В чем заключается работа управляющего магазином
Должностная инструкция управляющего магазином
Помимо трудового договора, имеются и другие важные документы, оговаривающие взаимодействие работодателя и сотрудника. К числу таких документов относится должностная инструкция, в которой подробно расписываются требования к работнику, функции, которые он будет выполнять и сфера его ответственности. От четкости и тщательности составления данной бумаги зависит слаженность в работе той или иной организации. Сегодня в центре нашего внимания находится должностная инструкция управляющего магазином.
Образец должностной инструкции управляющего магазином
Общие положения
Должностные обязанности
Список должностных обязанностей управляющего магазином состоит из следующих пунктов:
Права
Управляющий магазином располагает следующими полномочиями и правами:
Ответственность
Дисциплинарная ответственность наступает для управляющего магазином в следующих случаях:
Условия работы
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция выполняет три главных функции:
Для того чтобы сотрудник четко понимал, какие задачи включает в себя его должность, данную инструкцию необходимо составлять особенно тщательно.
Справка. Должностная инструкция вступает в силу только после того, как сотрудник, для которого она предназначается, подпишет бумагу. Если в штате значится несколько работников, занимающих одну и ту же должность, все они должны расписаться на своем собственном экземпляре этого документа.
Структура должностной инструкции
Должностные инструкции не имеют строго плана, которого должны придерживаться все составители. Разные компании могут допускать некоторые вольности при составлении этого документа. Однако вне зависимости от того, для какой должности предназначена инструкция, она включает в себя несколько обязательных разделов:
В зависимости от специфики той или иной профессии, в план могут быть включены дополнительные главы – по решению начальства.
Справка. Существуют разные варианты составления должностной инструкции. Она может как быть частью трудового договора, так и идти в качестве отдельного документа. Во втором случае ТД должен содержать ссылки на инструкцию.
Первый раздел
В первую очередь должностная инструкция указывает категорию, к которой относится вакансия управляющего магазином. Далее документ приводит распоряжение, на основании которого управляющий назначается на пост и затрагивает вопросы субординации. Большое внимание уделяется пункту, раскрывающему требования к квалификации, предъявляемые к кандидату на должность. К числу таких требований относятся:
На основании усвоения теоретических и практических знаний, управляющий магазином должен овладеть определённым багажом навыков, которые также перечисляются в инструкции. Завершает первый раздел список нормативных документов, имеющих непосредственное отношение к сфере торговли, о которых должен иметь представление управляющий. К числу таких документов относятся как законодательные акты, так и локальные нормативы компании.
Второй раздел
Второй раздел дает сотруднику исчерпывающую информацию, касающуюся обязанностей, относящихся к его должности. Разные организации могут предъявлять разные требования к своим подчиненным, занимающим один и тот же пост. Именно поэтому во избежание возникновения конфликтов составителям инструкций следует прописывать каждый пункт, в особенности если речь идет о руководителях.
Третий раздел
Под правами в должностной инструкции понимаются действия, совершаемые сотрудниками на добровольной основе с целью повышения производительности. Так, управляющие магазина отслеживают прохождение своими подчиненными аттестации и повышения квалификации, поскольку это помогает им стать более эффективными.
Важно! Несмотря на добровольную основу прав, их игнорирование может привести к ответственности в связи с халатностью.
Четвертый раздел
Раздел под названием «Ответственность» является одним из самых важных, поскольку конкретизирует проступки, за которые работнику грозят санкции. В качестве санкций могут использоваться как штраф или отстранение от должности, так и увольнение. В инструкции необходимо обязательно указать на то, что все меры воздействия имеют законную основу и опираются на ТК РФ.
Пятый раздел
Заключительный раздел посвящается условиям, в которых будет осуществляться профессиональная деятельность сотрудника. В этом разделе должна находится ссылка на внутренний распорядок организации, а также перечислены все особенности должности, не вошедшие в предыдущие главы. В частности, раздел «Условия работы» может содержать информацию о наличии служебных поездок или о взаимодействии с коллегами.
Утверждение должностной инструкции
Для того чтобы должностная инструкция обрела юридическую силу, она должно пройти несколько этапов:
Что входит в обязанности директора магазина?
