывать меры, устраняющие нежелательные тенденции.
Сложность и сфера воздействия ситуации является причиной постоянных и периодических процессов управления.
Рис. 5.2. Процесс управления организацией
Ситуации в процессе управления создают проблемы, которые должны быть разрешены менеджерами.
Проблема – это необходимость обоснования и выбора определённой позиции в разрешении возникшей ситуации. Проблема предполагает выяснение основных противоречий между условиями работы организации, вызванными появлением ситуации, и условиями, требующимися для достижения организацией своих целей. Выявление характера управленческой ситуации позволяет определить возможные направления деятельности менеджера по устранению возникших отклонений по достижению поставленной цели.
Воздействие на конкретную ситуацию осуществляется через решение.
Решение – это заключительный и, одновременно, самый ответственный элемент в процессе управления.
Решение предусматривает выбор наиболее эффективного варианта воздействия на возникшую ситуацию, выбор конкретных средств и способов, разработку конкретных управленческих процедур осуществления процесса управления.
Именно этот элемент приводит в действие человеческие, материальные и финансовые ресурсы. От того, какое будет принято решение, зависит эффективность выработанной управленческой реакции на воздействие, оказываемое возникшей ситуацией.
Управленческие процедуры.
Процесс управления состоит из элементарных действий, или операций, то есть однородных, логически неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей информации (документов) от момента их поступления до передачи в преобразованном виде другим или на хранение.
Управленческие операции – это технологически нерасчленимый процесс обработки управленческой информации, поступающей в данное структурное подразделение (рис. 5.3).
Совершается проверка логического условия, анализируются варианты решения и принимаются решения
Рис. 5.3. Управленческая операция
Управленческие операции бывают: поисковыми, вычислительными, логическими, описательными, графическими, контрольными, коммуникационными (например, слушание, чтение, разговор, наблюдение за действиями различных устройств, мышление и т.п.).
Самостоятельный комплекс операций по обработке информации (сбор, изучениг, анализ, формулировка выводов, их оформление), заканчивающихся определенным по форме и содержанию результатом в виде устного сообщения или документа (справки, приказа, письма и пр.), получил название управленческой работы.
Управленческие работы различаются:
по целевому назначению (предвидение, активизация, контроль);
по конкретному содержанию (исследование, планирование);
по периодам (стратегические, тактические, оперативные);
по этапам (целеполагание, анализ ситуации, определение проблемы, поиск решения); по направленности (внутрь или вовне организации);
по сферам (экономическая, социальная, технологическая);
по объектам (производство, персонал);
по формам и методам осуществления;
по организационной роли (дифференцирующие и интегрирующие);
по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, и творческие);
по степени сложности.
Остановимся подробнее на последней, поскольку для управленческого труда она является едва ли не главной характеристикой.
Сложность управленческого труда обусловливается несколькими обстоятельствами.
Во-первых, масштабами, количеством и составом решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, часто в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.
В-третьих, сложность управленческого труда определяется степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать. Менеджер, принимая решения, часто берет на себя ответственность не только за материальное благосостояние людей, но за их здоровье и даже жизнь.
По содержанию управленческие работы бывают:
коммуникационными (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки);
распорядительными и координационными (доведение до исполнителей принятых решений в устной и письменной форме, составление и выдача заданий, инструктирование);
контрольно-оценочными (проверка своевременности и качества выполнения заданий);
аналитико-конструктивными (изучение информации и подготовка решений);
информационно-техническими (с носителями информации) на которые уходит 10 − 15% рабочего времени; первично-счетными и учетными.
Управленческая процедура – комплекс взаимосвязанных в определенном порядке управленческих операций и документов, направленных на достижение фиксированной цели (рис. 5.4.).
Рис. 5.4. Управленческая процедура
Процедура должна отражать цель работы, используемые и разрабатываемые документы, их содержание, порядок прохождения.
Классификация процедур и операций осуществляется по ряду критериев:
по содержанию:
информационные или информационно-технические − связаны с обработкой информации и ее носителей. Здесь выделяют также документационные, первично-счетные, учетные и вычислительные операции и процедуры;
логико-мыслительные или аналитико-конструктивные − связаны с подготовкой и принятием управленческих решений;
организационные − состоят из служебно-коммуникационных, распорядительных и координационных операций и процедур;
по характеру сочетания во времени:
последовательные, т.е. каждая операция или процедура начинается только после окончания предыдущей;
параллельные, предполагающие одновременное выполнение операций и процедур;
параллельно-последовательные предусматривают частичное совмещение смежных операций и процедур во времени и в пространстве;
по сложности:
простые операции и процедуры, т.е. содержащие несколько элементов и операций;
сложные операции (20 − 30 элементов) и процедур (100 и более операций);
по степени повторяемости:
повторяющиеся, т.е. постоянно выполняемые работниками управленческого аппарата;
неповторяющиеся или творческие, сложные операции и процедуры.