Должность директора магазина считается очень ответственной и относится к разряду руководящих. Следовательно, человек, занимающий эту должность, обязан обладать большим опытом работы и иметь отличные лидерские качества, которые помогут ему наладить наиэффективнейшую работу магазина. А ввиду того что специфика функционирования магазина всегда разная (продукты, продовольственные товары), требования к навыкам и опыту человека также могут отличаться.
Но основные моменты, разумеется, одинаковые для всех. Сегодня мы рассмотрим основные цели и задачи директора магазина, требования к квалификации, а также ряд моментов, о которых он обязан знать.
Начнем с требований. У кандидата на должность должно быть высшее управленческое либо экономическое образование, опыт работы в торговой сфере более пяти лет, а также опыт руководства персоналом более двадцати человек.
Основные обязанности
Директор обязан решать все вопросы хозяйственного, административного и финансового плана, связанные с 
деятельностью учреждения. Также он должен организовывать и координировать работу магазина, способствовать сокращению затрат и повышению качества сервиса.
Функции директора
Основные функции в данном случае следующие:
О чем должен знать директор магазина?
Человек, занимающий данную должность, обязан знать о следующих вещах:
Права директора
Директор магазина имеет право принимать участие в обсуждении проблем, связанных с должностными обязанностями, которые он исполняет. Также он вправе выносить на суд начальства свои предложения относительно улучшения деятельности предприятия, рабочих условий, а также повышения качества сервиса.
Помимо того, он может поощрять или наказывать подчиненных ему работников согласно положениям компании и приказам руководства.
Несение ответственности
Человек, который занимает должность директора, обязан нести ответственность за нарушение установленных норм, приказов руководства, торговых правил, техники безопасности, выданных распоряжений и, разумеется, законодательства РФ. Также он ответственен за неразглашение конфиденциальной информации, которая является коммерческой тайной согласно инструкциям руководства.
Наконец, директор ответственен за все материальные ценности, которые были ему поручены в соответствии с занимаемой должностью, по распоряжениям руководства и действующему законодательству.
Кто такой директор по рознице и как им стать
Директор по рознице — это специалист, который может наладить процессы в ретейле и добиться от магазина эффективно развития с быстрым выходом на прибыль. Профессия востребована, ведь оборот розничной торговли в России в 2020 году составил 33,555 трлн рублей, и это несмотря на пандемию. Зарплаты, судя по открытым данным на HeadHunter, составляют 100-200 тыс. руб. для региональных управляющих и еще больше для директоров сетей и кластеров.
Что должен знать управляющий розницей
Высшего образования по специальности современному директору по рознице недостаточно. Вот чему учат на курсах повышения квалификации:
Способы отраслевого маркетингового анализа, с упором на особенности ретейла, источники получения данных, методы систематизации информации.
Типы поведения покупателей, анализ целевых клиентских групп.
Аудит процессов компании, разработка и внедрение стратегии развития магазинов.
Особенности и различия между управлением магазином и управлением сетью.
Управленческие, организационные, маркетинговые, финансовые ошибки и как их избежать.
Инструменты управляющего: регламенты, бюджет, персонал, технологии.
Методы анализа эффективности техники продаж. Приемы стимулирования продаж для увеличения среднего чека. Цены, скидки, промо-акции
Особенности мерчандайзинга — правила выкладки, создания атмосферы с помощью цветового и звукового оформления.
Оптимизация издержек: на чем можно и нельзя экономить.
Виды материальной и нематериальной мотивации для персонала. Грейдирование, KPI.
Построение бизнес-процессов в рознице. Категорийный менеджмент.
Чем занимается директор по рознице
Ключевой показатель эффективности управляющего розничными магазинами — выход на плановые показатели по выручке и EBITDA. Хорошо, если вы будете постоянно оптимизировать бюджет на персонал, снижать уровень списания и выполнять KPI по розничному товарообороту, среднему чеку, выручке с квадратного метра.
Это стандартный перечень обязанностей руководителя:
Управлять розничными продажами, офлайн и онлайн. Формировать ассортиментную матрицу. Открывать новые торговые точки, развивать их до уровня окупаемости. Настроить систему мониторинга ключевых показателей развития магазинов.
Планировать и организовывать мероприятия по развитию торговых точек, созданию новых товарных категорий. Оптимизировать товарное позиционирование, перестраивать, при необходимости, магазины.
Разработать план продаж и KPI сотрудников. Внедрить систему отслеживания показателей. Создать систему материальной и нематериальной мотивации персонала.
Наладить систему отбора персонала, сформировать кадровый резерв — самостоятельно или с помощью HR-департамента, в зависимости от особенностей компании. Управление персоналом: развитие, наставничество, коучинг, разработка мотивационных программ.
Контролировать выполнение стандартов сервиса обслуживания.
Проводить маркетинговый анализ для магазинов, определять целевые клиентские группы, составлять типологию посетителей. Менять стратегию развитию в соответствии с результатами анализа.
Формировать аналитическую отчетность для топ-менеджеров или гендиректора. Использовать несколько видов статистики, проверять данные.
Выстроить эффективные коммуникации с другими отделами — финансы, закупка, снабжение, склад. Работать с поставщиками, настроить систему приема, реализации и возврата товара.
Стимулировать продажи с помощью маркетинговых и рекламных акций, учитывая аудиторию магазина.
Навыки и качества
Управляющий розничными магазинами — это человек с хорошо развитыми управленческими и лидерскими навыками. Он должен уметь управлять процессами и людьми, это главная компетенция.
Смотрите также: Мотивация отдела продаж. Формируем систему оплаты.
Пригодятся и сильные аналитические способности. Директор по рознице должен ежедневно работать с большим объемом информации и уметь быстро принимать решения.
Даже в крупных магазинах и сетях может быть небольшой штат HR, поэтому адаптация нового персонала тоже ложится на плечи управляющего. Придется заниматься и повышением мотивации подчиненных, поддерживать их и вести за собой. Пригодится хорошо развитый эмоциональный интеллект.
Директор по рознице должен уметь работать автономно, быть самостоятельным. Не ждать поручений, а планомерно выстраивать бизнес-процессы, которые сделают магазин прибыльным.
Важно быть активным и постоянно генерировать идеи, выстраивать гипотезы и проверять их на практике. Разберитесь в методах генерации сильных идей и применяйте их на практике.
Требования к образованию и опыту работы
Стандарт в требованиях к управляющему розничными магазинами — высшее образование. Как правило, нужно или техническое, или экономическое.
Судя по опубликованным на HeadHunter вакансиям, для замещения должности нужно проработать директором по рознице или его заместителем в течение трех-пяти лет, а вот общий опыт работы в ретейле требуется больше — от пяти до десяти лет. Желательно, чтобы вы работали в том же продуктовом секторе, где и будущий работодатель.
Пригодятся и дополнительные курсы. Как минимум стоит пройти такие:
Повышение квалификации для директоров по рознице.
Курсы по брендингу, маркетингу и рекламе.
Для крупных корпораций желательно законченное MBA.
Плюсом будет сертификат, подтверждающий владение Excel и 1С: Управление торговлей.
Приглашаем на авторский курс для директоров по рознице
На курсе подробно рассказываем, как организовать работу розницы, реагировать на меняющиеся условия и эффективно выстраивать процессы. В программе — чек-листы для проверки действий, инструкция, как разработать план оптимизации и стратегию предприятия. Отдельное занятие посвящено открытию нового магазина.
Лекции подготовлены с учетом специфики бизнеса в России и странах бывшего СНГ. Участники обучения узнают, как сформировать стратегию торгового предприятия, избежать типичных ошибок, стимулировать продажи и быстро вывести магазин на прибыль.
Курс «Директор по рознице» → 
Дмитрий Кузьмин Автор медиапортала Русской Школы Управления
Директор магазина: обязанности, функции, требования
Иерархия подчиненности
Магазины могут быть как структурными подразделениями сети, так и отдельными единицами. Если магазин представляет собой небольшой гастроном у дома или является единичной точкой, то подчиняется директор напрямую владельцу магазина. Если же магазин является структурной единицей большой сети, то подчинение может быть как административное, так и функциональное.