Каждый элемент процесса управления в организации реализуется с помощью взаимосвязанных управленческих процедур (рис.5.2), среди которых следует выделить:
целеполагание;
информационное обследование;
аналитическую деятельность;
выбор вариантов действий;
реализацию решений.
Целеполагание – это процедура обеспечения постановки конкретной цели (если цель не поставлена) или уяснение сущности цели, связанной с протеканием процесса управления.
Постановка цели осуществляется для постоянных процессов.
В этом случае цели выступают в качестве стандарта, меры, которыми измеряется выполнение работы.
Процедура целеполагания позволяет следующее:
организовать и объяснить весь диапазон явлений, связанных с объектом, подсистемой или организацией в целом;
предсказать поведение объекта, подсистемы или организации в целом;
оценить разумность решений в момент, когда они ещё не приняты;
проанализировать собственную работу менеджерами всех уровней и процессов управления и в результате улучшить всё.
Информационное обеспечение представляет собой управленческую процедуру относительно предмета процесса управления – информации, адекватно отражающей характеристику цели и влияние возникшей ситуации на её достижение.
Данная процедура включает операции по сбору необходимой информации, её систематизации и обработке.
Аналитическая деятельность в процессе управления характеризуется совокупностью операций, связанных с оценкой состояния управляемого объекта, подсистемы или организации (в зависимости от вида процесса), поиском путей улучшения либо устранения нежелательных воздействий со стороны возникшей ситуации.
Анализируется также сама ситуация, причины её возникновения и возможные последствия её воздействия.
Аналитическая деятельность обслуживает все элементы процесса управления, представляя возможные варианты протекания процесса управления.
Выбор вариантов действий. Содержание этой управленческой процедуры зависит от сложности ситуации. Если ситуация не сложная, то выбрать решение достаточно просто. Если проблема, порождённая ситуацией сложна, тогда менеджер, обладая необходимой информацией, выбирает из нескольких альтернатив наиболее приемлемую альтернативу в сложившихся условиях.
Реализация решений. Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Процесс управления заканчивается, если он оказал влияние на объект управления как результат конкретной работы исполнителей. Поэтому процедура реализации решения требует от менеджера не только принятия приемлемого решения, но и обязательной организации исполнения, т.е. он должен привлечь к данному процессу конкретных исполнителей. Если это не будет сделано, то такой процесс управления не имеет реального смысла, следовательно, для его осуществления (выполнения предыдущих процедур) не стоит тратить ресурсы.
2. Управленческий цикл.
3. Управленческие решения как результат управленческой деятельности.
Принятие решения является важной частью любой управленческой деятельности. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие – как процесс, ведущий к появлению этого продукта.
Подобно процессу коммуникации, принятие решений отражается во всех аспектах управления. Обмен информацией и принятие решений являются также составной частью любой из общих функций управления (рис. 5.6).
В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами различных уровней и носит достаточно формализованный характер, так как решение касается не только одной личности, но чаще подразделения или организации в целом.
Рис. 5.6. Место управленческих решений в системе управления
Решение – это выбор действий, которые необходимо совершить человеку, когда он располагает информацией, недостаточной, чтобы ответ напрашивался сам собой.
Решение – это выбор альтернативы (варианта).
Принятие решений в организации характеризуется как:
сознательная и целенаправленная деятельность человека;
поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;
процесс взаимодействия членов организации;
выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния
организационной среды;
часть общего процесса управления;
неизбежная часть ежедневной работы менеджера;
важная часть для выполнения всех других функций управления.
Управленческое решение – развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.
Для управленческого решения характерны:
целенаправленность;
волевой характер;
директивность;
конкретность.
В зависимости от сферы разработки и реализации управленческого решения могут использоваться разные формы.
К формам разработки относятся: указ, закон, приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель.
Формы реализации включают: предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, деловую беседу, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещания, заседания, отчет.
Качество управленческих решений – совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта.
В составе свойств, определяющих качество управленческих решений выделяются: обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др.
Управленческие решения имеют следующие свойства:
обоснованность (люди убеждены, что решение действительно обоснованно);
своевременность;
содержание;
выполнимость;
жесткость регламентации;
твердость.
Требования, предъявляемые к управленческим решениям:
наличие ясной цели;
должно быть обоснованным;
иметь адресата и сроки исполнения;
должно быть непротиворечивым и правомочным;
должно быть эффективным и конкретным;
должно быть своевременным;
должно обладать полнотой, краткостью и четкостью.
Отражая многогранность и сложность взаимодействия объективных и субъективных факторов, действующих в организационных системах, управленческие решения отличаются многообразием форм (табл. 5.1).
Таблица 5.1
Классификация управленческих решений