Требования к опыту работы
В государственных учреждениях сотрудник, которого берут на должность директора магазина, в обязательном порядке должен соответствовать всем требованиям. В частном бизнесе для получения должности не обязательно, чтобы выполненными были все требования. К ним относятся:
В частном бизнесе для того, чтобы принять сотрудника на должность директора, некоторые требования могут быть нивелированы за счет четкого перевеса качеств, которые в данной сфере нужнее.
К примеру, компания, состоящая из сети магазинов, может быть более заинтересована в хорошем управленце и продажнике, чем в сотруднике, который долго работал на данной позиции, но не имеет явно успешного опыта в управлении командой. В таком случае в требованиях к претенденту могут быть указаны пожелания к опыту управления персоналом, а опыт в должности может быть равен не 5 годам, а 3.
Функциональные обязанности
Такое лицо, как директор магазина, обязанности должно выполнять строго в соответствии с требованиями. В случае недостач, любых спорных вопросов ответственность по цепочке поднимается с самого низкого уровня персонала, где изначально обнаружена ошибка, до непосредственно руководящего лица.
Необходимые знания
Для того чтобы директор магазина обязанности выполнял качественно, на практике он должен был сталкиваться с разнообразными моментами. Знание нюансов и тонкостей торговли помогает организовывать рабочий процесс. Чтобы выполнять обязанности директора магазина продуктов, необходимо знать:
Иными словами, нужно обладать действительно хорошей профессиональной подготовкой. Выполнять директор магазина обязанности, которые прописаны в его трудовом соглашении, должен качественно. Однако с учетом того, что уровень ответственности для данной должности высок, то при поступлении на работу на нее ему необходимо удостовериться, что работодатель тоже будет соблюдать свои обязанности в полной мере.
Обязанности заместителя директора
Следующим в организационной структуре подразделения за директором идет заместитель. Его обязанности немного уже, чем у директора, однако материальная ответственность и управление персоналом также являются обязательной частью его работы.
Обязанности зам. директора магазина включают:
Требования к должности
Обязанности заместителя директора магазина требуют определенных навыков и квалификации. Для того чтобы продажи не падали, а персонал был доволен руководством, заместитель директора должен обладать соответствующими навыками и знаниями:
Выполнение всех пунктов требований, а также ответственный подход к должностным обязанностям со стороны сотрудников обеспечивают владельцам магазина стабильную прибыль и положительную динамику продаж.
В поисках управляющего розничным магазином: подробный гайд о том, где искать, что спрашивать, как контролировать
Управляющий розничным магазином: что он должен знать и как его найти?
Кто такой управляющий магазином и какие у него обязанности?
Администратор или управляющий магазином – это позиция, без которой сложно обходиться растущему бизнесу: когда владельцу уже не под силу самостоятельно справляться со всеми процессами.
Нанимая руководителя для торговой точки, предприниматель делегирует ему основные управленческие функции и, зачастую, рассчитывает, что нанятый менеджер будет обеспечивать необходимый уровень продаж в магазине, постоянно улучшать показатели деятельности и заботиться о его репутации.
Поэтому, по сути, ключевые обязанности управляющего магазином – организовать и контролировать операционную деятельность торговой точки так, чтобы она была успешной, приносила прибыль, а собственник был удовлетворен результатами. Но, конечно, в каждой конкретной ситуации требования к позиции могут отличаться. Список функций управляющего магазином может зависеть от разных факторов:
Владелец должен сразу четко ответить себе на вопрос, зачем ему управляющий розничным магазином. Сформулированный ответ даст понимание того, какие задачи в дальнейшем будут возложены на этого менеджера, каких результатов от него требовать, как эти результаты можно оценить, какие навыки и знания потребуются кандидату, претендующему на эту позицию
Что делает управляющий магазином каждый день?
Если отталкиваться от стандартных должностных инструкций, то задачи среднестатистического управленца в магазине могут выглядеть примерно так:
Управляющий делает так, чтобы магазин работал без сбоев: товар всегда был в наличии, покупатели обслуживались быстро и качественно, финансовый план эффективно выполнялся
Что должен знать управляющий магазином?
Проанализировав информацию на популярных кадровых ресурсах, мы составили ТОР-6 наиболее распространенных требований к сотруднику на руководящую должность в рознице.
Претендент на должность руководителя магазина должен обладать широким кругозором и знаниями в разных областях: от стратегического менеджмента до налогового законодательства
Что должен уметь управляющий магазином?
Работодатели ждут, что претенденты на эту позицию будут обладать умением организовать, в первую очередь, себя, а затем – создать команду, замотивировать подчиненных на выполнение планов и достижение стратегических целей.
Владельцы ищут лидеров, способных самостоятельно стратегически мыслить, не бояться брать на себя ответственность, искать возможности для развития и улучшения показателей бизнеса, умело их использовать.
Конечно, управленец в ритейле должен уметь эффективно общаться с абсолютно разными людьми: с подчиненными, покупателями, поставщиками, контролирующими органами, вышестоящими руководителями и т.д. С каждым важно найти общий язык и понимание, чтобы добиваться поставленных целей.
Сколько получает управляющий магазином?
Недавно в своем телеграм-канале мы публиковали интересное исследование о том, каких сотрудников ищет розничный бизнес. Коснулись в нем мы и зарплаты управляющего магазином. Так, кандидат на эту позицию может рассчитывать на ставку от 14000 до 30000 грн. Самый высокий размер заработка могут получить специалисты в Киеве. Стоит заметить, что почти 30% работодателей из ритейл-сферы вовсе не указывали размер заработной платы, предпочитая договариваться об оплате с соискателем в процессе собеседования.
Управляющий магазином: что нужно знать, чтобы найти идеального специалиста?
А теперь о том, как собственнику ритейл-бизнеса найти отличного руководителя для магазина, на что обращать внимание и как проводить беседу.
Конечно, если у вас есть менеджер по подбору персонала, поиски полностью лягут на его плечи, а вы только проведете финальное интервью с кандидатами, чтобы определить, соответствуют ли они вашим требованиям. Но если такого нет, тогда весь путь поиска придется пройти самостоятельно. Предлагаем вам пошаговый план, как это сделать.
Сформулируйте цель поиска
Для начала нужно определить, зачем вообще нужен на данный момент управляющий. Каких перемен в бизнесе ждет владелец после найма нового менеджера. Ответы на эти вопросы будут служить вектором для поиска нужного человека, содержания и оценки его будущей работы. Свои ожидания собственнику обязательно нужно озвучивать в ходе интервью с кандидатом, чтобы уже на старте добиться взаимопонимания, и чтобы потом реальная ситуация максимально совпала с ожиданиями.
Ожидания озвучивайте кандидату сразу, чтобы они «не разбились» о реальность
Определите размер вознаграждение
Стоит посмотреть, что предлагает рынок, и какие запросы у самих кандидатов. Оценить свои возможности и цели. Определившись с уровнем оплаты, будет понятно, на что можно рассчитывать: взять отлично подготовленного опытного профессионала или же – специалиста с менее завидным послужным списком, но с перспективой обучения и роста.
Определите свои требования
Выше мы говорили о среднестатистических требованиях к кандидату на руководящую должность в розничном магазине. Можно опираться на них. Но, конечно, будет и ряд дополнительных, индивидуальных, которые связаны со спецификой работы конкретного бизнеса. К примеру, если на торговой точке уже установлено определенное ПО для ведения товарного учета, то логично озвучить в списке требований к соискателю знание таких или похожих программ. Или, если будущему сотруднику придется, кроме всего прочего, постоянно работать с рекламациями и общаться с покупателями, запускать маркетинговые активности или PR-проекты, привлекать инвестиции и прочее, – имеет смысл заранее это озвучить и искать кандидата с подходящими знаниями и опытом.
Не стоит также забывать, что в компании уже сформирована корпоративная культура и уже есть четкое понимание, какой именно человек, с каким характером и мировоззрением, сможет отлично вписаться в коллектив.
Посмотрите на своих сотрудников
Для поиска подходящего специалиста есть два пути: внутри компании или за ее пределами. Довольно часто отличные руководители вырастают из рядовых сотрудников внутри компании. Этот путь неплохой. Сотрудник, уже работающий в магазине, знает нюансы, специфику, с ним налажен контакт и т.д.
Минус в этом подходе – сотруднику, получившему повышение, будет сложно выстраивать новую модель отношений с коллегами и переходить на другой уровень субординации.
Определите каналы поиска
Чтобы найти подходящего специалиста вне компании, придется задействовать несколько каналов. Вот список популярных, которые зачастую используют HR-менеджеры, и пара не совсем очевидных в конце:
Подготовьте список вопросов
После просмотра поступивших резюме и отбора максимально совпадающих с требованиями, наступает самый ответственный этап поиска – интервью. Собственнику важно определить, отвечает ли информация из резюме действительности, сможет ли претендент эффективно выполнять возложенные в будущем на него функции и без проблем влиться в коллектив, став для него лидером.
Задавайте правильные вопросы, чтобы определить, сможет ли претендент эффективно выполнять возложенные на него в будущем функции
В заключительном разделе материала HR-менеджер даст конкретный список вопросов и рекомендации, которые помогут узнать лучше интервьюируемого.
Как программное обеспечение и оборудование Chameleon помогает менеджменту магазина в работе?
Руководитель торговой точки постоянно должен отслеживать показатели эффективности, знать, что происходит каждый день с товаром, как работают продавцы, какие позиции ассортимента более популярны, а какие – менее. Отслеживать эти данные без специального софта проблематично. Например, наш программный комплекс для автоматизации работы кассы и товарного учета Chameleon отлично подходит для таких задач.
Для фронт-офиса, то есть кассовой зоны, у нас есть решение для автоматизации работы продавцов Chameleon POS. Программа помогает кассиру быстро обслуживать покупателей: находить товар в базе и фиксировать продажи за секунды, предоставлять покупателям на выбор разные методы оплаты (наличные, карта, смешанный тип), мгновенно печать чек и предлагать дополнительные услуги (пополнение мобильного, оплата коммунальных счетов, бонусные программы и прочее).
Для бэк-офиса, то есть управления данными, мы устанавливаем на торговой точке программу для товарного и финансового учета Chameleon Cloud. Она открывает менеджеру ряд возможностей и позволяет анализировать показатели в режиме реального времени:
Пользовать электронными документами, а не копить кучу бумаг и бесконечно искать в ней нужные.
Как распознать хорошего управляющего магазином: советы HR-менеджера
В качестве выводов поделимся несколькими полезными советами от специалиста по подбору кадров аудиторско-консалтинговой корпорации «Глобал Консалтинг». HR подскажет, как собственнику не ошибиться на собеседовании и как нанять действительного стоящего специалиста, чтобы потом не было мучительно больно за принятое решение.
«Кроме всего уже сказанного выше, важным также будет определиться с soft skills (личными навыками) и hard skills (профессиональными навыками) будущего управляющего.
Перед составлением списка вопросов для собеседования, нужно определить, какими компетенциями и навыками должен обладать потенциальный руководитель. Для подтверждения каждой компетенции стоит подготовить примерно по три вопроса. Не лишними будут и рабочие кейсы.
Постройте диалог так, чтобы сначала узнать у соискателя о прошлом опыте работы, потом задать вопросы по компетенциям и в завершении провести кейс-интервью.
Обращайте внимание, насколько соискатель правдив с вами. Понаблюдайте за его голосом, жестами, поведением. Например, если на заданный вопрос кандидат отводит глаза в сторону, прячет ладони рук, можно предположить, что он пытается скрыть правду или часть информации. Смените вопрос на другой, но позже вернитесь к сомнительному, задав его в иной интерпретации.
Вот список примерных вопросов, которые можно задать соискателю на должность управляющего:
После собеседования поблагодарите соискателя и договоритесь об обратной связи. Когда вы определитесь с кандидатом, подготовьте фидбек не только ему, но и всем, кто не прошел собеседование. Это усилит ваш бренд на рынке труда и поможет соискателям стать лучше.
Помните, нет правильных или неправильных ответов! Важно чувствовать, насколько соискатель ваш, подходит ли он вам и насколько комфортно будет вместе работать».
Надеемся, вам было интересно и полезно. Хотите больше узнать об автоматизации процессов в магазине? Переходите в раздел наших решений.